Information zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird gemäß § 118a AktG und § 12 Absatz (2) der Satzung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung ist daher ausgeschlossen.

Die Hauptversammlung wird für die Aktionäre am 11. Juli 2024 ab 10:00 Uhr (MESZ) live im Internet unter

im passwortgeschützten InvestorPortal in Bild und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118a Abs. 1 Satz 2 AktG.

Für die Ausübung ihrer Aktionärsrechte steht den Aktionären im Internet unter der Internetadresse

das passwortgeschützte InvestorPortal zur Verfügung. Hierüber können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren und den nachfolgenden Bestimmungen unter anderem ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, von dem Auskunfts- und Rederecht Gebrauch machen, Anträge stellen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Für die Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die individuellen Zugangsdaten für das passwortgeschützte InvestorPortal zur Hauptversammlung werden den im Aktienregister eingetragenen Aktionären mit der Einladung zugesandt.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder über Vollmachtserteilung.

Teilnahmevoraussetzungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre der OWG Beteiligungs AG berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich gemäß § 12 Absatz (4) der Satzung rechtzeitig bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 4. Juli 2024 bis 24:00 Uhr (MESZ) über das passwortgeschützte InvestorPortal unter

oder in Textform unter der Anschrift

OWG Beteiligungs AG
Frau Ute Waldt
Gruber Str. 65
85586 Poing
oder per Telefax unter 08121 707-12116
oder unter der E-Mail-Adresse ute.waldt@owgag.de

zugegangen sein.

Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Dieser wird dem Bestand am Ende des Anmeldeschlusstages entsprechen, da Anträge auf Umschreibungen im Aktienregister, die nach dem Ablauf des 4. Juli 2024 bis zum Ablauf der Hauptversammlung am 11. Juli 2024 zugehen, im Aktienregister der Gesellschaft erst mit Wirkung nach dem Tag der Hauptversammlung verarbeitet und berücksichtigt werden. Demnach entspricht der Stand des Aktienregisters zum Zeitpunkt der Hauptversammlung dem Stand des Aktienregisters am 4. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), (maßgeblicher Bestandsstichtag, auch „technical record date“ genannt).

Hinweise zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen durch Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation abgeben. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals zur Hauptversammlung unter

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen.

Die Stimmabgabe mittels Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation über das InvestorPortal ist auch während der virtuellen Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt vorgenommen worden sein. Entsprechendes gilt für einen Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe durch Briefwahl.

Hinweise zur Stimmrechtsvertretung

Die Gesellschaft weist darauf hin, dass das Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen anderen Aktionär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechtsberater, ausgeübt werden kann. Die Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten vom Vollmachtgeber erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 14 Absatz (2) der Satzung der Textform; allerdings weist die OWG Beteiligungs AG auf Folgendes hin:

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere der in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Institute, Unternehmen oder Personen verlangen möglicherweise eine andere Form der Vollmacht, weil sie die ihnen erteilten Vollmachten nachprüfbar festhalten müssen. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden; die Vollmachterklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis der Bevollmächtigung. Die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf an die Gesellschaft können bis spätestens 10. Juli 2024, 12:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft), unter folgender Anschrift erfolgen:

OWG Beteiligungs AG
Frau Ute Waldt
Gruber Str. 65
85586 Poing
oder per Telefax: 08121 707-12116
oder per E-Mail an: ute.waldt@owgag.de

Zudem können Vollmachten auch unter Nutzung des unter

zugänglichen passwortgeschützten InvestorPortals erteilt, geändert oder widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht auch noch während der Hauptversammlung bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt.

Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Hinweise zur Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, an die Weisungen der jeweiligen Aktionäre gebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor und auch noch während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den ihnen von den Aktionären erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Beschlussvorschlägen vorliegt.

Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind in Textform zu übermitteln. Ein Formular, das für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt.

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann postalisch, per Telefax oder per E-Mail bis spätestens 10. Juli 2024, 12:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:

OWG Beteiligungs AG
Frau Ute Waldt
Gruber Str. 65
85586 Poing
oder per Telefax: 08121 707-12116
oder per E-Mail an: ute.waldt@owgag.de

Zudem können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch unter Nutzung des unter

zugänglichen passwortgeschützten InvestorPortals erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht auch noch während der Hauptversammlung bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt.

Hinweise zur Einreichung von Stellungnahmen

Aktionäre haben das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mailadresse ute.waldt@owgag.de in Textform einzureichen. Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis spätestens zum 5. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), einzureichen. Ihr Umfang darf 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) nicht überschreiten. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

Eingereichte Stellungnahmen, die diesen Anforderungen genügen und nach den gesetzlichen Bestimmungen zugänglich zu machen sind, werden unter Offenlegung des Namens des Aktionärs bzw. seines Bevollmächtigten bis spätestens vier Tage vor der Versammlung, d. h. bis spätestens zum 6. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), über das InvestorPortal zugänglich gemacht.

Hinweise zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen

Gegenanträge von Aktionären zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie anderweitige Wahlvorschläge für die Wahl zum Abschlussprüfer im Sinne von § 127 AktG sind ausschließlich an die OWG Beteiligungs AG unter folgender Adresse zu richten:

OWG Beteiligungs AG
Frau Ute Waldt
Gruber Straße 65
85586 Poing
oder per Telefax: 08121 707-12116
oder per E-Mail: ute.waldt@owgag.de

Ordnungsgemäße Gegenanträge von Aktionären, die spätestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis zum 26. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter dieser Adresse eingegangen sind, werden den Aktionären unverzüglich zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte oder nicht bis zu diesem Datum eingegangene Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Gegenanträge sowie sonstige Anträge können auch während der virtuellen Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation gestellt werden; hierfür ist die von der Gesellschaft angebotene Form der Videokommunikation zu verwenden. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Versammlung und vor der Antragstellung zu überprüfen und den Antrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Anträge von Aktionären, die nach § 126 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Hinweise zum Rederecht, Auskunftsrecht und Antragsrecht in der Hauptversammlung

Elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben ein Rederecht und ein Auskunftsrecht in der Hauptversammlung. Auskunftsverlangen dürfen Bestandteil eines Redebeitrags sein. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht möglich.

Elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben ferner das Recht, Anträge in der Hauptversammlung zu stellen.

Zur Ausübung der vorstehenden Rechte ist das unter

zugängliche passwortgeschützte InvestorPortal zu verwenden. Die Ausübung der Rechte erfolgt im Wege der Videokommunikation und ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr (MESZ) bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich.

Die Gesellschaft hat sich vorbehalten, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär oder Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung zuvor zu überprüfen und den Redebeitrag, die Frage bzw. den Antrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Weitere Hinweise zum Auskunftsrecht

Das Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 131 Abs. 1 AktG umfasst die Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, soweit diese zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen (vgl. § 131 Abs. 1 Satz 2 und Satz 4 AktG). Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand unter den in § 131 Abs. 3 AktG aufgeführten Gründen absehen.

Hinweise zur Widerspruchseinlegung

Elektronisch zugeschalteten Aktionären wird die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen können im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal unter

zu Protokoll des Notars erklärt werden und sind ab Eröffnung der Hauptversammlung am 11. Juli 2024, 10:00 Uhr (MESZ), bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

Weitere Informationen zur Abstimmung (gemäß Tabelle 3 EU-DVO)

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie zuvor näher bestimmt auszuüben. Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen. Die Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 10 haben verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).

UTC-Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO)

Sämtliche Zeitangaben in der Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die OWG Beteiligungs AG, Gruber Straße 65, 85586 Poing, Telefon: + 49 (0) 8121 707 – 17 116, E-Mail: info@owgag.de, verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Aktionäre sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter (z. B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Zugangsdaten, Bevollmächtigungen/​Weisungen, gegebenenfalls vom jeweiligen Aktionär in der Hauptversammlung gestellte Fragen, eine gegebenenfalls eingereichte Stellungnahme oder gestellte Anträge). Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich erforderlich.

Die OWG Beteiligungs AG überträgt die virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG für zugeschaltete Aktionäre vollständig im Internet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i. V. m. §§ 67e, 118 ff. AktG. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung zweckdienlich sind oder an denen die OWG Beteiligungs AG aus anderen Gründen ein berechtigtes Interesse hat, auf Grundlage berechtigter Interessen der OWG Beteiligungs AG erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO). Die OWG Beteiligungs AG erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel von diesen selbst.

Die von der OWG Beteiligungs AG für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der OWG Beteiligungs AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der OWG Beteiligungs AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/​oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Rede-, Auskunfts- oder Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG).

Die Gesellschaft muss Redner namentlich aufrufen, wenn diese ihre Redebeiträge im Wege der Videokommunikation leisten wollen; sie behält sich außerdem vor, Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich zu nennen. Personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern werden ferner bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen, Wahlvorschlägen oder eingereichten Stellungnahmen sowie eingereichten Widersprüchen oder im Wege der elektronischen Kommunikation übermittelten Verlangen gemäß § 131 Abs. 5 AktG im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlicht oder anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zugänglich gemacht oder zur Verfügung gestellt.

Die OWG Beteiligungs AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung sowie den Erhalt ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu beantragen. Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der OWG Beteiligungs AG unter:

Bernhard Brunner/​Projekt 29 GmbH & Co KG
Ostengasse 14, 93047 Regensburg
Telefon: + 49 (941) 2986930
E-Mail: anfrage@projekt29.de