| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| Design Hotels AG Berlin |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung | 10.05.2019 |
 Design Hotels AGBerlinISIN: DE0005141006
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Design Hotels AG und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die Design Hotels AG und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Die zu Tagesordnungspunkt 1 vorgelegten Unterlagen können ab Einberufung der Hauptversammlung in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft, Stralauer Allee 2c, 10245 Berlin, und im Internet unter
Bereich Investor Relations eingesehen werden. Ferner werden die Unterlagen auch in der Hauptversammlung zugänglich sein und mündlich erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den ihm vom Vorstand der Gesellschaft vorgelegten Jahresabschluss sowie den ihm vom Vorstand vorgelegten Konzernabschluss gebilligt. Mit seiner Billigung durch den Aufsichtsrat ist der Jahresabschluss gemäß § 172 AktG festgestellt. Die Aufgabe der Hauptversammlung besteht daher in der Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses oder die Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG ist nicht angezeigt. Auch die übrigen vorgenannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nach § 176 Abs. 1 Satz 1 AktG lediglich zugänglich zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung hierzu bedarf. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2018 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 2.407.398,77 wie folgt zu verwenden:
Die angegebenen Beträge, die zur Ausschüttung der Dividende und zum Gewinnvortrag verwendet werden, beruhen auf der Anzahl der dividendenberechtigten Aktien am Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses durch den Vorstand. Sollte sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2018 dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von Euro 0,12 je dividendenberechtigte Aktie vorsieht. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG wird der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig. Die Dividende ist demnach am 24. Juni 2019 fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers der Design Hotels AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat schlägt gestützt auf die Empfehlung des Finanzausschusses vor, die PKF Deutschland GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung München, als Abschlussprüfer der Design Hotels AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2019 zu wählen. |
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| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus sechs Vertretern der Aktionäre zusammen. Die Amtszeit aller Mitglieder des Aufsichtsrats endet mit Beendigung dieser ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 beschließt. Der Aufsichtsrat schlägt vor, die nachfolgend unter Ziff. 1) bis 6) genannten Personen als Vertreter der Aktionäre in den Aufsichtsrat zu wählen. Ihre Amtszeit beginnt jeweils mit Beendigung dieser ordentlichen Hauptversammlung und endet jeweils mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.
Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Im Falle seiner Wahl in den Aufsichtsrat soll Herr Prof. Dr. Holger Peres als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen werden. |
Die Aktien der Gesellschaft sind im Freiverkehrssegment m:access der Börse München notiert. Die Gesellschaft ist daher nicht „börsennotiert“ im Sinne des WpHG und des AktG. Gemäß § 121 Abs. 3 AktG sind nicht börsennotierte Gesellschaften lediglich verpflichtet, in der Einberufung der Hauptversammlung Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung sowie die Tagesordnung anzugeben.
Die nachfolgenden Hinweise zur Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, zur Bevollmächtigung und zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2 AktG, §§ 126 Abs. 1, 127 AktG und § 131 Abs. 1 AktG sowie die Informationen nach § 124a AktG erfolgen in der Einberufung der Hauptversammlung freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern, und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Die genannten Fristen sind verbindlich.
Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens zum Ablauf des 12. Juni 2019, 24:00 Uhr, unter Vorlage eines Nachweises ihres Aktienbesitzes bei der Gesellschaft unter der unten genannten Adresse in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben.
Der Nachweis des Aktienbesitzes erfolgt durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts in Textform in deutscher oder englischer Sprache. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 29. Mai 2019, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) zu beziehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Eine ordnungsgemäße Anmeldung vorausgesetzt, ist für das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts daher ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag entscheidend. Veränderungen des Aktienbesitzes nach dem Nachweisstichtag, etwa eine vollständige oder teilweise Veräußerung oder ein Hinzuerwerb von Aktien, haben auf das Teilnahmerecht sowie die Ausübung und den Umfang des Stimmrechts keine Auswirkungen.
Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Für eine eventuelle Dividendenberechtigung hat der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag keine Bedeutung. Eine Sperre für die Veräußerung von Aktien nach dem Nachweisstichtag besteht nicht. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin frei verfügen.
Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 12. Juni 2019, 24:00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugehen:
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Design Hotels AG |
Zum Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung können Aktionäre die ihnen von ihrem depotführenden Institut zugesandten Formulare zur Eintrittskartenbestellung ausfüllen und gemäß den Vorgaben des depotführenden Instituts rechtzeitig an dieses zurücksenden. Das depotführende Institut übernimmt sodann die Anmeldung unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises des Aktienbesitzes bei der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse.
Entscheidend für die fristgerechte Anmeldung ist in jedem Fall der rechtzeitige Zugang der Anmeldung und des Nachweises bei der Gesellschaft.
Bevollmächtigung
Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldet haben, können ihr Teilnahmerecht sowie ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte auf der Hauptversammlung durch Bevollmächtigte – zum Beispiel ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten – ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB). Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen, diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG und §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen, Unternehmen und Instituten besteht demgegenüber nach dem Gesetz und der Satzung kein besonderes Formerfordernis. Es gelten insofern die speziellen Regelungen in § 135 AktG, wonach die Vollmacht einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden muss. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Die Einzelheiten einer Bevollmächtigung im Rahmen des § 135 AktG bitten wir, mit dem jeweiligen Bevollmächtigten abzustimmen. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht.
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch einen von unserer Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Hierbei handelt es sich um einen Mitarbeiter der Gesellschaft, der aufgrund einer Bevollmächtigung durch die Aktionäre gemäß den Weisungen abstimmt, die ihm der jeweilige Aktionär zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat. Die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters setzt voraus, dass ihm neben der Vollmacht auch Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt wurden. Fehlen zu einzelnen oder allen Tagesordnungspunkten Weisungen, so übt der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter die Stimmrechte insoweit nicht aus. Wenn zu einzelnen Tagesordnungspunkten unklare bzw. missverständliche Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilt werden, enthält dieser sich insoweit der Stimme.
Die Erteilung der Vollmacht kann sowohl vor als auch noch während der Hauptversammlung erfolgen. Für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht im Vorfeld der Hauptversammlung können die Aktionäre auch das ihnen zusammen mit der Eintrittskarte übersandte Vollmachtsformular verwenden. Vollmachtsformulare können zudem bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse angefordert oder im Internet unter
www.designhotels.com
Bereich Investor Relations, abgerufen werden. Insbesondere für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen, diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG und §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen, Unternehmen und Instituten können daneben auch etwaige, von diesen Personen, Unternehmen und Instituten zur Verfügung gestellte Formulare genutzt werden. Die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht können sowohl durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft als auch durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erfolgen. In letzterem Fall hat der Bevollmächtigte seine Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft nachzuweisen, sofern er weder ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung noch eine andere, diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG und §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person ist. Für die Erteilung und den Widerruf der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf im Vorfeld der Hauptversammlung steht nachfolgend genannte Adresse zur Verfügung, an welche insbesondere auch eine elektronische Übermittlung per E-Mail erfolgen kann:
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Design Hotels AG |
Der Nachweis kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis.
Im Vorfeld der Hauptversammlung erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 18. Juni 2019, 24:00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugehen:
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Design Hotels AG |
Nach Ablauf des 18. Juni 2019 ist die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nur noch möglich, indem die Aktionäre das dem Stimmkartenbogen beigefügte Formular ausfüllen und spätestens bis zum Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung an der dafür vorgesehenen Stelle abgeben.
Vollmachtsformulare, die zur Vollmachtserteilung auf der Hauptversammlung selbst verwendet werden können, erhalten teilnahmeberechtigte Aktionäre bzw. ihre Vertreter am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle zur Hauptversammlung. Teilnahmeberechtigte Aktionäre bleiben auch nach erfolgter Vollmachtserteilung zur persönlichen Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Die Gesamtzahl der Aktien der Design Hotels AG beträgt 8.972.072 Stück. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme, so dass die Gesamtzahl der Stimmrechte vorbehaltlich eventueller Stimmverbote gemäß § 136 AktG 8.972.072 Stimmen beträgt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigene Aktien.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung (Gegenanträge) sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern (Wahlvorschläge) übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.designhotels.com
im Bereich Investor Relations, zugänglich gemacht, wenn der Gegenantrag mitsamt der gesetzlich vorgeschriebenen Begründung bzw. der Wahlvorschlag mitsamt einer etwaigen, gesetzlich nicht vorgeschriebenen Begründung der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 4. Juni 2019, 24:00 Uhr, schriftlich, per Telefax oder per E-Mail unter der folgenden Adresse zugeht:
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Design Hotels AG |
Nicht ordnungsgemäß gestellte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sowie deren Begründung werden nicht zugänglich gemacht. Darüber hinaus werden Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie deren Begründung unter den Voraussetzungen der §§ 126 Abs. 2 Satz 1, 127 Satz 3 AktG nicht zugänglich gemacht. Die Zugänglichmachung der Begründung kann ferner unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG unterbleiben. Stellen mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge oder Wahlvorschläge, so kann der Vorstand der Gesellschaft die Gegenanträge oder Wahlvorschläge und ihre Begründung zusammenfassen (§ 126 Abs. 3 AktG).
Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft (entsprechend 448.604 Aktien der Gesellschaft) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (Ergänzungsverlangen). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Ergänzungsverlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss ihm spätestens bis zum Ablauf des 25. Mai 2019, 24:00 Uhr, zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Ergänzungsverlangen an folgende Adresse:
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Design Hotels AG |
Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der o.g. Mindestanzahl Aktien sind und dass sie diese bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Ordnungsgemäße Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sind entweder bereits mit der Einberufung oder andernfalls unverzüglich nach Zugang des Verlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt zu machen.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und ein gesetzliches Auskunftsverweigerungsrecht (§ 131 Abs. 3 AktG) nicht besteht.
Informationen nach § 124a AktG
Die Informationen nach § 124a AktG sind unter
www.designhotels.com
im Bereich Investor Relations, einsehbar.
Weitergehende Informationen zu den zuvor erläuterten Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, §§ 126 Abs. 1, 127 und § 131 Abs. 1 AktG sind ebenfalls auf der Internet-Seite der Gesellschaft unter
www.designhotels.com
im Bereich Investor Relations, einsehbar.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
1. Allgemeine Informationen
a) Einleitung
Wir legen großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung am 19. Juni 2019 informieren.
b) Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO
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Design Hotels AG |
c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
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Johann Rabbow |
2. Informationen bezüglich der Verarbeitung
a) Datenkategorien
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
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– Vor- und Nachname, |
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– Postanschrift, |
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– Aktienanzahl, |
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– Aktiengattung, |
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– Besitzart der Aktien und |
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– Nummer der Eintrittskarte. |
Soweit zutreffend, verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Vor- und Nachname sowie dessen Wohnort oder Adresse).
Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
In Abhängigkeit vom Einzelfall kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht. Wir verarbeiten beispielsweise Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in der Hauptversammlung. Im Falle von zugänglich zu machenden Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs zudem über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.designhotels.com
im Bereich Investor Relations, zugänglich gemacht.
Sämtliche Aktien der Design Hotels AG sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die Design Hotels AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.
b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Soweit die Verarbeitung aufgrund einer Kontaktaufnahme durch den Aktionär erfolgt, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.
c) Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Druck und Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und der Durchführung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Design Hotels AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere über das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Dies beinhaltet die Überlassung einer Abschrift oder eines Ausdrucks des Teilnehmerverzeichnisses. Die Daten sind dabei gegebenenfalls auch in ein Drittland zu übersenden, soweit Einsicht nehmende Aktionäre oder Aktionärsvertreter in einem Drittland ansässig sind. Dabei können auch Drittländer betroffen sein, für die kein Angemessenheitsbeschluss der Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 1 DSGVO vorliegt.
d) Datenquellen
Soweit wir die personenbezogenen Daten nicht von den jeweiligen Aktionären bzw. von deren Vertretern direkt erhalten, erhalten wir diese über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken).
e) Speicherdauer
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.
Informationen zu Frage- und Redebeiträgen von Aktionären in der Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich ist.
3. Rechte von Betroffenen
Als Betroffener können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Diese Rechte sind:
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Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO), |
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das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO), |
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das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO), |
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das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO), |
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das Recht, die betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermittelt zu bekommen, |
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das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. In Berlin ist die zuständige Aufsichtsbehörde: |
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Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit |
4. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Bei denjenigen Daten, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zwingend erforderlich sind, ist die Bereitstellung notwendig. Im Übrigen besteht für Aktionäre keinerlei Verpflichtung zur Bereitstellung ihrer personenbezogenen Daten.
Berlin, im Mai 2019
Design Hotels AG
Der Vorstand