BFM Projects AG i.L.
Berlin
ISIN DE000A2GSUW5
Einladung zur Hauptversammlung
Hiermit laden wir unsere Aktionäre ein zur außerordentlichen Hauptversammlung am
Mittwoch, den 27. Dezember 2023 um 12:00 Uhr (MESZ)
im meetinn Konferenzzentrum Essen,
Sirius Business Park Essen-Rellinghausen,
Schnabelstraße 9 in 45134 Essen
Nachdem die Gesellschaft den Liquidationserlös bereits an die Aktionäre ausgeschüttet hat, können zur Hauptversammlung weder Speisen noch Getränke gereicht werden.
Tagesordnung der Hauptversammlung
| 1. |
Vorlage und Billigung der Schlussrechnung vom 15.11.2023 Aufsichtsrat und Abwickler schlagen vor, die von den Abwicklern aufgestellte und vom Aufsichtsrat gebilligte Schlussrechnung der BFM Projects AG i.L. festzustellen. Die vorgenannten Unterlagen stehen im Internet unter
zur Verfügung. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Abwickler für den Zeitraum 01.01.-15.11.2023 (Datum der Schlussrechnung) Aufsichtsrat und Abwickler schlagen vor, den Abwicklern
für den Zeitraum 01.01.-15.11.2023 im Wege der Einzelbeschlussfassung Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für den Zeitraum 01.01.-15.11.2023 Aufsichtsrat und Abwickler schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats
für den Zeitraum 01.01.-15.11.2023 im Wege der Einzelbeschlussfassung Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das verkürzte Geschäftsjahr 2023 Gemäß § 12 der Satzung der Gesellschaft wird die Vergütung des Aufsichtsrats für das jeweils abgelaufene Geschäftsjahr durch Beschluss der Hauptversammlung festgesetzt. Aufsichtsrat und Abwickler schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten für den Zeitraum 01.01.-15.11.2023 gem. § 12 Abs. (1), Abs. (2) der Satzung folgende Vergütung:
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| 5. |
Beschlussfassung über die Aufbewahrung der Bücher und Schriften der Gesellschaft Aufsichtsrat und Abwickler schlagen vor, bei dem zuständigen Gericht anzuregen, die Bücher und Schriften der Gesellschaft zehn Jahre lang bei der Rhenus Archive Services GmbH, Rhenus-Platz 1, 59439 Holzwickede, zu hinterlegen. |
Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Teilnahme- und in der Hauptversammlung stimm- und antragsberechtigt sind gemäß § 13 der Satzung nur diejenigen Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung unter der nachfolgenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben:
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BFM Projects AG |
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem depotführenden Institut in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache abgefasste Bescheinigung erfolgen und hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Mittwoch, den 06. Dezember 2023, 00.00 Uhr (MESZ), zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils mindestens bis zum Mittwoch, dem 20. Dezember 2023, 24.00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen.
Nach Eingang der Anmeldung sowie des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die zugeschickten bzw. am Versammlungsort hinterlegten Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.
Verfahren für die Stimmabgabe/Stimmrechtsvertretung
Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine form- und fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so ist die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.
Sofern die Vollmacht nicht einer von § 135 AktG erfassten Person oder Institution erteilt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).
Die Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil diese gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Dieses steht auch unter
https://www.bfmprojects.de/bfm-aktie/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung der Gesellschaft an die nachfolgend genannte Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:
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Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG sowie Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
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Gegenanträge und Wahlvorschläge gegen die Vorschläge von Abwicklern und/oder Aufsichtsrat zu den Punkten der Tagesordnung, die spätestens zum Ablauf des 12. Dezember 2023, 24.00 Uhr (MESZ), bei der vorstehenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingehen und die die weiteren Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach §§ 126, 127 AktG erfüllen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse
https://www.bfmprojects.de/bfm-aktie/hauptversammlung/
veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre, etwaiger Aktionärsvertreter und Gäste. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Eintrittskartennummer und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist es, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) der DSGVO.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnahmeverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. (spätestens vier Jahre nach der Hauptversammlung).
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III DSGVO. Zudem steht Ihnen einen Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.
Bei Anmerkungen und Rückfragen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an folgenden Kontakt:
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 100.000,00 ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 100.000 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Aus eigenen Aktien steht der Gesellschaft jedoch kein Stimmrecht zu. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Stückaktien. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung somit 100.000.
Berlin, im November 2023
BFM Projects AG i.L.
Die Abwickler