Basic Resources AG
Bad Vilbel
WKN A0JC0X – ISIN DE000A0JC0X4
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der
am Montag, den 10. Dezember 2018, um 11:00 Uhr,
in den Räumlichkeiten der MEET/N/WORK Frankfurt GmbH,
Poststraße 2-4, 2. Etage, 60329 Frankfurt am Main,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2017 Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahresabschluss bereits gebilligt hat. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Rinke Treuhand GmbH, 42103 Wuppertal, zum Abschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2018 zu wählen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung; Änderung der Firma und Sitzverlegung der Gesellschaft sowie die entsprechende Änderung von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 1 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:
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| 6. |
Beschlussfassung über die Änderung von § 2 der Satzung; Gegenstand des Unternehmens Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 2 der Satzung wie folgt neu zu fassen: „§ 2 Gegenstand des Unternehmens
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| 7. |
Beschlussfassung über die Anpassung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und die entsprechende Änderung von § 13 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft Auf der Hauptversammlung der Gesellschaft am 13. September 2013 wurde die Vergütung des Aufsichtsrats auf Grund der damaligen wirtschaftlichen Situation der Basic Resources AG um die Hälfte reduziert. Vor dem Hintergrund stetig steigender Anforderungen an die Tätigkeit des Aufsichtsrats und dem damit einhergehenden zunehmenden Zeiteinsatz im Rahmen der Aufsichtsratsarbeit wird vorgeschlagen, nunmehr die Vergütung des Aufsichtsrats wieder auf das Niveau des Geschäftsjahres 2010 anzuheben. So soll die bisherige feste Vergütung eines Aufsichtsratsmitglieds für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit von EUR 4.500,00 auf EUR 9.000,00, die des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden von EUR 6.000,00 auf EUR 12.000,00 sowie die des Aufsichtsratsvorsitzenden von EUR 10.000,00 auf EUR 20.000,00 angepasst werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Vergütung des Aufsichtsrats der Gesellschaft im § 13 Abs. 1 der Satzung wie folgt neu zu fassen: „§ 13 Vergütung Die vorstehende Regelung zur Aufsichtsratsvergütung findet erstmals für das Geschäftsjahr 2018 Anwendung. Im Übrigen gilt § 13 der Satzung. |
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis Montag, den 03. Dezember 2018, 24:00 Uhr, in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet und der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts durch einen in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten und auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. Montag, den 19. November 2018, 0:00 Uhr, bezogenen Nachweis über den Anteilsbesitz durch das depotführende Institut nach. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis Montag, den 03. Dezember 2018, 24:00 Uhr, zugegangen sein:
Basic Resources AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (40) 6378 – 5423
E-mail: hv@ubj.de
Die Aktionäre können für die Anmeldung die ihnen über ihr depotführendes Institut zugesandten Formulare zur Eintrittskartenbestellung ausfüllen und an ihr depotführendes Institut zurücksenden. Das depotführende Institut wird daraufhin die Anmeldung unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die oben aufgeführte Adresse vornehmen.
Stimmrechtsvertretung:
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft, die nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen erteilt werden, bedürfen der Textform. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte.
Die vorstehenden Regelungen über die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf die Form der Erteilung, ihren Widerruf und den Nachweis von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institute oder Personen. Hier können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Anfragen und Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung:
Anfragen und eventuelle Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG sind ausschließlich zu richten an:
Basic Resources AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040/63785423
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung, die rechtzeitig unter dieser Adresse eingegangen sind, und eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden den anderen Aktionären im Internet unter
www.basicresourcesag.de
zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Informationen zum Datenschutz
Die Basic Resources AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z. B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Aktien (z. B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Basic Resources AG ist rechtlich verpflichtet, eine Hauptversammlung durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Für die Datenverarbeitung ist die Basic Resources AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Basic Resources AG
Herrn Michael Richter
Vorstand
Schillerstr. 42
60313 Frankfurt
E-Mail: info@basicresourcesag.de
Personenbezogene Daten, die Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Basic Resources AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z. B. Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.
Im Zusammenhang mit etwaigen zugänglich zu machenden Tagesordnungsergänzungsanträgen, Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden persönliche Daten über Aktionäre veröffentlicht.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts während der Hauptversammlung können andere Versammlungsteilnehmer Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten erlangen. Die oben genannten Daten werden in der Regel drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Aktionäre haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten und die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie ein Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an
info@basicresourcesag.de
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Basic Resources AG erreichen Sie unter folgender Adresse:
Basic Resources AG
Datenschutzbeauftragter
Schillerstr. 42
60313 Frankfurt
E-Mail: info@basicresourcesag.de
Frankfurt, im Oktober 2018
Basic Resources AG
Der Vorstand