Cybits Holding AG
Wiesbaden
– WKN 724000, ISIN DE0007240004 –
Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung der Cybits Holding AG
am Donnerstag, dem 28. Mai 2015, um 10 Uhr, in den Räumlichkeiten
der Gesellschaft, Peter-Sander-Str. 41a, 55252 Mainz-Kastel.

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am Donnerstag, dem 28. Mai 2015, um 10 Uhr, in den Räumlichkeiten der Cybits Holding AG, Peter-Sander-Str. 41a, 55252 Mainz-Kastel, beginnenden außerordentlichen Hauptversammlung der Cybits Holding AG (Wiesbaden) ein.

Tagesordnung

Anzeige des Vorstands gemäß § 92 Abs. 1 AktG, dass ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals der Gesellschaft besteht.

Der Vorstand zeigt der Hauptversammlung an, dass bei der Gesellschaft ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist.

Zu diesem Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen, da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelungen auf die Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG begrenzt.
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Auch wenn zu der Tagesordnung keine Beschlussfassungen vorgesehen sind, ist es nicht ausgeschlossen, dass in der Hauptversammlung auch Beschlüsse gefasst werden. Das ist insbesondere denkbar, wenn die Tagesordnung nachträglich, etwa durch ein Verlangen zur Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2 AktG, um Beschlussgegenstände erweitert wird. Vor diesem Hintergrund werden die Aktionäre nachfolgend vorsorglich auch zur Ausübung des Stimmrechts sowie über die Möglichkeit der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte informiert.

Mitteilungen nach § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 15.741.491,00, eingeteilt in 15.741.491 auf den Inhaber lautende Stückaktien (Aktien). Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich im Zeitpunkt der Einberufung auf 15.741.491 Stimmrechte.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen und das Stimmrecht ausüben wollen, müssen sich zur Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen. Für die Berechtigung, an der Hauptversammlung teilzunehmen und das Stimmrecht auszuüben, reicht ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung (Nachweisstichtag) zu beziehen, dies ist somit der 8. Mai 2015, 00:00 Uhr MESZ. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), demnach bis spätestens zum 22. Mai 2015, 24:00 Uhr MESZ zugehen:

Cybits Holding AG
Peter-Sander-Str. 41a
55252 Mainz-Kastel
Fax: +49 (0)6134 – 95 47 388
E-Mail: info@cybitsholding.de

Bedeutung des Nachweisstichtags

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine evtl. Dividendenberechtigung.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet haben, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Bevollmächtigten ihrer Wahl ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt, der Textform (§ 126b BGB). Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen gleichgestellte Person bevollmächtigt werden, gelten die speziellen Regelungen in § 135 AktG. Die in diesen Fällen zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen verlangen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht, weil sie die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Wir bitten unsere Aktionäre, sich daher mit diesen rechtzeitig über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen. Der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist an folgende Adresse zu übermitteln:

Cybits Holding AG
Peter-Sander-Str. 41a
55252 Mainz-Kastel
Fax: +49 (0)6134 – 95 47 388
E-Mail: info@cybitsholding.de

Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gelten die nachstehenden Besonderheiten. Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, per Telefax oder per E-Mail an die folgende Adresse übermittelt werden:

Cybits Holding AG
Peter-Sander-Str. 41a
55252 Mainz-Kastel
Fax: +49 (0)6134 – 95 47 388
E-Mail: info@cybitsholding.de

Den benannten Stimmrechtsvertretern müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Sie sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Vor der Hauptversammlung erteilte Vollmachten und Weisungen sollten spätestens am 22. Mai 2015, 24:00 Uhr MESZ, bei der Gesellschaft vorliegen. Zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist ebenfalls eine ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung erforderlich. Vollmachtsformulare werden den angemeldeten Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt und können auf der Webseite der Gesellschaft unter www.cybitsholding.de und dort im Bereich „Investor Relations“ unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung“ heruntergeladen werden.

Ergänzungsanträge gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals der Gesellschaft erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung muss der Gesellschaft spätestens bis zum 28. April 2015, 24:00 Uhr MESZ, in schriftlicher Form zugegangen sein. Ergänzungsverlangen richten Sie bitte schriftlich an nachfolgende Adresse:

Cybits Holding AG
Peter-Sander-Str. 41a
55252 Mainz-Kastel

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten werden.

Gegenanträge

Jeder Aktionär hat das Recht, in der Hauptversammlung Gegenanträge mit Begründung zu Vorschlägen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen. Gegenanträge von Aktionären zu Vorschlägen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt können gerichtet werden an:

Cybits Holding AG
Peter-Sander-Str. 41a
55252 Mainz-Kastel
Fax: +49 (0)6134 – 95 47 388
E-Mail: info@cybitsholding.de

Anderweitig adressierte Anträge werden nicht nach §§ 126, 127 AktG zugänglich gemacht. Gegenanträge, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung zugegangen sind, werden unverzüglich zugänglich gemacht. Bei der Berechnung dieser Zugangsfrist sind der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen. Wir werden daher bis spätestens zum 14. Mai 2015, 24:00 Uhr MESZ, eingehende, zugänglich zu machende Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, eine Begründung (nur bei Gegenanträgen erforderlich) und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse www.cybitsholding.de und dort im Bereich „Investor Relations“ unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung“ veröffentlichen. Gegenanträge sind nur dann gestellt bzw. unterbreitet, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Auskunftsrechte des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Gemäß § 131 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Der Vorstand darf die Auskunft nur aus den in § 131 Abs. 3 AktG aufgeführten Gründen verweigern, insbesondere soweit die Auskunft auf der Internetseite der Gesellschaft über mindestens sieben Tage vor Beginn und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich ist.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.cybitsholding.de und dort im Bereich „Investor Relations“ unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung“.

Informationen nach § 124a AktG

Die Internetseite der Cybits Holding AG, über die die Informationen nach § 124a AktG zugänglich sind, lautet wie folgt: www.cybitsholding.de. Die Informationen finden sich dort im Bereich „Investor Relations“ unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung“.

Mainz-Kastel, im April 2015

Cybits Holding AG

Der Vorstand