Sachsenmilch Aktiengesellschaft

Leppersdorf

Wertpapierkennnummer: A0DRXC und A0DRXD
ISIN: DE 000A0DRXC4 und DE 000A0DRXD2

EINLADUNG

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen.

Tagesordnung

– Ende der Tagesordnung –

Freiwillige Hinweise der Gesellschaft

Nicht-börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 121 Abs. 3 AktG i.V.m. § 3 Abs. 2 AktG sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der Adressen für die Anmeldung, die Übersendung des Anteilsbesitznachweises und eventuellen Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um unseren Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 14 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, das ist der 2. Juli 2019 (24:00 Uhr), bei der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
– General Meetings –
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
Telefax: +49 69 12012-86045
E-Mail: wp.hv@db-is.com

Zum Nachweis des Anteilsbesitzes ist eine in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig (Textform reicht aus). Der Nachweis muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, das ist der 18. Juni 2019 (0:00 Uhr), beziehen („Nachweisstichtag“). Der Nachweis über nicht in Girosammelverwahrung befindliche Aktien kann auch von der Gesellschaft oder einem Kreditinstitut gegen Einreichung der Aktien ausgestellt werden. Entscheidend für die Rechtzeitigkeit von Anmeldung und Nachweis ist der Zugang.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur der, der den Nachweis des Anteilsbesitzes rechtzeitig erbracht hat. Eine ordnungsgemäße Anmeldung vorausgesetzt, ist für das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts daher ausschließlich der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag entscheidend. Veränderungen des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag haben auf das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts keine Auswirkungen. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen oder Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind in dieser Hauptversammlung nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Für eine eventuelle Dividendenberechtigung hat der Anteilsbesitz zum Nachweiszeitpunkt keine Bedeutung. Eine Sperre für die Veräußerung von Aktien nach dem Nachweiszeitpunkt besteht nicht.

Aktionäre, die rechtzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung über ihr depotführendes Institut angefordert haben, brauchen nichts weiter zu veranlassen. Die erforderliche Anmeldung und der Nachweis des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen. Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Der Erhalt der Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung. Wir weisen darauf hin, dass Aktionäre, die nicht rechtzeitig angemeldet sind oder ihren Anteilsbesitz nicht rechtzeitig nachgewiesen haben, nicht stimmberechtigt sind, sondern nur als Gäste an der Hauptversammlung teilnehmen können.

Stimmrecht / Stimmrechtsvertreter

Die Aktionäre sind berechtigt, sich durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, vertreten zu lassen. Gemäß § 134 Abs. 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Ausnahmen können für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere nach § 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen und deren Widerruf sowie die entsprechenden Nachweise gegenüber der Gesellschaft gelten; hinsichtlich der insoweit einzuhaltenden Form bitten wir unsere Aktionäre, sich mit den Genannten abzustimmen.

Den Aktionären steht für die Ausübung ihres Stimmrechts auch ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zur Verfügung. Dieser übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Auch bei erteilter Vollmacht ist der Stimmrechtsvertreter nur dann zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vorliegt; zu Anträgen, zu denen es keine mit dieser Einladung bekannt gemachten Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat gibt, nimmt er keine Weisungen entgegen. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber den Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten sowie für die Übersendung der Weisung gegenüber dem Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, deren Widerruf und Änderung stehen folgende Adresse, Fax-Nummer bzw. E-Mail-Adresse zur Verfügung:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
Frau Corinne Neef
An den Breiten
01454 Leppersdorf
Telefax: +49 3528 / 434-760
E-Mail: aktionaere@sachsenmilch.de

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, welches den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeht. Auch in allen Fällen der Bevollmächtigung bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten; ferner ist auch in diesen Fällen der Nachweis des Anteilsbesitzes des Vollmachtgebers erforderlich.

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies sind EUR 2.556,4595) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (Ergänzungsverlangen). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Ergänzungsverlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss dem Vorstand spätestens bis zum Ablauf des 14. Juni 2019 (24:00 Uhr) unter nachstehender Adresse zugehen:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
Vorstand
An den Breiten
01454 Leppersdorf

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Ordnungsgemäße Ergänzungsverlangen sind von der Gesellschaft unverzüglich nach Zugang des Ergänzungsverlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt zu machen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 AktG berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung ausschließlich an die folgende Anschrift zu richten:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
Vorstand
An den Breiten
01454 Leppersdorf
Telefax: +49 (0)3528/434-760
E-Mail: aktionaere@sachsenmilch.de

Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, das ist der 24. Juni 2019 (24.00 Uhr), dort eingegangenen ordnungsgemäßen Gegenanträge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung gemäß § 126 Abs. 1 zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Anträge werden nicht zugänglich gemacht. Die Gesellschaft ist unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen.

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Abschlussprüfern oder zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG).

Die Gesellschaft ist über die vorgenannten, bei den Gegenanträgen aufgeführten Gründe hinaus nicht verpflichtet, Wahlvorschläge zugänglich zu machen, wenn diese nicht den Namen der vorgeschlagenen Person, den ausgeübten Beruf und den Wohnort enthalten, oder wenn bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beigefügt sind.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehung zu verbundenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die Gesellschaft nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzhinweise erläutern, wie und welche Daten erhoben werden, weshalb diese erhoben werden und wem gegenüber diese mitgeteilt oder offengelegt werden.

1. Wer ist der für die Verarbeitung Verantwortliche?

Verantwortlicher für die Verarbeitung ist die:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
An den Breiten
01454 Leppersdorf
Telefax: +49 3528 / 434-760
E-Mail: aktionaere@sachsenmilch.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Sachsenmilch Aktiengesellschaft
Der Datenschutzbeauftragte
An den Breiten
01454 Leppersdorf
E-Mail: privacy@muellergroup.com

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie sich als Gast für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten:

Von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten verarbeiten wir außerdem die folgenden Daten:

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir erheben und verwenden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) Datenschutz-Grundverordnung. Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f) der DSGVO): Organisation und geordnete Durchführung der Hautversammlung.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten werden innerhalb der Unternehmensgruppe Theo Müller von den mit der Organisation der Hauptversammlung der Gesellschaft befassten Mitarbeitern verarbeitet. Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentralisiert wahrnehmen. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister, die durch Auftragsverarbeitungsverträge datenschutzrechtlich verpflichtet sind, Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens, die Ihre Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dies können z. B. die folgenden Kategorien von Verantwortlichen sein: Öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. Aufsichtsbehörden).

5. Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten?

Sofern anwendbares Recht oder Verordnung dies zulassen, haben Sie das Recht auf:

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter den unter Punkt 1 angegebenen Kontaktdaten.

6. Bin ich verpflichtet die angeforderten personenbezogenen Daten mitzuteilen?

Ja, zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen und um die Ausübung der Aktionärsrechte zu ermöglichen.

7. Wie lange halten wir Ihre personenbezogenen Daten vor?

Wir halten Ihre personenbezogenen Daten so lange vor, wie sich für uns ein Haftungsrisiko aus der anwendbaren Gesetzgebung ergibt. Wir halten Ihre personenbezogenen Daten nicht länger vor als zur Erfüllung der benannten Zwecke notwendig ist.