DI Deutschland.Immobilien AG

Hannover

Die Aktionäre unserer Gesellschaft laden wir hiermit ein zur

ordentlichen Hauptversammlung

am Dienstag, den 16. Mai 2023, um 16:00 Uhr (MESZ) in den Geschäftsräumen der DI Deutschland.Immobilien AG, Georgstr. 44, 30159 Hannover.

Tagesordnung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (Aktionäre mit Stamm- und/​oder Vorzugsaktien) und zur Ausübung des Stimmrechts (Aktionäre mit Stammaktien) sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind.

Die Aktionäre können ohne persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung ihr Stimmrecht durch schriftliche Stimmabgabe ausüben.

Die Stimmabgabe erfolgt in der gemäß § 126 Abs. 1 BGB geregelten Form. Aus ihr muss zweifelsfrei erkennbar sein, ob der betreffende Aktionär für oder gegen die in der Ladung bekanntgegebenen Tagesordnungspunkte stimmt. Äußerst er sich zu bestimmten Tagesordnungspunkten nicht oder nicht eindeutig, wird dies als Enthaltung gewertet. Die schriftliche Stimmabgabe hat spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung bei dem Vorstand einzugehen. Ein Formular zur schriftlichen Stimmabgabe wird Ihnen mit dieser Einladung übersandt.

Aktionäre, die trotz schriftlicher Stimmabgabe persönlich zur Hauptversammlung erscheinen, haben ihr Stimmrecht dort persönlich auszuüben. Durch Eintragung in die Anwesenheitsliste wird die schriftliche Stimmabgabe ungültig.

Aktionäre sind auch berechtigt, durch eine der Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB entsprechenden Vollmacht oder durch Fax einen anderen Aktionär oder einen volljährigen Familienangehörigen oder eine zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Person zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Das Recht zur Bevollmächtigung einer Aktionärsvereinigung (§ 125 Abs. 1 Satz 4 AktG) bleibt unberührt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, in der Hauptversammlung Anträge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf. Gegenanträge von Aktionären im Sinne von § 126 AktG sowie Wahlvorschläge im Sinne von § 127 AktG, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, zugegangen sind und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung erfüllen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung (die allerdings jedenfalls bei Wahlvorschlägen im Sinne von § 127 AktG nicht erforderlich ist) und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung der Gesellschaft den nach § 125 AktG Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich gemacht, sofern keine Gründe bestehen, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag, ein Wahlvorschlag und/​oder eine Begründung nicht zugänglich gemacht werden müssen.

Für die Übermittlung von Gegenanträgen sowie Wahlvorschlägen ist folgende Adresse maßgeblich:

DI Deutschland.Immobilien AG
Georgstraße 44
30159 Hannover
E-Mail: recht@deutschland.immobilien

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind nur dann gestellt bzw. unterbreitet, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt werden.

Hinweis zum Datenschutz

Im Zusammenhang mit der Teilnahme an der außerordentlichen Hauptversammlung oder der Ausübung weiterer versammlungsbezogener Rechte erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über die Aktionäre und/​oder ihre Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die außerordentliche Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die DI Deutschland.Immobilien AG verarbeitet die Daten ihrer Aktionäre als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten der Aktionäre und zu den Rechten jedes/​r Aktionärs/​in gemäß der DSGVO sind dieser Einladung als Anhang beigefügt.

Hannover, im April 2023

DI Deutschland.Immobilien AG

Der Vorstand

Anhang

Informationen für Aktionäre der DI Deutschland.Immobilien AG zur Verarbeitung von Daten

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die DI Deutschland.Immobilien AG, Georgstr. 44, 30159 Hannover.

Den Datenschutzbeauftragten der DI Deutschland.Immobilien AG erreichen Sie per E-Mail unter datenschutzteam183@s-con.de oder postalisch unter S-CON GmbH & Co. KG, Kriegerstraße 44, 30161 Hannover.

Zwecke, Rechtsgrundlage, Herkunft der Daten und Empfänger

Die DI Deutschland.Immobilien AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung personenbezogene Daten (Name, Anrede, Titel, Kontaktdaten, Daten über die Aktien, Verwaltungsdaten) der Aktionäre der DI Deutschland.Immobilien AG sowie gegebenenfalls deren gesetzlicher oder rechtsgeschäftlicher Vertreter zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind namentlich die Kommunikation mit den Aktionären und Aktionärsvertretern und in dem Zusammenhang insbesondere die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung. Außerdem werden Daten zum Teilnahmeverhalten eines Aktion0ärs oder Aktionärsvertreters an der Hauptversammlung erhoben und verarbeitet. Die Angaben der Aktionäre und Aktionärsvertreter, die an der Hauptversammlung teilnehmen, können von den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern auf der Grundlage von § 129 Abs. 4 AktG in dem von der Gesellschaft geführten Teilnehmerverzeichnis eingesehen werden. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG sowie im Fall von Gegenanträgen gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschlägen gemäß § 127 AktG werden diese, wie oben entsprechend erhoben und verarbeitet. Die Daten werden außerdem verarbeitet, um gesetzliche Verpflichtungen (etwa steuer-, handels- oder aktienrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder aufsichtsrechtlicher Besonderheiten) zu erfüllen. So regelt z.B. § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG, dass die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter 3 Jahre nachprüfbar festzuhalten ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. c) DSGVO.

Die DI Deutschland.Immobilien AG emittiert Namensaktien und führt somit ein Aktienregister. Im Rahmen des Aktienregisters verarbeiten wir die personenbezogenen Daten auf der Grundlage von aktienrechtlichen Erfordernissen. § 67 AktG sieht bei Namensaktien vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und einer Postanschrift des Aktionärs/​der Aktionärin sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Die vom Aktionär mitgeteilten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich dazu, unser Aktienregister entsprechend seiner Angaben zu aktualisieren beziehungsweise in Bezug auf ihn beziehungsweise seinen Vertreter für eine ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung zu sorgen. Die personenbezogenen Daten werden der DI Deutschland.Immobilien AG von dem jeweiligen Aktionär oder – im Fall der Erteilung einer Vollmacht oder Untervollmacht – vom Aktionär bzw. dessen Vertreter zur Verfügung gestellt. Im Falle der Ausübung Ihrer Aktionärsrechte (z.B. Teilnahme an der Hauptversammlung) sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben. Die DI Deutschland.Immobilien AG übermittelt die personenbezogenen Daten an Dritte zur Beurkundung der Hauptversammlung bzw. zur Rechtsberatung. Dabei können gegebenenfalls andere Aktionäre der Gesellschaft, Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat, Versammlungsleiter, der Notar, Berater und gegebenenfalls Abschlussprüfer nach § 129 Absatz 4 AktG die im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten, soweit diese vom Aktionär bzw. dessen Vertreter bevollmächtigt werden, nur solche personenbezogenen Daten, die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlich sind. Darüber hinaus kann die DI Deutschland.Immobilien AG verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden zu übermitteln.

Löschfristen

Mit Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten werden die personenbezogenen Daten der Aktionäre von der DI Deutschland.Immobilien AG anonymisiert oder gelöscht, soweit die Daten nicht mehr für etwaige Auseinandersetzungen über das Zustandekommen oder die Wirksamkeit von Beschlüssen der Hauptversammlung benötigt werden. Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit Hauptversammlungen betragen regelmäßig bis zu 3 Jahre. Weitere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung, nach denen die Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahre betragen kann. Darüber hinaus bewahrt die DI Deutschland.Immobilien AG die personenbezogenen Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die von der DI Deutschland.Immobilien AG oder gegen die DI Deutschland.Immobilien AG geltend gemacht werden.

Rechte als Betroffener

Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung, Übertragung: Aktionäre der DI Deutschland.Immobilien AG und die betroffenen gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertreter, haben – soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen – das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO) oder auf Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen bestimmten Dritten (Art. 20 DSGVO).

Die vorstehend beschriebenen Rechte können gegenüber der DI Deutschland.Immobilien AG unentgeltlich über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten geltend gemacht werden.

Beschwerderecht: Sie haben die Möglichkeit, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde ihrer Wahl zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für die DI Deutschland.Immobilien AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.