SinnerSchrader AktiengesellschaftHamburgEinladung zur ordentlichen HauptversammlungDie Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am 26. Februar 2021 um 12:00 Uhr MEZ als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen. Für Aktionäre der SinnerSchrader Aktiengesellschaft und ihre Bevollmächtigten wird diese virtuelle Hauptversammlung mit Bild und Ton live via Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich über die elektronische Briefwahl oder Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Völckersstraße 14, 22765 Hamburg. Tagesordnung
Allgemeine Hinweise zur virtuellen HauptversammlungAuf Grundlage von § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (BGBl. I Nr. 14 2020, S. 569, 570), dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020 (BGBl. I 2020, Nr. 48 S. 2258) bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde (nachfolgend „COVID-19-Maßnahmengesetz“), hat der Vorstand der SinnerSchrader Aktiengesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) als sogenannte virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen. Die gesamte Hauptversammlung wird für Aktionäre, die den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie nachstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 26. Februar 2021 ab 12:00 Uhr MEZ live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/im passwortgeschützten HV-Portal in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz ist nicht möglich. Über das passwortgeschützte HV-Portal können Aktionäre, die den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie nachstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre ihnen eingeräumten Aktionärsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zur Niederschrift erklären. Nachweis der BerechtigungZur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 16 Absatz 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen bzw. depotführenden Instituts erforderlich und ausreichend; der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes kann sich auf den Beginn des 21. Tages (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 5. Februar 2021, 00:00 Uhr MEZ, beziehen und muss der Gesellschaft unter folgender Postanschrift bzw. E-Mail-Adresse bis zum 19. Februar 2021, 24:00 Uhr MEZ, zugehen:
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den Nachweis über den Anteilsbesitz erbracht hat. Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Stimmrechtskarten für die Ausübung der Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Zugangsdaten für das HV-Portal übersandt. Details zum HV-PortalAb voraussichtlich 5. Februar 2021 steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/das passwortgeschützte HV-Portal zur Verfügung. Hierüber können Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) – gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren jeweils wie in den nachfolgenden Abschnitten näher beschrieben – beispielsweise ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben sowie elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, Fragen einreichen und Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. StimmrechtsvertretungBevollmächtigung eines Dritten Aktionäre können sich hinsichtlich der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung ihres Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Auch in allen Fällen der Stimmrechtsvertretung bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises der Berechtigung des Vollmachtgebers zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch bevollmächtigte Dritte nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch ein sonstiger von § 135 Aktiengesetz erfasster Intermediär noch eine andere, diesen nach § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung sowie auch den Widerruf von Vollmachten steht das passwortgeschützte HV-Portal unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/zur Verfügung – und zwar auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen. Die vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse kann ebenfalls hierfür verwendet werden, aus technisch-organisatorischen Gründen allerdings nur für Übermittlungen bis zum 25. Februar 2021, 24:00 Uhr MEZ. Ein Vollmachtsformular, das benutzt werden kann, befindet sich auf der Rückseite der zugesandten Stimmrechtskarte und kann auch von der Website der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/heruntergeladen werden. Die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung, sonstigen von § 135 Aktiengesetz erfassten Intermediären oder anderen, diesen nach § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellten Personen oder Institutionen kann auch in einer sonstigen, nach § 135 Aktiengesetz zulässigen Art und Weise erfolgen; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu Bevollmächtigenden möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 Aktiengesetz die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten haben. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, sonstige von § 135 Aktiengesetz erfasste Intermediäre oder andere, diesen nach § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Personen oder Institutionen bevollmächtigen wollen, werden gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen. Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft Als Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären, die ordnungsgemäß den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, auch im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung an, dass sie sich nach Maßgabe erteilter Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung vertreten lassen können. Die Stimmrechtsvertreter werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den ihnen erteilten Weisungen ausüben. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur dann zur Stimmrechtsausübung befugt, sofern eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden von einer ihnen erteilten Vollmacht insoweit keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten, als aus diesen Aktien ein Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausgeübt wird. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung an die Stimmrechtsvertreter zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Auf diesem Weg können auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen Vollmachten und Weisungen erteilt, geändert oder widerrufen werden. Auch außerhalb des passwortgeschützten HV-Portals können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilt, geändert oder widerrufen werden, müssen der Gesellschaft dann aber bis zum 25. Februar 2021, 24:00 Uhr MEZ, unter der vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ angegebenen Postanschrift bzw. E-Mail-Adresse zugehen. Ein Vollmachtsformular, das benutzt werden kann, befindet sich auf der Rückseite der zugesandten Stimmrechtskarte und kann auch von der Website der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/heruntergeladen werden. Stimmabgabe im Wege der elektronischen BriefwahlAktionäre können ihre Stimmen auch mittels elektronischer Briefwahl abgeben. Auch in diesem Fall ist die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts – wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben – nachzuweisen. Briefwahlstimmen können ausschließlich elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl über das HV-Portal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung erfolgt sein. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bevollmächtigte einschließlich bevollmächtigte Intermediäre (z. B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich ebenfalls der elektronischen Briefwahl bedienen. Widerspruch gegen Beschlüsse der HauptversammlungAktionären, die den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben erbracht haben, und ihren Bevollmächtigten wird die Möglichkeit eingeräumt, über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 26. Februar 2021 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz i. V. m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Maßnahmengesetz Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift zu erklären. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären. Anträge und WahlvorschlägeGegenanträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung nach § 126 Abs. 1 Aktiengesetz sowie Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern nach § 127 Aktiengesetz werden, zusammen mit einer Begründung, derer es jedoch zumindest bei Wahlvorschlägen nach § 127 Aktiengesetz nicht bedarf, auf der Internetseite der Gesellschaft unter Namensangabe des Aktionärs zugänglich gemacht, wenn die weiteren Voraussetzungen für eine Zugänglichmachung vorliegen und sie der Gesellschaft bis zum 11. Februar 2021, 24:00 Uhr MEZ, unter folgender Postanschrift bzw. E-Mail-Adresse zugeleitet werden:
Nach §§ 126, 127 Aktiengesetz zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, wie vorstehend unter „Nachweis der Berechtigung“ beschrieben, erbracht hat. Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-MaßnahmengesetzAbweichend von § 131 Aktiengesetz haben teilnahmeberechtigte Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 26. Februar 2021 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen. Ein Recht auf Antwort ist damit jedoch nicht verbunden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zum 24. Februar 2021, 12.00 Uhr MEZ, über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Nach Ablauf der Frist können keine Fragen eingereicht oder gestellt werden. AktionärshotlineBei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft steht den Aktionären, ihren Bevollmächtigten und Intermediären von Montag bis einschließlich Freitag (außer an Feiertagen) zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr MEZ die Aktionärshotline unter der Telefonnummer +49 (0) 89 21027-220 zur Verfügung. Hinweis auf die Website der Gesellschaft und Unterlagen zur EinsichtnahmeDiese Einberufung der Hauptversammlung und die zugänglich zu machenden Unterlagen finden sich auf der Website der Gesellschaft unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/und können dort eingesehen sowie auf Wunsch auch heruntergeladen werden. Auch während der virtuellen Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse zugänglich sein. Hinweise zum DatenschutzWenn Sie den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erbringen oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie und/oder Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die SinnerSchrader Aktiengesellschaft verarbeitet diese Daten als Verantwortliche nach Maßgabe der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer maßgeblicher Gesetze. Der Schutz von personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Diese Datenschutzhinweise stehen unter https://sinnerschrader.ag/de/termine/zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.
Hamburg, im Januar 2021 SinnerSchrader Aktiengesellschaft Der Vorstand |
SinnerSchrader Aktiengesellschaft: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
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