Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten:

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Herkunft dieser Daten:

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Rahmen der einschlägigen rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Aktien der NOXXON Pharma AG sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG die Eintragung des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft vor. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Soweit uns personenbezogene Daten nicht bereits im Zusammenhang mit dem Aktienregister der Gesellschaft übermittelt werden, erheben wir diese anlässlich der Anmeldung, zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zur Hauptversammlung sowie anlässlich der Erteilung von Vollmachten. Zu den personenbezogenen Daten zählen Name, Anschrift, ggfs. E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Aktienanzahl, Aktiengattung sowie ggf. Name und Anschrift eines bevollmächtigten Aktionärsvertreters.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese Zwecke sind insbesondere die Kommunikation mit den Aktionären und die Abwicklung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Aktionäre ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei Bevollmächtigung von von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1c) DSGVO. Darüber hinaus verwenden wir Daten der Aktionäre nur, soweit die Aktionäre uns ihre Einwilligung erteilt haben (etwa zur Kommunikation per Telefon, Telefax oder E-Mail). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Aktionäre ist in diesem Fall Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sollten wir personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir die Betroffenen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.

Empfänger der personenbezogenen Daten und Weitergabe an Dritte:

Innerhalb der NOXXON Pharma AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen.

Gemäß § 129 AktG können ggf. auch andere Aktionäre die erfassten personenbezogenen Daten im Teilnehmerverzeichnis einsehen.

Externer Dienstleister: Bei Vorbereitung und Abwicklung der Hauptversammlung werden wir zum Teil von externen Dienstleistern unterstützt. Soweit es bei diesen zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt, erfolgt diese ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, sie sind in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 3 DSGVO an das geltende Datenschutzrecht vertraglich gebunden.

Speicherfristen:

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, wir sind zu einer weiteren Speicherung aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) verpflichtet. Die Speicherfristen können danach bis zu zehn Jahre betragen. Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Rechte der Aktionäre als Betroffener:

Aktionäre haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Daneben können Aktionäre gemäß Art. 16 DSGVO eine Berichtigung unrichtiger Daten oder gemäß Art. 17 DSGVO Löschung ihrer Daten, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt, sowie eine Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO verlangen. Ferner haben Aktionäre das Recht, einer Verarbeitung ihrer Daten gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen oder gemäß Art. 20 DSGVO zu verlangen, dass bestimmte ihrer personenbezogenen Daten an sie oder eine dritte Partei übertragen werden. Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann jederzeit gemäß Art. 7 Absatz 3 DSGVO widerrufen werden. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden sich Aktionäre bitte an die o.g. Adresse.

Beschwerderecht:

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten können sich Aktionäre an die Gesellschaft unter o.g. Adresse wenden.

Aktionäre haben zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer Daten durch das Unternehmen zu beschweren. Die am Sitz des Unternehmens zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Deutschland
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Datensicherheit:

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend aktualisiert und verbessert.