Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter

veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden während der Hauptversammlung wie vorstehend beschrieben online zugänglich sein, während der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen und dort vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.

Beschlussfassung über die Entlastung der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Satzungsänderung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Satzung wie folgt zu ändern:

„§ 4 Abs. 5 und § 4 Abs. 6 der Satzung werden aufgrund des Auslaufens der dort geregelten Ermächtigungen (genehmigtes und bedingtes Kapital) mit Ablauf des 17. September 2022 ersatzlos gestrichen.

In § 14 der Satzung wird Absatz 2 wie folgt neu gefasst

In § 14 der Satzung werden folgende Absätze 4 und 5 hinzugefügt:

Beschlussfassung gemäß § 293 AktG über die Zustimmung zum Abschluss eines Gewinnabführungsvertrages zwischen der MISTRAL Media AG und der Deutsche Balaton Immobilien I AG

Zwischen der MISTRAL Media AG und ihrer Tochtergesellschaft Deutsche Balaton Immobilien I AG soll zum Zwecke der Begründung einer steuerlichen Organschaft ein Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen werden. Der Entwurf des Gewinnabführungsvertrages ist im Wortlaut nachfolgend unter Ziffer II. dieser Einladung wiedergegeben. Der Vorstand der MISTRAL Media AG und der Vorstand der Deutsche Balaton Immobilien I AG haben gem. § 293a AktG einen gemeinsamen Bericht über den beabsichtigten Gewinnabführungsvertrag erstattet, in dem der Vertrag, dessen Abschluss sowie Fragen des Ausgleichs nach § 304 AktG und der Abfindung nach § 305 AktG rechtlich und wirtschaftlich erläutert werden. Der gemeinsame Bericht der Vorstände von MISTRAL Media AG und Deutsche Balaton Immobilien I AG ist ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung entsprechend § 293f Abs. 3 AktG im Internet unter

veröffentlicht und wird den Aktionären auf Anfrage (siehe hierzu auch Abschnitt III.3 dieser Einberufung) ebenso wie der Gewinnabführungsvertrag zugesandt. Gleiches gilt für den Bericht der gerichtlich bestellten Vertragsprüfer sowie die sonstigen in § 293f AktG genannten Unterlagen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Hauptversammlung der MISTRAL Media AG stimmt dem Abschluss des Gewinnabführungsvertrags zwischen der MISTRAL Media AG als Organträger und der Deutsche Balaton Immobilien I AG als Organgesellschaft in dem Wortlaut der Entwurfsfassung gemäß Abschnitt II. dieser Einladung zu.“

Wortlaut des abzuschließenden Gewinnabführungsvertrages

Die Organgesellschaft ist verpflichtet, vorbehaltlich einer Bildung oder Auflösung von Rücklagen nach Absatz 2, nach Maßgabe der jeweils geltenden Fassung von § 301 AktG, ihren ganzen während der Dauer dieses Vertrages ohne die Gewinnabführung entstehenden Jahresüberschuss, vermindert um

an den Organträger abzuführen.

Die Organgesellschaft kann mit Zustimmung des Organträgers Beträge aus dem Jahresüberschuss in andere Gewinnrücklagen (§ 272 Absatz 3 HGB) einstellen, sofern dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während der Dauer dieses Vertrags gebildete andere Gewinnrücklagen nach § 272 Absatz 3 HGB sind auf Verlangen des Organträgers aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Erträge aus der Auflösung sonstiger Rücklagen, auch soweit sie während der Vertragsdauer gebildet wurden, oder ein Gewinnvortrag, der aus der Zeit vor Beginn dieses Vertrags stammt, dürfen weder als Gewinn abgeführt noch zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags verwendet werden.

Die Verpflichtung zur Gewinnabführung besteht erstmals für das Geschäftsjahr, in dem dieser Vertrag nach § 4 wirksam wird.

Der Organträger ist verpflichtet, jeden während der Dauer dieses Vertrages sonst entstehenden Jahresfehlbetrag gemäß den Vorschriften des § 302 AktG in der jeweils geltenden Fassung auszugleichen, soweit dieser nicht dadurch ausgeglichen wird, dass gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 den anderen Gewinnrücklagen Beträge entnommen werden, die während der Vertragsdauer in sie eingestellt worden sind.

Die Verpflichtung zur Verlustübernahme besteht erstmals für das Geschäftsjahr, in dem dieser Vertrag nach § 4 wirksam wird.

Der Anspruch auf Auszahlung eines Gewinns nach § 1 dieses Vertrages entsteht mit Ablauf des Bilanzstichtages der Organgesellschaft und wird am Tag nach der Feststellung des Jahresabschlusses der Organgesellschaft fällig. Der Anspruch auf Ausgleich eines Jahresfehlbetrages nach § 2 dieses Vertrages wird mit Ablauf des Bilanzstichtages der Organgesellschaft, spätestens jedoch mit Beendigung dieses Vertrages, fällig.

Vor Feststellung des Jahresabschlusses kann der Organträger Vorschüsse auf eine ihm für das Geschäftsjahr voraussichtlich zustehende Gewinnabführung beanspruchen, sofern und soweit eine Abschlagszahlung gemäß § 59 AktG gezahlt werden könnte. Die Organgesellschaft kann Vorschüsse auf einen an sie für das Geschäftsjahr voraussichtlich zu vergütenden Jahresfehlbetrag verlangen, soweit sie solche Vorschüsse mit Rücksicht auf ihre Liquidität benötigt. Der Organträger ist berechtigt, während des laufenden Geschäftsjahres jederzeit Verluste der Organgesellschaft auszugleichen.

Abschlagszahlungen gemäß Absatz 2 sind unverzinslich.

Über Gewinn-Vorababführungen gemäß Abs. 2 Satz 1 und unterjährige Verlustausgleichsleistungen gemäß Abs. 2 Satz 2 und 3 wird zum Ablauf des Geschäftsjahres abgerechnet. Übersteigt der Betrag der Gewinn-Vorababführungen den nach § 1 Abs. 1 dieses Vertrages von der Organgesellschaft abzuführenden Gewinn, so hat der Organträger den überschießenden Betrag unverzüglich der Organgesellschaft zu erstatten. Übersteigt der Betrag der unterjährigen Verlustausgleichsleistungen den nach § 2 dieses Vertrages vom Organträger auszugleichenden Verlust, so hat die Organgesellschaft den überschießenden Betrag unverzüglich dem Organträger zu erstatten.

Ein Forderungssaldo der Organgesellschaft gegenüber dem Organträger ist ab dem Fälligkeitszeitpunkt bis zum Ausgleich gemäß §§ 352 Abs. 1, 353 HGB zu verzinsen. Ein Forderungssaldo des Organträgers gegenüber der Organgesellschaft ist ebenfalls ab dem Fälligkeitszeitpunkt bis zum Ausgleich gemäß §§ 352 Abs. 1, 353 HGB zu verzinsen.

Der Organträger garantiert den außenstehenden Aktionären für die Laufzeit dieses Vertrages eine jährliche feste Ausgleichszahlung (Ausgleichsdividende), erstmals für das Geschäftsjahr, in dem der Vertrag in Kraft tritt. Endet dieser Vertrag während des laufenden Geschäftsjahres der Organgesellschaft, ist die Ausgleichszahlung zeitanteilig zu entrichten.

Die Ausgleichszahlung erfolgt unabhängig vom Jahresergebnis der Organgesellschaft und beträgt pro Geschäftsjahr unveränderlich EUR 1,32 je Aktie, abzüglich eines etwaigen Betrags für Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag nach dem jeweils für diese Steuern für das jeweilige Geschäftsjahr geltenden Steuersatz.

Im Falle einer Erhöhung des Grundkapitals der Organgesellschaft aus Gesellschaftsmitteln oder sonstiger Maßnahmen mit Auswirkung auf den wirklichen Wert einer Aktie, etwa andere Zuzahlungen in die Kapitalrücklage i.S.v. § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB, ist der Betrag der Ausgleichszahlung entsprechend anzupassen. Im Falle einer Erhöhung des Grundkapitals der Organgesellschaft durch Bareinlage ist die Ausgleichszahlung auch für diejenigen neuen Aktien geschuldet, die außenstehende Aktionäre aufgrund ihres Bezugsrechtes erhalten.

Der Organträger ist verpflichtet, auf Verlangen eines außenstehenden Aktionärs der Organgesellschaft dessen Aktien gegen Abfindung zu erwerben.

Die Abfindung wird nach den gesetzlichen Bestimmungen als reine Barabfindung gewährt. Diese beträgt EUR 30,91 je Aktie.

Die Geltendmachung des Abfindungsverlangens durch einen außenstehenden Aktionär hat in Textform gegenüber dem Organträger zu erfolgen. Sie ist auf einen Zeitraum von sechs Monaten nach dem Tag, an dem die Eintragung des Bestehens des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages im Handelsregister nach § 10 HGB bekannt gemacht worden ist, befristet. Danach erlischt die Abfindungsverpflichtung. Die gesetzliche Verlängerung der Frist im Falle der Stellung eines Antrags nach § 1 SpruchG gemäß § 305 Abs. 4 S. 3 AktG bleibt unberührt.

Dieser Vertrag wird mit Wirkung zum 01. Januar 2023 abgeschlossen und hat eine feste Laufzeit bis zum 31. Dezember 2027. Erfolgt die Eintragung dieses Vertrages in das Handelsregister der Organgesellschaft jedoch zu einem späteren Zeitpunkt als dem 31. Dezember 2023, endet der Vertrag mit dem Ende des Geschäftsjahres der Organgesellschaft, bei dessen Ablauf mindestens 5 Zeitjahre seit dem Beginn des Geschäftsjahres der Organgesellschaft, in das der Zeitpunkt der Eintragung dieses Vertrages in das Handelsregister der Organgesellschaft fällt, vergangen sind. Wird er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragsdauer von einer der Vertragsparteien gekündigt, verlängert er sich jeweils um ein weiteres Jahr mit entsprechender Kündigungsmöglichkeit. Bei einer Umstellung des Geschäftsjahres der Organgesellschaft tritt an die Stelle des vorgenannten Jahrestages das nächstfolgende Ende eines Geschäftsjahres der Organgesellschaft.

Der Organträger ist ungeachtet der automatischen Beendigung nach § 307 AktG zur Kündigung dieses Vertrages mit sofortiger Wirkung berechtigt, wenn er nicht mehr unmittelbar und mittelbar die Mehrheit der Stimmrechte aus den Anteilen an der Organgesellschaft besitzt. Im Übrigen kann dieser Vertrag von jeder Vertragspartei mit sofortiger Wirkung gekündigt werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags oder eine künftig in ihn aufgenommene Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden. Die Vertragsparteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen oder unanwendbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke eine angemessene Regelung zu vereinbaren, die im Rahmen des rechtlich Zulässigen dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck dieses Vertrags gewollt hätten, sofern sie den Punkt bedacht hätten.

Weitere Angaben und Hinweise

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die Anmeldung der Aktionäre bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) bis spätestens zum 24. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax. +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

zugehen. Neben der Anmeldung ist ein Nachweis für den Aktienbesitz der Aktionäre zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Zum Nachweis bedarf es eines in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut. Lassen Aktionäre ihre Aktien am Legitimationstag nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilsbesitzes auch von der Gesellschaft sowie einem innerhalb der Europäischen Union ansässigen Notar, einer Wertpapiersammelbank oder einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut ausgestellt werden. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser weitere Nachweis nicht oder nicht in geeigneter Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär in der Hauptversammlung zurückweisen. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung („Nachweisstichtag“ oder „Record Date“), also den 10. Juli 2023, 00:00 Uhr, beziehen. Dieser Nachweis muss der Gesellschaft bis spätestens 24. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der zuvor genannten Adresse, per Telefax oder E-Mail zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein Kreditinstitut, einen sonstigen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung, oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den Bestimmungen unter Ziffer III.1.a) erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können bis zur Beendigung der Hauptversammlung Vollmachten erteilt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Das Erfordernis der Textform gilt nicht, wenn ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bevollmächtigt werden soll. In diesen Fällen sind die vorgenannten Personen oder Institutionen jedoch verpflichtet, die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten; außerdem muss die Vollmachtserklärung vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Darüber hinaus sind in diesen Fällen die Regelungen in § 135 AktG sowie möglicherweise weitere Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung zur Verfügung:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax: +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Rechte der Aktionäre

Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens bis zum 6. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg

Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten offen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Prüfern übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich zu richten an:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax: +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält.

Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum 16. Juli 2023, 24.00 Uhr (MESZ), („Gegenantragsfrist“) unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und – bei Anträgen – der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Gegenantrags ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter

abgerufen werden. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung abrufbar sein. Auf Anfrage unter

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax. +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

werden die Unterlagen den Aktionären auch zugesandt. Zusätzlich werden diese Unterlagen auch während der Hauptversammlung in ausgedruckter Form zugänglich gemacht.

Die Gesellschaft wird die Mitteilungen nach § 125 AktG, insbesondere die Einberufung der Hauptversammlung und etwaige Änderungen nach § 122 Abs. 1 AktG, grundsätzlich nur elektronisch verschicken. Soweit Aktionäre oder Kreditinstitute einen postalischen Versand bevorzugen, wird um Anforderung an die Gesellschaft unter den oben genannten Kontaktdaten gebeten.

Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax; +49 (0)6221 6492472
E-Mail: info@mistral-media.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.