Pilkington Deutschland AG
Gelsenkirchen
Einladung zur Hauptversammlung
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zur diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung am
Donnerstag, den 16. November 2023, um 13:30 Uhr
in den „Industrie-Club“ der Arbeitgeberverbände Emscher Lippe, Zeppelinallee 51, 45883 Gelsenkirchen, eingeladen.
TAGESORDNUNG
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichtes für das Geschäftsjahr 2022/2023 sowie des Berichts des Aufsichtsrates |
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Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2022/2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2022/2023 amtierenden Mitglied des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2022/2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022/2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022/2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022/2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023/2024 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Köln, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023/2024 zu wählen. |
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| 5. |
Wahl neuer Aufsichtsratsmitglieder Die Amtszeit der Mitglieder des Aufsichtsrates endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 16. November 2023. Gemäß § 96 Abs. 1 AktG, § 101 Abs. 1 AktG, § 4 DrittelbG und § 6 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus 6 Mitgliedern, und zwar aus 4 Aufsichtsratsmitgliedern der Anteilseigner und 2 Arbeitnehmervertretern. Die Hauptversammlung ist dazu aufgerufen, die 4 Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner zu wählen, deren Amtszeit mit der Beendigung der Hauptversammlung endet, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit der Gewählten beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Aufsichtsratsmitglieder gewählt werden, nicht mitgerechnet wird. An Wahlvorschläge ist die Hauptversammlung dabei nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt die Wahl folgender Anteilseignervertreter vor:
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FREIWILLIGE HINWEISE ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND ZUR AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS
Nicht börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 3 Absatz 2 Aktiengesetz sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe der Firma und des Sitzes der Gesellschaft, der Zeit und dem Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung und der unten genannten Adressen verpflichtet. Im Übrigen erfolgen nachfolgende Hinweise freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
I. Teilnahmeberechtigung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 13 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben:
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Pilkington Deutschland AG |
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Telefax: +49 (0) 69 136 26351 |
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens zum Ablauf des 9. November 2023 (24:00 Uhr MEZ) zugehen und haben nach der Satzung schriftlich, in Textform oder per Telefax in deutscher Sprache zu erfolgen. Als Nachweis genügt eine Bestätigung durch den Letztintermediär; das ist das Depot führende Institut, das für den Aktionär Aktien der Gesellschaft verwahrt. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 26. Oktober 2023 (00:00 Uhr MESZ) beziehen (Nachweisstichtag).
Nach Anmeldung und Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung ausgestellt und zugesandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, ihre Depot führende Bank möglichst frühzeitig zu benachrichtigen. Aktionäre, die bei ihrer Depot führenden Bank rechtzeitig eine Eintrittskarte zur Teilnahme an der Hauptversammlung angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung werden in diesen Fällen durch die Depot führende Bank vorgenommen.
Mit dem Nachweisstichtag ist keine Sperre für die Veräußerung der Aktien verbunden. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
II. Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen Dritten ihrer Wahl ausüben lassen. Aktionäre können für die Erteilung einer Vollmacht die Rückseite der Eintrittskarte, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Es ist auch möglich, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Im Falle einer Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen sind möglicherweise Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgelegt oder vorab der Gesellschaft an folgende Adresse übersandt werden:
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Pilkington Deutschland AG |
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E-Mail: HVFragenPilkington@nsg.com |
Am Tag der Hauptversammlung steht dafür ab 12:30 Uhr die Ein- und Auslasskontrolle zur Hauptversammlung im Industrie-Club der Arbeitgeberverbände Emscher Lippe, Zeppelinallee 51, 45883 Gelsenkirchen, zur Verfügung.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft keinen Stimmrechtsvertreter benennt, der es übernimmt, für einen Aktionär als dessen Bevollmächtigter Rechte wahrzunehmen.
III. Anträge der Aktionäre
Aktionäre können gemäß §§ 126, 127 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen des Vorstands und des Aufsichtsrats stellen und Wahlvorschläge machen. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an die folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:
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Pilkington Deutschland AG |
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E-Mail: HVFragenPilkington@nsg.com |
Rechtzeitig innerhalb der Frist des § 126 Abs. 1 AktG und unter der vorstehenden Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden unverzüglich (gegebenenfalls zusammen mit einer Stellungnahme der Verwaltung zu den Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen) den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zugänglich gemacht.
INFORMATIONEN UND UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen. Zudem werden die vorstehend genannten Unterlagen auch in der Hauptversammlung zur Einsicht durch die Aktionäre ausliegen. Darüber hinaus stehen diese Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/pilkington-deutschland-ag
zur Einsichtnahme und zum Herunterladen bereit.
INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ
Die Pilkington Deutschland AG, Haydnstraße 19, 45884 Gelsenkirchen, verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung. Fragen adressieren Sie bitte an die
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Pilkington Deutschland AG |
Externe Datenschutzbeauftragte der Pilkington Deutschland AG ist
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Herr Michael Unkrig |
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflicht nach Aktiengesetz). Wir setzen Dienstleister zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung im Wege der Auftragsverarbeitung ein. Ihre Daten werden fünf Kalenderjahre nach Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Angabe von Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten kann eine Teilnahme an der Hauptversammlung nicht erfolgen.
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union.
Gelsenkirchen, im Oktober 2023
Pilkington Deutschland AG
Der Vorstand