HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft
Lehrte
WKN: A0EQ57
ISIN: DE000A0EQ578
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Freitag, den 7. Juli 2023, 11.00 Uhr (MESZ),
in Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im passwortgeschützten Online-Service der Gesellschaft erfolgen. Dieser ist unter der Adresse
https://helma.hvanmeldung.de
erreichbar. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Zum Meersefeld 4, 31275 Lehrte.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses sowie des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2022, des zusammengefassten Lageberichtes und Konzernlageberichtes sowie des Berichtes des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2022 Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter
unter dem Link „Hauptversammlung“ veröffentlicht und können dort eingesehen und heruntergeladen werden. Sie sind dort auch während der Hauptversammlung zugänglich und werden in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss nach den §§ 171, 172 Aktiengesetz (AktG) gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 deshalb keinen Beschluss zu fassen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Aufgrund der aktuellen Marktentwicklungen in der Baubranche und der damit einhergehenden noch nicht absehbaren wirtschaftlichen Auswirkungen auf die Gesellschaft soll der Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2022 nicht ausgeschüttet, sondern in andere Gewinnrücklagen eingestellt werden. Damit soll vom ursprünglichen Vorschlag der Verwaltung, je Aktie einen Betrag von EUR 0,40 an die Aktionäre auszuschütten, abgewichen werden, der u.a. im Anhang zum Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022 veröffentlich worden ist. Hierzu haben Vorstand und Aufsichtsrat am 23.05.2023 die Vorlage eines entsprechend geänderten Gewinnverwendungsbeschlusses beschlossen und diese Entwicklung per Ad-Hoc-Mitteilung vom selben Tag bekannt gemacht. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen: Der im Geschäftsjahr 2022 ausgewiesene Bilanzgewinn der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft von EUR 3.475.005,79 wird wie folgt verwendet:
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen. |
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| 6. |
Ermächtigung des Vorstands, die virtuelle Abhaltung von Hauptversammlungen vorzusehen; Ergänzung von § 6 der Satzung Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (Bundesgesetzblatt I Nr. 27 2022, S. 1166 ff.) hat die virtuelle Hauptversammlung eine dauerhafte Regelung im Aktiengesetz erfahren. Nach § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG kann für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird. Von dieser Möglichkeit soll Gebrauch gemacht werden. Diese Ermächtigung soll gemäß den gesetzlichen Vorgaben für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung beschlossen werden. Allerdings soll die virtuelle Hauptversammlung durch die Satzung nicht unmittelbar vorgeschrieben und dadurch als einziges Format zur Verfügung stehen. Vielmehr soll die Variante der Ermächtigung des Vorstandes gewählt werden. Für zukünftige Hauptversammlungen soll jeweils gesondert und unter Berücksichtigung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls entschieden werden, ob von der Ermächtigung Gebrauch gemacht und eine Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden soll. Der Vorstand wird seine Entscheidungen unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre treffen und hierbei insbesondere die Wahrung der Aktionärsrechte ebenso wie Aspekte des Gesundheitsschutzes der Beteiligten, Aufwand und Kosten sowie Nachhaltigkeitserwägungen in den Blick nehmen. Auch wird der Vorstand in den Folgejahren die Erfahrungen mit dem virtuellen Format berücksichtigen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 6 (Hauptversammlung) der Satzung zu ändern und dessen Absatz 1 um die folgenden neuen Sätze 2 und 3 zu ergänzen:
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II. Weitere Angaben
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet
und die Ausübung des Stimmrechts
Der Vorstand der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des § 26n Abs. 1 Einführungsgesetz zum Aktiengesetz (EGAktG) entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach der gesetzlichen Neuregelung in § 118a AktG durchzuführen. Dies führt zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte sowohl gegenüber einer physischen Hauptversammlung als auch gegenüber der zuletzt abgehaltenen virtuellen Hauptversammlung nach der Sondergesetzgebung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie. Daher bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise.
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen und das Stimmrecht ausschließlich über Briefwahl (auch im Wege elektronischer Kommunikation) oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie nachstehend näher bestimmt ausüben.
Liveübertragung im Online-Service
Für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im passwortgeschützten Online-Service zur Hauptversammlung, der unter
https://helma.hvanmeldung.de
erreichbar ist („Online-Service“).
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
Es können nur diejenigen Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten im Wege elektronischer Zuschaltung an der Hauptversammlung teilnehmen und ihre Aktionärsrechte, einschließlich des Stimmrechts, ausüben, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Zuschaltung und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, nach § 7 Abs. 2 der Satzung durch eine Bescheinigung des Depot führenden Instituts oder einer Wertpapiersammelbank nachzuweisen. Ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG reicht aus.
Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d. h. auf den 16. Juni 2023 (0.00 Uhr MESZ), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Zuschaltung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) müssen der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis zum 30. Juni 2023 (24.00 Uhr MESZ) unter folgender Adresse zugegangen sein:
HELMA Eigenheimbau AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Oder per Telefax: +49 40 6378 5423
Oder per E-Mail: hv@ubj.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat. Der Nachweisstichtag bedeutet keine Sperre für die Verfügung über die Aktien; diese können insbesondere unabhängig vom Nachweisstichtag erworben und veräußert werden. Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag haben jedoch im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Erwerb und den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Sie können sich aber nach den nachfolgenden Bestimmungen bevollmächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Zugangsdaten zum Online-Service
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes wird den teilnahmeberechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten die Zugangskarte für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Der jeweiligen Zugangskarte sind unter anderem die notwendigen Zugangsdaten für den Online-Service zu entnehmen. Zusammen mit der Zugangskarte werden darüber hinaus auch Formulare für die Bevollmächtigung Dritter und die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter übermittelt.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, gegebenenfalls über ihre depotführenden Institute (Letztintermediäre), frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises Sorge zu tragen.
Verfahren für die Ausübung von Aktionärsrechten,
insbesondere des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre können sich im Rahmen der Hauptversammlung durch Bevollmächtigte, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten und insbesondere ihr Stimmrecht ausüben lassen. Auch im Fall einer solchen Bevollmächtigung ist die ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis über den Anteilsbesitz nach den oben genannten Bestimmungen erforderlich.
Bevollmächtigung eines Dritten
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich, per Telefax oder per E-Mail an folgende Adresse übermittelt werden:
HELMA Eigenheimbau AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
Oder per E-Mail: hv@ubj.de
Einen Vollmachtsvordruck erhalten die Aktionäre mit der Zugangskarte. Dieser steht zudem unter der Internetadresse
www.ir.helma.de
unter dem Link „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Die Bevollmächtigung ist auch auf jede andere formgerechte Weise möglich.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können zudem elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem der unter
https://helma.hvanmeldung.de
erreichbare Online-Service genutzt wird.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl (auch im Wege elektronischer Kommunikation) oder durch Erteilung einer Untervollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Für die Rechtsausübung durch Bevollmächtigte gelten die in dieser Einberufung enthaltenen Hinweise zur Stimmrechtsausübung sowie zur Ausübung weiterer teilnahmegebundener Aktionärsrechte, insbesondere zum Rede- und Auskunftsrecht in der Hauptversammlung, entsprechend.
Für die Nutzung des Online-Service werden den Bevollmächtigen Zugangsdaten übersandt, die ihnen die Rechtsausübung im Wege der elektronischen Kommunikation über den Online-Service ermöglicht. Die Bevollmächtigung sollte möglichst frühzeitig erfolgen, damit Bevollmächtigte ihre individuellen Zugangsdaten rechtzeitig erhalten. Bevollmächtige werden gebeten, ausschließlich die ihnen übersandten Zugangsdaten für die Nutzung des Online-Service zu verwenden.
Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen oder Fragen, zum Stellen von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über den Online-Service unter
https://helma.hvanmeldung.de
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zu dem vom Versammlungsleiter in der Hauptversammlung vom 7. Juli 2023 festgelegten Zeitpunkt.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare schriftlich erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare mit der Zugangskarte. Die Vollmacht und die Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, sowie etwaige Änderungen oder ein Widerruf von Vollmacht und Weisungen, müssen bei Wahl der schriftlichen Form aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 5. Juli 2023 (24.00 Uhr MESZ) unter der folgenden Anschrift bei der Gesellschaft zugehen:
HELMA Eigenheimbau AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung sowie der Nachweis über den Anteilsbesitz nach den obigen Bestimmungen.
Für die elektronische Briefwahl steht der Online-Service unter
https://helma.hvanmeldung.de
bis zu dem vom Versammlungsleiter in der Hauptversammlung vom 7. Juli 2023 festgelegten Zeitpunkt zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl auch das mit der Zugangskarte zugesandte Formular benutzen. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis zum 5. Juli 2023 (24.00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:
HELMA Eigenheimbau AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
Für eine Änderung oder einen Widerruf bereits abgegebener Briefwahlstimmen gilt das Vorstehende jeweils entsprechend.
Weitere Informationen zur Stimmabgabe
Sofern und soweit voneinander abweichende Erklärungen von Aktionären und/oder Bevollmächtigten unter denselben Zugangsdaten für den Online-Service durch Briefwahl und/oder durch Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt zugegangene Erklärung als vorrangig behandelt.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine nicht bereits in der Einberufung angekündigte Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu bereits durch Briefwahl abgegebene Stimme oder eine bereits an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt.
Tagesordnungsergänzungsanträge
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens am 12. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, zugehen.
Entsprechende Verlangen sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
HELMA Eigenheimbau AG
Vorstand
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Anderweitig adressierte Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden nicht berücksichtigt.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. Eine Verlegung von einem Sonntag, einem Samstag oder einem Feiertag auf einen zeitlich vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag kommt nicht in Betracht. Die §§ 187 bis 193 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) sind nicht entsprechend anzuwenden.
Die Bekanntmachung und Zuleitung von Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung.
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers sowie von Aufsichtsratsmitgliedern werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
www.ir.helma.de
unter dem Link „Hauptversammlung“ veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 22. Juni 2023 (24.00 Uhr MESZ), der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden:
HELMA Eigenheimbau AG
HV 2023
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de
Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu diesen Anträgen können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre das Stimmrecht wie oben beschrieben ausüben. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt oder den Wahlvorschlag unterbreitet hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.
Darüber hinaus können elektronisch zugeschaltete Aktionäre oder elektronisch zugeschaltete Bevollmächtigte in der Hauptversammlung über den Online-Service Gegenanträge im Rahmen der Ausübung des Rederechts im Wege der Videokommunikation stellen.
Das Recht des Versammlungsleiters, im Rahmen der Abstimmung(en) zuerst über die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat abstimmen zu lassen, bleibt unberührt. Sollten die Vorschläge der Verwaltung mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben sich insoweit die Gegenanträge erledigt.
Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG
Vor der Hauptversammlung können Aktionäre Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einreichen. Solche Stellungnahmen können der Gesellschaft in Textform übermittelt werden. Sie sind ausschließlich per E-Mail an
ir@helma.de
zu richten und müssen spätestens bis zum 1. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ), bei der genannten Adresse eingehen. Wir bitten den Umfang von Stellungnahmen auf ein angemessenes Maß zu begrenzen, um den Aktionären eine ordnungsgemäße Sichtung der Stellungnahmen zu ermöglichen. Als Orientierung sollte ein Umfang von 10.000 Zeichen dienen.
Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahme in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält, oder wenn die einreichende Person zu erkennen gibt, dass sie an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.
Zugänglich zu machende Stellungnahmen von Aktionären, einschließlich des Namens und Wohnorts beziehungsweise Sitzes des einreichenden Aktionärs, für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten werden im Online-Service spätestens am 2. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ), veröffentlicht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls im Online-Service veröffentlicht.
Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet, es sei denn, sie werden im Wege der Videokommunikation in der Hauptversammlung gestellt. Auch in Stellungnahmen enthaltene Anträge, Wahlvorschläge oder Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung werden nicht berücksichtigt. Diese sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert angegebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären.
Rederecht gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und Abs. 6 AktG
In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.
Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über den Online-Service anzumelden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.
Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind daher ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Empfehlungen für eine optimale Funktionsfähigkeit der Videokommunikation finden Sie unter
www.ir.helma.de
unter dem Link „Hauptversammlung“.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder dessen Bevollmächtigter nach ordnungsgemäßer Anmeldung gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen vom Vorstand gegebenen Antworten.
Auf Anordnung des Versammlungsleiters gemäß § 131 Abs. 1f AktG können alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über den Online-Service ausgeübt werden. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.
Erklärung eines Widerspruchs, §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8, 245 AktG
Die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://helma.hvanmeldung.de
einreicht.
Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Diese Einladung und weitere Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ir.helma.de
unter dem Link „Hauptversammlung“ abrufbar.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Weiterhin wird während der virtuellen Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären und ihren Bevollmächtigten über den Online-Service zur Verfügung stehen.
Informationen zum Datenschutz
Die HELMA Eigenheimbau AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären und/oder Aktionärsvertretern: Kontaktdaten (z.B. Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien, Besitzart der Aktien, Briefwahlstimmen/Weisungen) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer). Die virtuelle Hauptversammlung der HELMA Eigenheimbau AG wird für alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder ihre Bevollmächtigten im Internet über den Online-Service übertragen. Aktionären und ihren Bevollmächtigten steht über den Online-Service die Möglichkeit offen, von ihren Aktionärsrechten Gebrauch zu machen. Hierbei werden weitere personenbezogene Daten wie IP-Adressen verarbeitet.
Verantwortlicher
Für die Datenverarbeitung ist die HELMA Eigenheimbau AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
HELMA Eigenheimbau AG
Vorstand
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 67e, §§ 118 ff., § 130a AktG. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die HELMA Eigenheimbau AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Schließlich verarbeitet die HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben und aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, muss die HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Empfänger Ihrer Daten
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der HELMA Eigenheimbau AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, insbesondere der Name, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (unter anderem betreffend das Teilnehmerverzeichnis nach § 129 AktG) anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für Stellungnahmen (§ 130a Abs. 3 AktG) sowie für Fragen, die elektronisch zugeschaltete Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter in der Versammlung im Rahmen der Ausübung ihres Rederechts im Wege der Videokommunikation stellen (§ 130a Abs. 5 AktG). Personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern werden ferner bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen, Wahlvorschlägen oder eingereichten Widersprüchen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlicht oder anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zugänglich gemacht oder zur Verfügung gestellt. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Im Rahmen der Hauptversammlung können Bild- und Tonaufnahmen angefertigt werden. Auf diesen Bildaufnahmen können Aktionäre, Aktionärsvertreter sowie weitere Teilnehmer der Hauptversammlung abgelichtet werden. Die Aufnahmen werden zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft gespeichert, verarbeitet und veröffentlicht. Sowohl die Anfertigung als auch die Veröffentlichung der Aufnahmen stellen jeweils ein berechtigtes Interesse der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft i.S.v. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO dar. Die HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft weist darauf hin, dass Informationen im Internet weltweit zugänglich sind, mit Suchmaschinen gefunden und mit anderen Informationen verknüpft werden können, woraus sich unter Umständen Persönlichkeitsprofile erstellen lassen. In das Internet gestellte Informationen, einschließlich Fotos, können problemlos kopiert und weiterverbreitet werden, und es gibt spezialisierte Archivierungsdienste, deren Ziel es ist, den Zustand bestimmter Websites zu bestimmten Terminen dauerhaft zu dokumentieren. Dies kann dazu führen, dass im Internet veröffentlichte Informationen auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungsseite weiterhin anderenorts aufzufinden sind.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.
Speicherdauer
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Datenquellen
Die HELMA Eigenheimbau AG erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter in der Regel über die Anmeldestelle von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter mit der Verwahrung ihrer Inhaberaktien beauftragt haben. In einigen Fällen kann die HELMA Eigenheimbau AG personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern erhalten.
Auskunft über Daten
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:
ir@helma.de
Beschwerderecht
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten der HELMA Eigenheimbau AG erreichen Sie unter folgender Adresse:
HELMA Eigenheimbau AG
– Datenschutzbeauftragter –
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de
Lehrte, im Mai 2023
HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft
Der Vorstand