EnviTec Biogas AG
Lohne
ISIN DE000A0MVLS8
WKN A0MLVS
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)
Wir laden unsere Aktionäre und Aktionärinnen hiermit zur ordentlichen Hauptversammlung ein,
die am Dienstag, den 25. Juni 2024, um 14.00 Uhr (MESZ)
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Boschstraße 2, 48369 Saerbeck. Demgemäß besteht kein Recht der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, an dieser Versammlung physisch teilzunehmen.
Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung für angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte erfolgt über ein internet-basiertes passwortgeschütztes Aktionärsportal. Dieses kann über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
erreicht werden.
Bitte beachten Sie die Hinweise zur Teilnahme der Aktionäre an der virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zu den weiteren hauptversammlungsbezogenen Rechten der Aktionäre im Anschluss an die Tagesordnung.
Überblick über die Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, des Lageberichts des EnviTec-Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 |
| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 |
| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 |
| 5. |
Wahl des Abschluss- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 |
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, des Lageberichts des EnviTec-Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Der Geschäftsbericht der Gesellschaft, der den gebilligten Konzernabschluss zum 31. Dezember 2023, den Lagebericht des EnviTec-Konzerns sowie den Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 enthält, sowie alle weiteren vorgenannten Unterlagen sind im Internet unter dem Link
erhältlich. Darüber hinaus können die vorgenannten Unterlagen in den Geschäftsräumen am Sitz der EnviTec Biogas AG, Industriering 10a, 49393 Lohne, eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch unverzüglich und kostenfrei zugesandt. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den in der Bilanz der EnviTec Biogas AG zum 31. Dezember 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 142.218.788,70 wie folgt zu verwenden:
Die Dividende ist ab dem 28. Juni 2024 zahlbar. Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt, dass die Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 150.000 eigene Aktien hält, die nicht dividendenberechtigt sind. Soweit sich die Zahl nicht dividendenberechtigter eigener Aktien bis zum Tag der Hauptversammlung erhöht, wird der obige Beschlussvorschlag dergestalt angepasst werden, dass bei einer unveränderten Dividende von EUR 3,00 je dividendenberechtigter Stückaktie der auf die weiteren eigenen Aktien entfallende Ausschüttungsbetrag auf neue Rechnung vorgetragen |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschluss- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Kohl & Zerhusen GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, 49439 Steinfeld, zum Abschluss- und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen. |
| I. |
Hinweise zur Einberufung |
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage von Ziffer 13.3 der Satzung der Gesellschaft beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung 2024 als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Hauptversammlungsort ist ausgeschlossen.
Wir bitten die Aktionäre um besondere Beachtung der folgenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Aktionäre, die sich nach den nachfolgend genannten Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, oder ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton nach Eingabe der zugesandten individuellen Zugangsdaten über das internet-basierte passwortgeschützte Aktionärsportal („HV-Aktionärsportal“) im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
verfolgen sowie ihre Aktionärsrechte auszuüben. Die individuellen Zugangsdaten zu dem HV-Aktionärsportal werden nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes versandt. Einzelheiten hierzu finden sich im nachfolgenden Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“.
Über das HV-Aktionärsportal können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, von ihrem Rede- und Auskunftsrecht Gebrauch machen, Widerspruch zu Protokoll erklären und vor der Versammlung Stellungnahmen im Wege elektronischer Kommunikation einreichen. Einzelheiten hierzu finden sich in den nachfolgenden Abschnitten.
| II. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig unter Beifügung des in Ziffer 14 der Satzung i.V.m. § 123 Abs. 4 Sätze 1, 2 und 4 AktG bestimmten Nachweises ihres Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft spätestens am Dienstag, 18. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:
EnviTec Biogas AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Der Nachweis des Anteilsbesitzes ist durch das depotführende Institut in Textform zu erstellen und hat sich auf den Geschäftsschluss (24:00 Uhr – MESZ) des 3. Juni 2024 (Montag) – das entspricht somit dem Beginn (0:00 Uhr – MESZ) des 4. Juni 2024 (Dienstag) – (Nachweisstichtag), zu beziehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veräußerungen nach dem Nachweisstichtag lassen Inhalt und Umfang des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des Veräußerers unberührt.
Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die angemeldeten Aktionäre sogenannte Zugangskarten, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) für das HV-Aktionärsportal abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die folgende Internetseite:
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
| III. |
Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl |
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege elektronischer Kommunikation per Briefwahl abgeben. Hierzu sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“). Die Stimmabgabe im Wege der elektronischer Briefwahl kann über das HV-Aktionärsportal im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren vorgenommen werden.
Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl über das HV-Aktionärsportal ist ab Dienstag, dem 4. Juni 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 25. Juni 2024 durch den Versammlungsleiter für die jeweilige Abstimmung angekündigten Zeitpunkt möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt kann im HV-Aktionärsportal eine über das HV-Aktionärsportal vorgenommene Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl auch geändert oder widerrufen werden.
Wird bei der elektronischen Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Es wird darauf hingewiesen, dass andere Kommunikationswege für die Briefwahl nicht zur Verfügung stehen, insbesondere keine Übersendung der Briefwahlstimme per Post.
| IV. |
Vertretung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter |
Wir bieten unseren Aktionären an, dass sie sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls unter den oben genannten Voraussetzungen (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“) zur Hauptversammlung anmelden und den Anteilsbesitz nachweisen.
Soweit die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Sollte keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt werden, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten. Sofern zu einem Beschlussgegenstand eine Einzelabstimmung durchgeführt wird, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, gilt eine Weisung zu diesem Beschlussgegenstand insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter weder vor noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zur Abgabe von Erklärungen zu Protokoll entgegennimmt und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen.
Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB) und kann unter Verwendung des Formulars zur Erteilung einer Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, das nach erfolgter form- und fristgerechter Anmeldung und dem Nachweis des Anteilsbesitzes den Aktionären übersendet wird, oder über das HV-Aktionärsportal im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren vorgenommen werden.
Die formulargestützte Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie die Weisungen müssen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens Montag, den 24. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:
EnviTec Biogas AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
E-Mail an: hauptversammlung@baderhubl.de
Eine Übermittlung per Telefax ist nicht möglich.
Die Erteilung einer Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nebst Weisungen über das HV-Aktionärsportal im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
ist ab Dienstag, den 4. Juni 2024, bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung am 25. Juni 2024 durch den Versammlungsleiter hierfür angekündigten Zeitpunkt möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über das HV-Aktionärsportal erteilten Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich.
| V. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten |
Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“), können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater, andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, soweit sie selbst bevollmächtigt werden, abweichende Regelungen vorsehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.
Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht wird den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und dem Nachweis des Anteilsbesitzes übermittelt.
Die Bevollmächtigung kann gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder gegenüber der Gesellschaft erklärt bzw. nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 24. Juni 2024 (Montag), 24:00 Uhr (MESZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:
EnviTec Biogas AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
E-Mail an: hauptversammlung@baderhubl.de
Eine Übermittlung per Telefax ist nicht möglich.
Die Erteilung einer Vollmacht über das HV-Aktionärsportal im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
ist ab Dienstag, den 4. Juni 2024, und auch noch während der virtuellen Hauptversammlung am 25. Juni 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter hierfür angekündigten Zeitpunkt möglich. Während der virtuellen Hauptversammlung am 25. Juni 2024 bis zu dem in der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter hierfür angekündigten Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über das HV-Aktionärsportal erteilten Vollmacht über das HV-Aktionärsportal möglich.
Die Bevollmächtigten können sich zur Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal elektronisch zuschalten und dort die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen und die Aktionärsrechte ausüben. Die Nutzung des HV-Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten wie auch die elektronische Zuschaltung zu der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.
| VI. |
Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung |
Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über das HV-Aktionärsportal) durch Vollmacht und Weisungen erteilt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das HV-Aktionärsportal, 2. per Brief und 3. per E-Mail.
Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich.
Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung eingehen, gilt: Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Person.
| VII. |
Weitere Rechte der Aktionäre |
| a) |
Ergänzungsanträge nach § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro des Grundkapitals der Gesellschaft erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung ist an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis Freitag, den 31. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), in schriftlicher Form unter der Adresse
zugegangen sein. Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
veröffentlicht und bekannt gemacht. |
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| b) |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären zu einem Beschlussvorschlag der Verwaltung betreffend einen bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG sind ausschließlich an die nachfolgende Adresse zu richten:
Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge von Aktionären, die der Gesellschaft spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis Montag, den 10. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorgenannten Adresse bzw. E-Mailadresse zugegangen sind, unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter
veröffentlichen. Anderweitig adressierte oder verspätete Anträge werden nicht zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht. Zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge gelten in der virtuellen Hauptversammlung als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Das Stimmrecht zu derartigen Anträgen kann ausgeübt werden, auch schon vor der Hauptversammlung, sobald die Voraussetzungen für die Stimmrechtsausübung erfüllt sind (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“). Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Versammlung nicht behandelt werden. Sollte über Gegenanträge oder Wahlvorschläge abgestimmt werden, ist die Stimmrechtsausübung (elektronische Briefwahl) ausschließlich über das HV-Aktionärsportal möglich. |
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| c) |
Einreichung von Stellungnahmen nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahmen an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“) haben das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen (§ 130a Abs. 1 bis 4 AktG). Stellungnahmen sind in Textform gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren im HV-Aktionärsportal unter
bis spätestens fünf Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. spätestens bis Mittwoch, den 19. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), einzureichen. Der Umfang einer Stellungnahme ist auf 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) beschränkt. Die Gesellschaft wird Stellungnahmen, die den vorstehenden Anforderungen genügen, spätestens vier Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. spätestens bis Donnerstag, den 20. Juni 2024, 24:00 (MESZ), über das HV-Aktionärsportal unter Veröffentlichung des Namens des Aktionärs bzw. dessen Bevollmächtigten zugänglich machen. Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung nach § 131 Abs. 1a AktG. Fragen, Anträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, die in Stellungnahmen enthalten sind, werden nicht als solche berücksichtigt. Diese sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert angegebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären. |
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| d) |
Rederecht nach § 130a Abs. 5 und 6 AktG Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben ein Rederecht in der Hauptversammlung. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht möglich. Auskunftsverlangen dürfen Bestandteil eines Redebeitrags sein. Zur Ausübung des Rederechts ist die von der Gesellschaft angebotene Videokommunikation im HV-Aktionärsportal zu verwenden, womit zur Ausübung eine elektronische Zuschaltung der Aktionäre zur Hauptversammlung erforderlich ist. Die Ausübung erfordert, dass jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter zuvor über die im HV-Aktionärsportal vorgesehene Schaltfläche „Virtueller Wortmeldetisch“ eine Wortmeldung abgibt. Dies ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung ab Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich. Voraussetzungen für die Ausübung des Rederechts ist eine stabile Internetverbindung sowie ein internetfähiges, funktionstüchtiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon. Hinweise dazu sind unter
bereitgestellt. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. |
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| e) |
Auskunftsrecht nach § 131 AktG Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können gemäß § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Zu allen vom Vorstand gegebenen Antworten steht den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung ein Nachfragerecht gemäß § 131 Abs. 1d AktG zu. Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Absatz 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über das HV-Aktionärsportal ausgeübt werden können, womit zur Ausübung eine elektronische Zuschaltung der Aktionäre zur Hauptversammlung erforderlich ist. Die Ausübung erfordert in diesem Fall, dass jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter zuvor über die im HV-Aktionärsportal vorgesehene Schaltfläche „Virtueller Wortmeldetisch“ eine Wortmeldung abgibt. Dies ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung ab Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen. |
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| f) |
Anträge und Wahlvorschläge in der Hauptversammlung Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, in der Hauptversammlung Anträge zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten. Dies gilt auch für Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG, unabhängig davon, ob sie zugänglich gemacht wurden oder nicht. Anträge und Wahlvorschläge dürfen Bestandteil eines Redebeitrags sein. Zur Ausübung dieser Rechte ist die von der Gesellschaft angebotene Videokommunikation im HV-Aktionärsportal zu verwenden, womit zur Ausübung eine elektronische Zuschaltung der Aktionäre zur Hauptversammlung erforderlich ist. Die Ausübung erfordert, dass jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter zuvor über die im HV-Aktionärsportal vorgesehene Schaltfläche „Virtueller Wortmeldetisch“ eine Wortmeldung abgibt. Dies ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung ab Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter (MESZ) bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich. |
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| g) |
Widerspruchsrecht gegen Beschlüsse der Hauptversammlung nach § 118a AktG Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG i.V.m. § 245 AktG Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre (siehe unter „II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte“) oder ihre Bevollmächtigten können vom Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft auf elektronischem Weg Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll erklären. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erklären keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll. |
| VIII. |
Weitere Angaben zu den Abstimmungen nach Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 |
Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen (zur Erläuterung siehe dort). Unter den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschlüsse bzw. Wahlvorschläge verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung), d.h. nicht an der Abstimmung teilnehmen.
| IX. |
Zeitangaben in dieser Einberufung |
Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. UTC = MESZ minus zwei Stunden.
| X. |
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre |
Die Gesellschaft verarbeitet als die im Sinne von Artikel 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung verantwortliche Stelle personenbezogener Daten (Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Zugangsdaten zum HV-Aktionärsportal sowie Daten zur Nutzung des Portals einschließlich IP-Adresse, Stellungnahmen, Stimmabgaben und Widersprüchen) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Zudem verarbeitet die Gesellschaft auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär etwaig benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort). Sofern ein Aktionär oder ein Vertreter mit der Gesellschaft in Kontakt tritt, verarbeitet die Gesellschaft zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die von Aktionären oder ihren Vertretern angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel Telefonnummern).
In Abhängigkeit vom Einzelfall kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht. Die Gesellschaft verarbeitet beispielsweise Informationen zu Anträgen, Fragen und Wahlvorschlägen. Im Falle von zugänglich zu machenden Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs zudem im Internet unter
https://www.envitec-biogas.de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung/2024
veröffentlicht.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist nach den §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten sowie um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten ist eine Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderen versammlungsbezogenen Rechten nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung. Da sämtliche Aktien der Gesellschaft Inhaberaktien sind, weist die Gesellschaft jedoch darauf hin, dass Aktionäre sich unter Wahrung ihrer Anonymität bzw. ohne Bereitstellung ihrer personenbezogenen Daten durch Bevollmächtigte nach § 135 AktG (Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) vertreten lassen können. Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie zum Beispiel aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.
Die Dienstleister der Gesellschaft, die zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung im Wege der Auftragsverarbeitung eingesetzt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.
Die Gesellschaft verwendet die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erhobenen personenbezogenen Daten nicht zur Vornahme von Entscheidungen, die auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Profiling). Die Gesellschaft bzw. die damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle und diese über das Kreditinstitut des Aktionärs, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien der Gesellschaft beauftragt haben (sogenannte Depotbank). Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer bis zu drei Jahre, soweit nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften die Gesellschaft zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Nach Ablauf des entsprechenden Zeitraums werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
Unter bestimmten gesetzlichen Vorschriften haben Aktionäre ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung. Sollten personenbezogene Daten von Aktionären unrichtig oder unvollständig sein, haben diese ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung. Die Aktionäre können jederzeit die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die Gesellschaft nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt ist. Ferner haben die Aktionäre ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 Datenschutz-Grundverordnung.
Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
privacy@envitec-biogas.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
EnviTec Biogas AG
Industriering 10a
49393 Lohne
Telefax: +49 (0) 4442 8016-98100
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
Lohne, im Mai 2024
EnviTec Biogas AG
Der Vorstand