Berichtigungsvermerk, hinzugefügt am 20.05.2022: Neufassung, ersetzt die Offenlegung vom 20.05.2022 |
VITA 34 AGLeipzigISIN DE000A0BL849 / WKN A0BL84
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1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses, Die vorstehend genannten Unterlagen sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
zugänglich gemacht. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss |
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum |
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Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
Es ist vorgesehen, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung |
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Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Niederlassung Berlin) |
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Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2021 Nach der Änderung des Aktiengesetzes durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie Der von Vorstand und Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2021 erstellte Vergütungsbericht Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist diesem beigefügt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht der Vita 34 AG für das Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 und der Vermerk über dessen Prüfung Er ist zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich und wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Anhang zu Tagesordnungspunkt 5 – Vergütungsbericht und Prüfvermerk Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts An die Vita 34 AG, Leipzig Prüfungsurteil Wir haben den Vergütungsbericht der Vita 34 AG, Leipzig, für das Geschäftsjahr vom Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Grundlage für das Prüfungsurteil Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung Verantwortung des Wirtschaftsprüfers Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht
I. VERGÜTUNGSBERICHT FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2021 Dieser Vergütungsbericht beschreibt die individuell gewährte und geschuldete Vergütung Der vorliegende Vergütungsbericht, welcher durch den Abschlussprüfer der Gesellschaft II. VORSTAND UND VORSTANDSVERGÜTUNG 1. Neues Vergütungssystem von der Hauptversammlung beschlossen Gemäß § 120a Abs. 1 AktG in der seit dem 01. Januar 2020 gültigen Fassung nach dem Vor diesem Hintergrund hat der Aufsichtsrat der Vita 34 AG ein Vergütungssystem für Das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder ist am 15. Dezember 2021 durch die Hauptversammlung Der Aufsichtsrat wird dieses Vergütungssystem nach den gesetzlichen Vorgaben auf Dienstverträge Ausführliche Informationen zum neuen Vergütungssystem finden sich auf der Internetseite
2. Zusammensetzung des Vorstands Im Geschäftsjahr 2021 setzte sich der Vorstand aus zwei Mitgliedern zusammen, dem
3. Maßgebliches Vergütungssystem für die im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Vorstände Die Vorstandsdienstverträge mit den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Vorständen der Das der Hauptversammlung im Dezember 2021 zur Billigung vorgelegte neue Vergütungssystem Sofern der Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG auf das angewendete und maßgebliche Zum besseren Verständnis erfolgt nachstehend eine kurze Darstellung des Maßgeblichen 3.1 Systematik der Vorstandsvergütung und Überprüfung Höhe und Struktur der Vorstandsvergütung werden gemäß § 87 AktG vom Aufsichtsrat festgesetzt. Die Umsetzung des Maßgeblichen Vergütungssystems erfolgte durch den jeweiligen Vorstandsdienstvertrag. 3.2 Fixe Grundvergütung Der fixe Bestandteil ist die vertraglich festgelegte Grundvergütung, die in zwölf Zusammen mit den anderen Vergütungsbestandteilen bildet die Festvergütung die Grundlage 3.3 Leistungsabhängige variable Vergütung (Incentive-Bonus) Der Incentive-Bonus orientiert sich an der Erreichung bestimmter quantitativer Ziele. Die maßgeblichen Vorstandsdienstverträge mit Herrn Dr. Wolfgang Knirsch und Herrn
Der Gesamt-Zielbetrag teilt sich entsprechend der drei Performance-Kennzahlen (a), Die Teil-Zielbeträge sind jeweils in Abhängigkeit von dem Grad der Zielerreichung
Der Incentive-Bonus wird 30 Tage nach Feststellung der Zielerreichung bezüglich der Zusätzlich kann der Aufsichtsrat der Gesellschaft nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres 3.4 Nebenleistungen Zusätzlich erhalten die Mitglieder des Vorstands Nebenleistungen, die im Wesentlichen Die Vita 34 AG schließt zudem eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung („D&O-Versicherung“) 3.5 Sonstige vergütungsbezogene Regelungen In den Vorstandsdienstverträgen mit Herrn Dr. Knirsch und Herrn Neukirch wurden auch Im Vorstandsdienstvertrag mit Herrn Schafhirt sind wegen fehlender variabler Vergütungsbestandteile 4. Anwendung des Maßgeblichen Vergütungssystems und der Leistungskriterien Das Maßgebliche Vergütungssystem wurde im Rahmen der Vergütung des Vorstands im Geschäftsjahr In Übereinstimmung mit dem Maßgeblichen Vergütungssystem wurde den 2021 amtierenden Ferner bestanden unter den Vorstandsdienstverträgen mit den Vorstandsmitgliedern Herr
In Übereinstimmung mit den maßgeblichen Regelungen zur Beurteilung und Feststellung Die auszahlbaren Teilkomponenten der Performance-Kennzahlen unter dem Incentive-Bonus Der Aufsichtsrat hat in Übereinstimmung mit der vertraglich vereinbarten Regelung Die Gesellschaft wendete für Herrn Neukirch zum Zwecke der Altersvorsorge jährlich Jedem Vorstandsmitglied wurde ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Der Wert der Die Vita 34 AG hat im Geschäftsjahr 2021 insgesamt EUR 17.481,04 für die D&O-Versicherung Die im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitglieder des Vorstands haben von der Gesellschaft
Die Arbeitgeberzuzahlungen zur Kranken- und Pflegeversicherung sind in nachstehender Darüber hinaus wurden keine Vorschüsse, Kredite, Sicherheitsleistungen, Pensionszusagen 5. Individuelle Vorstandsvergütung im Geschäftsjahr 2021 nach § 162 AktG Im Geschäftsjahr 2021 bestand die Vergütung der Mitglieder des Vorstands grundsätzlich Die nachfolgenden Tabellen zeigen die individuell gewährte und geschuldete Vergütung 5.1 Gewährte und geschuldete Vergütung i. S. d. § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG Die folgende Tabelle stellt die den gegenwärtigen und ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern Es handelt sich dabei um die im Geschäftsjahr 2021 ausbezahlte feste Grundvergütung, Zusätzlich ist nach § 162 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG der relative Anteil aller festen Angaben jeweils in EUR (brutto):
* Ermessensbonus 1 Ausgeschieden aus dem Vorstand zum 31.07.2021 5.2 Erfüllung vereinbarter Leistungskriterien der variablen Vergütung Die leistungsabhängige variable Vergütung wird 30 Tage nach Feststellung der Zielerreichung Insofern zeigt die folgende Tabelle somit die Erfüllung der im Geschäftsjahr 2020 Angaben jeweils in EUR (brutto):
2 Ermessensbonus 3 Ausgeschieden aus dem Vorstand zum 31.07.2021. 4 Ermessensbonus 6. Förderung der langfristigen Entwicklung der Gesellschaft Sowohl die Festvergütung als auch die variablen Vergütungsbestandteile sind vornehmlich Obwohl die variable Vergütungskomponente nur eine einjährige Laufzeit hat, setzt diese 7. Leistungen für den Fall der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit 7.1 Abfindung In den Vorstandsdienstverträgen sind grundsätzlich Abfindungsregelungen vereinbart, In dem Vorstandsdienstvertrag mit Herrn Dr. Knirsch ist vereinbart, dass sofern das Eine entsprechende Vereinbarung bestand mit dem im Geschäftsjahr 2021 ausgeschiedenen Abweichend hiervon wurde mit Herrn Schafhirt, dessen Vorstandsdienstvertrag zunächst 7.2 Change-of-Control Im Fall eines Kontrollwechsels ist in dem Vorstandsdienstvertrag mit Dr. Knirsch ein Eine entsprechende Vereinbarung bestand mit dem im Geschäftsjahr 2021 ausgeschiedenen Mit dem Vorstandsmitglied Andreas Schafhirt besteht keine Sondervereinbarung im Fall 7.3 Nachvertragliches Wettbewerbsverbot Die Vorstandsdienstverträge sehen ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot (Herr Dr. Für die Dauer eines vereinbarten Wettbewerbsverbots ist an das jeweilige Vorstandsmitglied Mit Herrn Schafhirt ist kein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart. Im Geschäftsjahr 2021 wurden keinerlei Karenzentschädigungen gewährt oder geschuldet. 8. Weitere Pflichtangaben nach § 162 Abs. 1 und Abs. 2 AktG Im Geschäftsjahr 2021 wurden den amtierenden Vorstandsmitgliedern und dem ehemaligen In den Vorstandsdienstverträgen mit Herr Dr. Knirsch und Herr Neukirch wurden auch Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung nach § 120a Absatz 4 oder eine Erörterung Dem Vorstandsmitglied wurden keine Leistungen von einem Dritten im Hinblick auf seine Vom Maßgeblichen Vergütungssystem wurde – über die dargestellten Unterschiede zwischen III. AUFSICHTSRAT UND AUFSICHTSRATSVERGÜTUNG Das System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder richtet sich nach den gesetzlichen Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat ist in § 18 der Satzung der Gesellschaft Hierdurch ist gewährleistet, dass die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder stets Gemäß dem zum 1. Januar 2020 neu gefassten § 113 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktG hat die Vor diesem Hintergrund wurde die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und § 18 der Ausführliche Informationen zum Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats
Der Aufsichtsrat der Vita 34 AG bestand im Geschäftsjahr 2021 satzungsgemäß aus vier Bis zum 15. Dezember 2021 wurde das Amt des Vorsitzenden des Aufsichtsrats von Florian 1. Ausgestaltung und Anwendung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Aufsichtsrats Das nach § 18 der Satzung bestehende Vergütungssystem kann wie folgt zusammengefasst 1.1 Feste Grundvergütung Ordentliche Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten nach Ablauf des Geschäftsjahres Ordentliche Mitglieder des Prüfungsausschusses erhalten zusätzlich zu der Grundvergütung Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils eines Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat Die Vergütung ist zeitanteilig zahlbar nach Ablauf eines jeden Kalenderquartals. Ein gesondertes Sitzungsgeld wird nicht gezahlt. 1.2 Nebenleistungen Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden in eine im Interesse der Gesellschaft von Die Gesellschaft erstattet jedem Aufsichtsratsmitglied die ihm bei der Ausübung seines Im Geschäftsjahr 2021 wurde das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat in allen Aspekten Da sich die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats nicht aus variablen, sondern 2. Gewährte und geschuldete Vergütung i. S. d. § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG Die folgende Tabelle stellt die den gegenwärtigen und früheren Aufsichtsratsmitgliedern In der nachstehenden Tabelle zur Darstellung der Vergütung für das Geschäftsjahr 2021 Es wird darauf hingewiesen, dass für das Geschäftsjahr 2020 betragsmäßig noch eine Im Geschäftsjahr 2021 sind für die Mitglieder keine Reisekosten angefallen bzw. erstattet Angaben jeweils in EUR (brutto):
1 Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden in eine im Interesse der Gesellschaft von 2 EUR 39.583,33 netto. 3 Enthalten sind u.a. Reiskosten i. H. v. EUR 2.076,45 für den Zeitraum Juli bis Dezember 4 Ausgeschieden aus dem Aufsichtsrat zum 15. Dezember 2021. 5 Nach Abzug der Quellensteuer verbleibt ein Betrag i. H. v. EUR 13.670 netto. 6 An Herrn Andreas Füchsel wurde im Februar 2021 eine Nachzahlung geschuldeter Festvergütung 7 Gewählt durch die ordentliche Hauptversammlung vom 15. Dezember 2021. IV. VERGLEICHENDE DARSTELLUNG DER JÄHRLICHEN VERÄNDERUNG DER VERGÜTUNG DER MITGLIEDER Die folgende vergleichende Darstellung stellt die jährliche Veränderung der gewährten Da die Arbeitnehmer- und Vergütungsstrukturen in den Tochtergesellschaften der Vita Die Ertragsentwicklung wird grundsätzlich anhand der Entwicklung des Jahresüberschusses
8 Ausgeschieden aus dem Vorstand zum 31.07.2021. 9 Ausgeschieden aus dem Aufsichtsrat zum 15.12.2021. |
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6. |
Beschlussfassung über eine Verkleinerung des Aufsichtsrats und die entsprechende Satzungsänderung Der Aufsichtsrat der Vita 34 AG besteht nach § 12 Abs. 1 der Satzung in Verbindung Die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder soll auf künftig sechs Mitglieder reduziert Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 12 Abs. 1 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:
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Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit des Aufsichtsratsmitglieds Frank Köhler endet mit dem Ablauf der ordentlichen Die Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Andreas Füchsel und Herr Nils Herzing haben Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 AktG und 12 Abs. Im Zusammenhang mit der unter Tagesordnungspunkt 6 vorgeschlagenen Verkleinerung des Der Aufsichtsrat der Vita 34 AG besteht nach § 12 Abs. 1 der Satzung in Verbindung Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Beschlüsse zu fassen: Für den Zeitraum bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung der
Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Wieder- Frank Köhler ist bis auf die Mitgliedschaft im Aufsichtsrat der Vita 34 AG derzeit Frank Köhler ist Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien
Paul Owsianowski ist derzeit Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
Paul Owsianowski ist nicht Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien Gemäß den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex wird auf Folgendes Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zum Zeitpunkt der Wahl in den Aufsichtsrat Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zum Zeitpunkt der Wahl in den Aufsichtsrat
Ein kurzer Lebenslauf der zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten kann über die Internetseite
abgerufen werden. |
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Beschlussfassung über die Änderung der Firma der Gesellschaft sowie die entsprechende Im Nachgang des Kontrollerwerbs an der Vita 34 AG durch den Finanzinvestor Active Die Gesellschaft soll aufgrund intern erforderlicher Vorbereitungs- und Umstellungsmaßnahmen Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 1 der Satzung der Gesellschaft wird geändert und wie folgt neu gefasst:
Im Übrigen bleibt die Satzung unverändert. Der Vorstand der Gesellschaft wird angewiesen, die Satzungsänderung bezüglich der |
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Beschlussfassung über die Änderung des Unternehmensgegenstands sowie die entsprechende Im Zusammenhang mit dem Zusammenschluss mit PBKM soll der Unternehmensgegenstand der Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 3 Abs. 1 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:
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Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2021 in § 7 Abs. 2 und Die Gesellschaft ist in ihrer derzeitigen Wachstumsphase maßgeblich darauf angewiesen, Um die Gesellschaft auch künftig in die Lage zu versetzen, ihre Eigenkapitalausstattung Vor diesem Hintergrund soll das neue Genehmigte Kapital 2022 daher EUR 8.018.229,00 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: a) Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2021 Die derzeitig bestehende Ermächtigung des Vorstands in Form des Genehmigten Kapital b) Schaffung eines Genehmigten Kapitals 2022 Der Vorstand wird ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 28. Juni 2027 Wird das Grundkapital gegen Bareinlagen erhöht, ist den Aktionären ein Bezugsrecht
Der Vorstand wird weiter ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend der jeweiligen b) Satzungsänderung § 7 Abs. 2 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:
Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 10 über den Ausschluss des Bezugsrechts Gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 186 Abs. 3 und Abs. 4 Satz 2 AktG erstattet der
zugänglich gemacht wird. Vorstand und Aufsichtsrat halten es für sinnvoll, der Gesellschaft weiterhin zu ermöglichen, Spitzenbeträge Soweit der Vorstand ermächtigt ist, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Spitzenbeträge Bezugsrechtsausschluss bei Barkapitalerhöhungen gemäß § 186 Abs. 3 S. 4 AktG Die Ermächtigung des Vorstands, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Diese Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses soll die Verwaltung in die Lage versetzen, Bezugsrechtsausschluss bei Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage Ferner soll der Vorstand ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht Konkrete Vorhaben, für die von der Möglichkeit der Sachkapitalerhöhung unter Bezugsrechtsausschluss Bezugsrechtsausschluss für langfristiges Incentivierungsprogramm Mit der Ermächtigung des Vorstands, neue Belegschaftsaktien auszugeben, soll die Möglichkeit Bezugsrechtsausschluss bei Options- und Wandelschuldverschreibungen Darüber hinaus soll das Bezugsrecht mit Zustimmung des Aufsichtsrates ausgeschlossen Ausnutzung der Ermächtigung Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung |
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Beschlussfassung über die Aufhebung der bestehenden Ermächtigung des Vorstands zum Zum Erwerb, zur Verwendung und Einziehung eigener Aktien bedarf die Gesellschaft gemäß Eine Neuschaffung der Ermächtigung rechtzeitig vor Ablauf soll der Gesellschaft alle Daher soll der Hauptversammlung vorgeschlagen werden, der Gesellschaft unter Aufhebung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: a) Aufhebung der bestehenden Ermächtigung Die derzeit bestehende, unter Tagesordnungspunkt 7 der Hauptversammlung vom 15. Mai b) Schaffung einer neuen Ermächtigung
Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 11 über den Ausschluss des Bezugsrechts Der schriftliche Bericht des Vorstands gemäß § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über den Ausschluss a. Erwerb über ein Kaufangebot Neben dem Erwerb über die Börse soll es dem Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats b. Verwendung eigener Aktien Die aufgrund dieses sowie früherer Ermächtigungsbeschlüsse erworbenen eigenen Aktien Die von der Gesellschaft auf diese Weise erworbenen eigenen Aktien können grundsätzlich Der Beschlussvorschlag enthält zusätzlich die Ermächtigung, die erworbenen eigenen Die Veräußerung der eigenen Aktien kann auch gegen Sachleistung unter Ausschluss des Die Ermächtigung sieht ferner vor, dass die eigenen Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts Eigene Aktien sollen auch Mitarbeitern der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen Auch die Mitglieder des Vorstands der Gesellschaft sollen die Möglichkeit erhalten, Von den vorgenannten Verwendungsmöglichkeiten kann nicht nur hinsichtlich solcher Die aufgrund dieses oder eines früheren Ermächtigungsbeschlusses erworbenen eigenen Insgesamt rechtfertigen die beschriebenen Vorteile nach Überzeugung des Vorstands Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung Der Vorstand wird die nächste Hauptversammlung über die Ausnutzung der Ermächtigung |
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Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands Gemäß § 120a Abs. 1 AktG in der seit dem 1. Januar 2020 gültigen Fassung nach dem Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat für den Vorstand ein neues Vergütungssystem Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: Das im Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt 12 dargestellte Vergütungssystem für die ANHANG ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 12 – BESCHREIBUNG DES VERGÜTUNGSSYSTEMS FÜR DIE MITGLIEDER I. Grundlagen und Ziele des Vergütungssystems für Mitglieder des Vorstands Das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder ist klar und verständlich gestaltet. Das Vergütungssystem der Gesellschaft ist darauf ausgerichtet, eine auf die Aufrechterhaltung II. VERFAHREN ZUR FESTLEGUNG, ÜBERPRÜFUNG UND UMSETZUNG DES VERGÜTUNGSSYSTEMS UND Der Aufsichtsrat ist als Gesamtgremium zuständig für die Struktur des Vergütungssystems
Im Falle wesentlicher Änderungen am Vergütungssystem, mindestens jedoch alle vier Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt grundsätzlich im Rahmen des jeweiligen Sofern die Hauptversammlung das vorgelegte Vergütungssystem für den Vorstand nicht Für alle Entscheidungen des Aufsichtsrats (und etwaiger Ausschüsse) zum Vergütungssystem Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig die Angemessenheit und Üblichkeit der Vergütung Der Aufsichtsrat legt ein besonderes Augenmerk darauf, dass die Vergütung der Vorstandsmitglieder In Übereinstimmung mit dem vorgelegten Vergütungssystem legt der Aufsichtsrat die In besonders außergewöhnlichen Fällen (wie zum Beispiel einer schweren Wirtschaftskrise) III. BEITRAG DER VERGÜTUNG ZUR FÖRDERUNG DER GESCHÄFTSSTRATEGIE UND ZUR LANGFRISTIGEN Das Vergütungssystem leistet in seiner Gesamtheit einen wesentlichen Beitrag zur Förderung Eine Vergütungsstruktur mit stärkerem Fokus auf kurzfristig anreizorientierte Vergütungskomponenten Durch den Fokus auf Forschung und Entwicklungsarbeiten sowie ein anorganisches Wachstum IV. ÜBERBLICK ÜBER DIE VERGÜTUNGSBESTANDTEILE UND DIE VERGÜTUNGSSTRUKTUR Der Aufsichtsrat hat das von der Hauptversammlung am 15. Dezember 2021 gebilligte Der Aufsichtsrat wird das hier beschriebene Vergütungssystem nach den gesetzlichen Das Vergütungssystem des Vorstands der Vita 34 AG umfasst die im folgenden dargestellten (1) Vergütungskomponenten und Vergütungsstruktur Die Vergütungsstruktur ist auf eine nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft Die feste Grundvergütung entspricht etwa 30 % bis etwa 70 % der Ziel-Gesamtvergütung (2) Maximalvergütung Der Aufsichtsrat hat gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 AktG eine Maximalvergütung festgelegt, Die jährliche Maximalvergütung beläuft sich für ordentliche Vorstandsmitglieder auf (3) Erfolgsunabhängige (feste) Grundvergütung Das Vergütungssystem sieht vor, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit eine jährliche (4) Nebenleistungen Zusätzlich zur Festvergütung können die Vorstandsmitglieder Nebenleistungen in Form Unter anderem können neben der Erstattung von Reisekosten und sonstigen dienstlichen Alle Vorstandsmitglieder sind gegen das Risiko, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für Der Aufsichtsrat kann weiterhin im Einzelfall anlässlich des Amtsantritts eines neuen (5) Erfolgsabhängige (variable) Vergütung (a) Kurzfristige variable Vergütung (Short Term Incentive („STI“)) (aa) Incentive Bonus Dem Aufsichtsrat steht es frei, mit einem Vorstandsmitglied neben der Grundvergütung Die konkreten Performance-Kennzahlen sind (a) angepasstes Konzern-EBITDA (IFRS) vor Die Teil-Zielbeträge sind jeweils in Abhängigkeit von dem Grad der Zielerreichung
Zwischen den Graden der Zielerreichung von 80 % bis 100 % bzw. von 100 % bis 120 % Für jede der definierten Performance-Kennzahlen legt der Aufsichtsrat vor Beginn eines Der Incentive Bonus ist 30 Tage nach Feststellung der Zielerreichung bezüglich der (bb) Ermessensbonus Der Aufsichtsrat der Gesellschaft kann bei außerordentlichen Leistungen eines Vorstandsmitglieds (b) Langfristige variable Vergütung (Long Term Incentive („LTI“)) Zusätzlich zur Festvergütung, den Nebenleistungen und zum STI zahlt die Gesellschaft Die Zahlung eines Langfristbonus besteht aus den folgenden nachhaltigen Zielkomponenten
Die Nachhaltigkeitskomponenten sind nicht additiv miteinander verknüpft. Die Untererfüllung Nachhaltigkeitskomponente 1: Die Nachhaltigkeitskomponente 1 des LTI besteht aus einem auf virtuellen Aktienoptionen Beschreibung VSO-Programm
Die Anzahl der jeweils für ein Vorstandsmitglied ausgelobten VSOs (im Durchschnitt Da die Wertentwicklung der VSOs unmittelbar an die Kursentwicklung der Aktien der Nachhaltigkeitskomponente 2: Die Nachhaltigkeitskomponente 2 bemisst sich anhand der Erfüllung der vom Aufsichtsrat Die Innovationsleistung – im Sinne der Entwicklung neuer Technologien, Produkte oder Das Vorstandsmitglied erhält jährliche Abschlagszahlungen auf einen vermeintlichen Der Zielwert für die Nachhaltigkeitskomponente 2 entspricht einer Zielerreichung von (6) Malus- und Clawback-Regelung In den Vorstandsdienstverträgen werden auch Malus- und Clawback-Regelungen implementiert. Im Falle eines schwerwiegenden und vorsätzlichen Pflicht- oder Compliance-Verstoßes Zu den relevanten Pflicht- bzw. Compliance-Verstöße zählen unter anderem Verstöße Der Aufsichtsrat der Gesellschaft entscheidet über einen Malus bzw. Clawback im jeweiligen Wurden variable Vergütungskomponenten, die an das Erreichen bestimmter Ziele anknüpfen, Die eventuelle Verpflichtung des Vorstandsmitglieds zum Schadensersatz gegenüber der (7) Außergewöhnliche Entwicklungen Außergewöhnliche Entwicklungen wird der Aufsichtsrat bei der Bemessung der Zielerreichung (8) Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte (a) Laufzeiten der Vorstandsdienstverträge Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern sowie bei der Aufgrund der festen Laufzeit der Vorstandsdienstverträge sehen diese grundsätzlich (b) Leistungen bei Vertragsbeendigung Endet das Dienstverhältnis mit einem Vorstandsmitglied aufgrund einer Abberufung aus (c) Change-of-Control Im Falle eines Kontrollwechsels (Change-of-Control) hat der Vorstand ein einmaliges Sonderkündigungsrecht, den Vorstandsvertrag mit Ein Kontrollwechsel liegt vor, wenn:
(d) Unterjähriger Ein- und Austritt Im Falle eines unterjährigen Ein- und Austritts wird die Gesamtvergütung entsprechend (e) Nachvertragliches Wettbewerbsverbot In den Vorstandsdienstverträgen kann ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für bis Für die Dauer eines vereinbarten Wettbewerbsverbots ist an das jeweilige Vorstandsmitglied (f) Ruhegehaltsregelungen (§ 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 8c AktG) Ein Ruhegehalt wird nicht gewährt. (g) Vergütung für Organtätigkeiten innerhalb der Vita 34-Gruppe Die Vorstandsmitglieder erhalten grundsätzlich keine zusätzliche bzw. gesonderte Vergütung, V. BERÜCKSICHTIGUNG DER VERGÜTUNGS- UND BESCHÄFTIGUNGSBEDINGUNGEN DER ARBEITNEHMER Bei der Festsetzung des Vergütungssystems wurden die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen VI. NEBENTÄTIGKEITEN DER VORSTANDSMITGLIEDER Die Annahme von öffentlichen Ämtern, Aufsichtsrats-, Verwaltungsrats-, Beirats- und |
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Beschlussfassung über eine Änderung von § 15 Abs. 2 der Satzung Die Satzungsregelungen zur Einberufung von Sitzungen des Aufsichtsrats sollen dahingehend Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 15 Abs. 2 Satz 2 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:
Im Übrigen bleibt § 15 der Satzung unverändert. |
II. GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der
Gesellschaft EUR 16.036.459,00. Das Grundkapital ist eingeteilt in 16.036.459 auf
den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme.
Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 16.036.459 Stimmrechte. Die
Gesellschaft und eine von ihr abhängige Tochtergesellschaft halten im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 47.806 eigene Aktien, aus denen ihnen keine
Stimmrechte zustehen.
III. ERGÄNZENDE ANGABEN UND HINWEISE
Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-,
Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
vom 27. März 2020 (BGBl. I Nr. 14 2020, S. 570), das zuletzt durch Art. 15 des Gesetzes
zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung
der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie
zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 (BGBl. I Nr. 63 2021, S. 4147)
geändert wurde („COVID-19-Gesetz“), hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats in Anbetracht der weiterhin
andauernden Covid-19-Pandemie und des Ziels, der weiteren Ausbreitung von COVID-19
entgegenzuwirken sowie Gesundheitsrisiken für die Aktionäre und Aktionärinnen, die
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie die Organmitglieder der Gesellschaft zu vermeiden,
beschlossen, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre
oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.
Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit von Mitgliedern des Aufsichtsrats,
des Versammlungsleiters, des Vorstands und des mit der Niederschrift beauftragten
Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft Vita im Scandic Berlin Kurfürstendamm,
Augsburger Straße 5, 10789 Berlin, statt.
Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage
des COVID-19-Gesetzes zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie
der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre
um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der
Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und des Fragerechts
sowie weiterer Aktionärsrechte.
Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind sämtliche Zeitangaben in dieser Hauptversammlungseinladung
Zeitangaben in der für Deutschland geltenden mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ).
Die koordinierte Weltzeit (UTC) entspricht der mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ)
minus zwei Stunden, d.h. 10:00 Uhr MESZ entspricht 08:00 Uhr UTC.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung
Die gesamte Hauptversammlung kann von den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären über
die Bild- und Tonübertragung im Internet über das HV-Portal der Vita 34 AG verfolgt
werden. Das HV-Portal ist unter folgender Internetadresse zugänglich:
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können sich dort mit den ihnen übersandten Zugangsdaten
einloggen und am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr auf die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zugreifen. Auch die Stimmabgabe
per (elektronischer) Briefwahl und die elektronische Erteilung von Vollmachten und
Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal erfordern
die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung. Eine elektronische Teilnahme der
Aktionäre an der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.
Anmeldung und Ausübung des Stimmrechts
Zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 21 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre
berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen
sind und die sich mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft
angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 22. Juni 2022, 24:00 Uhr, („Anmeldeschlusstag“) durch Anmeldung über das elektronische HV-Portal oder unter
der nachstehenden Adresse („Anmeldeadresse)“ zugehen:
Vita 34 AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen gemäß § 67 Absatz 2 Satz 1 AktG Rechte und
Pflichten aus Aktien nur für und gegen den im Aktienregister Eingetragenen. Für die
Anzahl der einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden
Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung
maßgeblich.
Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 22. Juni 2022 (sogenanntes „Technical Record Date“) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine
Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb
entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem
Stand nach der letzten Umschreibung am 22. Juni 2022. Der Umschreibestopp bedeutet keine Sperre für die Verfügung über die Aktien. Erwerber
von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 22. Juni 2022 bei der Gesellschaft
eingehen, können allerdings Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte aus diesen Aktien
nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung
ermächtigen. In solchen Fällen bleiben Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte bis
zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche
Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen
sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.
Kreditinstitute, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen sowie sonstige von § 135
AktG erfasste Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte dürfen das Stimmrecht
für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister
eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben. Einzelheiten
zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.
Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
vertreten zu lassen. Für die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters ist die rechtzeitige
und ordnungsgemäße Anmeldung unerlässlich. Dem Stimmrechtsvertreter müssen Vollmacht
sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem
relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige
Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand
der Stimme enthalten. Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung
stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt. Der
Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Aufträge zu Wortmeldungen,
zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen, oder zur Erklärung von Widersprüchen
gegen Hauptversammlungsbeschlüsse wird er nicht entgegennehmen. Auch zur Vollmachts-
und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist
eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.
Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts
im Wege der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
das unter der Internetadresse
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die individuellen Zugangsdaten
(Login-Daten) zur Nutzung des HV-Portals werden den Aktionären mit dem Einladungsschreiben
zur Hauptversammlung übersandt. Die Bevollmächtigung über das HV-Portal ist bis zum
Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das HV-Portal können
Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung eine etwaige zuvor
erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.
Ein Vollmachts- und Weisungsvordruck können auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
heruntergeladen und unter der Anmeldeadresse angefordert werden. Bitte denken Sie
in jedem Fall zuvor an die fristgerechte Anmeldung der Aktien bis zum 22. Juni 2022, 24:00 Uhr. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses unter Angabe
ihrer Aktionärsnummer ausschließlich an die nachfolgende Adresse oder E-Mail-Adresse
zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 28. Juni 2021, 24:00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen:
Vita 34 AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte
Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch
einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung
oder eine Person ihrer Wahl ausüben lassen. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht
ihrerseits ausschließlich durch (elektronische) Briefwahl (siehe unten) oder Vollmacht
und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft (siehe oben) ausüben. Bevollmächtigt
der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von
ihnen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte
Anmeldung erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Absatz 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB),
wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Ein Formular für die Vollmachtserteilung
kann auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
heruntergeladen werden und unter der Anmeldeadresse angefordert werden. Die Verwendung
eines von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtformulars ist nicht zwingend.
Möglich ist auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen.
Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der
Gesellschaft erfolgen. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen
Wegs zur Übermittlung der Vollmacht bzw. des Nachweises über die Bestellung eines
Bevollmächtigten an die Gesellschaft kann die Vollmacht der Gesellschaft auch elektronisch
unter Nutzung des HV-Portals unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
oder elektronisch per E-Mail an
namensaktien@linkmarketservices.de
übermittelt werden. Die individuellen Zugangsdaten zur Nutzung des HV-Portals werden
den Aktionären mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt. Diese Übermittlungswege
(E-Mail, HV-Portal) stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch
Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über
die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall.
Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann unbeschadet eines anderweitigen,
nach dem Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung, auf den vorgenannten Übermittlungswegen
unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung
des HV-Portals über die Schaltfläche „Vollmacht an Dritte“ bis zum Beginn der Abstimmung
abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis
einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft
auf einem anderen Übermittlungsweg als über das HV-Portal, so muss diese aus organisatorischen
Gründen der Gesellschaft bis zum 28. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft über das HV-Portal
ist auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen möglich.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die
Verfolgung der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten durch elektronische Zuschaltung
über das HV-Portal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit
dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten (Login-Daten)
erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als
Nachweis der Bevollmächtigung.
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung
an Kreditinstitute, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen sowie sonstige von
§ 135 AktG erfasste Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind Besonderheiten
zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Nach dem
Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt
und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung
muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen
enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen
wollen, mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab. Ein Verstoß
gegen die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse
für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz Genannten beeinträchtigt allerdings
gemäß § 135 Absatz 7 AktG nicht die Wirksamkeit der Stimmabgabe.
Stimmabgabe mittels (elektronischer) Briefwahl
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Stimmen (elektronisch)
mittels Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der (elektronischen)
Briefwahl sind nur diejenigen eingetragenen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig
bis zum Anmeldeschlusstag (22. Juni 2022, 24:00 Uhr) ordnungsgemäß bei der Gesellschaft unter der Anmeldeadresse oder unter Nutzung des
HV-Portals angemeldet haben. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt (elektronisch)
nach Maßgabe der nachstehenden Erläuterungen.
Für die Stimmabgabe per Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation verwenden Sie
bitte das internetgestützte HV-Portal unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
Es wird darauf hingewiesen, dass hierfür die Nutzung der mit dem Einladungsschreiben
übermittelten Login-Daten erforderlich ist. Die Stimmabgabe über dieses internetgestützte
System kann bis zum Beginn der Abstimmungen in der Hauptversammlung erfolgen. Nähere
Einzelheiten zur Stimmabgabe per (elektronischer) Briefwahl sind in dem den Aktionären
übersandten Einladungsschreiben zur Hauptversammlung enthalten. Entsprechende Informationen
sind auch im Internet unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
einsehbar.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Absatz 1
Nr. 3, Absatz 2 Nr. 3 AktG sowie Aktionärsvereinigungen und sonstige gemäß § 135 Absatz
8 AktG gleichgestellte Personen können sich nach den vorstehend beschriebenen Regeln
unter Einhaltung der genannten Fristen der Briefwahl bedienen.
Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation
Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach
§ 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes erheblich eingeschränkt. Aktionäre haben aber das
Recht, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation
einzureichen. Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Nr. 3, Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes
hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre
Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation
bei der Gesellschaft einreichen müssen. Über die Art und Weise der Beantwortung der
Fragen entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz – abweichend
von § 131 AktG – nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Ausweislich der Gesetzesbegründung
zu § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz kann die Verwaltung Fragen zusammenfassen und
gemeinsam beantworten.
Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen einreichen.
Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen der Gesellschaft bis
zum 27. Juni 2022, 24:00 Uhr, über das internetgestützte HV-Portal unter Nutzung des dort enthaltenen (Online-)Formulars
übermitteln. Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist eingereichte Fragen werden
nicht berücksichtigt. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen
gestellt werden.
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Beantwortung von Fragen gegebenenfalls auch
der Name des die Frage übermittelnden Aktionärs genannt wird. Bei der Beantwortung
von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers allerdings
nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung
der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde.
Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls
Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung:
Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung
der Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt
hat.
Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der (elektronischen)
Briefwahl oder über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, können vom Beginn
bis zum Ende der Hauptversammlung über das unter der Internetadresse
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
zugängliche HV-Portal der Gesellschaft auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse
der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären. Hierfür ist im HV-Portal die
Schaltfläche „Widerspruch“ vorgesehen. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme
von Widersprüchen über das internetgestützte HV-Portal ermächtigt, sodass Widersprüche
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über das internetgestützte HV-Portal der Gesellschaft
auf elektronischem Wege zu Protokoll des Notars erklärt werden können.
IV. RECHTE DER AKTIONÄRE
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag
von EUR 500.000 erreichen (Letzteres entspricht 500.000 Aktien), können verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss
der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis
zum Ablauf des 29. Mai 2022 bis 24:00 Uhr, zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:
Vita 34 AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor
dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der Aktien sind und
dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122
Absatz 2, § 122 Absatz 1 Satz 3 AktG sowie § 70 AktG). Bei der Berechnung dieser Frist
sind §§ 70 und 121 Absatz 7 AktG zu beachten.
Bekanntmachung und Zuleitung von Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie
bei der Einberufung.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG, § 1
Abs. 2 Satz 3 Covid-19-Gesetz; Ausschluss des Antragsrechts während der Hauptversammlung
Aufgrund der Ausgestaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne
Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten und mit Ausübung des Stimmrechts
nur über (elektronische) Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung, ohne elektronische
Teilnahme der Aktionäre, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung
rechtlich ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge im Sinne der §§ 126 Abs.
1, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt
werden.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich
zu machen sind, gelten jedoch als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag
stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert
und zur Hauptversammlung angemeldet ist (§ 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz).
Dementsprechend können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von
Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge
zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern vor der Hauptversammlung
übersenden. Solche Anträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich
zu richten an:
Vita 34 AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: antraege@linkmarketservices.de
Gegenanträge sollten – müssen jedoch nicht – begründet werden. Wahlvorschläge müssen
nicht begründet werden.
Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr, der Gesellschaft unter vorstehender Adresse zugegangene ordnungsgemäße Gegenanträge
und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich über die Internetseite
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
einschließlich des Namens des Aktionärs und im Fall von Gegenanträgen einschließlich
einer etwaigen Begründung und im Fall von Wahlvorschlägen der durch den Vorstand zu
ergänzenden Inhalte gemäß § 127 Satz 4 AktG sowie etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung
zugänglich gemacht.
Die Gesellschaft braucht einen Gegenantrag und dessen Begründung beziehungsweise einen
Wahlvorschlag nicht zugänglich zu machen, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach
§ 126 Absatz 2 AktG vorliegt, etwa, weil der Wahlvorschlag oder Gegenantrag zu einem
gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder die
Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben
enthält. Ein Wahlvorschlag muss darüber hinaus auch dann nicht zugänglich gemacht
werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der
vorgeschlagenen Person sowie deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden
Aufsichtsräten enthält.
Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn
sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Vorstehendes gilt auch für Gegenanträge
zu Tagesordnungspunkten, die aufgrund von zulässigen und rechtzeitig gestellten Ergänzungsanträgen
zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2
AktG auf die Tagesordnung gesetzt worden sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass Fragen ausschließlich auf dem oben im Abschnitt „Fragerecht
im Wege elektronischer Kommunikation“ beschriebenen Weg einzureichen sind.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre finden sich auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals
und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein
internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal
wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden
Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung
der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher
oder Kopfhörer.
Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre individuellen Zugangsdaten,
die Sie mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung erhalten. Mit diesen Zugangsdaten
können Sie sich im HV-Portal einloggen. Um das Risiko von Einschränkungen bei der
Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung
zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere
das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.
Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung
Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das HV-Portal die Hauptversammlung
am 29. Juni 2022 ab 10:00 Uhr in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der
virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen
Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes
und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen
unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann
daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit
der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente
Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle
Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für
Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich
solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.
Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten
zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der
Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung
zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
Veröffentlichungen auf der Internetseite
Die Informationen nach § 124a AktG zur ordentlichen Hauptversammlung sind über die
Internetseite der Gesellschaft unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben
Internetadresse bekannt gegeben.
Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung der Vita 34 AG werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Der Schutz Ihrer Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen
Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen für Aktionäre haben wir alle Informationen
zur Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Aktionäre übersichtlich an einer
Stelle zusammengefasst.
Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter
https://ir.vita34.de/investor-relations/hauptversammlung/
entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten,
diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.
Leipzig, im Mai 2022
Vita 34 AG
Der Vorstand