 Zapf Creation AGRödentalEinladung zur ordentlichen Hauptversammlung
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| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses einschließlich des Vorschlags des Vorstands Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 erzielten und im
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
für diesen Zeitraum jeweils Entlastung zu erteilen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
für diesen Zeitraum jeweils Entlastung zu erteilen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung |
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| 5. |
Wahl des Abschluss- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, |
| II. |
Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung |
| 1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte |
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung
der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.431.951,00. Es ist eingeteilt in 6.431.951
Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft
hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.431.951 Stückaktien
gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.431.951
Stimmen.
| 2. |
Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische |
Angesichts der nach wie vor anhaltenden COVID-19-Pandemie und den daraus resultierenden
Risiken für die Abhaltung von Präsenzveranstaltungen und die Gesundheit der Aktionärinnen
und Aktionäre sowie der Mitarbeiter der Gesellschaft hat der Vorstand mit Zustimmung
des Aufsichtsrats beschlossen, dass die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft
auch in diesem Jahr ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen
im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der zuletzt
durch Art. 15 des sog. Aufbauhilfegesetz 2021 vom 10. September 2021 geänderten Fassung
(nachfolgend auch „COVID-19-Gesetz„) abgehalten wird.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter (mit Ausnahme
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) an der Hauptversammlung ist
deshalb nicht möglich.
Die erneute Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und
Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen
der Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung im Wege
der elektronischen Briefwahl sowie Vollmachtserteilung (einschließlich elektronischer
Kommunikation), zur Ausübung ihres Fragerechts im Wege elektronischer Kommunikation
und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische
Kommunikation.
Die gesamte, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft stattfindende, Hauptversammlung
wird zu diesem Zweck am 30. Juni 2022 ab 10:00 Uhr über den Online-Service unter der
Internetadresse
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
live in Bild und Ton übertragen.
Es können aber nur diejenigen Aktionäre, die sich, wie nachstehend (siehe Ziff. 3
„Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“)
beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, die Bild- und Tonübertragung der gesamten
Hauptversammlung über den Online-Service verfolgen, persönlich oder durch ordnungsgemäß
Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl oder durch Bevollmächtigung
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben (einschließlich elektronischer
Kommunikation), Gegenanträge oder Wahlvorschläge unterbreiten sowie über den Online-Service
der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
erklären. Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 haben
verbindlichen Charakter und es besteht jeweils die Möglichkeit, mit „Ja“, „Nein“ oder
„Enthaltung“ zu stimmen oder auf eine Stimmabgabe zu verzichten.
Eine darüberhinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung
nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten,
mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter,
vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie
die Einräumung des Stimmrechts, des Fragerechts und der Möglichkeit zum Widerspruch
berechtigen die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung
im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine
elektronische Teilnahme).
Erfolgen Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen
Dritter für ein und dieselbe Aktie sowohl durch Nutzung des Online-Service der Gesellschaft
als auch in Schrift- oder Textform, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge
ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service
der Gesellschaft abgegebene Erklärung als verbindlich behandelt, sofern diese nicht
zuvor im Online-Service der Gesellschaft widerrufen wurde. Erfolgen Weisungen an die
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen Dritter für ein und
dieselbe Aktie ohne dabei den Online-Service der Gesellschaft zu verwenden, behandelt
die Gesellschaft abhängig von der zeitlichen Reihenfolge die zuletzt der Gesellschaft
zugegangene Stimmrechtsausübung, Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
bzw. Bevollmächtigung Dritter als verbindlich.
Der Online-Service ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
ab dem 9. Juni 2022, 0:00 Uhr, für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten
zugänglich. Um den Online-Service der Gesellschaft nutzen zu können, müssen Sie sich
mit Ihrer Zugangsnummer und Ihrem Zugangscode einloggen, welche Sie mit den Anmeldeunterlagen
erhalten. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug
auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im Online-Service
der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des Online-Service der Gesellschaft
können die Aktionäre dem Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen für den Online-Service
entnehmen, die im Online-Service hinterlegt sind.
| 3. |
Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung |
Zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere
des Stimmrechts, sind gemäß § 22 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen
Aktionäre berechtigt, die für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen
sind und sich bei der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung,
somit bis zum Ablauf des
Donnerstag, den 23. Juni 2022 (24:00 Uhr) (Anmeldeschluss)
rechtzeitig in Textform in deutscher oder englischer Sprache unter einer der folgenden
Kontaktmöglichkeiten ordnungsgemäß anmelden:
Zapf Creation AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Für die Fristwahrung kommt es auf den Zugang der Anmeldung an.
Formulare, die Aktionäre für die Anmeldung nutzen können, sowie die Einladung zur
Hauptversammlung werden an die bis zum 9. Juni 2022 (0:00 Uhr) im Aktienregister der
Gesellschaft eingetragenen Versandadressen der Aktionäre übermittelt.
Des Weiteren kann die Anmeldung zur Hauptversammlung auch über den Online-Service
der Gesellschaft erfolgen. Für die Nutzung des Online-Service ist eine Zugangsberechtigung
erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem Online-Service (Zugangsnummer
und Zugangscode) werden unseren Aktionären mit den Anmeldeunterlagen übersandt.
Der unaufgeforderte Versand der Anmeldeunterlagen zur Nutzung des Online-Service ist
nur bei Eintragung im Aktienregister bis spätestens 9. Juni 2022 (0:00 Uhr) gewährleistet.
Sollten Aktionäre die Einladungsunterlagen – weil sie an dem für den Versand maßgeblichen
Tag noch nicht im Aktienregister eingetragen sind – nicht unaufgefordert erhalten,
werden diese den betreffenden Aktionären auf Verlangen zugesandt; in diesem Fall bitten
wir bei der Anmeldung um Nennung des Namens, der Adresse und (bei natürlichen Personen)
des Geburtsdatums. Ein entsprechendes Verlangen ist an die oben genannte Anmeldeanschrift
zu richten.
Umschreibungen im Aktienregister finden gemäß § 22 Abs. 1 Satz 5 der Satzung der Gesellschaft
aus abwicklungstechnischen Gründen ab dem Zeitpunkt des Anmeldeschlusses bis einschließlich
dem Tag der Hauptversammlung nicht statt (Umschreibungsstopp). Aktionäre, deren Umschreibungsanträge für erworbene Aktien nach Ablauf des 23.
Juni 2022, 24:00 Uhr, eingehen, können daher die Aktionärsrechte aus diesen Aktien
in der virtuellen Hauptversammlung nicht ausüben. Für die Ausübung der Aktionärsrechte
in der virtuellen Hauptversammlung ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters
zum Anmeldeschluss maßgeblich. Hiervon unberührt bleibt selbstverständlich die Möglichkeit,
dass ein ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeter und zum Anmeldeschluss im
Aktienregister eingetragener Aktionär einem Dritten Vollmacht für die virtuelle Hauptversammlung
erteilt.
Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert.
Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei
verfügen.
| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl |
Aktionäre können ihre Stimme(n) im Wege der elektronischen Briefwahl abgeben.
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen
Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 23. Juni 2022,
24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien zum Anmeldeschluss
im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (siehe hierzu Ziff. 3 „Voraussetzungen
für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“).
Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl kann über den Online-Service
unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
vorgenommen werden und ist ab dem 9. Juni 2022, 0:00 Uhr, bis zum Ende der Abstimmungen
in der virtuellen Hauptversammlung am 30. Juni 2022 möglich.
Eine über den Online-Service vorgenommene Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
kann bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 30. Juni
2022 im Online-Service der Gesellschaft geändert oder widerrufen werden.
Einzelheiten zur Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl über den Online-Service
der Gesellschaft können die Aktionäre dem Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen
entnehmen, die im Online-Service hinterlegt sind.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe
zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden
Punkt der Einzelabstimmung.
Weitere Hinweise zur elektronischen Briefwahl sind in den Anmeldeunterlagen und auf
der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
einsehbar.
| 5. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten |
Aktionäre, die zum Ablauf des 23. Juni 2022, 24:00 Uhr, im Aktienregister eingetragen
sind, können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung auch
durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine
fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Bevollmächtigt
der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von
diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen mindestens der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) oder
haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zu erfolgen.
Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater
oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, soweit sie selbst bevollmächtigt
werden, abweichende Regelungen vorsehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.
Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch (mit Ausnahme der von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter) noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne
von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht
für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl
oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen
Stimmrechtsvertreter ausüben oder einem Dritten übertragen.
Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht wird mit den Anmeldeunterlagen übersandt.
Das Formular für die Erteilung einer Vollmacht steht außerdem unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zum Download bereit.
Die Bevollmächtigung kann gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder gegenüber der
Gesellschaft erklärt bzw. nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf
und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres
Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege aus organisatorischen
Gründen bis spätestens zum Ablauf des 23. Juni 2022, 24:00 Uhr, der Gesellschaft zugehen:
Zapf Creation AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Die elektronische Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter
Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
30. Juni 2022 möglich. Bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen
Hauptversammlung am 30. Juni 2022 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor
in Schrift- oder Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) übersendeten oder über den Online-Service
erteilten Vollmacht möglich. Wird eine Vollmacht – jeweils fristgemäß – sowohl in
Schrift- oder Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) übersendet als auch über den Online-Service
der Gesellschaft erteilt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen
Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service abgegebene
Vollmacht als verbindlich behandelt, sofern diese nicht zuvor im Online-Service der
Gesellschaft widerrufen wurde. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten und zum
Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske in dem Online-Service
können die Aktionäre dem Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen für den Online-Service
entnehmen, die im Online-Service hinterlegt sind.
Die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung über
den Online-Service der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass
der Bevollmächtigte einen neu generierten Zugangscode vom Aktionär erhält. Die Nutzung
der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung,
ein darüberhinausgehender Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
ist nicht erforderlich.
| 6. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Wir bieten unseren Aktionären auch dieses Jahr wieder an, sich durch die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter, die das Stimmrecht ausschließlich gemäß den Weisungen
des jeweiligen Aktionärs ausüben, vertreten zu lassen.
Diesen Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft müssen neben der Vollmacht auch Weisungen
für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Sie üben das Stimmrecht nicht nach
eigenem Ermessen, sondern ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten
Weisungen aus. Soweit keine ausdrückliche oder soweit eine widersprüchliche oder unklare
Weisung erteilt worden ist, enthalten sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme; dies gilt immer auch für etwaige
unvorhergesehene Anträge und Wahlvorschläge, zu denen keine ausdrückliche oder eindeutige
Weisung erteilt wurde. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt
werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, gilt eine
Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für
jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während
der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen
oder zur Abgabe von Erklärungen zu Protokoll entgegennehmen und – mit Ausnahme der
Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen.
Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso
wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB) oder hat unter
Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zu erfolgen. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der
Weisungen. Das Vollmachts- und Weisungsformular für die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
mit den entsprechenden Erläuterungen ist in den Anmeldeunterlagen enthalten. Das Vollmachts-
und Weisungsformular steht außerdem unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zum Download bereit.
Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter,
die Erteilung von Weisungen und ihr Widerruf auf einem der folgenden Wege müssen aus
organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 23. Juni 2022, 24:00 Uhr,
an die Gesellschaft übermittelt werden:
Zapf Creation AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
oder Telefax: +49 9628 92 99-871
oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com
Die elektronische Erteilung der Vollmacht zur Ausübung der Stimmrechte nebst Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ihr Widerruf sind darüber
hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
30. Juni 2022 möglich. Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche
„Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen“ vorgesehen.
Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in mindestens
Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über den Online-Service der Gesellschaft erteilten
Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich. Wird
eine Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils
fristgemäß – sowohl in Schriftform (§ 126 BGB) oder Textform (§ 126b BGB) übersendet
als auch über den Online-Service der Gesellschaft erteilt, werden unabhängig von der
zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über
den Online-Service der Gesellschaft abgegebenen Vollmachten und Weisungen als verbindlich
behandelt, sofern diese nicht zuvor im Online-Service der Gesellschaft widerrufen
wurde. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der
Eingabemaske im Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem Informationsblatt
und den Nutzungsbedingungen für den Online-Service entnehmen, die im Online-Service
hinterlegt sind.
Soweit die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des
Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht für die Stimmrechtsvertreter
unbeachtlich. Auch bei Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
ist die form- und fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
| 7. |
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation
Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz).
Fragen sind bis spätestens zum Ablauf des 28. Juni 2022 (24:00 Uhr) ausschließlich
über die dafür vorgesehene Eingabemaske im Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt.
Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine
bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch
nicht beschränkt.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet.
Fragen können insbesondere zusammengefasst werden. Rückfragen zu den Auskünften des
Vorstands sind ausgeschlossen.
Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch
ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.
| 8. |
Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 AktG |
Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die
folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG zu.
Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil
des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht
werden.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist
§ 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Zapf Creation AG zu richten und
muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens
bis zum Ablauf des 5. Juni 2022, 24:00 Uhr, zugehen. Wir bitten, entsprechende Verlangen
an folgende Adresse zu richten:
Zapf Creation AG
Vorstand
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit dies nicht bereits
mit der Einberufung geschehen ist – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger
bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zugänglich gemacht.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und/oder
Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Wahlvorschläge übersenden.
Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift
der Gesellschaft zu richten:
Zapf Creation AG
c/o Investor Relations
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental
Telefax: +49 9563 7251-107
E-Mail: aktionaersservice@zapf-creation.com
Anderweitig adressierte und/oder nicht rechtzeitige Gegenanträge oder Wahlvorschläge
werden nicht berücksichtigt. Dies gilt insbesondere für Gegenanträge und Wahlvorschläge,
die über den Online-Service der Gesellschaft eingereicht werden.
Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung
unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 15.
Juni 2022, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so
behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende
oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur virtuellen
Hauptversammlung angemeldet ist.
Rechtzeitig, d.h. bis zum Ablauf des 15. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter einer der vorgenannten
Kontaktmöglichkeiten eingegangene und zugänglich zu machende Gegenanträge mit Begründung
oder Wahlvorschläge von ordnungsgemäß legitimierten und angemeldeten Aktionären werden
einschließlich des Namens des Aktionärs sowie der – bei Wahlvorschlägen optionalen
– Begründung unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
unverzüglich nach ihrem Eingang zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der
Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht.
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung bzw. eines Wahlvorschlags
kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG (in Verbindung mit § 127
Satz 1 AktG) genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags
bzw. die etwaige Begründung eines Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht
zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge braucht
der Vorstand nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn sie
die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht enthalten.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden.
| 9. |
Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 |
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung
bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter in Abweichung von § 245 Nr. 1
AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung im
Online-Service unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn
sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben.
Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche „Elektronischer Widerspruch“
vorgesehen.
| 10. |
Informationen (Unterlagen) auf der Internetseite der Gesellschaft |
Folgende Informationen (Unterlagen) sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
zugänglich:
| ― |
Einladung zur 23. ordentlichen Hauptversammlung |
| ― |
Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns |
| ― |
Geschäftsbericht 2021 der Zapf Creation AG |
| ― |
Jahresabschluss 2021 der Zapf Creation AG |
| ― |
Vollmachts- und Weisungsformular |
| ― |
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter |
| ― |
Informationsblatt und Nutzungsbedingungen für den Online-Service der Gesellschaft |
| 11. |
Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter |
Die Zapf Creation AG erhebt personenbezogene Daten über die Aktionäre und/oder ihre
Bevollmächtigten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte
in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Zapf Creation AG verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortlicher unter
Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung sowie aller weiteren maßgeblichen
Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten
der Aktionäre gemäß der Datenschutzgrundverordnung finden sich unter
https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung
Rödental, im Mai 2022
Zapf Creation AG
Der Vorstand