ifa systems AG
Frechen
ISIN DE0007830788
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am
Donnerstag, dem 28. Mai 2026, um 10:00 Uhr (MESZ)
am Sitz der Gesellschaft, Augustinusstraße 11B, 50226 Frechen,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG für das am 31. Dezember 2025 beendete Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats für die ifa systems AG über das Geschäftsjahr 2025 Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen der §§ 172, 173 AktG ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat den Jahresabschluss nach §§ 171, 172 AktG bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gem. § 172 AktG festgestellt. |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Alleinvorstand für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HLB TREUMERKUR GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026 zu bestellen. |
II. Mitteilungen und Informationen für die Aktionäre
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung hierzu nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend und erforderlich. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich daher auf den 6. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag) zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 21. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
ifa systems AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: [email protected]
Wir bitten die Aktionäre aus organisatorischen Gründen, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen und sich frühzeitig mit ihrem depotführenden Institut in Verbindung zu setzen.
Allen zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten (siehe dazu den nachfolgenden Abschnitt „Bevollmächtigung“) werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung erteilt. Wir möchten klarstellend darauf hinweisen, dass die Eintrittskarte lediglich der Erleichterung der Organisation der Hauptversammlung dient und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts nach dem Gesetz oder der Satzung darstellt. Eintrittskarten zur Hauptversammlung werden auf dem Postweg zugesandt. Ersatzeintrittskarten sind am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle erhältlich.
Bevollmächtigung
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.
Wenn weder ein Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung per Post oder E-Mail bis zum Ablauf des 26. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
ifa systems AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: [email protected]
Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft abgegeben werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere in § 135 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform.
Ein Formular, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt.
Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt werden. Ferner können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zum Ablauf des 26. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), per Post oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Bevollmächtigung“ genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Gegen- oder Verfahrensanträgen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.
Möchte ein Aktionär trotz bereits erfolgter Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter an der Hauptversammlung selbst oder durch einen Vertreter teilnehmen und die betreffenden Aktien vertreten, so ist dies bei Erscheinen in der Hauptversammlung möglich. Im Falle einer persönlichen Anmeldung durch den Aktionär oder seinen Vertreter an der Einlasskontrolle werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter von einer ihnen erteilten Vollmacht auch ohne formgerechten Widerruf ihrer Vollmacht keinen Gebrauch machen.
III. Rechte der Aktionäre
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, §§ 126, Abs. 1, 127 AktG
Anträge nach § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge nach § 127 AktG richten Sie bitte ausschließlich an:
ifa systems AG
Investor Relations
Augustinusstr. 11B
50226 Frechen
E-Mail: [email protected]
Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 13. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen, werden im Internet unter
https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/
veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
IV. Unterlagen und Datenschutz
Unterlagen
Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/
zugänglich gemacht:
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Die Einladung zur Hauptversammlung |
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Der festgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG für das Geschäftsjahr 2025 |
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Der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2025 |
Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung der Gesellschaft werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter
https://www.ifasystems.de/ueber-uns/investor-relations/
entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.
Frechen, im April 2026
ifa systems AG
Der Vorstand