Elbstein AG
Hamburg
– ISIN: DE000A1YDGT7
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zu der ordentlichen Hauptversammlung der Elbstein AG ein, die am Freitag, den 22. Dezember 2023 um 10:00 Uhr in der Handwerkskammer Hamburg, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, stattfindet.
| A. |
TAGESORDNUNG |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Elbstein AG zum 31. Dezember 2022 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Herr Dr. Georg Issels hat sein Amt als Mitglied des Aufsichtsrats zum 31. Mai 2023 niedergelegt. Durch Beschluss des Amtsgerichts Hamburg vom 10. Juli 2023 wurde Herr Holger Balhorn gemäß § 104 Absatz 1 AktG zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Das Amt von Herrn Holger Balhorn endet nach § 104 Absatz 6 AktG, sobald der Mangel behoben ist. Es soll daher eine Neuwahl des gerichtlich bestellten Aufsichtsratsmitgliedes erfolgen. Der Aufsichtsrat der Elbstein AG setzt sich nach § 7 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft in Verbindung mit §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG ausschließlich aus von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, Herrn Holger Balhorn, Steuerberater, Hamburg, in den Aufsichtsrat zu wählen, und zwar für die verbleibende Amtsperiode des ausscheidenden Aufsichtsratsmitglieds, die bis zu der Hauptversammlung dauert, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt. Herr Balhorn ist zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung kein Mitglied in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbarer in- und ausländischer Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen. |
| 5. |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung von § 13 Hauptversammlung – Ort und Einberufung der Hauptversammlung – zur Ermächtigung des Vorstands, die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (BGBl. I 2022, S. 1166) wurde im neuen § 118a AktG die Möglichkeit eröffnet, Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Versammlungsort (virtuelle Hauptversammlung) abzuhalten. Um von dieser Möglichkeit für Hauptversammlungen der Gesellschaft, die ab dem 1. September 2023 einberufen werden, Gebrauch machen zu können, ist eine Regelung in der Satzung erforderlich. Vorliegend soll eine Satzungsregelung beschlossen werden, nach der der Vorstand dazu ermächtigt ist, zukünftig virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten. Diese Ermächtigung soll gemäß den gesetzlichen Vorgaben auf fünf Jahre befristet werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen, den § 13 der Satzung der Elbstein AG in Absätze zu unterteilen und den folgenden Absatz (2) neu einzufügen: „(2) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten werden (virtuelle Hauptversammlung), wenn die jeweilige Hauptversammlung innerhalb von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsbestimmung in das Handelsregister stattfindet.“ |
| 6. |
Beschlussfassung über die die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
| B. |
TEILNAHMEVORAUSSETZUNGEN |
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Teilnahme an der Hauptversammlung Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. |
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Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) zugehen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes erfolgt durch einen durch den Letztintermediär in Textform ausgestellten Nachweis über den Anteilsbesitz des Aktionärs, der der Gesellschaft vom Letztintermediär auch direkt übermittelt werden kann. Der besondere Nachweis über den Aktienbesitz bei der Gesellschaft hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Freitag, den 1. Dezember 2023, 00:00 Uhr, zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis muss der Gesellschaft spätestens bis zum Freitag, 15. Dezember 2023, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen: |
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Elbstein AG |
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Nach ordnungsgemäßem Eingang des Nachweises werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte zur Teilnahme an der Hauptversammlung angefordert haben, brauchen nichts weiter zu unternehmen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen. |
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Stimmrechtsvertretung Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, eine andere Person ihrer Wahl oder durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform; § 135 AktG bleibt unberührt. Es gelten hierfür die nachfolgenden Kontaktdaten der Gesellschaft: |
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Elbstein AG |
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Aktionäre, die sich hinsichtlich der Teilnahme und Ausübung ihres Stimmrechts von einem anderen Bevollmächtigten als dem weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten lassen möchten, finden für die Erteilung einer Vollmacht auf der Rückseite ihrer Eintrittskarten entsprechende Vollmachtsformulare. |
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Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, erhalten mit ihrer Eintrittskarte ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung. Die Vollmachten sind in Textform an die folgende Adresse bis spätestens am Donnerstag, den 21. Dezember 2023, 18:00 Uhr, zu übermitteln: |
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Elbstein AG |
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Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. |
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Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 und 127 AktG Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten: |
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Elbstein AG |
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Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. |
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Die Gesellschaft wird Gegenanträge von Aktionären, die spätestens bis zum 7. Dezember 2023, 24:00 Uhr, unter der zuvor genannten Anschrift eingehen, einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf den Internetseiten der Gesellschaft unter der Adresse www.elbstein.com zugänglich machen. |
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Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. des Wahlvorschlags nachzuweisen. |
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Unterlagen zur Hauptversammlung Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter www.elbstein.com abgerufen werden. |
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Datenschutzinformation für Aktionärinnen und Aktionäre der Elbstein AG Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist – ab dem 25. Mai 2018 – Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. |
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Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. |
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Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. |
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Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse info@elbstein.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: Elbstein AG, Brook 1, 20457 Hamburg. |
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Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden. |
Hamburg, im November 2023
Elbstein AG
Der Vorstand