Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2015, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2015, des zusammengefassten Lageberichts für die M.A.X. Automation AG und den Konzern mit den erläuternden Berichten des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und 315 Abs. 4 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015

Zu diesem Tagesordnungspunkt wird kein Beschluss gefasst, da Vorstand und Aufsichtsrat den Jahresabschluss bereits festgestellt haben und der Aufsichtsrat den Konzernabschluss bereits gebilligt hat.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2015 in Höhe von € 14.086.879,66 wie folgt zu verwenden:

Die Auszahlung der Dividende erfolgt unverzüglich nach Annahme des vorstehenden Beschlussvorschlags, voraussichtlich ab dem 29. August 2016.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.

Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder

Gemäß § 120 Abs. 4 AktG besteht die Möglichkeit, unverbindlich und unanfechtbar das für den Vorstand geltende Vergütungssystem durch die Hauptversammlung billigen zu lassen, um zusätzliche Transparenz und Kontrolle der Entscheidungen, die der Aufsichtsrat hinsichtlich der Vorstandsvergütung trifft, herbeizuführen. Das Vergütungssystem für den Vorstand der M.A.X. Automation AG ist leistungs-, ergebnis- und nachhaltigkeitsorientiert und beinhaltet sowohl fixe Vergütungsbestandteile als auch variable Vergütungsbestandteile auf Basis einjähriger und mehrjähriger Bemessungsgrundlagen; die Angemessenheit richtet sich insbesondere nach den Aufgaben des Vorstandsmitglieds und seiner persönlichen Leistung sowie nach den Ergebnissen des Unternehmens. Das derzeit geltende Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der M.A.X. Automation AG ist im Vergütungsbericht dargestellt, der im Geschäftsbericht 2015 auf den Seiten 78 bis 79 enthalten ist. Der Geschäftsbericht 2015 ist im Internet unter www.maxautomation.de → Investor Relations → Berichte → Geschäftsberichte zugänglich.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, das bestehende, im Vergütungsbericht dargestellte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder zu billigen.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer der M.A.X. Automation AG und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016 zu wählen.

Beschlussfassung über die Änderung der Firma des Unternehmens und entsprechende Neufassung von § 1 Abs. 1 der Satzung

Die Bestimmung in § 1 der Satzung zur Firma der Gesellschaft soll in Absatz 1 mit Blick auf die beabsichtigte Neugestaltung des Außenauftritts des Unternehmens geändert werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen dazu vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(1) Die Firma der Gesellschaft lautet

Beschlussfassung über die Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien und entsprechende Neufassung von § 5 Abs. 3 der Satzung sowie weitere damit zusammenhängende Änderungen der Satzung

Die Aktien der Gesellschaft lauten bisher auf den Inhaber. Durch eine Umstellung auf Namensaktien soll die Transparenz in Bezug auf den Kreis der Aktionäre erhöht und eine Kontaktaufnahme der Gesellschaft mit ihren Aktionären erleichtert werden. Zum Zwecke der Umstellung auf Namensaktien sollen neben der Neufassung von § 5 Abs. 3 der Satzung auch die Satzungsbestimmungen zu den genehmigten Kapitalien I und II (§ 5 Abs. 6 und 7) und zu den Teilnahmebedingungen (§ 14) angepasst werden. Bei Anpassung des § 14 soll zugleich die Möglichkeit einer Verkürzung der Anmeldefrist vorgesehen und in der Folge § 13 Abs. 2 der Satzung daran angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen dazu vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts sowie Erklärung der Bedeutung des Nachweisstichtags

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung muss in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und ist bis spätestens am 19. August 2016, 24:00 Uhr (MESZ) an folgende Adresse zu übermitteln:

Die Aktionäre müssen zudem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts rechtzeitig nachweisen; hierzu bedarf es des Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut, der sich auf den Beginn, also 00:00 Uhr (MESZ), des 5. August 2016 („Nachweisstichtag“) beziehen muss. Der Anteilsbesitznachweis muss in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und ist bis spätestens am 19. August 2016, 24:00 Uhr (MESZ) an folgende Adresse zu übermitteln:

Nach Eingang der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Wir bitten darum, frühzeitig für die Übermittlung der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises zu sorgen; wir empfehlen, alsbald das depotführende Institut zu kontaktieren. Zur Erleichterung der Abwicklung bitten wir, im Fall der Teilnahme an der Hauptversammlung die Eintrittskarte an der Einlasskontrolle vorzulegen. Die Eintrittskarten sind jedoch reines Organisationsmittel und stellen keine zusätzliche Teilnahmebedingung dar.

Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts gilt nur derjenige als Aktionär, der den Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht hat. Die Berechtigung bemisst sich allein nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag sind für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts bedeutungslos. Zum Nachweisstichtag entsteht aber nicht eine Art Veräußerungssperre für den Anteilsbesitz. Auch bei (vollständiger oder teilweiser) Veräußerung nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung allein der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag maßgeblich. Umgekehrt bleiben Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag entsprechend außer Betracht: Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht als Aktionär teilnahmeberechtigt. Keine Bedeutung hat der Nachweisstichtag allerdings für die Dividendenberechtigung.

Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

a) Aktionäre können ihre Rechte in der Hauptversammlung, insbesondere ihr Stimmrecht, auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung oder durch eine andere Person ihrer Wahl, wahrnehmen lassen. Auch in diesem Fall sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes, jeweils wie oben unter Ziffer 1 dargestellt, erforderlich. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig und kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft nach § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Wenn nicht ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Vereinigung oder ein nach § 135 Abs. 10 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Bei Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Vereinigung oder einem nach § 135 Abs. 10 AktG gleichgestellten Institut oder Unternehmen wird davon abweichend weder von § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG Textform verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall eine besondere Regelung. Demgemäß können Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen sowie diesen nach § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellte Personen, Vereinigungen, Institute und Unternehmen für ihre Bevollmächtigung Formen vorsehen, die allein den für diesen Fall der Vollmachtserteilung geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere denen in § 135 AktG, genügen müssen. Auf das besondere Verfahren nach § 135 Abs. 1 Satz 5 AktG wird hingewiesen.

Mit der Eintrittskarte erhalten die Aktionäre ein Formular, das zur Vollmachtserteilung verwendet werden kann. Formulare, die zur Bevollmächtigung verwendet werden können, sind außerdem im Internet unter www.maxautomation.de (→ Investor Relations → Hauptversammlung → 2016) zum Download bereitgestellt oder können unter folgenden Kontaktdaten bei der Gesellschaft angefordert werden:

Die Gesellschaft bittet darum, dass Erklärungen über die Erteilung der Vollmacht und ggf. ihren Widerruf sowie ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft an ebenfalls diese Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift oder Fax oder E-Mail) gerichtet werden, es sei denn, der Bevollmächtigte weist am Tag der Hauptversammlung bei der Einlasskontrolle die Vollmacht vor.

Als elektronischen Weg für die Übermittlung bieten wir gemäß § 134 Abs. 3 Satz 4 AktG an, den Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten der Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse: ir@maxautomation.de zu übermitteln.

b) Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Vollmachten und Weisungen hierzu müssen in Textform (§ 126b BGB) übermittelt werden. Formulare, die dazu verwendet werden können, werden zusammen mit den Eintrittskarten verschickt, können ferner angefordert werden unter den vorstehend bei Buchstabe a) genannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift oder Fax oder E-Mail) und stehen außerdem im Internet bereit zum Download unter www.maxautomation.de (→ Investor Relations → Hauptversammlung → 2016).

Vollmachten und Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sollen zur organisatorischen Erleichterung bitte bis 24. August 2016, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein unter den vorstehend bei Buchstabe a) genannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift oder Fax oder E-Mail), können an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft aber auch in der Hauptversammlung bis zum Ende der Generaldebatte noch erteilt werden. Es ist zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter durch die Vollmachten nur zur Stimmrechtsausübung befugt sind, wenn und soweit ihnen ausdrückliche und ordnungsgemäß erteilte Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts vorliegen.

Auskunftsrecht der Aktionäre

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Macht eine Gesellschaft von den Erleichterungen nach § 266 Abs. 1 Satz 3, § 276 oder § 288 HGB Gebrauch, so kann jeder Aktionär verlangen, dass ihm in der Hauptversammlung über den Jahresabschluss der Jahresabschluss in der Form vorgelegt wird, die er ohne Anwendung dieser Vorschriften hätte. Die Auskunftspflicht des Vorstands eines Mutterunternehmens (§ 290 Abs. 1, 2 HGB) in der Hauptversammlung, der der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen (z.B. keine Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen). Siehe zu weitergehenden Erläuterungen Ziffer 6.

Recht auf Zugänglichmachung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen

Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung können durch Aktionäre in der Hauptversammlung gestellt werden, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge im Sinne von § 127 AktG zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter www.maxautomation.de (→ Investor Relations → Hauptversammlung → 2016) zugänglich gemacht, falls sie der Aktionär spätestens bis 11. August 2016, 24:00 Uhr (MESZ) an die folgende Adresse übermittelt werden und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind.

Siehe zu weitergehenden Erläuterungen Ziffer 6.

Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von € 500.000,00 (entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (im Sinne von § 122 Abs. 2 i.V.m Abs. 1 Satz 1 AktG) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis 26. Juli 2016, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Das Verlangen kann wie folgt adressiert werden:

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bestimmte Aktienbesitzzeiten Dritter werden dabei gemäß § 70 AktG angerechnet. Für die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Siehe zu weitergehenden Erläuterungen Ziffer 6.

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126, 127 und 131 AktG sind unter www.maxautomation.de (→ Investor Relations → Hauptversammlung → 2016) zugänglich.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind insgesamt 26.794.415 auf den Inhaber lautende Stückaktien der M.A.X. Automation AG ausgegeben, die jeweils eine Stimme gewähren (Angabe gemäß § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG). Die Gesellschaft hält derzeit keine eigenen Aktien.

Informationen und Unterlagen auf der Internetseite der M.A.X. Automation AG

Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten 1. und 2., weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft (www.maxautomation.de → Investor Relations → Hauptversammlung → 2016) zugänglich und können dort eingesehen und heruntergeladen werden; dies sind insbesondere: