HPI AG

München

WKN A0JCY3 und WKN A3E5BN
ISIN DE000A0JCY37 und ISIN DE000A3E5BN7

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit laden wir unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung der HPI AG („Gesellschaft“) mit Sitz in München am

Mittwoch, den 07. Dezember 2022, um 11:00 Uhr

in den Räumlichkeiten der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek, Prinzregentenstr. 48, 80538 München, ein.

Tagesordnung

Tagesordnungspunkt 1
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Berichts des Aufsichtsrates jeweils für die Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021

Es findet nach den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat jeweils den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss für die Geschäftsjahre 2019, 2020, und 2021 geprüft und gebilligt hat. Die Jahresabschlüsse sind damit jeweils gemäß § 172 AktG festgestellt.

Die in diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.hpi-ag.com/​investor-relations/​finanzberichte

zugänglich und werden in der Hauptversammlung erläutert.

Tagesordnungspunkt 2
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzverlusts aus dem Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzverlust aus dem Geschäftsjahr 2019 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

Tagesordnungspunkt 3
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzverlusts aus dem Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzverlust aus dem Geschäftsjahr 2020 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

Tagesordnungspunkt 4
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzverlusts aus dem Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzverlust aus dem Geschäftsjahr 2021 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

Tagesordnungspunkt 5
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Vorstand David Nicholas Vincent für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 6
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Vorstand David Nicholas Vincent für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 7
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Vorstand David Nicholas Vincent für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 8
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a) Dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Aufsichtsrat Boris Dürr wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

b) Dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Aufsichtsrat Markus Bodenmeier wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

c) Dem im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Aufsichtsrat Artur Piotr Jedrzejewski wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

Tagesordnungspunkt 9
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a) Dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Aufsichtsrat Boris Dürr wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

b) Dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Aufsichtsrat Markus Bodenmeier wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

c) Dem im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Aufsichtsrat Artur Piotr Jedrzejewski wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

Tagesordnungspunkt 10
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a) Dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Aufsichtsrat Boris Dürr wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

b) Dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Aufsichtsrat Markus Bodenmeier wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

c) Dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Aufsichtsrat Artur Piotr Jedrzejewski wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

Tagesordnungspunkt 11

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

Tagesordnungspunkt 12
Beschlussfassung über die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder

Gem. § 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 9 Abs. 1, Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft setzt sich der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern zusammen, die sämtlich von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Mit Ablauf der Hauptversammlung endet die Amtszeit sämtlicher bestehender Mitglieder des Aufsichtsrats.

Der Vorsitzende schlägt daher vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a) Herr Boris Dürr, Rechtsanwalt und Partner der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek, wohnhaft in Gräfelfing, wird mit Wirkung ab Beendigung der heutigen Hauptversammlung und bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, zum Mitglied des Aufsichtsrates der HPI AG gewählt.

b) Herr Stefan Gilmozzi, Geschäftsführer der Stefan Gilmozzi Management GmbH sowie Externer Senior Advisor bei Elvaston Capital Management, wohnhaft in München, wird mit Wirkung ab Beendigung der heutigen Hauptversammlung und bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, zum Mitglied des Aufsichtsrates der HPI AG gewählt.

c) Herr Artur Piotr Jedrzejewski, Gründer und Beirat von Carlso Investments SE, wohnhaft in Monaco, wird mit Wirkung ab Beendigung der heutigen Hauptversammlung und bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, zum Mitglied des Aufsichtsrates der HPI AG gewählt.

Herr Boris Dürr ist derzeit Aufsichtsratsmitglied bei folgenden weiteren Gesellschaften:

Herr Stefan Gilmozzi ist derzeit nicht Aufsichtsratsmitglied weiterer Gesellschaften.

Herr Artur Piotr Jedrzejewski ist derzeit Aufsichtsratsmitglied bei folgenden weiteren Gesellschaften:

Hinweis zur Tagesordnung

Die Jahresabschlüsse der HPI AG zum 31. Dezember 2019, zum 31. Dezember 2020 und zum 31. Dezember 2021 sowie die Berichte des Aufsichtsrats für die Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021 sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzverlusts für die Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021 sind auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 175 Abs.2 S. 4 AktG unter

https:/​/​www.hpi-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Sie werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

Teilnahme an der Hauptversammlung, Vollmachten

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Stimmrechte sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Aktienbesitzes bis zum Ablauf des siebenten Tages vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des 30. November 2022, bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) anmelden. Die Anmeldung kann auch über das depotführende Institut erfolgen.

Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, also auf den 16. November 2022 (0:00 Uhr), beziehen und ist durch Bestätigung durch das depotführende Institut in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) zu erbringen.

Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 30. November 2022 unter folgender Adresse zugehen:

HPI AG
c/​o Link Market Service GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservice.de

Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Zur Teilnahme berechtigte Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte, insbesondere des Stimmrechts, durch Bevollmächtigte, z.B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, vertreten lassen. Wenn weder ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere in § 135 Aktiengesetz gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, per Telefax oder per E-Mail zu erteilen.

Für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen in § 135 Aktiengesetz gleichgestellten Institution oder Person besteht ein Formerfordernis weder dem Gesetz noch der Satzung nach. Möglicherweise verlangen jedoch in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen eine besondere Form der Vollmacht, weil sie gemäß § 135 Aktiengesetz die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere in § 135 Aktiengesetz gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Zur Teilnahme berechtigte Aktionäre können sich ferner durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) als Bevollmächtigte nach ihren Weisungen bei den Abstimmungen vertreten lassen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgebunden abzustimmen; ihnen müssen eine Vollmacht und zusätzlich Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform erteilt werden. Ein entsprechendes Formular zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen wird den Aktionären auf Anforderung bei der Gesellschaft zugesandt. Das ausgefüllte und unterschriebene Vollmachts- und Weisungsformular senden Sie bitte per Brief oder E-Mail an folgende Adresse:

HPI AG
c/​o Link Market Service GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservice.de

Es können nur Weisungen berücksichtigt werden, die spätestens am 06. Dezember 2022 (24:00 Uhr) bei der Gesellschaft eingehen. Wir bitten ferner zu beachten, dass die Stimmrechtsvertreter nicht an der Abstimmung über Verfahrens- oder Sachanträge teilnehmen, die nicht im Vorfeld der Hauptversammlung von der Gesellschaft mitgeteilt wurden.

Informationen zur Hauptversammlung

Anfragen oder Anträge sowie Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

HPI AG
c/​o Link Market Service GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservice.de

Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zur Tagesordnung der Hauptversammlung (Gegenanträge) und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft bis spätestens zum 15. Tag vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum 22. November 2022, unter der oben genannten Adresse zugehen, werden nebst einer etwaigen Begründung sowie einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den anderen Aktionären im Internet unter

https:/​/​www.hpi-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Die Einladung zur Hauptversammlung ist im elektronischen Bundesanzeiger vom 27. Oktober 2022 veröffentlicht.

Informationen zum Datenschutz

Die HPI AG verarbeitet personenbezogene Daten, wie z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung angefallenen Daten löschen wir, nachdem die Speicherung insbesondere zum Nachweis der ordnungsgemäßen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Verarbeitung ist die HPI AG die verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Personenbezogene Daten, die Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Die Aktionäre haben gegenüber der HPI AG hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragung.

Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der HPI AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

HPI AG
c/​o Heuking Kühn Lüer Wojtek Part mbB
Prinzregentenstraße 48
80538 München
Telefax: +49 89 54031532
E-Mail: sekretariat.duerr@heuking.de

Die Aktionäre haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.