DCI Database for Commerce and Industry AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 13. Mai 2024, um 14.00 Uhr)

DCI Database for Commerce and Industry AG

Starnberg

ISIN: DE000A11QU11 /​/​ WKN: A11QU1

Eindeutige Kennung: a63b5b7939c0ee11b52f00505696f23c

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der

am Montag, den 13. Mai 2024, um 14.00 Uhr

im Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg,
Münchner Str. 17, 82319 Starnberg,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der DCI Database for Commerce and Industry AG zum 31. Dezember 2023 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt deshalb keinen Beschluss zu fassen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der DCI Database for Commerce and Industry AG aus dem Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR 3.489.462,21 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 die PBS Audit GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Klingholzstr. 7, 65189 Wiesbaden, zu wählen.

Freiwillige Hinweise der Gesellschaft:

Nicht-börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 121 Abs. 3 Aktiengesetz i. V. m. § 3 Abs. 2 Aktiengesetz sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der untenstehenden Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um unseren Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern:

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sieht § 16 der Satzung in der aktuell gültigen Fassung folgende Regelung vor:

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts ist nachzuweisen. Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erforderlich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat.“

Demzufolge gilt: Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend benannten Adresse anmelden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer, durch den Letztintermediär ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3 AktG eingereicht wird. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des Montags, 22. April 2024, 0.00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen mit der Anmeldung unter der nachfolgend benannten Adresse bis spätestens Montag, den 06. Mai 2024, 24.00 Uhr, zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform.

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München, Deutschland
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und der Ausübung des Stimmrechts.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall durch das depotführende Institut vorgenommen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise einen Intermediär (ein Kreditinstitut oder sonstiges, ihnen gleichgestelltes Institut oder Unternehmen), eine Vereinigung von Aktionären, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall muss die Anmeldung unter Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig erfolgen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz der Textform, § 135 Aktiengesetz bleibt davon unberührt. Werden Vollmachten zur Stimmrechtsausübung an Intermediäre (Kreditinstitute oder sonstige ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen) sowie Aktionärsvereinigungen oder Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 Aktiengesetz erteilt, besteht kein Textformerfordernis, jedoch ist die Vollmachtserteilung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 Aktiengesetz.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Es befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die der Aktionär bei rechtzeitiger Anmeldung und Nachweiserbringung erhält. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.dci.de/​investor-relations/​#tab-1410961903532-2-2

zum Download zur Verfügung. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der DCI Database for Commerce and Industry AG an die Adresse

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München, Deutschland

oder auch elektronisch an die E-Mail-Adresse

anmeldestelle@computershare.de

übermittelt werden.

Stimmrechtsvertreter

Als besonderen Service bietet die DCI Database for Commerce and Industry AG ihren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Soweit die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne Weisungen werden sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen wollen, müssen sich rechtzeitig unter Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes anmelden.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung stehen den Aktionären auf der Internetadresse der Gesellschaft unter

https:/​/​www.dci.de/​investor-relations/​#tab-1410961903532-2-2

zum Download zur Verfügung oder können direkt bei der Gesellschaft unter der für die Anmeldung genannten Adresse oder E-Mail-Adresse angefordert werden.

Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, sind bis Freitag, den 10. Mai 2024, 12.00 Uhr, bei der Gesellschaft – bei der für die Anmeldung genannten Adresse oder E-Mail-Adresse – eingehend zurückzusenden, andernfalls können diese aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.

Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch während der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Weitere Informationen zur Abstimmung

Bei den vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 6 besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja (Befürwortung), Nein (Ablehnung) oder Enthaltung zu stimmen. Alle Beschlussfassungen haben bindenden Charakter.

Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz

a)

Tagesordnungsergänzungsverlangen

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre der Gesellschaft, deren Anteile zusammen aufgerundet auf die nächst höhere volle Aktienzahl den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital der Gesellschaft erreichen, das entspricht 500.000 Stückaktien, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist unter Beifügung des Nachweises über die Aktienbesitzzeit schriftlich an den Vorstand zu richten und muss bei der Gesellschaft spätestens am Donnerstag, den 18. April 2024, 24.00 Uhr, eingehen. Ein solches Verlangen ist ausschließlich zu richten an:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Vorstand
c/​o ACURIS Rechtsanwälte PartG mbBB
Ludwigstr. 11
80539 München, Deutschland

b)

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/​oder Abschlussprüfern, soweit solche Wahlen auf der Tagesordnung stehen, sind ausschließlich zu richten an:

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o ACURIS Rechtsanwälte PartG mbB
Ludwigstr. 11
80539 München, Deutschland
oder per E-Mail: finanzen@dci.de

Bis spätestens am Sonntag, den 28. April 2024, 24.00 Uhr, bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären unter der Internetadresse der Gesellschaft

https:/​/​www.dci.de/​investor-relations/​#tab-1410961903532-2-2

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden nach dem 28. April 2024 ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht.

Einsehbare Unterlagen

Die nachfolgenden Unterlagen können vom Tag der Einberufung an im Internet unter

https:/​/​www.dci.de/​investor-relations/​#tab-1410961903532-2-2

eingesehen werden und werden auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme der Aktionäre ausgelegt:

der Jahresabschluss der DCI Database for Commerce and Industry AG und der Bericht des Aufsichtsrats jeweils für das Geschäftsjahr 2023;

der Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023.

Zeitangaben

Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind sämtliche Zeitangaben in dieser Hauptversammlungseinladung Zeitangaben in der für Deutschland geltenden mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ). Die koordinierte Weltzeit (UTC) entspricht der mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) minus zwei Stunden.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die DCI Database for Commerce and Industry AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name und Vorname des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die DCI Database for Commerce and Industry AG wird vertreten durch den Vorstand Michael Mohr und Sascha Neubacher. Sie erreichen die DCI Database for Commerce and Industry AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Enzianstr. 2
82319 Starnberg, Deutschland
oder
E-Mail: finanzen@dci.de

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die Depot führende Bank die personenbezogenen Daten an die DCI Database for Commerce and Industry AG. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Die DCI Database for Commerce and Industry AG speichert diese personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten geltend machen:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Enzianstraße 2
82319 Starnberg, Deutschland
oder
E-Mail: finanzen@dci.de

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Bayern, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, zu.

 

Starnberg, im März 2024

DCI Database for Commerce and Industry AG

Der Vorstand

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