Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft

Münster

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der

am Mittwoch, 31.08.2022, 9:00 Uhr,

am Sitz der Gesellschaft,
Albrecht-Thaer-Str. 2, 48147 Münster,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die ordentliche Hauptversammlung findet gemäß § 118 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) in Verbindung mit den Regelungen der Satzung als reine Präsenzversammlung statt.

Tagesordnung:

Der Jahresabschluss zum 31.12.2021 und der Bericht des Aufsichtsrats können am Sitz der Gesellschaft eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift erteilt. Ferner wird der Jahresabschluss zum 31.12.2021 in der Hauptversammlung zugänglich sein.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 13 der Satzung die Hinterlegung der Aktienurkunden erforderlich. Da Einzelverbriefung jedoch durch Satzungsänderung, beschlossen am 30.08.2002 und wirksam geworden durch Eintragung in das Handelsregister am 10.03.2003, ausgeschlossen wurde, ist eine Hinterlegung keinem Aktionär möglich. Das Hinterlegungserfordernis besteht somit entgegen dem Wortlaut der Satzung nicht.

Die für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und die dortige Ausübung des Stimmrechts erforderliche Legitimation als Aktionär kann nicht allein aufgrund des bei der Effekta geführten Aktienregisters der Gesellschaft erfolgen, sollten Übertragungen von Aktien ab der Einrichtung dieses Registers im Jahr 2003 der Gesellschaft nicht mitgeteilt worden sein. In einem solchen Fall müsste der zwischenzeitliche Aktienübergang bzw. müssten die Aktienübergänge durch Vorlage entsprechender Urkunden nachgewiesen werden.

Sofern den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung persönlich nicht möglich ist, können sie ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten oder durch eine Vereinigung von Aktionären ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen nach § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform. Die Gesellschaft hat keinen Stimmrechtsvertreter benannt, der von den Aktionären bevollmächtigt werden kann.

Zum Datenschutz:

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeitet die Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten der im zum Teil unvollständigen Aktienregister der Gesellschaft als Aktionäre Eingetragenen (Aktionäre) und gegebenenfalls der gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertreter von Aktionären. Bei den persönlichen Daten handelt es sich um den Namen und Vornamen, Anrede und Titel, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, Daten über die Aktien, Verwaltungsdaten sowie Daten betreffend die Ausübung von Aktionärsrechten, einschließlich des Stimmrechts. Die personenbezogenen Daten wurden bzw. werden dabei entweder vom Aktionär oder von dessen Vertreter zur Verfügung gestellt.

Zweck der Verarbeitung der Daten ist es, den Aktionären die Ausübung der ihnen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zustehenden Rechte zu ermöglichen und die mit der Hauptversammlung verbundenen gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz, insbesondere die §§ 118 ff. AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO. Daneben besteht mit § 67e Abs. 1 AktG eine ausdrückliche Erlaubnis- und Zweckbestimmungsnorm, wonach Gesellschaften personenbezogene Daten der Aktionäre für die Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären verarbeiten dürfen. Außerdem werden die personenbezogenen Daten zum Zweck der Kapazitäts- und sonstigen Organisationsplanung für diese ordentliche und zukünftige Hauptversammlungen verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung.

Die Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft hat für die rechtliche Beratung im Hinblick auf Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung Dienstleister beauftragt, die von ihr nur solche personenbezogenen Daten erhalten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre werden von der Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft spätestens drei Jahre nach dem Tag der Hauptversammlung gelöscht oder anonymisiert, soweit nicht eine längere Speicherdauer aufgrund gesetzlicher Vorgaben, beispielsweise aufgrund des Aktiengesetzes, des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung, oder wegen eines überwiegenden berechtigten Interesses der Gesellschaft, namentlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, geboten ist. Erlangt die Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft Kenntnis davon, dass ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft ist, wird sie dessen personenbezogene Daten gemäß § 67e Abs. 2 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen, beispielsweise des Aktiengesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, nur noch für höchstens zwölf Monate speichern; eine längere Speicherung erfolgt dann nur, solange dies für Rechtsverfahren erforderlich ist.

Die Kontaktdaten der Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO lauten:

Effekta Beteiligungs-Aktiengesellschaft, Albrecht-Thaer-Str. 2, 48147 Münster