SinnerSchrader Aktiengesellschaft
Hamburg
ISIN: DE0005141907
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Die Aktionäre der SinnerSchrader Aktiengesellschaft (im Folgenden „S2 AG“ oder „Gesellschaft“) werden hiermit zu der am 8. April 2022 um 10:00 Uhr MESZ als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden ordentlichen
Hauptversammlung eingeladen.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes (AktG) ist Völckersstraße 14,
22765 Hamburg.
Tagesordnung
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Auf Grundlage von § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (BGBl. I Nr. 14 2020, S. 569, 570), das zuletzt
durch Artikel 15 des Gesetzes vom 10. September 2021 (BGBl. I S. 4147) geändert und
über den 31. Dezember 2021 hinaus bis zum Ablauf des 31. August 2022 verlängert worden
ist (nachfolgend „COVID-19-Maßnahmengesetz“), hat der Vorstand der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen,
die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft aufgrund des konkreten
Pandemiegeschehens und der weiterhin anhaltenden Ausbreitung der Omikron-Variante
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) als sogenannte virtuelle Hauptversammlung
abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit
Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Die gesamte Hauptversammlung wird für Aktionäre, die den Nachweis der Berechtigung
zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung,
insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, wie nachstehend unter „Nachweis der Berechtigung“
beschrieben erbracht haben, oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden
Bestimmungen am 8. April 2022 ab 10:00 Uhr MESZ live im Internet auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
im passwortgeschützten HV-Portal in Bild und Ton übertragen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich
im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend
beschriebenen Bestimmungen. Eine Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs.
1 Satz 2 AktG ist nicht möglich. Über das passwortgeschützte HV-Portal können Aktionäre,
die den Nachweis der Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, wie
nachstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, (und ggf.
deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre ihnen
eingeräumten Aktionärsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder
Widerspruch zur Niederschrift erklären.
Nachweis der Berechtigung
Zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung,
insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, sind gemäß § 16 Abs. 1 der Satzung nur
diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung nachgewiesen
haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, ist
ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis
über den Anteilsbesitz durch den Letztintermediär erforderlich und ausreichend. Der
Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen,
d. h. auf den 18. März 2022, 00:00 Uhr MEZ, („Nachweisstichtag„) und muss der Gesellschaft unter folgender Postanschrift bzw. E-Mail-Adresse bis
zum 1. April 2022, 24:00 Uhr MESZ, zugehen:
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung nur als Aktionär, wer den Nachweis über den Anteilsbesitz
erbracht hat. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes
nach dem Nachweisstichtag ist für die Ausübung von Aktionärsrechten im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung, den Umfang des Stimmrechts und die Zuschaltung
zur Hauptversammlung über das HV-Portal ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs
zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag
haben mithin keine Auswirkungen auf die Berechtigung für die Ausübung von Aktionärsrechten,
den Umfang des Stimmrechts sowie zur Zuschaltung zur Hauptversammlung über das HV-Portal.
Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären bzw. den von
ihnen benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Stimmrechtskarten für die Ausübung
der Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Zugangsdaten
für das HV-Portal übersandt. Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten sowie
die Zuschaltung zur Hauptversammlung jeweils über das HV-Portal setzen voraus, dass
der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit den Stimmrechtskarten versandten individuellen
Zugangsdaten erhält.
Details zum HV-Portal
Ab voraussichtlich dem 18. März 2022 steht auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
das passwortgeschützte HV-Portal zur Verfügung. Hierüber können Aktionäre (bzw. ihre
Bevollmächtigten) – gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren jeweils wie in den nachfolgenden
Abschnitten näher beschrieben – beispielsweise ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
Briefwahl ausüben sowie elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft erteilen, Fragen einreichen und Widerspruch gegen einen Beschluss
der Hauptversammlung einlegen.
Stimmrechtsvertretung
Bevollmächtigung eines Dritten
Aktionäre können sich hinsichtlich der Ausübung ihrer Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen
Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere
Person ihrer Wahl, vertreten lassen. Auch in allen Fällen der Stimmrechtsvertretung
bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises der Berechtigung des Aktionärs zur Ausübung
der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere
zur Ausübung des Stimmrechts, wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben.
Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch bevollmächtigte Dritte nicht
physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung
noch ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär noch eine andere, diesen nach
§ 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird. Für
die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises
einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung sowie auch den Widerruf
von Vollmachten steht das passwortgeschützte HV-Portal unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
zur Verfügung – und zwar auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum
Beginn der Abstimmungen. Die vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ genannte
Postanschrift oder E-Mail-Adresse kann ebenfalls hierfür verwendet werden, aus technisch-organisatorischen
Gründen allerdings nur für Übermittlungen bis zum 7. April 2022, 24:00 Uhr MESZ.
Ein Vollmachtsformular, das benutzt werden kann, befindet sich auf der Rückseite der
zugesandten Stimmrechtskarte und kann auch von der Website der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
heruntergeladen werden.
Die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung, sonstigen
von § 135 AktG erfassten Intermediären oder anderen, diesen nach § 135 Abs. 8 AktG
gleichgestellten Personen oder Institutionen kann auch in einer sonstigen, nach §
135 AktG zulässigen Art und Weise erfolgen; wir weisen jedoch darauf hin, dass in
diesen Fällen die zu Bevollmächtigenden möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht
verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten haben.
Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, sonstige von § 135 AktG
erfasste Intermediäre oder andere, diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen
oder Institutionen bevollmächtigen wollen, werden gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden
über die Form der Vollmacht abzustimmen.
Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft
Als Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären, die ordnungsgemäß den Nachweis
der Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen
Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, wie vorstehend unter
„Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, auch im Rahmen der virtuellen
Hauptversammlung an, dass sie sich nach Maßgabe erteilter Weisungen durch von der
Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung des Stimmrechts in der
virtuellen Hauptversammlung vertreten lassen können.
Die Stimmrechtsvertreter werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den
ihnen erteilten Weisungen ausüben. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur dann
zur Stimmrechtsausübung befugt, sofern eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten vorliegt. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt,
wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme
enthalten.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden von einer ihnen erteilten
Vollmacht insoweit keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten,
als aus diesen Aktien ein Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausgeübt
wird. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden,
ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung
an die Stimmrechtsvertreter zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende
Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter kann unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Auf diesem Weg können auch noch während
der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen Vollmachten und Weisungen
erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Auch außerhalb des passwortgeschützten HV-Portals können Vollmachten und Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilt, geändert oder
widerrufen werden, müssen der Gesellschaft dann aber bis zum 7. April 2022, 24:00
Uhr MESZ, unter der vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ angegebenen Postanschrift
bzw. E-Mail-Adresse zugehen.
Ein Vollmachtsformular, das benutzt werden kann, befindet sich auf der Rückseite der
zugesandten Stimmrechtskarte und kann auch von der Website der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
heruntergeladen werden.
Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von
Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder
zur Stellung von Anträgen entgegen.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch mittels elektronischer Briefwahl abgeben. Auch
in diesem Fall ist die Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts – wie
vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben – nachzuweisen.
Briefwahlstimmen können ausschließlich elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
über das HV-Portal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung möglich,
muss jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
erfolgt sein.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe
im Wege der elektronischen Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als
entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bevollmächtigte, einschließlich bevollmächtigte Intermediäre (z. B. Kreditinstitute),
Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie Personen, die sich geschäftsmäßig
gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten,
können sich ebenfalls der elektronischen Briefwahl bedienen.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Aktionären, die den Nachweis der Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im
Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts,
wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, und ihren
Bevollmächtigten wird die Möglichkeit eingeräumt, über das passwortgeschützte HV-Portal
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 8. April 2022 an bis zum Ende der virtuellen
Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Maßnahmengesetz
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift zu erklären. Die
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der
Hauptversammlung zur Niederschrift erklären.
Tagesordnungsergänzungsverlangen (§ 122 Abs. 2 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände
auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss
eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen,
dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien
sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
§ 121 Abs. 7 AktG ist entsprechend anzuwenden.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss
der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum 14.
März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:
Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt. Bekanntmachung
und Zuleitung von Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung.
Beschlussvorlagen, die einem zulässigen und rechtzeitig gestellten Tagesordnungsergänzungsverlangen
beiliegen, werden als in der Hauptversammlung gestellt behandelt.
Anträge und Wahlvorschläge
Gegenanträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung nach § 126 Abs. 1 AktG sowie Vorschläge
von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern nach
§ 127 AktG werden, zusammen mit einer Begründung, derer es jedoch zumindest bei Wahlvorschlägen
nach § 127 AktG nicht bedarf, auf der Internetseite der Gesellschaft unter Namensangabe
des Aktionärs zugänglich gemacht, wenn die weiteren Voraussetzungen für eine Zugänglichmachung
vorliegen und sie der Gesellschaft bis zum 24. März 2022, 24:00 Uhr MEZ, unter folgender
Postanschrift bzw. E-Mail-Adresse zugeleitet werden:
Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten
als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der antragstellende Aktionär
ordnungsgemäß den Nachweis der Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang
mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, wie
vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben, erbracht hat.
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Maßnahmengesetz
Bei einer virtuellen Hauptversammlung haben Aktionäre ein Fragerecht im Wege elektronischer
Kommunikation nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Maßnahmengesetz. Der
Vorstand kann gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Maßnahmengesetz vorgeben, dass Fragen
bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der
Vorstand der S2 AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht.
Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zum 6. April 2022, 24:00 Uhr MESZ, über das
passwortgeschützte HV-Portal, welches über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
abrufbar ist, einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.
Nach Ablauf der Frist können keine Fragen eingereicht oder gestellt werden. Wie der
Vorstand Fragen beantwortet, entscheidet er nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen.
Aktionärshotline
Bei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft
steht den Aktionären, ihren Bevollmächtigten und Intermediären von Montag bis einschließlich
Freitag (außer an Feiertagen) zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr (Ortszeit) die Aktionärshotline
unter der Telefonnummer +49 (0) 89 21027-220 zur Verfügung.
Hinweis auf die Website der Gesellschaft und Unterlagen zur Einsichtnahme
Diese Einberufung der Hauptversammlung und die zugänglich zu machenden Unterlagen
finden sich auf der Website der Gesellschaft unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
und können dort eingesehen sowie auf Wunsch auch heruntergeladen werden.
Auch während der virtuellen Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden
Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse zugänglich
sein.
Hinweise zum Datenschutz
Wenn Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten den Nachweis der Berechtigung zur Ausübung
der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere
zur Ausübung des Stimmrechts, erbringen, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen oder sonstige
Aktionärsrechte ausüben, verarbeiten wir personenbezogene Daten über diese Aktionäre
und/oder ihre Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären oder ihren Bevollmächtigten
die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Gesellschaft verarbeitet diese Daten als Verantwortliche nach Maßgabe der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) sowie weiterer maßgeblicher Gesetze.
Der Schutz von personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben
für uns einen hohen Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir die Informationen
zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Diese Datenschutzhinweise stehen unter
https://sinnerschrader.ag/de/termine/
zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.
Hamburg, im Februar 2022
SinnerSchrader Aktiengesellschaft
Der Vorstand
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