GRILLO-WERKE AKTIENGESELLSCHAFT

Duisburg

EINLADUNG ZUR AUSSERORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zur

außerordentlichen, virtuellen Hauptversammlung

am

Mittwoch, den 24. März 2021 um 15 Uhr

in der

Hauptverwaltung der Grillo-Werke AG, Weseler Str. 1, 47169 Duisburg,

ein.

Die außerordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für alle zur Teilnahme berechtigten Aktionäre bzw. ihren Bevollmächtigen mittels einer Videokonferenz live in Bild und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Teilnahme) i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

TAGESORDNUNG

Tagesordnungspunkt 1 – Beschlussfassung über die Erhöhung des Grundkapitals der Gesellschaft gegen Bareinlagen mit Bezugsrecht der Aktionäre sowie über die Änderung der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

TEILNAHMEBEDINGUNGEN

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) – verlängert durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 10. Oktober 2020 – hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die außerordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Versammlungsleiters, der Mitglieder des Vorstands, eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars sowie des Aufsichtsrats, soweit dieser nicht von seiner Möglichkeit der Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung Gebrauch macht, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft statt.

Die Durchführung der außerordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten über einen zugangsbeschränkten Internetservice (Online-Videokonferenz) in Bild- und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Teilnahme) i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (elektronische Teilnahme) wird gewährleistet.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die an der Hauptversammlung elektronisch teilnehmen, können sämtliche ihrer Rechte in der Hauptversammlung ausüben, darunter das Rede-, Auskunfts-, Beschlussantrags-, Frage-, Stimm- sowie Widerspruchsrecht.

Aktionäre, die zur Teilnahme berechtigt sind, erhalten vor der Hauptversammlung per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten (Einwahldaten) zur Nutzung des Internetservice (Online-Videokonferenz). Aus organisatorischen Gründen bitten wir Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, ihre Teilnahme an der virtuellen außerordentlichen Hauptversammlung bei Frau Andrea Luy per E-Mail (a.luy@grillo.de) anzukündigen.

Voraussetzung für die Teilnahme an der außerordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Teilnahme nicht später als am 3. Tag vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet haben.

Nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Aktionär, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.

Verfahren bei der Stimmabgabe über elektronische Kommunikation (elektronische Teilnahme) und Teilnahme durch einen Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung statt, an der die Aktionäre auch entsprechend § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG elektronisch teilnehmen können.

Jeder Aktionär kann sein Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung ausüben lassen. § 14 Abs. 2 der Satzung lautet: „Das Stimmrecht der Aktionäre kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden, die ihrerseits Aktionäre oder Ehegatten oder Abkömmlinge eines Aktionärs der Gesellschaft sind.“ Auch im Fall der Vertretung des Aktionärs sind die oben dargestellten Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts zu beachten. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Ein Vollmachtsformular ist dieser Einladung als Anlage beigefügt.

Das Vollmachtsformular ist der Gesellschaft an die folgende Adresse (Postadresse, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse) zu übermitteln:

Gegenanträge (§ 126 AktG)

Etwaige Gegenanträge nach § 126 AktG von Aktionären sind ausschließlich an die vorgenannte Adresse zu richten.

Gegenanträge und ihre Begründung brauchen den Aktionären nur dann zugänglich gemacht zu werden, wenn diese mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 9. März 2021, 24.00 Uhr, der Gesellschaft zugehen.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Diese Daten umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Verantwortlicher, Zweck und Rechtsgrundlage

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz. 1 lit. c DSGVO.

Empfänger

Beauftragt die Gesellschaft anlässlich ihrer Hauptversammlung Dienstleister und Berater, erhalten diese von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.

Speicherungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III DSGVO. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten der Gesellschaft lauten:

Grillo-Werke AG
Weseler Straße 1
47169 Duisburg
Telefon: +49 203 5557-0
Fax: +49 203 5557-440
E-Mail: info@grillo.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

ASB Informationstechnik GmbH
Beauftragter für den Datenschutz
Buschstr. 76
47166 Duisburg
E-Mail: datenschutz@grillo.de