Ropal Europe AG
Burgwald
ISIN DE000A1MBGB4 – WKN A1MBGB
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zu der
am Montag, den 20. Juli 2015, 10.00 Uhr,
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,
Auf den Rödern 3, 35099 Burgwald,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Ropal Europe AG zum 31. Dezember 2014, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2014 sowie des Lageberichtes und des Konzernlageberichtes für das Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember 2014 mit dem Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember 2014
2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Vorstandsmitglied Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 zu wählen, wenn und soweit eine Abschlussprüfung nach Gesetz oder Satzung zwingend erforderlich ist. Dies umfasst auch die prüferische Durchsicht von etwaigen Zwischenfinanzberichten, wenn und soweit diese rechtlich zwingend ist.
II. Weitere Angaben und Hinweise

Auslage von Unterlagen

Von dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung an werden folgende Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsicht durch die Aktionäre ausliegen:
•

Der festgestellte Jahresabschluss der Ropal Europe AG zum 31. Dezember 2014,
•

der vom Aufsichtsrat gebilligte Konzernabschluss zum 31. Dezember 2014,
•

der Lagebericht und der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember 2014 sowie
•

der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember 2014

Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausliegen. Auf Verlangen wird jedem Aktionär kostenlos eine Abschrift der vorbezeichneten Unterlagen erteilt. Übersendungsverlangen bitten wir an folgende Adresse zu richten:

Ropal Europe AG
Investor Relations o. HV 2015
Auf den Rödern 3
35099 Burgwald
Telefax: 06451-7175629

Teilnahmevoraussetzungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 Abs. 1 der Satzung der Ropal Europe AG diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung rechtzeitig bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen. Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein depotführendes Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung zu beziehen, also auf den 29. Juni 2015, 0:00 Uhr. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung und damit zum Ablauf des 13. Juli 2015, 24:00 Uhr, zugehen.

Die Aktionäre können für die Anmeldung die ihnen über ihr depotführendes Institut zugesandten Formulare zur Eintrittskartenbestellung ausfüllen und an ihr depotführendes Institut zurücksenden. Das depotführende Institut wird daraufhin die Anmeldung unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die folgende Adresse vornehmen:

Ropal Europe AG
c/o UBJ. GmbH
Ropal Europe AG o. HV 2015
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Die Aktionäre können sich auch selbst zur Hauptversammlung anmelden, indem sie den von der Depotbank erstellten Nachweis ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft einreichen. Der Nachweis muss in diesem Fall der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 13. Juli 2015, 24:00 Uhr zugegangen sein:

Ropal Europe AG
c/o UBJ. GmbH
Ropal Europe AG o. HV 2015
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Im Verhältnis zur Ropal Europe AG gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte in der Hauptversammlung unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen müssen sich die Aktionäre unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig selbst anmelden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der schriftlichen Form. Entsprechende Vordrucke für die schriftliche Erteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Eintrittskarte. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person zur Stimmrechtsausübung, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

Soweit die Vollmacht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen erteilt wird, können abweichende Formerfordernisse bestehen, die durch den Aktionär bei dem jeweiligen Kreditinstitut, der Aktionärsvereinigung oder der in § 135 AktG gleichgestellten Personen zu erfragen sind.

Von der Gesellschaft benannter weisungsgebundener Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich durch einen von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter stimmt aufgrund einer Bevollmächtigung durch die Aktionäre gemäß den von diesen erteilten Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ab. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft unterliegt bei Ausübung der Stimmrechte keinerlei Weisungen der Gesellschaft.

Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls unter den oben genannten Bedingungen („Teilnahmevoraussetzungen“) zur Hauptversammlung anmelden. Die Vollmacht und Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in schriftlicher Form oder auch per Telefax durch die Aktionäre erteilt werden. Wenn zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine oder unklare bzw. missverständliche Weisungen an den Stimmrechtsvertreter erteilt werden, enthält dieser sich insoweit der Stimme.

Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der Ropal Europe AG aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis spätestens Freitag, den 17. Juli 2015, 16:00 Uhr, schriftlich oder per Telefax unter der folgenden Anschrift zugehen:

Ropal Europe AG
Investor Relations o. HV 2015
Auf den Rödern 3
35099 Burgwald
Telefax: 06451-7175629

Formulare für die Erteilung einer Vollmacht und Weisungen für den Stimmrechtsvertreter können bei der Gesellschaft angefordert werden und werden auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.ropal.eu unter „Investor Relations“ und dort unter „Hauptversammlung“ zum Download bereitgestellt. Zur Vollmachts- und Weisungserteilung bitten wir, ausschließlich dieses Formular zu verwenden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einzelnen oder allen Tagesordnungspunkten im Sinne von § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von § 127 AktG sind ausschließlich zu richten an:

Ropal Europe AG
Investor Relations o. HV 2015
Auf den Rödern 3
35099 Burgwald
Telefax: 06451-7175629
E-Mail: ir@ropal.eu

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des 5. Juli 2015, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG unter der Internetadresse www.ropal.eu unter „Investor Relations“ und dort unter „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen. Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht zugänglich gemacht.

Burgwald, im Juni 2015

Ropal Europe AG

Der Vorstand