Deutsche Post AG
Bonn
WKN 555200
ISIN DE0005552004
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zur
ordentlichen Hauptversammlung
ein, die am Mittwoch, den 18. Mai 2016, 10.00 Uhr in der Jahrhunderthalle Frankfurt, Pfaffenwiese 301, 65929 Frankfurt am Main stattfindet.
Tagesordnung
1.
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, der Lageberichte für die Gesellschaft und den Konzern mit dem erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015
Zu Tagesordnungspunkt 1 ist eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat. Die vorgelegten Unterlagen dienen der Unterrichtung der Hauptversammlung über das abgelaufene Geschäftsjahr und die Lage der Gesellschaft sowie des Konzerns.
2.
Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2015 in Höhe von 5.021.957.129,32 Euro wie folgt zu verwenden:
| Verteilung an die Aktionäre | 1.030.840.633,95 Euro |
| durch Ausschüttung einer Dividende von 0,85 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie* | |
| Einstellung in andere Gewinnrücklagen | 0,00 Euro |
| Gewinnvortrag | 3.991.116.495,37 Euro |
Da die Dividende in vollem Umfang aus dem steuerlichen Einlagekonto im Sinne des § 27 KStG (nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen) geleistet wird, erfolgt die Auszahlung ohne Abzug von Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag. Bei inländischen Aktionären unterliegt die Dividende nicht der Besteuerung. Eine Steuererstattungs- oder Steueranrechnungsmöglichkeit ist mit der Dividende nicht verbunden.
Die Ausschüttung gilt steuerlich als Rückgewähr von Einlagen und mindert – nach Auffassung der Finanzverwaltung – die Anschaffungskosten der Aktien.
Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden, der eine unveränderte Dividende pro dividendenberechtigter Stückaktie sowie einen entsprechend angepassten Gewinnvortrag vorsieht.
* Dem Vorschlag zur Verwendung des Bilanzgewinns liegt die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien zum Zeitpunkt der Sitzung des Aufsichtsrats am 8. März 2016 zugrunde.
3.
Entlastung der Mitglieder des Vorstands
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
4.
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
5.
Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 und des Prüfers für eine prüferische Durchsicht etwaiger Zwischenfinanzberichte für das Geschäftsjahr 2016
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Finanz- und Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr 2016 und zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht etwaiger Zwischenfinanzberichte für das Geschäftsjahr 2016 zu wählen.
6.
Bestellung des Prüfers für eine prüferische Durchsicht eines etwaigen Zwischenfinanzberichts für das erste Quartal des Geschäftsjahrs 2017
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Finanz- und Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht eines etwaigen Zwischenfinanzberichts für das erste Quartal des Geschäftsjahrs 2017 zu wählen.
7.
Wahlen zum Aufsichtsrat
Die Amtszeiten von Frau Prof. Dr.-Ing. Katja Windt sowie der Herren Werner Gatzer, Thomas Kunz und Elmar Toime enden planmäßig mit Ablauf der Hauptversammlung am 18. Mai 2016. Vier Vertreter der Anteilseigner sind daher neu zu wählen. Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelabstimmung durchzuführen.
Unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat beschlossenen Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und gestützt auf den Vorschlag des Nominierungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor,
| a) |
Frau Prof. Dr.-Ing. Katja Windt, Bremen |
| b) |
Herrn Werner Gatzer, Teltow |
| c) |
Frau Ingrid Deltenre, Zollikon, Schweiz |
| d) |
Herrn Dr. Nikolaus von Bomhard, München |
jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen.
Die vorgeschlagenen Amtsperioden liegen im Rahmen der vom Aufsichtsrat gemäß Nr. 5.4.1 Abs. 2 des Deutschen Corporate Governance Kodex festgelegten Regelzugehörigkeitsdauer.
Der Aufsichtsrat der Deutsche Post AG setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1, 101 Abs. 1 AktG und § 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer vom 4. Mai 1976 sowie nach § 10 Abs. 1 der Satzung aus je zehn Mitgliedern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer und zu jeweils mindestens 30 Prozent aus Frauen und Männern zusammen. Im Aufsichtsrat der Gesellschaft müssen jeweils mindestens sechs Sitze von Frauen und von Männern besetzt sein, um die gesetzliche Mindestquote (§ 96 Abs. 2 Satz 1 AktG) zu erfüllen. Die gesetzliche Mindestquote von 30 Prozent ist vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen, da weder die Anteilseignervertreter noch die Arbeitnehmervertreter der Gesamterfüllung widersprochen haben. Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats entspricht den gesetzlichen Vorgaben zur Mindestquote von Frauen und Männern bereits ohne Berücksichtigung der heute zur Wahl stehenden Personen.
Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
| a) |
Frau Prof. Dr.-Ing. Katja Windt
|
||||||
| b) |
Herr Werner Gatzer
|
||||||
| c) |
Frau Ingrid Deltenre
|
||||||
| d) |
Herr Dr. Nikolaus von Bomhard
|
Herr Werner Gatzer ist Staatssekretär im Bundesministerium der Finanzen. Die Bundesrepublik Deutschland ist über die KfW Bankengruppe mit ca. 21 Prozent am Grundkapital der Deutsche Post AG beteiligt.
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zwischen den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten und der Deutsche Post AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Deutsche Post AG oder einem wesentlich an der Deutsche Post AG beteiligten Aktionär im Übrigen keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, deren Offenlegung gemäß Nr. 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird.
Weitere Angaben zu den vorgeschlagenen Kandidaten, insbesondere deren Lebensläufe sind im Internet unter www.dpdhl.de/hauptversammlung abrufbar.
8.
Zustimmung zur Änderung des Ergebnisabführungsvertrags zwischen der Deutsche Post AG und der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH
Zwischen der Deutsche Post AG und der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH besteht ein Ergebnisabführungsvertrag, der am 18. Dezember 2001 abgeschlossen und mit Vereinbarung vom 30. Januar/13. Februar 2014 geändert worden ist. Die Deutsche Post AG und die Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH haben den Vertrag mit Änderungsvereinbarung vom 19. Februar 2016 um eine vertragliche Beherrschungskomponente ergänzt und an heutige Standards angepasst. Mit der Ergänzung der Beherrschungskomponente entfällt das für eine umsatzsteuerliche Organschaft bestehende Erfordernis, die organisatorische Eingliederung der Organgesellschaft (Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH) in die Organträgerin (Deutsche Post AG) gesondert nachweisen zu müssen. Die Änderungsvereinbarung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Zustimmung der Hauptversammlung. Die bisher geltende Vertragsfassung ist ebenso wie die Änderungsvereinbarung vom 19. Februar 2016 von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter www.dpdhl.de/hauptversammlung abrufbar und überdies in der Hauptversammlung zugänglich.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, der nachfolgend in ihrem Wortlaut wiedergegebenen Vereinbarung zwischen der Deutsche Post AG und der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH zur Änderung des Ergebnisabführungsvertrags vom 19. Februar 2016 zuzustimmen:
„Änderungsvereinbarung zum Ergebnisabführungsvertrag zwischen
Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Str. 20, 53113 Bonn und
Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH, Charles-de-Gaulle-Str. 20, 53113 Bonn
Präambel
Die Deutsche Post AG als Rechtsnachfolgerin der auf die Deutsche Post AG verschmolzenen Deutsche Post Beteiligungen GmbH und die Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH, damals firmierend als Deutsche Post Auslandsbeteiligungsgesellschaft mbH, haben am 18. Dezember 2001 einen Ergebnisabführungsvertrag geschlossen und durch Änderungsvereinbarung vom 30. Januar/13. Februar 2014 wirksam geändert.
Dieser Vertrag wird nun erneut geändert und wie folgt gefasst:
Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag zwischen
Deutsche Post AG – im Folgenden „herrschende Gesellschaft“ genannt – und
Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH – im folgenden „abhängige Gesellschaft“ genannt –
§ 1 Leitung und Weisungsrecht
| 1. |
Die abhängige Gesellschaft unterstellt die Leitung ihrer Gesellschaft der herrschenden Gesellschaft. Die herrschende Gesellschaft ist demgemäß berechtigt, der Geschäftsführung der abhängigen Gesellschaft Weisungen zu erteilen. Die Geschäftsführung der abhängigen Gesellschaft verpflichtet sich, derartigen Weisungen Folge zu leisten. Das Weisungsrecht erstreckt sich nicht darauf, diesen Vertrag zu ändern, aufrecht zu erhalten oder zu beenden. |
| 2. |
Das Recht zur Erteilung von Weisungen gilt ab dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieses Vertrages. |
§ 2 Gewinnabführung
| 1. |
Die abhängige Gesellschaft verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn für die Dauer dieses Vertrages entsprechend den Vorschriften des § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung an die herrschende Gesellschaft abzuführen. |
| 2. |
Die abhängige Gesellschaft darf mit Zustimmung der herrschenden Gesellschaft Beträge aus dem Jahresüberschuss nur insoweit in die Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB einstellen, als dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. |
| 3. |
Während der Dauer dieses Vertrags gebildete andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB sind auf Verlangen der herrschenden Gesellschaft aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. |
| 4. |
Gewinnrücklagen, die vor Wirksamwerden dieses Vertrages gebildet wurden, dürfen weder abgeführt noch zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags verwendet werden. Gleiches gilt für Kapitalrücklagen, die vor oder während der Dauer dieses Vertrages gebildet worden sind. |
| 5. |
Der Anspruch auf Gewinnabführung entsteht jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres der abhängigen Gesellschaft und wird zu diesem Zeitpunkt fällig. |
§ 3 Verlustübernahme
| 1. |
Die herrschende Gesellschaft verpflichtet sich gegenüber der abhängigen Gesellschaft für die Dauer dieses Vertrages zur Verlustübernahme entsprechend den Vorschriften des § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung. |
| 2. |
Der Anspruch auf Verlustausgleich entsteht jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres der abhängigen Gesellschaft und wird zu diesem Zeitpunkt fällig. |
§ 4 Wirksamwerden und Dauer
| 1. |
Dieser Vertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit der Zustimmung der Hauptversammlung der herrschenden Gesellschaft und der Gesellschafterversammlung der abhängigen Gesellschaft und der Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der abhängigen Gesellschaft. |
| 2. |
Der Vertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der abhängigen Gesellschaft wirksam. Er gilt rückwirkend – mit Ausnahme des Weisungsrechts – zum Beginn des Geschäftsjahres der abhängigen Gesellschaft, in dem die Eintragung in das Handelsregister erfolgt. |
| 3. |
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Bezüglich der Regelungen zur Gewinnabführung und Verlustübernahme hat er eine Mindestlaufzeit von fünf Zeitjahren, gerechnet ab dem in § 4 Nr. 2 S. 2 genannten Zeitpunkt und kann erstmals zum Ende des Geschäftsjahres gekündigt werden, in dem bzw. mit dessen Ablauf die Mindestlaufzeit endet. Danach kann der Vertrag zu jedem folgenden Ende des Geschäftsjahres gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt sechs Wochen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Für den Fall, dass die mit der Änderung des Vertrages verbundene Fortführung einer körperschaft- und/oder gewerbesteuerlichen Organschaft fehlschlägt oder dass eine solche zunächst wirksam begründete steuerliche Organschaft entfällt, beginnt die Mindestlaufzeit des Vertrages erneut ab dem Beginn des Geschäftsjahres, welches dem Geschäftsjahr der abhängigen Gesellschaft folgt, in dem die die Unwirksamkeit der steuerlichen Organschaft begründenden Umstände letztmalig bestanden haben. |
| 4. |
Das Recht zur Kündigung des Vertrags – einheitlich oder gesondert hinsichtlich der Beherrschungs- oder Gewinnabführungs-/Verlustübernahmeverpflichtung – aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist bleibt unberührt. Die herrschende Gesellschaft ist insbesondere zur Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt, wenn die herrschende Gesellschaft nicht mehr die Mehrheit der Stimmrechte an der abhängigen Gesellschaft hält. |
| 5. |
Das Recht, den Vertrag statt durch Kündigung im gegenseitigen Einvernehmen aufzuheben, bleibt unberührt. |
§ 5 Teilunwirksamkeit
| 1. |
Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so soll dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht betroffen werden. In diesem Fall ist der Vertrag sinngemäß durchzuführen. |
| 2. |
Die unwirksame Bestimmung ist durch Ergänzung und Berichtigung so zu gestalten, wie die Vertragsschließenden sie bei Kenntnis der Unwirksamkeit und zur Erreichung des beabsichtigten Zwecks vereinbart haben würden. Entsprechendes gilt für Vertragslücken. |
| 3. |
Die Bestimmungen dieses Vertrags sind so auszulegen, dass sie den Anforderungen an die Anerkennung einer Organschaft im Sinne von §§ 14, 17 KStG, § 2 GewStG und § 2 UStG in ihrer jeweils gültigen Fassung entsprechen. |
§ 6 Änderungen, Nebenabreden
| 1. |
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. |
| 2. |
Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.“ |
Hinweise zum Tagesordnungspunkt 8:
Die nachfolgend genannten Unterlagen stehen Ihnen von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.dpdhl.de/hauptversammlung zur Verfügung und werden überdies in der Hauptversammlung zugänglich sein:
| • |
Ergebnisabführungsvertrag zwischen der Deutsche Post AG und der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH vom 18. Dezember 2001 und Änderungsvereinbarung vom 30. Januar/13. Februar 2014; |
| • |
Änderungsvereinbarung zwischen der Deutsche Post AG und der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH vom 19. Februar 2016; |
| • |
Jahresabschlüsse und Lageberichte der Deutsche Post AG für die letzten drei Geschäftsjahre; |
| • |
Jahresabschlüsse der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH für die letzten drei Geschäftsjahre; die Gesellschaft hat in Übereinstimmung mit den Vorschriften des HGB von der Aufstellung eines Lageberichts abgesehen; |
| • |
Gemeinsamer Bericht des Vorstands der Deutsche Post AG und der Geschäftsführung der Deutsche Post Beteiligungen Holding GmbH |
Weitere Angaben zur Einberufung
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von 1.212.753.687 Euro eingeteilt in 1.212.753.687 nennwertlose Stückaktien, die jeweils eine Stimme gewähren. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 1.212.753.687 Stimmrechte.
2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung – persönlich oder durch Bevollmächtigte – sind diejenigen Personen berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich bis zum 11. Mai 2016 (einschließlich)
| • |
unter der Postanschrift: Hauptversammlung Deutsche Post AG, c/o ADEUS, 20716 Hamburg oder |
| • |
unter der Telefaxnr.: +49 (0)228 182 63631 oder |
| • |
über den von der Gesellschaft angebotenen Online-Service unter der |
zur Teilnahme angemeldet haben. Den Zugangscode für die Teilnahme am Online-Service erhalten die Aktionäre mit der Einladung (Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG) zur Hauptversammlung. Aktionäre, die sich für die Versendung der Einladung per E-POST registriert haben, verwenden bitte den in ihrer E-POST-Einladung enthaltenen bzw. den bei der Registrierung festgelegten Zugangscode.
Wir bitten Sie, die Anmeldung zur Hauptversammlung entweder durch Rücksendung des mit der Einladung (Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG) übersandten Antwortbogens oder über den unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellten Online-Service vorzunehmen. Sie können sich per Antwortbogen anmelden, indem Sie eine Eintrittskarte für sich selbst oder für einen Dritten bestellen, Ihre Stimmen per Briefwahl abgeben oder Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen. In den vorstehend genannten Fällen übermitteln Sie den Antwortbogen bitte ausschließlich an die oben genannte Anschrift bzw. Telefaxnummer. Sollten Sie den Antwortbogen verwenden wollen, um einem Kreditinstitut, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution Vollmacht und gegebenenfalls Weisungen zu erteilen, übermitteln Sie den Antwortbogen bitte an die Ihnen von dem Bevollmächtigten benannte Anschrift. Nehmen Sie diese Möglichkeit bitte so rechtzeitig wahr, dass Sie oder der Bevollmächtigte Ihren Aktienbestand noch fristgerecht anmelden können. Per Online-Service können Sie sich anmelden, indem Sie eine Eintrittskarte für sich selbst oder einen Dritten bestellen, Ihre Stimmen per Briefwahl abgeben, Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, an ein Kreditinstitut, an eine Aktionärsvereinigung oder an eine andere diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution, das/die am Online-Service teilnimmt, erteilen oder den Nachweis der Bevollmächtigung eines Dritten übermitteln.
Die Anmeldung kann auch durch einen Bevollmächtigten erfolgen. Für die Fristwahrung kommt es auf den Zugang der Anmeldung bei der Gesellschaft an.
Bei rechtzeitiger Anmeldung können Aktionäre in jedem Fall, das heißt auch nach Abgabe von Briefwahlstimmen oder Erteilung einer Vollmacht, die Rechte in der Hauptversammlung – persönlich oder durch Bevollmächtigte – wahrnehmen. Die Teilnahme an der Hauptversammlung gilt als Widerruf zuvor abgegebener Briefwahlstimmen bzw. einer zuvor erteilten Vollmacht.
Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass Umschreibungen im Aktienregister ab dem 11. Mai 2016, 24.00 Uhr, bis zum Ende der Hauptversammlung aus arbeitstechnischen Gründen ausgesetzt werden (sog. Technical Record Date). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand am 11. Mai 2016, 24.00 Uhr.
3. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, durch Briefwahl ausüben. Für die Stimmabgabe durch Briefwahl steht Ihnen der von der Gesellschaft mit der Einladung (Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG) übersandte Antwortbogen oder der unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellte Online-Service zur Verfügung. Wenn Sie nicht den Online-Service nutzen, sind die Briefwahlstimmen ausschließlich an die oben genannte Anschrift bzw. Telefaxnummer zu übermitteln. Die Stimmabgabe durch Briefwahl muss bis einschließlich 11. Mai 2016 (eingehend) erfolgen. Innerhalb der Anmeldefrist abgegebene Briefwahlstimmen können bis zum Ende der Aktionärsdebatte am Tag der Hauptversammlung geändert werden. Wenn Sie zunächst eine Eintrittskarte für Ihre persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung bestellt haben, können Sie für den Fall, dass Sie nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, Ihre Stimmen im Wege der Briefwahl noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte am Tag der Hauptversammlung über den Online-Service abgeben. Wenn Sie sich außerhalb des Online-Service zur Hauptversammlung angemeldet haben, können Sie für den Fall, dass Sie nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, Ihre Stimmen im Wege der Briefwahl noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte am Tag der Hauptversammlung außerhalb des Online-Service abgeben. Die Briefwahlstimmen sind ausschließlich an die oben genannte Anschrift bzw. Telefaxnummer unter Beachtung eventueller Postlaufzeiten zu übermitteln. Eine Stimmabgabe durch Briefwahl zu TOP 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) gilt auch für einen angepassten Gewinnverwendungsvorschlag infolge einer etwaigen Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien. Sollte zu TOP 3 und/oder zu TOP 4 (Entlastung Vorstand bzw. Aufsichtsrat) eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Stimmabgabe durch Briefwahl zu diesen Tagesordnungspunkten entsprechend für die Einzelabstimmungen.
Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.
4. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung des Aktienbestands durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten Sorge zu tragen (siehe oben).
Die Erteilung der Vollmacht bedarf der Textform. Dasselbe gilt für den Nachweis der Bevollmächtigung. Der Textform bedarf ferner – soweit nicht die Vollmacht durch Teilnahme an der Hauptversammlung als widerrufen gilt (siehe Ziffer 2) – der Widerruf der Vollmacht bzw. der Nachweis des Widerrufs. Bitte nutzen Sie für die Erteilung der Vollmacht den von der Gesellschaft mit der Einladung (Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG) übersandten Antwortbogen oder den unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellten Online-Service. Soweit Sie mit dem Antwortbogen nicht einem Kreditinstitut, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution Vollmacht erteilen, sind Vollmachten ausschließlich an die oben genannte Anschrift bzw. Telefaxnummer zu übermitteln. Sie haben ferner die Möglichkeit, Vollmacht auf der Eintrittskarte sowie auf den hierfür im Stimmkartenblock enthaltenen Vollmachtskarten zu erteilen. Die elektronische Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann über den unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellten Online-Service erfolgen. Der Nachweis in Textform kann ferner an den Akkreditierungsschaltern der Hauptversammlung erbracht werden.
Für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Wir bitten die Aktionäre, in diesen Fällen die Bereitschaft des zu Bevollmächtigenden zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sowie die Einzelheiten der Bevollmächtigung einschließlich ihrer Form zu klären. Diejenigen Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und anderen diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen, die am Online-Service der Gesellschaft teilnehmen, können auch über den unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellten Online-Service bevollmächtigt werden.
Wir bieten unseren Aktionären an, Mitarbeiter der Gesellschaft mit der Ausübung ihrer Stimmrechte nach Maßgabe der Weisungen der Aktionäre zu bevollmächtigen. Für die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft steht Ihnen der von der Gesellschaft mit der Einladung (Mitteilung nach § 125 Abs. 2 AktG) übersandte Antwortbogen oder der unter www.dpdhl.de/hauptversammlung bereitgestellte Online-Service zur Verfügung. Wenn Sie nicht den Online-Service nutzen, sind Vollmacht und Weisungen ausschließlich an die oben genannte Anschrift bzw. Telefaxnummer zu übermitteln. In der Hauptversammlung können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch unter Verwendung der im Stimmkartenblock enthaltenen Vollmachtskarte erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können das Stimmrecht nur ausüben, soweit ihnen Weisungen erteilt wurden. Eine Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu TOP 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) gilt auch für einen angepassten Gewinnverwendungsvorschlag infolge einer etwaigen Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien. Sollte zu TOP 3 und/oder zu TOP 4 (Entlastung Vorstand bzw. Aufsichtsrat) eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Weisung zu diesen Tagesordnungspunkten entsprechend für die Einzelabstimmungen.
Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis einschließlich 11. Mai 2016 (eingehend) erteilt werden. Bei fristgerechter Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können die Weisungen bis zum Ende der Aktionärsdebatte am Tag der Hauptversammlung geändert werden. Wenn Sie sich außerhalb des Online-Service zur Hauptversammlung angemeldet haben oder aber nach fristgerechter Anmeldung persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können Sie noch bis zum Ende der Aktionärsdebatte am Tag der Hauptversammlung außerhalb des Online-Service Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen.
5. Veröffentlichung und Übersendung von Informationen, Berichten und Unterlagen
Der festgestellte Jahresabschluss und der gebilligte Konzernabschluss, die Lageberichte für die Gesellschaft und den Konzern mit dem erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015, der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns, die Informationen zu TOP 7 und die Unterlagen zu TOP 8 stehen Ihnen von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.dpdhl.de/hauptversammlung zur Verfügung. Die Unterlagen werden überdies in der Hauptversammlung zugänglich sein.
Die gem. § 124a AktG auf der Internetseite zugänglich zu machenden Informationen können Sie alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung bzw. unverzüglich nach Eingang des Verlangens auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.dpdhl.de/hauptversammlung einsehen.
6. Übertragung der Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird bis zum Ende der Rede des Vorstandsvorsitzenden im Internet unter www.dpdhl.de/hauptversammlung übertragen.
7. Anträge, Wahlvorschläge, Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, Auskunftsverlangen, Rechte der Aktionäre
Anträge von Aktionären und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern, die vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden sollen, sind an die nachfolgend genannten Adressen bzw. Telefaxnummer der Deutsche Post AG zu richten:
Postanschrift: Deutsche Post AG, Zentrale, Investor Relations, Stichwort: Hauptversammlung, 53250 Bonn, oder
Telefaxnr.: +49 (0)228 182 63199 oder
E-Mail-Anschrift: hauptversammlung@dpdhl.com
Wir werden Anträge und Wahlvorschläge, die bis zum Ablauf des 3. Mai 2016 bei den vorgenannten Adressen bzw. der Telefaxnummer eingehen und zugänglich zu machen sind, unverzüglich unter www.dpdhl.de/hauptversammlung veröffentlichen.
Auch bei vorheriger Übersendung sind Anträge bzw. Wahlvorschläge in der Hauptversammlung zu stellen bzw. vorzutragen.
Ein Verlangen von Aktionären, Gegenstände auf die Tagesordnung zu setzen und bekannt zu machen (§ 122 Abs. 2 AktG), muss der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 17. April 2016 zugehen. Bitte richten Sie ein solches Verlangen an den Vorstand der Deutsche Post AG:
Postanschrift: Deutsche Post AG, Zentrale, Vorstand, Stichwort: Hauptversammlung, 53250 Bonn oder
Telefaxnr.: +49 (0)228 182 63199 oder
E-Mail-Anschrift: hauptversammlung@dpdhl.com
In der Hauptversammlung steht jedem Aktionär, der an der Hauptversammlung teilnimmt, ein Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG zu. Danach ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Weitergehende Erläuterungen zu den genannten Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.dpdhl.de/hauptversammlung
verfügbar.
Bonn, im April 2016
Deutsche Post AG
Der Vorstand