Juli 06, 2020

niiio finance group AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
niiio finance group AG
Görlitz
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 02.06.2020

 

Berichtigungsvermerk, hinzugefügt am 02.06.2020:

Neufassung, ersetzt die Offenlegung vom 02.06.2020

 

niiio finance group AG

Görlitz

ISIN DE000A2G8332
WKN A2G833
und
ISIN DE000A2TSGX5
WKN A2TSGX

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

hiermit laden wir Sie auf Grundlage von Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (“COVID-19-Gesetz“) mit Zustimmung des Aufsichtsrats zur ordentlichen Hauptversammlung der niiio finance group AG ein, die am Donnerstag, den 25. Juni 2020, um 10:00 Uhr MESZ – ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten – im ecos office center frankfurt westend, Mainzer Landstraße 50, 60325 Frankfurt am Main, stattfinden wird.

Die Einberufung erfolgt auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes mit verkürzter Einberufungsfrist. Der Aufsichtsrat hat der Verkürzung der Einberufungsfrist zugestimmt.

Die gesamte Hauptversammlung wird für Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten live im Internet übertragen.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der niiio finance group AG für das Geschäftsjahr 2019, des gebilligten freiwilligen Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts des Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand freiwillig aufgestellten Konzernabschluss bereits gebilligt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist daher zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands entscheiden zu lassen.

3.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

Prof. Dr. Rainer Jurowsky
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
der jurowsky + partner mbB
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Neusser Str. 93
50670 Köln

zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

5.

Änderung von § 14 (Teilnahmerecht und Stimmrechtsvertretung) der Satzung

Der Gesetzgeber hat mit dem COVID-19-Gesetz auf die derzeit herrschende Coronakrise reagiert und damit unter anderem für Aktiengesellschaften die Möglichkeit geschaffen, in diesem und gegebenenfalls auch im nächsten Jahr präsenzlose Online-Hauptversammlungen abzuhalten.

Der Vorstand der niiio finance group AG soll über diesen Zeitraum hinaus dazu ermächtigt werden, den Aktionären der Gesellschaft die Teilnahme an zukünftigen Hauptversammlungen neben der klassischen Präsenz in der Hauptversammlung auch im Wege elektronischer Kommunikation zu ermöglichen. Der Vorstand soll zudem auch entscheiden können, dass die Stimmabgabe in zukünftigen Hauptversammlungen schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen kann.

Auf diese Weise soll dem Vorstand ein Werkzeug an die Hand gegeben werden, um in Zukunft flexibel reagieren zu können und in ähnlich gelagerten Fällen die Durchführung einer Hauptversammlung sicherzustellen.

Darüber hinaus werden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) vom 12. Dezember 2019 u.a. die Regelungen zu den Mitteilungen für die Aktionäre im Vorfeld der Hauptversammlung (§§ 125, 128 AktG) geändert. Die Änderungen in §§ 125, 128 AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Die Satzung soll hieran angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

§ 14 der Satzung wird wie folgt komplett neu gefasst:

§ 14 Teilnahmerecht, Stimmrecht und Stimmrechtsvertretung

(1) Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden.

(2) Der Vorstand kann vorsehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (Online-Teilnahme).

(3) Der Vorstand kann vorsehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl).

(4) Das Stimmrecht kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Einzelheiten für die Bevollmächtigung werden zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht, in der auch eine Erleichterung von der Textform bestimmt werden kann. § 135 AktG bleibt unberührt. Hat die Gesellschaft Stimmrechtsvertreter benannt und werden diese Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt, kann die Vollmacht im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen in jeder von der Gesellschaft zugelassenen Weise erteilt werden.”

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Jede Aktie gewährt in der ordentlichen Hauptversammlung eine Stimme.

Von den insgesamt ausgegebenen Stück 22.829.657 Aktien sind zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Stück 22.829.657 Aktien teilnahme- und stimmberechtigt.

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Auf Grundlage von Artikel 2 § 1 Abs. 2 S. 1 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand der niiio finance AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist daher ausgeschlossen. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und des Alleinvorstands, eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars im ecos office center frankfurt westend, Mainzer Landstraße 50, 60325 Frankfurt am Main, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig live in Bild und Ton über einen passwortgeschützten Internetservice übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt im Wege der elektronischen Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (auch im Wege der elektronischen Kommunikation), den Aktionären wird die Möglichkeit eingeräumt, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen, und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können im Wege der elektronischen Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Rechte in der Hauptversammlung

Anmeldung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft spätestens am 18. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ (maßgeblich ist der Eingang der Anmeldung) angemeldet haben.

Alle bis zum Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung (also bis zum 13. Juni 2020, 0:00 Uhr MESZ) im Aktienregister eingetragenen Aktionäre erhalten von der Gesellschaft eine persönliche Einladung nebst einem Anmeldeformular sowie die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung (nachfolgend “Online-Service“) unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

Die Zugangsdaten zum Online-Service bestehen aus der Aktionärsnummer und einer individuellen Zugangsnummer.

Aktionäre können sich unter Nutzung des Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren spätestens bis zum 18. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ mit ihrer Aktionärsnummer und der individuellen Zugangsnummer anmelden.

Alternativ ist die Anmeldung in Textform in deutscher oder englischer Sprache unter folgender Adresse an die Gesellschaft zu senden:

niiio finance group AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49-(0)40-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Für Aktionäre, die später als am 13. Juni 2020, 0:00 Uhr MESZ im Aktienregister eingetragen werden, sind der Versand einer persönlichen Einladung und die Anmeldung über den Online-Service nicht mehr gewährleistet. Sie haben die Möglichkeit, ihre Anmeldung selbst zu formulieren und in Textform in deutscher oder englischer Sprache an die vorgenannte Adresse zu richten. Die Anmeldung muss die Identität des Aktionärs (m/w) zweifelsfrei erkennen lassen. Sie sollte daher dessen vollständigen Namen, seine Anschrift und die Aktionärsnummer enthalten. Aktionäre, die sich auf diesem Wege anmelden, erhalten die Zugangsdaten zum Online-Service nach ihrer Anmeldung übersandt.

Für das Teilnahme- und Stimmrecht maßgeblicher Stand des Aktienregisters

Gegenüber der Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG nur derjenige als Aktionär, der im Aktienregister eingetragen ist.

Sämtliche Aktionäre und Erwerber von Aktien werden deshalb gebeten, über ihre jeweilige Depotbank zeitnah ihre Eintragung im Aktienregister zu veranlassen und anhand der erhaltenen Einladung zur Hauptversammlung die Vollständigkeit der Eintragung zu überprüfen.

Für das Aktionärsrecht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Anzahl der einem Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass aus arbeitstechnischen Gründen im Zeitraum vom 19. Juni 2020, 0:00 Uhr MESZ (Technical Record Date) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (sogenannter Umschreibestopp). Der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung entspricht deshalb dem Stand nach der letzten Umschreibung am 18. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ.

Aktionäre können auch während des Umschreibestopps über ihre Aktien verfügen. Teilnahme- und Stimmrechte für in diesem Zeitraum erworbene (oder sonstige nicht rechtzeitig umgeschriebene) Aktien kann der Erwerber in der Hauptversammlung aber nur ausüben, wenn er sich insoweit von dem noch im Aktienregister eingetragenen Veräußerer bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lässt.

Stimmrechtsausübung durch elektronische Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich bis spätestens 18. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ entweder unter der vorstehend genannten Anschrift (siehe oben Abschnitt “Anmeldung”) oder über den Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind.

Für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl ist der am 18. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Briefwahlstimmen können der Gesellschaft ausschließlich elektronisch über den Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

übermittelt werden. Auch bevollmächtigte Intermediäre (insbesondere Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige in § 135 Abs. 8 AktG genannte Personen können sich der Briefwahl bedienen. Die Änderung der Briefwahlstimmen kann über den Online-Service bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachterteilung auch durch Bevollmächtigte z.B. die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und die Eintragung im Aktienregister nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB); § 135 AktG bleibt unberührt. Aktionäre können für die Vollmachterteilung eines der von der Gesellschaft bereitgestellten Vollmachtformulare verwenden, die sie mit der Einladung sowie nach der Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten erhalten bzw. auf der Internetseite

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

herunterladen können. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen.

Wird ein Kreditinstitut, ein nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Institut oder Unternehmen, eine Aktionärsvereinigung oder eine der Personen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, bevollmächtigt, so ist die Vollmachterklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachterklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder ein anderes der in § 135 AktG gleichgestellten Institute, Unternehmen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen über die Form der Vollmacht ab.

Wir bieten unseren Aktionären an, sich bei den Abstimmungen in der Hauptversammlung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Hierfür legt die Gesellschaft folgende Regelungen fest: Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht nur nach Maßgabe ausdrücklich erteilter Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung ausüben. Ohne solche ausdrücklichen Weisungen wird das Stimmrecht nicht vertreten. Für die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen können ausschließlich die von der Gesellschaft bereitgestellten Vollmachtformulare verwendet werden, die sie mit der Einladung sowie nach der Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten erhalten bzw. auf der Internetseite

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

herunterladen können. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen), ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und können per Brief, Telefax, E-Mail oder über den Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

übermittelt werden. Die Änderung von Vollmachten und Weisungen über den Online-Service kann bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen.

Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen müssen – sofern die Vollmachten nicht über den Online-Service erteilt werden – aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum 23. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ postalisch, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft unter nachfolgender Adresse eingehen:

niiio finance group AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49-(0)40-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten sowohl elektronische Briefwahlstimmen als auch Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig betrachtet. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die über den Online-Service abgegebenen Erklärungen berücksichtigt.

Rechte der Aktionäre

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 3 S. 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und der Zugang bei der Gesellschaft muss spätestens am 11. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) erfolgen. Wir bitten, derartige Verlangen an folgende Adresse zu übersenden:

niiio finance group AG
Vorstand
Elisabethstraße 42-43
02826 Görlitz

Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem über die Internetadresse der Gesellschaft

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

den Aktionären zugänglich gemacht.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können Anträge zu einzelnen Tagesordnungspunkten stellen (vgl. § 126 AktG); dies gilt auch für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern (vgl. § 127 AktG). Gemäß § 126 Abs. 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten (dies sind u. a. Aktionäre, die es verlangen) unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit der 10. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ. Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt.

Etwaige Anträge von Aktionären (nebst Begründung) gemäß § 126 AktG sowie Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG und sonstige Anfragen sind ausschließlich an folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:

niiio finance group AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49-(0)40-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären (einschließlich des Namens des Aktionärs und – im Falle von Anträgen – der Begründung) werden nach ihrem Eingang auf der Internetseite

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internet-Adresse zugänglich gemacht.

Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der Hauptversammlung jedoch in Übereinstimmung mit dem COVID-19-Gesetz nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt.

Fragemöglichkeit des Aktionärs (§ 131 Abs. 1 AktG, Artikel 2 § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz)

Gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, auf elektronischem Weg Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden. Mit Zustimmung des Aufsichtsrats hat der Vorstand der niiio finance group AG entschieden, dass Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären über den Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

an den Vorstand gerichtet werden können. Die Fragen haben sich dabei auf Angelegenheiten der Gesellschaft sowie die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie zur Lage des Konzerns und der in den freiwilligen Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu beziehen, soweit dies zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Fragen von Aktionären müssen der Gesellschaft bis spätestens zum 23. Juni 2020, 12.00 Uhr mittags, über den Online-Service unter

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

zugehen.

Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Frage unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Weiter kann der Vorstand Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.

Die Beantwortung von Fragen in der virtuellen Hauptversammlung erfolgt bei natürlichen Personen aus datenschutzrechtlichen Gründen ohne Nennung des Namens des Fragenstellers. Der Vorstand behält sich vor, wiederholt auftretende Fragen in allgemeiner Form vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Für die angemeldeten Aktionäre der niiio finance group AG wird die gesamte Hauptversammlung am 25. Juni 2020 ab 10.00 Uhr live über den Online-Service im Internet übertragen:

https://niiio.finance/start/ir/hauptversammlung/

Den Online-Zugang erhalten angemeldete Aktionäre durch Eingabe der Aktionärsnummer und der zugehörigen individuellen Zugangsnummer, die mit der Einladung übersandt werden. Die Möglichkeit, dass angemeldete Aktionäre gemäß § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben (elektronische Teilnahme), besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Liveübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl bzw. durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, ausschließlich auf elektronischem Weg per E-Mail an

widerspruch-hv2020@niiio.finance

gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch zur Niederschrift des Notars zu erklären. Die Erklärung ist über die genannte E-Mail-Adresse von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Hauptversammlungsunterlagen

Vom Tag der Veröffentlichung dieser Einberufungsbekanntmachung an liegen neben dieser Einberufungsbekanntmachung die nachfolgend genannten Unterlagen in den Geschäftsräumen der niiio finance group AG (Elisabethstraße 42-43, 02826 Görlitz) zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:

vom Aufsichtsrat gebilligter Jahresabschluss der niiio finance group AG zum 31.12.2019, der unter anderem auch den Lagebericht der niiio finance group AG für das Geschäftsjahr 2019 als Anlage enthält;

vom Aufsichtsrat gebilligter freiwilliger Konzernabschluss der niiio finance group AG als Mutterunternehmen zum 31.12.2019, der unter anderem auch den Konzernlagebericht der niiio finance group AG für das Geschäftsjahr 2019 als Anlage enthält;

Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019.

Die vorgenannten Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung der Gesellschaft zugänglich gemacht und sind auf der Internetseite der Gesellschaft

http://www.niiio.finance

unter Investor Relations/Hauptversammlung abrufbar.

Informationen zum Datenschutz

Die niiio finance group AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die niiio finance group AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die niiio finance group AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

niiio finance group AG
Elisabethstraße 42-43
02826 Görlitz
Telefon: 03581-374 99 11
E-Mail: info@niiio.finance

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der niiio finance group AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Wir können unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, z.B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.

Im Zusammenhang mit Ihren etwaigen zugänglich zu machenden Tagesordnungsergänzungsanträgen, Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden persönliche Daten über Sie veröffentlicht.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts während der Hauptversammlung können andere Versammlungsteilnehmer Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen.

Die oben genannten Daten werden in der Regel 2 Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf “Datenportabilität”). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

info@niiio.finance

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Die Datenschutzbeauftragte der niiio finance group AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

Ly Van
niiio finance group AG
Elisabethstr. 42/43
02826 Görlitz
E-Mail: ly.van@niiio.finance

 

Görlitz, im Mai 2020

niiio finance group AG

Der Vorstand

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