Juli 15, 2020

Saxony Minerals & Exploration – SME AG: Ordentliche Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Saxony Minerals & Exploration – SME AG
Halsbrücke
Gesellschaftsbekanntmachungen Ordentliche Hauptversammlung 23.06.2020

Saxony Minerals & Exploration – SME AG

Halsbrücke

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zur

ordentlichen Hauptversammlung der Saxony Minerals & Exploration – SME AG

am Donnerstag, den 23. Juli 2020, um 11:00 Uhr (Einlass ab 10:30 Uhr),
in das Fleming’s Conference Hotel, Elbinger Straße 1 – 3, 60487 Frankfurt am Main.

In Abstimmung mit dem Fleming‘s Conference Hotel gehen wir derzeit davon aus, dass auch unter Berücksichtigung der besonderen Umstände, die sich aus der anhaltenden COVID-19-Pandemie ergeben, die Hauptversammlung am vorgenannten Versammlungsort stattfinden kann. Sollte dies entgegen unserer Annahme nicht möglich sein, würden wir die Hauptversammlung an einen geeigneten Versammlungsort in der Innenstadt von Frankfurt am Main verlegen. In diesem Fall würden wir unsere Aktionäre rechtzeitig über das Internetportal unserer Gesellschaft unter

https://smeag.de/

informieren und auch am vorgenannten Tagungsort einen entsprechenden Hinweis hinterlassen.

I.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Saxony Minerals & Exploration – SME AG zum 31. Dezember 2019, des Lageberichts für die Saxony Minerals & Exploration – SME AG für das Geschäftsjahr 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Die vorgenannten Unterlagen liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus und werden auf Verlagen jedem Aktionär unentgeltlich übersandt. Sie werden auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme ausliegen.

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt 1 erfolgt nicht. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 aufgestellten und vom Abschlussprüfer testierten Jahresabschluss der Saxony Minerals & Exploration – SME AG bereits gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt damit.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß § 15 der Satzung der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 folgende Festvergütung festzusetzen: (i) für den Vorsitzenden des Aufsichtsrates EUR 5.000,00, (ii) für den stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrates EUR 3.750,00 und (iii) für jedes weitere Aufsichtsratsmitglied EUR 2.500,00.

5.

Wahl von weiteren Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft

Gemäß § 10 Abs. 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat der Gesellschaft aus vier Mitgliedern. Die Aufsichtsratsmitglieder sind gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG als Aufsichtsratsmitglieder der Aktionäre allesamt von der Hauptversammlung zu wählen. Die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft, Marlies Raschke, Axel Goldhahn und Jens Gehlich endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 23. Juli 2020.

Alle nachfolgend zur Wahl zum Aufsichtsrat der Gesellschaft vorgeschlagenen Personen verfügen über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung im Sinne des § 100 Abs. 5 AktG und sind mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut. Die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder soll als Einzelwahl erfolgen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, jeweils einzelnen die folgende Person mit Wirkung auf das Ende dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr beschließt, in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen:

a.

Herrn Thomas Reissner, Sindelfingen,
Dipl.-Kfm., Geschäftsführer der IMCAL GmbH

Herr Reissner hat folgende Mandate in anderen Aufsichtsräten, die nach dem Gesetz zu bilden sind, bzw. in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen inne:

Vorsitzender des Aufsichtsrates der Pyral AG

b.

Herrn Dr. Horst Richter, Freiberg
Dipl.-Geologe, Geschäftsführer der Bergbau Beteiligungs- und Verwaltungsgesellschaft Sachsen mbH

Herr Dr. Richter hat folgende Mandate in anderen Aufsichtsräten, die nach dem Gesetz zu bilden sind, bzw. in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen inne:

Mitglied des Aufsichtsrats der HABAS Aktiengesellschaft

c.

Herrn Jan Richter, Freiberg
Dipl.-Geologe, Dipl.-Kfm., Geschäftsführer der G.E.O.S Ingenieurgesellschaft mbH

Herr Richter hat keine Mandate in anderen Aufsichtsräten, die nach dem Gesetz zu bilden sind, bzw. in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen inne.

Der Aufsichtsrat geht in seiner derzeitigen Zusammensetzung davon aus, dass von den unter diesem Tagesordnungspunkt 5 zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten nach deren Wahl durch die Hauptversammlung Herr Thomas Reissner aus der Mitte des Aufsichtsrates zur Wahl zum Vorsitzenden des Aufsichtsrates vorgeschlagen werden wird.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Dr. Winfried Heide, Dresden, zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

II.

ABKÜRZUNG DER LADUNGSFRISTEN

Das am 28. März 2020 in Kraft getretene Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19-AuswBekG) räumt in § 1 Abs. 3 die Möglichkeit zur Abkürzung der Ladungsfristen zur Hauptversammlung ein. Von dieser Möglichkeit hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates Gebrauch gemacht.

III.

TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Antragstellung sind gemäß § 123 Abs. 2 und 3 AktG i. V. m. § 19 Abs. 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft und § 1 Abs. 3 C-19-AuswBekG nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung ordnungsgemäß anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

1.

Anmeldung

Die Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung hat durch die Aktionäre in Textform in deutscher oder englischer Sprache bis zum Ablauf (24:00 Uhr MESZ) des Donnerstages, den 16. Juli 2019 zu erfolgen. In ihr ist der Name des Aktionärs sowie der angemeldete Aktienbesitz samt der jeweiligen Aktiennummer(n) anzugeben. Der Anmeldung sollen die Kopie(n) der Aktienurkunde(n), auf die sich die Anmeldung bezieht, beigefügt werden.

Die Anmeldung hat an folgende Adresse der Gesellschaft zu erfolgen:

Saxony Minerals & Exploration – SME AG
c/o IMCAL GmbH
Gluckstraße 9, 71065 Sindelfingen
Telefax: 0049-7031-733 58 40
E-Mail: ImcalGmbH@web.de

2.

Nachweis der Berechtigung

Der Nachweis der Berechtigung hat durch den zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionär oder dessen Bevollmächtigten zu Beginn der Hauptversammlung durch Vorlage (i) des Originals der Aktienurkunde(n) oder (ii) der Bescheinigung eines deutschen Notars, dass die Aktienurkunde(n) bis einschließlich dem Tag der Hauptversammlung bei ihm hinterlegt ist/sind, zu erfolgen. Die Hinterlegungsbescheinigung des Notars muss den hinterlegenden Aktionär und die Nummer der hinterlegten Aktienurkunde enthalten. Ihr ist eine notariell beglaubigte Kopie der hinterlegten Aktienurkunde beizulegen.

IV.

STIMMRECHTSVERTRETUNG

Teilnahmeberechtigte Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl ausüben zu lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

V.

ANTRÄGE UND WAHLVORSCHLÄGE VON AKTIONÄREN GEMÄSS §§ 126 ABS. 1, 127 AKTG

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung (vgl. § 126 AktG) sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern (vgl. § 127 AktG) vor der Hauptversammlung übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Wahlvorschläge von Aktionären müssen nicht begründet werden. Ferner ist der Gesellschaft die Aktionärseigenschaft, z. B. durch Vorlage einer Kopie der Aktienurkunde, nachzuweisen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

Saxony Minerals & Exploration – SME AG
– Vorstand –
Schwarze Kiefern 2, 09633 Halsbrücke

Anderweitig übermittelte Gegenanträge und Wahlvorschläge können nicht berücksichtigt werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sind nur zugänglich zu machen, wenn sie mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzählen, unter der vorstehend genannten Adresse eingehen und der Nachweis der Aktionärseigenschaft innerhalb dieser Frist erfolgt. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Mittwoch, der 8. Juli 2020 (24:00 Uhr MESZ). Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen weiter nicht zugänglich gemacht werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG vorliegt. Die Begründung eines Gegenantrages braucht nach § 126 Abs. 2 AktG ferner nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlvorschläge werden zudem nur dann zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen natürlichen Person enthalten. Sofern eine juristische Person zur Wahl als Abschlussprüfer vorgeschlagen wird, sind die Firma und der Sitz anzugeben. Nach § 127 Abs. 1 AktG i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden müssen.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu bestimmten Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge jeweils ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, finden in der Hauptversammlung nur Beachtung, wenn sie dort mündlich gestellt werden.

VI.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Von den insgesamt ausgegebenen 3.475.383 auf den Inhaber lautenden Stückaktien der Gesellschaft, die alle derselben Aktiengattung angehören, sind zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung alle Stückaktien teilnahme- und stimmberechtigt. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 3.475.383 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 3.475.383 Stimmen.

VII.

DATENSCHUTZRECHTLICHE BETROFFENENINFORMATION FÜR AKTIONÄRE

Die Saxony Minerals & Exploration – SME AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der ab dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) personenbezogene Daten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiennummer) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Umfang. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO. Die Gesellschaft speichert diese personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Saxony Minerals & Exploration – SME AG
– Vorstand –
Schwarze Kiefern 2, 09633 Halsbrücke

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Sachsen, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, zu.

 

Halsbrücke, im Juni 2020

Saxony Minerals & Exploration – SME AG

Der Vorstand

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