EXASOL AGNürnbergISIN DE000A0LR9G9
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1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 10. Mai 2022 Die vorstehenden Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Sie werden auch während der Hauptversammlung dort zugänglich sein. |
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2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im |
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4. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, |
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5. |
Beschlussfassung über eine Erweiterung des Aufsichtsrats sowie die entsprechende Satzungsänderung Der Aufsichtsrat der EXASOL AG setzt sich gemäß §§ 95 Satz 1, 96 Abs. 1, 6. Alt., Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Herr Prof. Jochen Tschunke und Herr Dr. Knud Klingler haben ihre Aufsichtsratsmandate Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Alt. und § 101 Abs. 1 AktG und § Der Aufsichtsrat schlägt daher vor,
jeweils für den Zeitraum ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
jeweils für den Zeitraum ab Wirksamwerden der unter Tagesordnungspunkt 5 zur Beschlussfassung zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der EXASOL AG zu wählen. Der Aufsichtsrat hat sich davon überzeugt, dass die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten Die Lebensläufe der Aufsichtsratskandidaten (einschließlich wesentlicher Tätigkeiten
abrufbar. |
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7. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2020 und die Schaffung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Zu diesem Tagesordnungspunkt hat der Vorstand gemäß §§ 186 Abs. 5 Satz 2, 203 Abs. |
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8. |
Beschlussfassung über die Änderung der Ermächtigung zur Ausgabe von Aktienoptionen Durch Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 22. Juli 2020 wurde der Durch Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 30. Juni 2021 wurde die Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats zum Zeitpunkt der Einberufung auf Nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat ist die Ausgestaltung des Aktienoptionsprogramms Damit die Gesellschaft auch künftig qualifizierte Bewerber auf dem Arbeitsmarkt für
Das Gesamtvolumen der Aktienoptionsprogramme (Aktienoptionsprogramm idF 2020, Aktienoptionsprogramm Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: |
8.1 |
Änderung der Ermächtigung zur Gewährung von Bezugsrechten auf Aktien der Gesellschaft Das Aktienoptionsprogramm idF 2021 wird dahingehend geändert, dass in Höhe der unter |
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8.2 |
Neue Ermächtigung zur Ausgabe von Aktienoptionen (Aktienoptionsprogramm 2022) Der Vorstand wird ermächtigt, bis zum 29. Juni 2026 mit Zustimmung des Aufsichtsrats Eine Aktienoption gewährt ein Bezugsrecht auf eine Aktie der Gesellschaft. Soweit
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8.3 |
Änderung des Bedingten Kapitals 2020 in der Fassung vom 30. Juni 2021 zur Bedienung Zur Ermöglichung der Nutzung des Bedingten Kapitals 2020 in der von der Hauptversammlung „Das Grundkapital der Gesellschaft ist um bis zu EUR 2.443.887 durch Ausgabe von bis Zu diesem Tagesordnungspunkt hat der Vorstand einen schriftlichen Bericht erstellt. |
9. |
Beschlussfassung über weitere Satzungsänderungen Um Prozesse zu vereinfachen und insgesamt eine höhere Flexibilität für die Gesellschaft Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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Eine Änderungsfassung, in der die vom Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Änderungen
der Satzung kenntlich gemacht sind, ist unter
https://ir.exasol.com/hv
abrufbar.
Bericht des Vorstands zum Genehmigten Kapital 2022 (Tagesordnungspunkt 7)
Das Genehmigte Kapital 2020 in § 7 Abs. 2 der Satzung läuft am 21. Juli 2025 aus.
Es soll, soweit es noch besteht, aufgehoben und durch ein neues genehmigtes Kapital,
das Genehmigte Kapital 2022, ersetzt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass
der Gesellschaft auch in Zukunft die notwendige finanzielle Flexibilität zur Verfügung
steht.
Das Genehmigte Kapital 2020 in Höhe von ursprünglich EUR 11.108.935 wurde im Dezember
2020 im Rahmen einer Barkapitalerhöhung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre
im Umfang von EUR 2.221.000 ausgenutzt. Die Kapitalerhöhung wurde am 11. Dezember
2020 in das Handelsregister eingetragen. Das genehmigte Kapital 2020 hat sich dadurch
auf EUR 8.887.935 verringert. Außerdem hat sich die Ermächtigung zum Ausschluss des
Bezugsrechts der Aktionäre bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen in Höhe von ursprünglich
EUR 2.221.787 auf EUR 787 verringert. Das Genehmigte Kapital 2022 soll den Vorstand
ermächtigen, das Grundkapital in der Zeit bis zum 5. Juli 2027 mit Zustimmung des
Aufsichtsrats ganz oder in Teilbeträgen, einmalig oder mehrfach durch Ausgabe von
bis zu 7.331.661 auf den Namen lautende Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen
zu erhöhen. Der Umfang des vorgeschlagenen neuen Genehmigten Kapitals 2022 unterschreitet
den Betrag des derzeitigen Genehmigten Kapitals 2020 und macht 30 % des gegenwärtig
EUR 24.438.870 betragenden Grundkapitals aus.
Bei der Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022 zur Ausgabe von Aktien gegen Bareinlagen
haben die Aktionäre grundsätzlich ein Bezugsrecht (§ 203 Abs. 1 Satz 1 in Verbindung
mit § 186 Abs. 1 AktG), wobei auch die Einräumung eines mittelbaren Bezugsrechts im
Sinne des § 186 Abs. 5 AktG ausreicht. Die Ausgabe von Aktien unter Einräumung eines
solchen mittelbaren Bezugsrechts ist bereits nach dem Gesetz nicht als Bezugsrechtsausschluss
anzusehen. Den Aktionären werden letztlich die gleichen Bezugsrechte gewährt wie bei
einem direkten Bezug. Lediglich zur Erleichterung der Abwicklung werden ein oder mehrere
Kreditinstitut(e) (wobei gemäß § 186 Abs. 5 AktG diesen solche Unternehmen gleichgestellt
sind, die ebenfalls zum Betrieb des Emissionsgeschäfts berechtigt sind) an der Abwicklung
beteiligt.
Der Vorstand soll jedoch ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats in bestimmten
Fällen das Bezugsrecht ausschließen zu können.
a) |
Der Vorstand soll mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht für Spitzenbeträge |
b) |
Das Bezugsrecht kann auch bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen ausgeschlossen Die Möglichkeit, eigene Aktien als Akquisitionswährung einzusetzen, gibt der Gesellschaft Wenn sich Möglichkeiten zum Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Beteiligungen Der Ausgabebetrag kann naturgemäß derzeit noch nicht festgesetzt werden, da keine |
c) |
Ferner soll der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre |
d) |
Schließlich sieht der Beschlussvorschlag die Ermächtigung vor, bei Ausgabe der neuen Dieser Höchstbetrag darf insgesamt nur einmal ausgenutzt werden. Das heißt, wenn und Das Gesetz erlaubt einen Bezugsrechtsausschluss nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nur Vorstand und Aufsichtsrat halten die Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss nach |
Die in den vorstehenden Absätzen erläuterten Ermächtigungen zum Bezugsrechtsausschluss
bei Kapitalerhöhungen gegen Bar- und/oder Sacheinlagen sind insgesamt auf einen Betrag,
der 10% des Grundkapitals nicht überschreitet, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens
dieser Ermächtigung noch im Zeitpunkt der Ausnutzung dieser Ermächtigung, beschränkt.
Auf die vorgenannte 10%-Grenze sind anzurechnen: (i) Aktien, die während der Laufzeit
dieser Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre aus genehmigtem
Kapital ausgegeben wurden, (ii) eigene Aktien, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung
unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert wurden, sowie (iii) diejenigen Aktien,
die zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs-
oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungspflicht (bzw. einer Kombination dieser Instrumente)
ausgegeben wurden bzw. unter Zugrundelegung des zum Zeitpunkt des Beschlusses des
Vorstands über die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022 gültigen Wandlungspreises
auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen bzw. Genussrechte während der Laufzeit
dieser Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.
Aktien, die auf der Grundlage des Bedingten Kapitals 2020 in der Fassung vom 30. Juni
2021 oder einer etwaigen zukünftigen Fassung auf Grund der Ausübung von Bezugsrechten
auf Aktien durch Arbeitnehmer der Gesellschaft und Arbeitnehmer von verbundenen Unternehmen
der Gesellschaft im Sinne von §§ 15 ff. AktG oder auf der Grundlage etwaiger weiterer
bedingter Kapitalia auf Grund der Ausübung von Bezugsrechten auf Aktien durch Arbeitnehmer
der Gesellschaft oder Arbeitnehmer oder Mitglieder der Geschäftsführung eines verbundenen
Unternehmens ausgegeben werden, sind auf die vorgenannte 10%-Grenze nicht anzurechnen.
Durch die Beschränkung wird gleichzeitig auch eine mögliche Stimmrechtsverwässerung
der vom Bezugsrecht ausgeschlossenen Aktionäre begrenzt.
Bei Abwägung aller genannten Umstände hält der Vorstand in Übereinstimmung mit dem
Aufsichtsrat die Ermächtigungen zum Ausschluss des Bezugsrechts aus den aufgezeigten
Gründen auch unter Berücksichtigung des bei Ausnutzung der betreffenden Ermächtigungen
zulasten der Aktionäre möglichen Verwässerungseffekts für sachlich gerechtfertigt
und für angemessen. Der Vorstand wird der Hauptversammlung über jede etwaige Ausnutzung
des Genehmigten Kapitals 2022 berichten.
Der vorstehende Bericht ist über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
zugänglich. Er wird auch während der Hauptversammlung dort zugänglich sein.
Bericht des Vorstands zum Aktienoptionsprogramm 2022 (Tagesordnungspunkt 8)
Die Gesellschaft beabsichtigt, ausgewählten Arbeitnehmern der Gesellschaft sowie ausgewählten
Arbeitnehmern von mit der Gesellschaft verbundenen Unternehmen einen variablen Vergütungsbestandteil
mit langfristiger Anreizwirkung zu gewähren. Dieser soll das unternehmerische Handeln
der jeweiligen Bezugsberechtigten fördern, sie langfristig an die Gesellschaft und
die jeweiligen Unternehmen binden sowie eine marktgerechte Vergütung sicherstellen.
Nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat ist jedoch die Ausgestaltung des bisherigen
Aktienoptionsprogramms idF 2021 mit den dort definierten Erfolgszielen im aktuellen
Marktvergleich nicht hinreichend attraktiv, um eine Anreizwirkung für eine langfristige
Beschäftigung bei der Gesellschaft zu erzeugen.
Vor diesem Hintergrund soll mit der unter Tagesordnungspunkt 8 vorgeschlagenen Beschlussfassung
das bestehende Aktienoptionsprogramm idF 2021 zunächst dahingehend geändert werden,
dass in Höhe der unter den bisherigen Ermächtigungen noch nicht ausgegebenen Optionsrechte
zum Bezug von 1.561.726 Aktien keine Ermächtigung zur Ausgabe von Optionen auf Grundlage
des Aktienoptionsprogramms idF 2021 mehr besteht. Bereits auf Grundlage des Aktienoptionsprogramms
idF 2020 oder aufgrund des Aktienoptionsprogramms idF 2021 zugeteilte Optionen bleiben
als gesicherte Rechte zu Gunsten des jeweiligen Arbeitnehmers von der vorgenannten
Änderung unberührt.
Des Weiteren wird hinsichtlich der noch nicht zugeteilten Optionsrechte zum Bezug
von 1.561.726 Aktien vorgeschlagen, ein neues Aktienoptionsprogramm der Gesellschaft
(Aktienoptionsprogramm 2022) zu beschließen, nach dem der Vorstand bis zum 29. Juni
2026 zur Ausgabe weiterer Optionsrechte zum Bezug von insgesamt bis zu 1.561.726 auf
den Inhaber oder den Namen lautenden Stückaktien der Gesellschaft ermächtigt wird.
Das Aktienoptionsprogramm 2022 sieht eine Neubestimmung der Erfolgsziele vor, deren
Erreichen eine Voraussetzung für die Ausübung von Aktienoptionen ist. Das Erfolgsziel
besteht in der absoluten Kursentwicklung der Aktie der Gesellschaft während der Wartezeit,
wobei die neuen Erfolgsziele an eine im Vergleich zum Aktienoptionsprogramm idF 2021
früher erreichbare Kurssteigerung anknüpfen. Die Anzahl der ausübbaren Optionen hängt
jedoch auch weiterhin von der Höhe der Kursentwicklung der Aktie während der Wartezeit
ab. Je besser sich der Aktienkurs im Verhältnis zum Ausübungspreis entwickelt, umso
mehr Optionen können die Bezugsberechtigten ausüben.
Die übrigen Gewährungs- und Bezugsbedingungen des Aktienoptionsprogramms idF 2021
werden unverändert in das Aktienoptionsprogramm 2022 übernommen. So sollen Aktienoptionen
während des Ermächtigungszeitraums in jährlichen Tranchen ausgegeben werden. Die Zuteilung
der Aktienoptionen an die Bezugsberechtigten soll grundsätzlich der in den Ermächtigungen
enthaltenen Zuteilungen der maximal auszugebenden Anzahl entsprechen. Vorstand und
Aufsichtsrat behalten sich allerdings vor, über die Ausgabe von Aktienoptionen und
den Umfang der einzelnen Tranchen jährlich neu unter Berücksichtigung der Gesamtsituation
des Unternehmens sowie unter Heranziehung der Vergütungsstruktur von relevanten Vergleichsunternehmen
zu entscheiden. Die Ausgabe von Aktien erfolgt frühestens nach Ablauf der Wartezeit
von vier Kalenderjahren nach dem jeweiligen Zuteilungszeitpunkt der betreffenden Tranche
der Aktienoptionen und entsprechender Ausübungserklärung. Aktienoptionen sind jeweils
nur ausübbar, wenn die Wartezeit abgelaufen und ein Erfolgsziel erreicht wurde, anderenfalls
verfallen die Aktienoptionen entschädigungslos.
Ausübbare Aktienoptionen können von den Bezugsberechtigten grundsätzlich innerhalb
eines Ausübungszeitraums von zwei Jahren ausgeübt werden. Der Ausübungszeitraum beginnt
nach dem Zeitpunkt, zu dem die Wartezeit abgelaufen ist. Bei Ausübung der Aktienoptionen
ist für jede zu beziehende Aktie der Ausübungspreis zu zahlen. Der „Ausübungspreis“
entspricht dem EUR Betrag des gewichteten durchschnittlichen Schlusskurses einer Aktie
im Xetra-Handel (oder einem vergleichbaren Nachfolgesystem) während der 30 Handelstage
unmittelbar vor dem Zuteilungszeitpunkt, jedoch mindestens dem geringsten Ausgabebetrag
im Sinne von § 9 Abs. 1 AktG.
Der Vorstand bzw. in bestimmten Fällen der Aufsichtsrat sollen ermächtigt werden,
die weiteren Einzelheiten der Gewährung und Erfüllung von Aktienoptionen für die Ausgabe
der Aktien aus dem Bedingten Kapital 2020 in der Fassung vom 6. Juli 2022 (dazu sogleich)
sowie die weiteren Planbedingungen festzusetzen, darunter die Behandlung von Aktienoptionen,
wenn Bezugsberechtigte bei Ablauf der Wartezeit aus dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis
mit der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen ausgeschieden sind.
Das Gesamtvolumen der Aktienoptionsprogramme (Aktienoptionsprogramm idF 2020, Aktienoptionsprogramm
idF 2021 und Aktienoptionsprogramm 2022) soll damit ebenfalls unverändert Optionsrechte
zum Bezug von bis zu 2.443.887 auf den Inhaber oder den Namen lautenden Stückaktien
der Gesellschaft umfassen. Die Laufzeit der Ermächtigung soll ebenfalls unverändert
am 29. Juni 2026 enden.
Entsprechend der neu zu beschließenden Ermächtigung zur Ausgabe von Aktienoptionen
auf Grundlage des Aktienoptionsprogramms 2022 soll das bestehende Bedingte Kapital
2020 in der Fassung vom 30. Juni 2021 ohne Veränderung seines Betrags um eine Bezugnahme
auf das Aktienoptionsprogramm 2022 ergänzt und § 7 Abs. 4 der Satzung entsprechend
neu gefasst werden.
Das nun zur Beschlussfassung anstehende Bedingte Kapital 2020 in der Fassung vom 6.
Juli 2022 in Höhe von EUR 2.443.887 entspricht weiterhin 10% des derzeitigen Grundkapitals
der Gesellschaft und dient dazu, dass die Gesellschaft neue Aktien ausgeben und diese
dazu verwenden kann, sie auf die Bezugsberechtigten für den Fall der Ausübung der
ihnen gewährten Aktienoptionen zu übertragen. Die neuen Aktien werden erst ausgegeben,
wenn nach Maßgabe der in den Hauptversammlungsbeschlüssen vom 22. Juli 2020, 30. Juni
2021 und 6. Juli 2022 festgelegten Bedingungen Aktienoptionen an Bezugsberechtigte
ausgegeben wurden und diese ihre Bezugsrechte nach Ablauf der Wartezeit und nach Maßgabe
der Erreichung der in den jeweiligen Ermächtigungen festgelegten Erfolgsziele sowie
der sonst in dem Aktienoptionsprogramm idF 2020, dem Aktienoptionsprogramm idF 2021
und dem unter Tagesordnungspunkt 8 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Aktienoptionsprogramm
2022 festgelegten Bedingungen ausüben. Aufgrund der Zweckbindung des Bedingten Kapitals
2020 in der Fassung vom 6. Juli 2022 steht den Aktionären kein Bezugsrecht auf die
neuen Aktien zu.
Vorstand und Aufsichtsrat sind überzeugt, dass die vorgeschlagene Änderung der Ermächtigung
zur Ausgabe von Aktienoptionen unter den bisherigen Aktienoptionsprogrammen sowie
die Schaffung einer neuen Ermächtigung zur Ausgabe von Optionen auf Grundlage des
Aktienoptionsprogramms 2022 (einschließlich der entsprechenden Änderung des Bedingten
Kapitals 2020 in der Fassung vom 30. Juni 2021) in besonderem Maße geeignet ist, einen
nachhaltigen Leistungsanreiz für die Bezugsberechtigten zu bewirken und damit im Interesse
der Gesellschaft und ihrer Aktionäre zu einer nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswerts
beizutragen.
Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung
Die Gesellschaft hat gemäß § 121 Abs. 3 und § 122 Abs. 3 AktG als nichtbörsennotierte
Gesellschaft in der Einberufung lediglich Angaben zu Firma und Sitz der Gesellschaft,
Zeit und Ort der Hauptversammlung sowie der Tagesordnung, samt Vorschlägen zur Beschlussfassung,
zu machen. Die nachstehenden Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Wahrnehmung
ihrer versammlungsbezogenen Rechte zu erleichtern.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 24.438.870,00 und ist in 24.438.870
auf den Namen lautende Stammaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien) eingeteilt. Jede
Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt
der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 24.438.870. Die Gesellschaft hält
zum Zeitpunkt der Einberufung 298.397 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft keine
Rechte zustehen.
Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, Bild- und Tonübertragung
der Hauptversammlung im Internet
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 6. Juli 2022 wird mit Zustimmung
des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens
und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 und
zuletzt verlängert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens
“Aufbauhilfe 2021” und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
(Aufbauhilfegesetz 2021) vom 10. September 2021, als virtuelle Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters
der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen
sind, nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 6. Juli 2022 ab 10:00 Uhr MESZ
aus dem Konferenzraum: Zuses Ballsaal, live im Internet auf der Internetseite der
Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
im passwortgeschützten Aktionärsportal in Bild und Ton übertragen. Die für die Nutzung
des passwortgeschützten Aktionärsportals erforderlichen Zugangsdaten werden den Aktionären
zusammen mit den Anmeldeunterlagen für die Hauptversammlung zugesandt. Eine physische
Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters
der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl
oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Die Verfolgung der Live-Übertragung der virtuellen Hauptversammlung ermöglicht keine
Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische
bzw. Online-Teilnahme).
Details zum passwortgeschützten Aktionärsportal
Über das passwortgeschützte Aktionärsportal können die Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten)
die virtuelle Hauptversammlung live in Bild und Ton verfolgen und gemäß dem dafür
vorgesehenen Verfahren Fragen einreichen, ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
Briefwahl ausüben, Vollmacht erteilen oder Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
einlegen, wie nachstehend im Einzelnen ausgeführt. Die für die Nutzung des passwortgeschützten
Aktionärsportals erforderlichen individualisierten Zugangsdaten werden den Aktionären
zusammen mit den Anmeldeunterlagen für die Hauptversammlung zugesandt.
Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts; Umschreibungsstopp
Zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der
Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich bis zum Ablauf des 29. Juni 2022 (24:00 Uhr MESZ) über einen der folgenden Kontaktwege bei der Gesellschaft per Brief
oder per E-Mail angemeldet haben:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die Anmeldung kann der Gesellschaft bis zum Ablauf der vorgenannten Frist auch elektronisch
über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://ir.exasol.com/hv
übermittelt werden.
Aktionäre, die erst nach dem Beginn des 15. Juni 2022 im Aktienregister eingetragen
werden, erhalten nach den gesetzlichen Vorgaben ohne Anforderung keine Einladung und
somit auch keine Zugangsdaten für die elektronische Anmeldung übersandt. Sie können
aber die Einladung mit den erforderlichen Zugangsdaten über einen der Kontaktwege
anfordern, die vorstehend für die Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben
sind.
Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Die Aktionäre
können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung verfügen. Für das Stimmrecht
ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend.
Dieser wird dem Bestand am Ende des letzten Tages der Anmeldefrist (29. Juni 2022,
24:00 Uhr (MESZ); sogenannter Technical Record Date) entsprechen, da in der Zeit vom 30. Juni 2022 (00:00 Uhr MESZ) bis zum Ablauf des
6. Juli 2022 (24:00 Uhr MESZ) keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden.
Intermediäre (z.B. ein Kreditinstitut), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater
und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können
das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im
Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
Allgemeines zur Stimmrechtsvertretung
Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, können
ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, beispielsweise durch einen Intermediär
(z.B. ein Kreditinstitut), eine Vereinigung von Aktionären, einen Stimmrechtsberater
oder den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ausüben lassen. Auch in diesem Fall
ist eine fristgemäße Anmeldung erforderlich.
Sofern nicht ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater
oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte andere Person oder Institution
bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis
der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Hierfür
können die Aktionäre das ihnen zusammen mit dem Anmeldeformular zugesandte Vollmachtsformular
verwenden. Ebenfalls kann die Vollmachtserteilung elektronisch über das passwortgeschützte
Aktionärsportal erfolgen.
Wird hingegen ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung,
ein Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte andere
Person oder Institution bevollmächtigt, ist § 135 AktG zu beachten. Danach sind die
vorgenannten Personen oder Institutionen insbesondere verpflichtet, die Vollmacht
nachprüfbar festzuhalten; sie muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung
verbundene Erklärungen enthalten. Darüber hinaus sind in diesen Fällen möglicherweise
weitere Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen
sind.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können den Nachweis der Bevollmächtigung bis
zum Ablauf des 5. Juli 2022 (24:00 Uhr MESZ) über einen der folgenden Kontaktwege per Brief, oder per E-Mail
übermitteln:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Vorstehende Übermittlungswege stehen bis zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt auch
zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt
sich in diesem Fall.
Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen
bis zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt
werden.
Vor dem und am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen können Vollmachten
zudem elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal gemäß den dafür vorgesehenen
Verfahren erteilt, geändert oder widerrufen werden. Eine Änderung oder ein Widerruf
über das passwortgeschützte Aktionärsportal ist auch in Bezug auf per Brief oder per
E-Mail gegenüber der Gesellschaft erteilte oder nachgewiesene Vollmachten möglich.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie
können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen
ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung
des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft ausüben. Der Bevollmächtigte
benötigt für die Nutzung des Aktionärsportals individuelle Zugangsdaten. Nach Erteilung
der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft bzw. dem Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten
erteilten Vollmacht stellt die Gesellschaft für den Bevollmächtigten die notwendigen
Zugangsdaten zur Verfügung. Wir bitten die Aktionäre, sorgfältig mit den Zugangsdaten
für das Aktionärsportal umzugehen.
Stimmrechtsvertretung durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären (bzw. ihren Bevollmächtigten) zudem an, den
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung
zu bevollmächtigen. Auch in diesem Fall ist eine fristgemäße Anmeldung erforderlich.
Der Stimmrechtsvertreter wird die Stimmrechte der Aktionäre entsprechend den ihm erteilten
Weisungen ausüben; er ist nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche
Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Vollmachten und Weisungen
müssen in Textform übermittelt werden. Entsprechende Vordrucke erhalten die Aktionäre
mit den Anmeldeunterlagen bzw. ihre Bevollmächtigten mit der Anmeldebestätigung zugesandt.
Die Vollmachten für den Stimmrechtsvertreter einschließlich der zu erteilenden Weisungen
müssen bei der Gesellschaft bis zum Ablauf des 5. Juli 2022 (24:00 Uhr MESZ) über einen der folgenden Kontaktwege per Brief oder per E-Mail eingehen:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können zudem
elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal gemäß dem dafür vorgesehenen
Verfahren vorab, auch noch am Tag der Hauptversammlung am 6. Juli 2022 bis zum Beginn
der Abstimmungen, erteilt werden.
Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können auf
den vorgenannten Übermittlungswegen bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch
geändert oder widerrufen werden. Eine Änderung oder ein Widerruf über das passwortgeschützte
Aktionärsportal ist auch in Bezug auf per Brief oder per E-Mail an den Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft erteilte Vollmachten und Weisungen möglich.
Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von
Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zur Stellung von Fragen oder
Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu
diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt
der Einzelabstimmung.
Erhält der Stimmrechtsvertreter mehrere Vollmachten und Weisungen, wird die der Gesellschaft
zuletzt zugegangene formgültige Vollmacht und Weisungen als verbindlich erachtet.
Soweit nach einer Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft Briefwahlstimmen abgegeben werden, gilt dies als Widerruf der Vollmacht
und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft; in diesem Fall
werden die Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.
Weitere Einzelheiten zur Stimmrechtsvertretung durch den Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.
Stimmabgabe im Wege der Briefwahl
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Zur
Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt,
die sich ordnungsgemäß und rechtzeitig gemäß den im Abschnitt „Voraussetzungen für
die Ausübung des Stimmrechts; Umschreibungsstopp“ genannten Voraussetzungen angemeldet
haben. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann entweder schriftlich unter Verwendung des hierfür mit der Anmeldebestätigung übermittelten Briefwahlformulars
oder im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
vorgenommen werden.
Die mittels des Briefwahlformulars vorgenommene Stimmabgabe kann per Brief oder per
E-Mail übermittelt werden und muss bis spätestens 5. Juli 2022 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter nachstehender Adresse eingegangen sein:
EXASOL AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die elektronische Briefwahl erfolgt über das Aktionärsportal auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://ir.exasol.com/hv
Die Einzelheiten können die Aktionäre den dort hinterlegten Erläuterungen entnehmen.
Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist auch noch während der virtuellen
Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmung vollständig
vorgenommen worden sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist über das Aktionärsportal auch
ein Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe möglich. Eine Änderung oder ein Widerruf
über das passwortgeschützte Aktionärsportal ist auch in Bezug auf per Brief oder per
E-Mail vorgenommene Stimmabgaben (schriftliche Briefwahl) möglich.
Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung
Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über
das Aktionärsportal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit
Art. 2 Abs. 1 und 3 und Art. 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212))
durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden
diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt:
1. elektronisch über das Aktionärsportal, 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3
AktG in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und 3 und Art. 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung
((EU) 2018/1212), 3. per E-Mail und 4. per Brief.
Rechte der Aktionäre
1. |
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den Wir bitten, etwaige Ergänzungsverlangen schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln: EXASOL AG Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass er/sie Inhaber einer ausreichenden Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des
veröffentlicht und gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt. |
|
2. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand EXASOL AG E-Mail: hauptversammlung@exasol.com Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von
veröffentlicht. Die vorstehenden Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs In den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Fällen müssen ein Gegenantrag und dessen Begründung Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nicht bis zum Ablauf des 21. Juni 2022 (24:00 Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag |
|
3. |
Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation gemäß § 1 Abs. 2 Abweichend von § 131 AktG haben Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung kein Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihre Fragen Um den Aktionären eine angemessene Berücksichtigung des vorgesehenen Inhalts des Berichts
veröffentlicht. Unter dieser Internetadresse wird auch der vollständige Bericht des Im Rahmen der Fragenbeantwortung wird der Name des Fragestellers genannt, soweit ein |
|
4. |
Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht nach Maßgabe Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über das passwortgeschützte |
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5. |
Recht auf Erhalt einer Bestätigung der Stimmzählung gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG Ein abstimmender Aktionär kann von der Gesellschaft gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG |
Weitere Angaben zu den Abstimmungen nach Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU)
2018/1212
Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet und ist somit
auch keine Abstimmung vorgesehen (zur Erläuterung siehe dort). Unter den Tagesordnungspunkten
2 bis 9 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschluss- bzw. Wahlvorschläge
verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils
mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten
(Stimmenthaltung) oder einen leeren Stimmzettel abgeben, d. h. in den letzten beiden
Varianten nicht an der Abstimmung teilnehmen.
Zeitangaben in dieser Einberufung
Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische
Sommerzeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem
Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. UTC = MESZ minus zwei Stunden.
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die EXASOL AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung
(„DS-GVO“) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl,
Aktiengattung, Besitzart der Aktien; gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des
vom jeweiligen Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der in Deutschland
geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung
ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die EXASOL AG wird vertreten
durch die Mitglieder ihres Vorstands, Herrn Aaron Auld, Herrn Mathias Golombek und
Herrn Jan-Dirk Henrich.
Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung
zur Hauptversammlung angegeben oder aus dem Aktienregister für Namensaktien bezogen
wurden, übermittelt die das Depot führende Bank die personenbezogenen Daten der Aktionäre
an die EXASOL AG. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter
erfolgt ausschließlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung
und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen
Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO. Die
EXASOL AG speichert diese personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den vorgenannten
Zweck erforderlich ist beziehungsweise soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen
Vorgaben berechtigt beziehungsweise verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer
regelmäßig bis zu drei Jahre.
Die Dienstleister der EXASOL AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung
beauftragt werden, erhalten von der EXASOL AG nur solche personenbezogenen Daten,
welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten
die Daten ausschließlich nach Weisung der EXASOL AG.
Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften
Aktionären und Aktionärsvertretern sowie Dritten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Diese Daten können
von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung
von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und
Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die vorstehenden Erläuterungen verwiesen.
In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter
von der EXASOL AG Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO,
Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen
Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen
Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf
sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß
Art. 20 DS-GVO verlangen.
Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der EXASOL AG unentgeltlich
über einen der folgenden Kontaktwege geltend machen:
EXASOL AG
Neumeyerstraße 22-26
90411 Nürnberg
E-Mail: hauptversammlung@exasol.com
Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden
gemäß Art. 77 DS-GVO zu.
Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten der EXASOL AG unter:
Herrn Bernhard Bock
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
E-Mail: anfrage@projekt29.de
Nürnberg, im Mai 2022
EXASOL AG
– Der Vorstand –