 artec technologies AGDiepholzWKN 520 958
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 mit Bericht des |
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die
zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen. |
Hinweise der Gesellschaft
Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 3. Juni 2022 wird mit Zustimmung
des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder
deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 3. Juni 2022
ab 10:00 Uhr im Internet unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen.
Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle Zugangsdaten zur Nutzung
des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft übersandt.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die
Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgen ausschließlich
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von
§ 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Über den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung können die Aktionäre
(und ggf. deren Bevollmächtigte) ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben,
Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll
erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung
ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im
nachfolgenden Abschnitt „Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts“.
Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts sind
gemäß § 19 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die
sich vor der Hauptversammlung unter Vorlage eines Berechtigungsnachweises nach § 19
Abs. 2 der Satzung angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der
folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse in Textform (§ 126b BGB) mindestens
sechs Tage vor der Hauptversammlung, demnach bis spätestens Freitag, 27. Mai 2022, 24:00 Uhr, zugehen.
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c/o UBJ. GmbH
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 63785423
E-Mail: hv@ubj.de
Die Aktionäre müssen gemäß § 19 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft die Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes reicht ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus.
Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, demnach
auf Freitag, den 13. Mai 2022, 00:00 Uhr, beziehen und der Gesellschaft unter der vorstehenden Anschrift, Telefax-Nummer oder
E-Mail-Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, demnach bis spätestens
Freitag, den 27. Mai 2022, 24:00 Uhr, zugehen.
Nach Eingang der Anmeldung sowie des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes werden
den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice
übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung
des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Hauptversammlung
teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben.
Die Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben möchten, müssen sich
ebenfalls unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig
anmelden.
Briefwahlstimmen können per Post, Telefax oder E-Mail bis spätestens Donnerstag, den 2. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Tag des Eingangs) an die folgende Postanschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse
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E-Mail: hv@ubj.de
oder – ab dem 13. Mai 2022 – unter Nutzung des unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß dem dafür vorgesehenen und
dort beschriebenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am 3. Juni 2022 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Ein entsprechendes Formular für die Abgabe von Briefwahlstimmen außerhalb des Portals
wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt und steht
auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zum Download zur Verfügung.
Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung
zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand
und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß
§ 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige
vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und
Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe
im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende
Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder
sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können
sich der Briefwahl bedienen.
Stimmrechtsvertretung
Der Aktionär kann sein Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten,
z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater,
die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten,
ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist ein fristgerechter Zugang
der Anmeldung unter Vorlage eines Berechtigungsnachweises nach den vorstehenden Bestimmungen
erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft
eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Auch Bevollmächtigte (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) können
nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die
von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im
Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft ausüben.
Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch den Bevollmächtigten setzt
voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten, die dem Aktionär
nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und des ordnungsgemäßen
Nachweises des Anteilbesitzes zugesendet werden, vom Vollmachtgeber erhält.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform. Ausnahmen vom Textformerfordernis können für
von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder diesen nach §
135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bestehen, für diese gilt
die in § 135 AktG vorgesehene Form der Vollmacht. Wir bitten daher unsere Aktionäre,
die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine
diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution mit der Stimmrechtsausübung
bevollmächtigen wollen, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht
abzustimmen.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft bis spätestens Donnerstag, 2. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter der folgenden Postanschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse
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Telefax: +49 40 63785423
E-Mail: hv@ubj.de
oder – ab dem 13. Mai 2022 – unter Nutzung passwortgeschützten Internetservice unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs
bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung
des unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice bis zum Beginn der Abstimmungen abgegeben,
geändert oder widerrufen werden.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten
auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der
Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung
erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten
Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den
vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung
einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und
Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zum Download zur Verfügung.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Als Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte
weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Aktionäre, die von dieser
Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen sich gemäß den vorstehenden Bestimmungen
fristgerecht zur virtuellen Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes
führen.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per
Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Stimmrechtsvertretung“ genannte
Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens Donnerstag, 2. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Tag des Eingangs) oder – ab dem 13. Mai 2022 – unter Nutzung des unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 3. Juni 2022
erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis
zugesandt und steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zum Download zur Verfügung.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden.
Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet,
entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie können die Stimmrechte
nicht nach eigenem Ermessen ausüben und sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur
Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung
zur Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
oder zu – mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG –
bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie etwaigen vor der Hauptversammlung
gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von
Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen weder im Vorfeld
noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen oder Vollmachten zur Einlegung
von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragerechts
oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für
jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären in der Zeit vor der Hauptversammlung,
die gemäß § 126 bzw. § 127 AktG zugänglich gemacht werden sollen, sind an die nachstehende
Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
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Telefax: +49 40 63785423
E-Mail: hv@ubj.de
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sowie etwaige
Stellungnahmen der Verwaltung hierzu werden unter der Internetadresse
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
veröffentlicht, wenn sie der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung,
also bis spätestens zum Ablauf des 19. Mai 2022, 24:00 Uhr, übersandt wurden.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge,
die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt gemacht wurden,
werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung
gestellt worden, wenn sich der Aktionär auch angemeldet hat.
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz
2 COVID-19-Gesetz
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege
der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit
Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der
Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen
Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Fragen der Aktionäre sind dementsprechend bis spätestens Donnerstag, 2. Juni 2022, 24:00 Uhr, über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice einzureichen.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet
der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie er Fragen beantwortet.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Bild- und Ton-Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am
3. Juni 2022 ab 10:00 Uhr live auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton verfolgen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des
Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten
Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
übersandt.
Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118
Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der
Briefwahl oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über den auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://artec.de/de/investor-relations/hauptversammlung.html
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice von Beginn der virtuellen Hauptversammlung
am 3. Juni 2022 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1
AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Widerspruch unter Angabe des Beschlusses,
gegen den sich der Widerspruch richtet, zu erklären.
Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.
Hinweis zum Datenschutz
Die artec technologies AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptverhandlung
folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die
E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten
(z.B. die Zugangskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen
der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die artec technologies
AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um
dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener
Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht
zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die artec technologies AG verantwortlich. Die Kontaktdaten
des Verantwortlichen lauten:
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Mühlenstraße 15-18
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Tel.: +49 5441 5995-27
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Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der artec
technologies AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der
Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister
(wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung
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Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn
diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger
als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht,
es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.
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„Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren
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zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
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zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig
verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine
gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO
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Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: dsb@artec.de.
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der artec technologies AG erreichen Sie unter folgender
Adresse:
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Mühlenstraße 15-18
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Diepholz, im April 2022
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Der Vorstand