committance AG
Montabaur
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung (virtuelle Hauptversammlung)
Sehr geehrter Aktionär,
auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569, 570), das zuletzt durch Artikel 32 des Gesetzes vom 7. Juli 2021 (BGBl. I S. 2363) geändert worden ist, laden wir unsere Aktionäre mit Zustimmung des Aufsichtsrats zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Mittwoch, den 06.10.2021, ab 20:30 Uhr ein.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der committance AG, Koblenzer Straße 9a, 56410 Montabaur.
Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten über einen passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Teilnahme) i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen (elektronische Teilnahme), können sämtliche ihrer Rechte in der Hauptversammlung ausüben, darunter das Rede-, Auskunfts-, Beschlussantrags-, Stimm- sowie Widerspruchsrecht und sind somit Präsenzteilnehmern gleichgestellt.
Aktionäre, die sich gemäß den nachstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, erhalten die erforderlichen Zugangsdaten zur Nutzung des Internetservice auf postalischem Weg.
ORDENTLICHE HAUPTVERSAMMLUNG
TEILNAHME
Nach § 20 der Satzung der Gesellschaft sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts die Aktionäre berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienbuch der Gesellschaft eingetragen sind und die sich nicht später als am dritten Tage vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft schriftlich angemeldet haben. Sofern der dritte Tag vor dem Tag der Hauptversammlung ein Sonnabend, ein Sonntag oder ein staatlich anerkannter Feiertag am Sitz der Gesellschaft ist, ist letzter Anmeldetag der dem dritten Tag vor dem Tag der Hauptversammlung vorangehende Arbeitstag.
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen.
TAGESORDNUNG
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2020, des Lageberichtes des Vorstandes und des Berichtes des Aufsichtsrats |
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Beschlussfassung über die Verwendung des Jahresüberschusses des Geschäftsjahres 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Jahresüberschuss in Höhe von insgesamt EUR 414.196,14 wie folgt zu verwenden:
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Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 zu entlasten. |
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| 4 |
Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2020 zu entlasten. |
Es findet keine Wahl des Abschlussprüfers statt. Nach HGB § 316 Abs. 1 sind Lagebericht und Jahresabschluss der Gesellschaft nicht durch einen Abschlussprüfer zu prüfen, da es sich nach HGB § 267 Abs. 1 um eine kleine Kapitalgesellschaft handelt.
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Ein solches Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.
DATENSCHUTZ
Die committance AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre, insbesondere Name, Adresse oder die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name, Adresse oder die E-Mail-Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, Anzahl der Aktien und Verwaltungsdaten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie für die Verfolgung im Wege der elektronischen Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 67, 118 ff. AktG. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).
Personenbezogene Daten, die Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der committance AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts während der Hauptversammlung können andere Versammlungsteilnehmer Einblick in die erfassten Daten erlangen. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z.B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.
Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzgesetzes per E-Mail unter:
datenschutz@committance.com
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz stehen auf der folgenden Internetseite zur Verfügung:
https://www.committance.com/datenschutz
Sven Schun
Vorstand