Sinner Aktiengesellschaft
Karlsruhe
Registergericht Mannheim, HRB 100022
ISIN: DE 0007241002
WKN: 724100
Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
der Sinner Aktiengesellschaft, Karlsruhe,
für Donnerstag, den 11. November 2021, um 10:00 Uhr (MEZ)
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am Donnerstag, den 11. November 2021, um 10:00 Uhr (MEZ), in Form einer virtuellen Hauptversammlung, ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2020 ein.
Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung.
Bitte beachten Sie hierzu die untenstehenden besonderen Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Sinner Aktiengesellschaft, Durmersheimer Straße 59, 76185 Karlsruhe.
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für die Sinner Aktiengesellschaft sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Der Jahresabschluss ist mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk der gkm glück kock mäschke partgmbb Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Pforzheim, versehen worden. Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit nach § 172 AktG festgestellt. Die Hauptversammlung hat deshalb zu diesem Tagesordnungspunkt 1 keinen Beschluss zu fassen. Der festgestellte Jahresabschluss, der Lagebericht für die Sinner Aktiengesellschaft sowie der Bericht des Aufsichtsrats werden den Aktionären und der Hauptversammlung nach §§ 176 Abs. 1, 175 Abs. 2 AktG zugänglich gemacht und werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und zu Beginn der Hauptversammlung vom Vorstand und der Bericht des Aufsichtsrats vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats erläutert. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, von dem im Jahresabschluss zum 31. Dezember 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 593.391,04
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Mitglieds des Vorstands der Sinner Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitglied des Vorstands der Sinner Aktiengesellschaft Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Sinner Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats der Sinner Aktiengesellschaft Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die gkm glück kock mäschke partgmbb Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Zweigniederlassung Pforzheim, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen. |
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| 6. |
Wahl zum Aufsichtsrat Nach §§ 96 Abs. 1, 6. Fall, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 8 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft setzt sich der Aufsichtsrat ausschließlich aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen, die durch die Hauptversammlung gewählt werden. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern an Wahlvorschläge nicht gebunden. Mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung 2021 endet die Amtszeit des Aufsichtsratsmitglieds Heinz Fenrich, so dass eine erneute Wahl vorzunehmen ist. Der Aufsichtsrat schlägt vor, den folgenden Beschluss zu fassen:
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| 7. |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen:
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| 8. |
Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der Sinner Aktiengesellschaft mit Sitz in Karlsruhe auf den Hauptaktionär SBS Familien – Verwaltungs AG mit Sitz in Pforzheim gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß §§ 327a ff. AktG Nach § 327a AktG kann die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft auf Verlangen eines Aktionärs, dem Aktien in Höhe von mindestens 95 % des Grundkapitals gehören (Hauptaktionär), die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) auf den Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen. Die SBS Familien – Verwaltungs AG mit Sitz in Pforzheim, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 730633, hält unmittelbar an dem EUR 4.524.000,00 betragenden und in 1.740.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilten Grundkapital der Sinner Aktiengesellschaft 1.653.485 Aktien. Die Sinner Aktiengesellschaft hält keine eigenen Aktien. Die SBS Familien – Verwaltungs AG ist damit als Hauptaktionär gemäß § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG mit ca. 95,03 % am Grundkapital der Sinner Aktiengesellschaft beteiligt. Die SBS Familien – Verwaltungs AG hat mit Schreiben vom 15. Februar 2021 an den Vorstand der Sinner Aktiengesellschaft das Verlangen nach § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG gerichtet, die Hauptversammlung der Sinner Aktiengesellschaft über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre aus die SBS Familien – Verwaltungs AG gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen zu lassen. Die Höhe der angemessenen Barabfindung wurde durch den Hauptaktionär SBS Familien – Verwaltungs AG auf der Grundlage einer gutachterlichen Stellungnahme der gkm glück kock mäschke partgmbb Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Pforzheim, auf EUR 13,07 festgesetzt. Mit Schreiben vom 27. September 2021 hat die SBS Familien – Verwaltungs AG ihr Übertragungsverlangen bestätigt und unter Angabe der Höhe der Barabfindung konkretisiert. Sowohl dem Schreiben vom 15. Februar 2021 als auch dem Schreiben vom 27. September 2021 war eine Depotbestätigung beigefügt, aus der jeweils hervorging, dass der SBS Familien – Verwaltungs AG zum Zeitpunkt des jeweiligen Verlangens Aktien im Umfang von ca. 95,03 % des Grundkapitals der Sinner Aktiengesellschaft gehören. Die SBS Familien – Verwaltungs AG hat für die Hauptversammlung der Sinner Aktiengesellschaft in einem schriftlichen Bericht gemäß § 327c Abs. 2 Satz 1 AktG die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre dargelegt und die Angemessenheit der Barabfindung erläutert und begründet. Die Angemessenheit der Barabfindung wurde durch die BW PARTNER Bauer Schätz Hasenclever Partnerschaft mbB, Stuttgart, als vom Landgericht Mannheim gemäß Beschluss vom 24. Februar 2021 zum Aktenzeichen 23 O 11/21 AktG gerichtlich ausgewähltem und bestelltem Prüfer geprüft und bestätigt. Die SBS Familien – Verwaltungs AG hat dem Vorstand der Sinner Aktiengesellschaft gemäß § 327b Abs. 3 AktG die Erklärung der Sparkasse Pforzheim Calw mit dem Sitz in Pforzheim übermittelt, durch welche die Sparkasse Pforzheim Calw in Form einer Bankgarantie die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung des Hauptaktionärs SBS Familien – Verwaltungs AG übernimmt, den Minderheitsaktionären nach Eintragung des Übertragungsbeschlusses in das Handelsregister unverzüglich die festgelegte Barabfindung für die übergegangenen Aktien zu bezahlen. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen auf Verlangen des Hauptaktionärs SBS Familien – Verwaltungs AG vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an sind folgende Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich:
Diese Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. |
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Die vollständige Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen der Verwaltung sowie die vollständigen Angaben und Unterlagen zur Einberufung der Hauptversammlung sind ab dem Tag der Einberufung sowie während der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglich.
| II. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Virtuelle Hauptversammlung
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass aufgrund der andauernden COVID-19-Pandemie auch die diesjährige Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in seiner aktuellen Fassung („COVID-19-Gesetz“) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird.
Zum Zeitpunkt der Entscheidung von Vorstand und Aufsichtsrat über die Durchführung der Hauptversammlung im September 2021 war ein Ende der pandemischen Entwicklung des Infektionsgeschehens nicht abzusehen. Es war daher zu befürchten, dass die weitere Ausbreitung des COVID-19-Virus auch zum Zeitpunkt der Durchführung der Hauptversammlung noch anhalten könnte. Auch eine Verschärfung der Pandemielage durch eine Entwicklung und Ausbreitung von Virusmutanten konnte nicht ausgeschlossen werden. Insbesondere für Präsenzveranstaltungen und -versammlungen galten nach wie vor erhebliche pandemiebedingte Beschränkungen, mit deren Verschärfung für die Herbst- und Wintermonate zu rechnen war. Daher waren Vorstand und Aufsichtsrat zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Durchführung der Hauptversammlung im September 2021 der Auffassung, dass es dem Interesse der Aktionäre an der Durchführung einer beschränkungsfreien Hauptversammlung und dem Schutz der Aktionäre und der Allgemeinheit dient, die diesjährige Hauptversammlung so zu gestalten, dass möglichst wenige Menschen an einem Ort physisch zusammentreffen. Dies ist nach Ansicht von Vorstand und Aufsichtsrat nur durch das Gebrauchmachen von der durch das COVID-19-Gesetz geschaffenen Möglichkeit zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung gewährleistet.
Die Hauptversammlung findet zumindest unter Anwesenheit des Versammlungsleiters, des Vorstands und des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in den Räumen der Sinner Aktiengesellschaft, Durmersheimer Straße 59, 76185 Karlsruhe, statt. Ein mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragter Notar wird dort ebenfalls anwesend sein.
Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ist eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Ort der Versammlung nicht möglich.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich über elektronische Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Den Aktionären wird ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation bis Dienstag, den 9. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), vor der Versammlung eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Über den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
können die angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren der Bild- und Tonübertragung folgen, ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im nachfolgenden Abschnitt „Teilnahmeberechtigung durch Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“.
Wir bitten unsere Aktionäre auch in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Teilnahmeberechtigung durch Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes sind gemäß § 17 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens Donnerstag, den 4. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache bei der folgenden für die Gesellschaft empfangsberechtigten Stelle zur Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes durch die Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das Depot führende Institut nachgewiesen haben:
Sinner Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: 089 88 96 906 33
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes hat durch eine in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des Depot führenden Institutes über den Anteilsbesitz zu erfolgen. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des Donnerstags, den 21. Oktober 2021, 00:00 Uhr (MESZ), zu beziehen.
Wie die Anmeldung muss auch der Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft unter der vorgenannten Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens Donnerstag, den 4. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.
Die Gesellschaft hat im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nicht von der im COVID-19-Gesetz vorgesehenen Möglichkeit verkürzter Fristen Gebrauch gemacht. Dementsprechend haben die Anmeldung zur Hauptversammlung sowie der Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend dargelegt, anhand der allgemeinen aktienrechtlichen Regelungen und der Regelungen in der Satzung der Gesellschaft zu erfolgen.
Wir weisen darauf hin, dass im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechtes als Aktionär nur gilt, wer den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, im Rahmen der diesjährigen virtuellen Hauptversammlung als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, können aus diesen Aktien für die diesjährige virtuelle Hauptversammlung keine Rechte als Aktionär, insbesondere kein Stimmrecht herleiten. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Nach Eingang von Anmeldung und Berechtigungsnachweis bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse werden den angemeldeten Personen die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugesandt („HV-Ticket“). Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch in diesem Jahr wieder im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Briefwahlstimmen können ab dem 21. Oktober 2021 unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 11. November 2021 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Die Abgabe von Stimmen durch elektronische Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.
Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Der Bevollmächtigte kann jedoch ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen und darf die Rechte des Aktionärs ebenfalls nur wie in diesen Teilnahmebedingungen angegeben ausüben. Dementsprechend kann der Bevollmächtigte das Stimmrecht für von ihm vertretene Aktionäre gleichfalls nur im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an den Stimmrechtsvertreter) ausüben.
Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft spätestens bis Mittwoch, den 10. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter der folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse
Sinner Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: 089 88 96 906 55
E-Mail: sinnerag@better-orange.de
oder ab dem 21. Oktober 2021 unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice abgegeben, geändert oder widerrufen werden, der auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglich ist. Bitte stellen Sie dabei sicher, die Vollmacht so rechtzeitig abzugeben, zu ändern oder zu widerrufen, dass der Bevollmächtigte in der Lage ist, bis zum Beginn der Abstimmung das Stimmrecht per elektronischer Briefwahl oder durch Bevollmächtigung und Weisung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft auszuüben.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Als Service bieten wir unseren Aktionären auch in diesem Jahr an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, darüber hinaus jedoch nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Berechtigungsnachweis erbringen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist verpflichtet, entsprechend den erteilten Weisungen abzustimmen; der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung zur Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat oder zu – mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG – bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie zu etwaigen vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Dem Stimmrechtsvertreter steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthält sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme.
Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt und steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung“ genannte Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens Mittwoch, den 10. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), oder ab dem 21. Oktober 2021 unter Nutzung des auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 11. November 2021 erteilt, geändert oder widerrufen werden. Sofern mehrere Willenserklärungen eines Aktionärs bei der Gesellschaft eingehen, gilt die zuletzt bei der Gesellschaft eingehende Erklärung.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 4.524.000,00 und ist eingeteilt in 1.740.000 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Das stimmberechtigte Grundkapital beträgt damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR 4.524.000,00, das sich auf 1.740.000 stimmberechtigte Aktien verteilt.
Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation
Gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre ihre Fragen bis spätestens Dienstag, den 9. November 2021, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft im Wege elektronischer Kommunikation über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren übermitteln können. Fragen, die nach dem vorstehend genannten Zeitpunkt bei der Gesellschaft eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt.
Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er Fragen beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 2 1. Halbsatz COVID-19-Gesetz). Ein Auskunftsrecht für Aktionäre während der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 131 AktG besteht nicht. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird die Gesellschaft die Namen der Fragesteller nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung ihrer Fragen ausdrücklich darum bitten.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am 11. November 2021, ab 10:00 Uhr (MEZ), live über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren in Bild und Ton verfolgen.
Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).
Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert per elektronischer Briefwahl oder über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt neben dem Erfordernis der Stimmabgabe voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 11. November 2021 an bis zum Ende der Hauptversammlung über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erklärt.
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Gemäß § 122 Absatz 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals (entspricht zurzeit 87.000 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entspricht zurzeit 192.308 Stückaktien) erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden („Ergänzungsanträge“). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter der folgenden Adresse
Sinner Aktiengesellschaft
Vorstand
Durmersheimer Straße 59
76185 Karlsruhe
schriftlich bis Sonntag, den 17. Oktober 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein.
Gemäß § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG haben die Antragsteller nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Dabei ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Gegenanträge gemäß § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG nebst einer etwaigen Begründung und Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie – sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist – zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu übersenden:
Sinner Aktiengesellschaft
Durmersheimer Straße 59
76185 Karlsruhe
Telefax: +49-721-5702-322
E-Mail: info@sinnerag.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis Mittwoch, den 27. Oktober 2021, 24:00 Uhr (MESZ), eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG im Internet unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds enthält.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die gemäß § 126 AktG oder gemäß § 127 AktG zugänglich zu machen sind, also insbesondere bis zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt gestellt bzw. unterbreitet wurden, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Ein gesondertes Stellen der Anträge oder Unterbreiten der Wahlvorschläge in der Hauptversammlung ist nicht möglich, aber auch nicht erforderlich.
Informationen zum Datenschutz
Die Sinner Aktiengesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten der angemeldeten Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte: Kontaktdaten (z.B. Name oder E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer (HV-Ticket)) sowie Stimmabgaben und im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen sowie etwaige bis zur Beendigung der Hauptversammlung erklärte Widersprüche.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. §§ 118 ff., 67e AktG sowie i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Durchführung eines Vertrages erforderlich ist. Die Sinner Aktiengesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Die geltenden Datenschutzbestimmungen werden natürlich auch bei der Durchführung der Hauptversammlung im Wege der virtuellen Hauptversammlung eingehalten.
Im Rahmen der Beantwortung der Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur dann offengelegt, wenn der Fragesteller im Vorhinein ausdrücklich um eine Namensnennung gebeten und in die damit verbundene Verarbeitung eingewilligt hat. Die Einwilligung kann der Fragesteller bei Einreichung der Frage über den Internetservice erteilen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Danach können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierzu genügt eine E-Mail an
datenschutz@hatz-moninger.de
Für die Datenverarbeitung ist Frau Beate Haag verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Sinner Aktiengesellschaft
Durmersheimer Straße 59
76185 Karlsruhe
Telefax: +49-721-5702-322
E-Mail: datenschutz@hatz-moninger.de
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Sinner Aktiengesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungs-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. Im Rahmen der Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die an der Hauptversammlung teilnehmen, erfassten Daten, sofern diese in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen werden, erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen wird, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, ein Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlicht.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen, und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Ihre Rechte können gegenüber der Sinner Aktiengesellschaft über die E-Mail-Adresse
datenschutz@hatz-moninger.de
(Frau Beate Haag) oder über folgende Kontaktdaten geltend gemacht werden:
Sinner Aktiengesellschaft
Durmersheimer Straße 59
76185 Karlsruhe
Telefax: +49-721-5702-322
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Aufsichtsbehörden gemäß Art. 77 DSGVO zu.
Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:
datenschutz@hatz-moninger.de
(Frau Beate Haag) oder
info@sinnerag.de
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Sinner Aktiengesellschaft unter
https://www.sinnerag.de/index.php/datenschutzerklaerung
zu finden.
Unterlagen zur Hauptversammlung
Ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung sind die unter den Tagesordnungspunkten 1 und 8 genannten Unterlagen und der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinnes – bezogen auf Tagesordnungspunkt 2 -, und auch während der Hauptversammlung, im Internet unter
www.sinnerag.de/index.php/hauptversammlung
zugänglich.
Karlsruhe, im Oktober 2021
Sinner Aktiengesellschaft
Der Vorstand