GBS Software AG
Karlsruhe
ISIN DE000A3MQR99 und DE000A37FTJ7
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Die Aktionäre1 der GBS Software AG werden hiermit zu der
am Freitag, den 15.12.2023, um 10:00 Uhr (MEZ)
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung in das
InterCityHotel Frankfurt Airport
Am Luftbrückendenkmal 1 / Cargo City Süd
60549 Frankfurt am Main, Deutschland
eingeladen.
1 Die Inhalte dieser Einberufung sprechen alle Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen an. Zur besseren Lesbarkeit wird in der Regel die männliche Sprache (z.B. Aktionäre) verwendet.
I. |
Tagesordnung |
TOP 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft und des Lageberichts des Vorstandes für die Gesellschaft sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Am Storrenacker 1a, 76139 Karlsruhe) zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus und sind auf der Internetseite der Gesellschaft (https://gbs-ag.com) veröffentlicht. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Ferner werden die Unterlagen während der Hauptversammlung im Internet zugänglich sein. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Entsprechend ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung erforderlich. |
TOP 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
TOP 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
TOP 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Dr. Heide & Noack PartGmbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Dresden, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen sowie vorsorglich zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte zu bestellen. |
TOP 5. |
Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages vom 23.10.2023 zwischen der GBS Software AG als herrschendem Unternehmen und der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft als beherrschtem Unternehmen Die GBS Software AG als herrschendes Unternehmen und die Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft mit Sitz in Zittau OT Hirschfelde als beherrschtes Unternehmen haben am 23.10.2023 einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen, mit dessen Wirksamkeit die Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft die Leitung ihrer Gesellschaft der GBS Software AG unterstellt und sich verpflichtet, ihren ganzen Gewinn an die GBS Software AG abzuführen. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit der Zustimmung der Hauptversammlung der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft und der Zustimmung der Hauptversammlung der GBS Software AG sowie ferner der Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft. Die Hauptversammlung der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft hat dem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag am 06.11.2023 bereits zustimmt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Dem Abschluss des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages vom 23.10.2023 zwischen der GBS Software AG als herrschendem Unternehmen und der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft mit Sitz in Zittau OT Hirschfelde als beherrschtem Unternehmen wird zugestimmt. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 23.10.2023 hat folgenden Wortlaut: |
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Präambel Die GBS Software Aktiengesellschaft, Karlsruhe (Organträgerin), eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim (HRB 729616), besitzt einen Anteil i.H.v. 51,0% der Aktien an der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Dresden (HRB 17757). Diesen Aktienanteil hat die GBS zunächst (i) durch die Zeichnung einer Kapitalerhöhung der ROSAG gemäß Beschluss der Hauptversammlung der ROSAG vom 08.06.2023 im Umfang von EUR 4.500,00 eingeteilt in 4.500 Namensstückaktien zum damaligen rechnerischen Nennwert von EUR 1,00 je Namensstückaktie und (ii) durch den Erwerb von 21.000 Namensstückaktien der ROSAG zum damaligen rechnerischen Nennwert von EUR 1,00 je Namensstückaktie gemäß Aktienkauf und Übertragungsvertrag mit der Urkunden-Nr. 1926-2023H, des Notars Prof. Dr. Heckschen, Dresden, erworben. Damit besaß die GBS mit 25.500 Namensstückaktien zunächst 23,61% des Aktienkapitals der ROSAG i.H.v EUR 108.000,00 eingeteilt in 108.000 Namensstückaktien zum damaligen rechnerischen Nennwert von EUR 1,00 je Namensstückaktie. In Folge der späteren Wirksamkeit der ebenfalls durch die Hauptversammlung vom 08.06.2023 beschlossenen Einziehung von 58.000 Namensstückaktien der ROSAG nach § 237 AktG durch die Eintragung dieses Beschlusses bei dem zuständigen Registergericht in Dresden am 28.06.2023, wurde die Anzahl der ausgegebenen Aktien der ROSAG ohne Änderung des Grundkapitals von bisher 108.000 Namensstückaktien auf nunmehr 50.000 Namensstückaktien reduziert, wobei sich gleichzeitig der rechnerische Nennwert auf EUR 2,16 je Namensstückaktie erhöhte. Demgemäß besitzt die GBS nunmehr mit insgesamt 25.500 Namensstückaktien der ROSAG zum rechnerischen Nennwert von EUR 2,16 je Namensstückaktie einen Anteil am Grundkapital in Höhe von EUR 55.080,00 bzw. 51,0% des Grundkapitals der ROSAG i.H.v. insgesamt EUR 108.000,00 eingeteilt in 50.000 Namensstückaktien zum rechnerischen Nennwert von EUR 2,16 je Namensstückaktie. Die GBS ist somit seit dem 28.06.2023 Mehrheitsaktionärin der ROSAG. Die verbleibenden 24.500 Namensstückaktien zum rechnerischen Nennwert von EUR 2,16 je Namensstückaktie befinden sich in Händen sonstiger Aktionäre bzw. zurzeit bei einem einzigen Aktionär (Vorstand der ROSAG). Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Vertragsparteien GBS und ROSAG das Folgende: |
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ROSAG Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft
Der Vorstand
Zittau OT Hirschfelde, den 23.10.2023
Martin Sonnenberg, Vorstand
GBS Software AG
Der Vorstand
Karlsruhe, den 23.10.2023
Markus Ernst, Vorstand
Der gemeinsame Bericht des Vorstands der GBS Software AG und des Vorstands der Recycling Ostsachsen Aktiengesellschaft gem. § 293a AktG vom 23.10.2023 enthält vertiefende Ausführungen auch zu den einzelnen Regelungen des Vertrags. Auf diese Erläuterungen wird ergänzend verwiesen. Von der Einberufung der Hauptversammlung an und während der Hauptversammlung sind unter anderem folgende Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft und über die Internetseite der Gesellschaft unter https://gbs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung-2023/ zugänglich. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen erteilt. Ferner liegen diese Unterlagen zur Einsichtnahme durch die Aktionäre im Versammlungssaal aus. |
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TOP 6. |
Beschlussfassung über die Änderung und Ergänzung von § 16 der Satzung Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (Bundesgesetzblatt I Nr. 27 2022, S. 1166 ff.) hat die virtuelle Hauptversammlung eine dauerhafte Regelung im Aktiengesetz erfahren. Nach § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung, das heißt ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung, abgehalten wird. Eine solche Ermächtigung des Vorstands soll beschlossen werden. Für zukünftige Hauptversammlungen soll jeweils gesondert und unter Berücksichtigung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls entschieden werden, ob von der Ermächtigung Gebrauch gemacht und eine Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden soll. Der Vorstand wird seine Entscheidungen unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre treffen und hierbei insbesondere die Wahrung der Aktionärsrechte ebenso wie Aspekte des Gesundheitsschutzes aller Beteiligten, Aufwand und Kosten sowie Nachhaltigkeitserwägungen berücksichtigen. 6.1 Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den § 16 der Satzung um folgenden neuen Absatz 4 zu ergänzen: „(4) Der Vorstand ist ermächtigt mit Zustimmung des Aufsichtsrates vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung – Ermächtigung 2023). Die Ermächtigung gilt für die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen in einem Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsbestimmung in das Handelsregister der Gesellschaft.“ 6.2 Ermöglichung der Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung Grundsätzlich nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats persönlich an der Hauptversammlung teil. Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung jedoch bestimmte Fälle vorsehen, in denen eine Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Von dieser Möglichkeit soll Gebrauch gemacht werden, um eine Teilnahme auch in Situationen zu ermöglichen, in denen eine physische Präsenz am Ort der Hauptversammlung nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 16 der Satzung um folgenden neuen Absatz 5 zu ergänzen: „(5) Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sollen an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen. Mitgliedern des Aufsichtsrats ist in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung in den Fällen gestattet, in denen ihnen aufgrund rechtlicher Einschränkungen, ihres Aufenthalts im Ausland, ihres notwendigen Aufenthalts an einem anderen Ort im Inland oder aufgrund einer unangemessenen Anreisedauer die physische Präsenz am Ort der Hauptversammlung nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre oder wenn die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird.“ |
II. |
Gesamtzahl der Stimmen sowie Adresse für die Anmeldung und die Übersendung des Anteilsbesitznachweises |
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 1.460.000,00 und ist eingeteilt in 1.460.000 Stückaktien zum rechnerischen Nennwert von EUR 1,00 je Stückaktie. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme, so dass die Gesamtzahl der Stimmen im Zeitpunkt der Einberufung 1.460.000 beträgt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft angemeldet haben. Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts weisen die Aktionäre nach, indem sie der Gesellschaft einen in Textform (§ 126b BGB) und in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut erstellten Nachweis über den Anteilsbesitz vorlegen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. den 24. November 2023, 00:00 Uhr (MEZ), beziehen.
Die vorgenannte Anmeldung und der vorgenannte Nachweis müssen der Gesellschaft unter der folgenden Adresse bis zum Ablauf des 08. Dezember 2023, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen:
GBS Software AG
c/o Bankhaus Gebrüder Martin AG
Schlossplatz 7
73033 Göppingen
Telefax: +49 7161-96 93 17
E-Mail: bgross@martinbank.de
Eintrittskarten für die Hauptversammlung werden den Aktionären übersandt, nachdem sie sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben. Um die Organisation der Hauptversammlung zu erleichtern, bitten wir die Aktionäre, die eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigten, sich frühzeitig anzumelden.
III. |
Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts |
Nichtbörsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung, oben genannter Adressen für die Anmeldung bzw. Übersendung des Anteilsbesitznachweises sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen verpflichtet. Darüber hinaus gehende Angaben und Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Die Erteilung, der Widerruf und/oder der Nachweis der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform oder der Textform (§ 126b BGB), wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere nach § 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt wird. Eine Vollmachterteilung, deren Widerruf bzw. ein Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können postalisch, per oder per E-Mail an die folgende Anschrift bzw. E-Mail-Adresse erfolgen.
GBS Software AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten besondere gesetzliche Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG; eine solche Vollmachterklärung muss lediglich nachprüfbar festgehalten werden. In einem derartigen Fall werden die Aktionäre gebeten, sich rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer ggf. von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Auch wenn sich der Aktionär in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten vertreten lässt, sind nach den vorstehenden Bestimmungen die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Gesellschaft bietet den Aktionären und ihren Bevollmächtigten an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorgenannten Bestimmungen erforderlich. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden aufgrund einer ihnen erteilten Vollmacht das Stimmrecht nur ausüben, soweit ihnen eine Weisung erteilt wurde; sie sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Schriftform oder der Textform (§ 126b BGB). Die Erteilung sowie Änderungen der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können – Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes vorausgesetzt – bis spätestens 14. Dezember 2023, 10:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), durch Rücksendung des den Aktionären mit der Eintrittskarte zugesandten Formulars postalisch oder per E-Mail an die nachfolgend genannte Anschrift erfolgen.
GBS Software AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Für einen Widerruf der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gelten die vorstehenden Übermittlungswege und Fristen entsprechend.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer vorgesehenen Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine zuvor abgegebene Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu diesem Tagesordnungspunkt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.
Gemäß § 129 Abs. 5 AktG kann der Abstimmende von der Gesellschaft innerhalb eines Monats nach dem Tag der Haupt-versammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde.
Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden; ein nach Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen ist nach § 124a AktG unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://gbs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung-2023/
zugänglich zu machen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens bis zum 20. November 2023, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:
GBS Software AG
c/o Dr. Dagmar Meidrodt
Rechtsanwältin und Notarin
Sozietät Sobotta – Meidrodt
Notare – Rechtsanwälte
Wöhlerstraße 8-10
60323 Frankfurt am Main
E-Mail: hauptversammlung@gbs-ag.com
Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten frei.
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Nach § 126 Abs. 1, § 127 AktG zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden im Internet unter
https://gbs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung-2023/
veröffentlicht, wenn sie spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. spätestens mit Ablauf des 30. November 2023, 24:00 Uhr (MEZ) bei der nachfolgend genannten Anschrift, bzw. E-Mail-Adresse eingegangen sind.
GBS Software AG
c/o Dr. Dagmar Meidrodt
Rechtsanwältin und Notarin
Sozietät Sobotta – Meidrodt
Notare – Rechtsanwälte
Wöhlerstraße 8-10
60323 Frankfurt am Main
E-Mail: hauptversammlung@gbs-ag.com
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre insbesondere nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://gbs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung-2023/
Internetseite der Gesellschaft
Weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft (https://gbs-ag.com) und unter
https://gbs-ag.com/investor-relations/hauptversammlung-2023/
Weitere Einzelheiten können die Aktionäre der Satzung der Gesellschaft entnehmen, die auf der folgenden Internetseite der Gesellschaft verfügbar ist:
https://gbs-ag.com/investor-relations/satzung/
IV. |
Hinweis zur Datenverarbeitung für Aktionäre und Aktionärsvertreter |
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die GBS Software AG, Am Storrenacker 1a, 76139 Karlsruhe. Fragen in Zusammenhang mit der Datenverarbeitung richten Sie bitte an die o.g. Adresse der Gesellschaft oder mittels E-Mail an datenschutz@gbs-ag.com.
Die GBS Software AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.
Die Aktien der Gesellschaft sind Inhaberaktien. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Wir erhalten Daten der Aktionäre aber vor allem im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um Daten, die der Gesellschaft von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden. Das sind insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit diesen Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl der Transaktionen oder für die Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich und erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 (1) Satz 1 lit. c) EU Datenschutz-Grundverordnung.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die GBS Software AG Dienstleister, die nur solche personenbezogenen Daten erhalten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere zu den Ihnen zustehenden Rechten, können Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://gbs-ag.com/datenschutz/ entnehmen oder auf jedem anderen Wege unter den o. g. Kontaktdaten bei uns erfragen.
Karlsruhe, im November 2023
GBS Software AG
Der Vorstand