| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
|---|---|---|---|---|
| GAG Immobilien AG Köln |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Ordentliche Hauptversammlung | 24.04.2020 |
 GAG Immobilien AGKölnWir laden Sie herzlich ein zur ordentlichen Hauptversammlungder GAG Immobilien AG, Köln, am Mittwoch, 3. Juni 2020, um 10.00 Uhr, die ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz weder der Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten stattfindet. Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre live im Internet mit Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Straße des 17. Juni 4, 51103 Köln. Tagesordnung
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung Unterlagen Der Inhalt dieser Einberufung, die in Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen und der Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung im Internet unter https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/zugänglich. Grundkapital, Aktien und Stimmrechte Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 16.518.499,00 und ist eingeteilt in 16.518.499 auf den Namen lautende Stückaktien und zwar in 7.158.499 Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) und 9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien). Die Gesamtzahl der Stimmrechte aus allen Aktien beträgt 16.518.499, wovon insgesamt 313.403 Stimmrechte gemäß §§ 71b, 71d Abs. 1 AktG ruhen. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 7.158.499, hiervon ruhen gemäß §§ 71b, 71d Abs. 1 AktG 313.403 Stimmrechte. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 9.360.000. Diese Angaben beziehen sich auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einberufung im Bundesanzeiger. Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung Die Hauptversammlung wird auf Beschluss des Vorstands, mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend „COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung i.S.v. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz führt zu Modifikationen in den Abläufen sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird am 3. Juni 2020, ab 10.00 Uhr, live in Bild und Ton in unserem dafür errichteten Aktionärsportal unter https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/übertragen. Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zuvor anmelden (siehe hierzu: „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“). Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Für die Briefwahl, die Vollmachtserteilung an Dritte und die Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen angemeldeten Aktionären verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, u.a. auch die Nutzung des speziell hierfür errichteten Aktionärsportals (siehe hierzu „Hinweise zum Aktionärsportal“) unter https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/Ausführliche Erläuterungen hierzu erhalten Sie zusammen mit dem personalisierten Einladungsschreiben übersandt. Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, die Ausübung des Stimmrechts und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte bestimmen sich nach §§ 121 ff., 67 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz und §§ 15 und 16a der Satzung der Gesellschaft. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind. Es wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung am Tag der Hauptversammlung und in den letzten sechs Tagen vor dem Tag der virtuellen Hauptversammlung, d.h. vom 28. Mai 2020, 0.00 Uhr, bis einschließlich 3. Juni 2020, Löschungen und Eintragungen im Aktienregister nicht erfolgen. Die Anmeldung muss mindestens in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Die Anmeldung kann auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden und muss bei der nachfolgend genannten Adresse spätestens am 27. Mai 2020, 24.00 Uhr, eingehen. Die Anmeldung ist zu richten an:
Zur Erleichterung der Anmeldung wird den Aktionären zusammen mit den Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie auf Verlangen ein Anmeldeformular übersandt. Den im Aktienregister eingetragenen Aktionären werden mit dem personalisierten Einladungsschreiben weitere Erläuterungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung unseres Aktionärsportals im Internet zugesandt. Hinweise zum Aktionärsportal Als im Aktienregister eingetragener und ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldeter Aktionär können Sie über das Internet den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen sowie Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben und zwar bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte. Detailinformationen entnehmen Sie den weiteren Erläuterungen, die Sie mit dem personalisierten Einladungsschreiben zugesandt bekommen. Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 3. Juni 2020 unter Angabe der Aktionärsnummer ausschließlich über das Aktionärsportal unter https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/erklärt werden. Rechte der Aktionäre Tagesordnungsergänzungsverlangen Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Verlangen von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG sind schriftlich an den Vorstand zu richten. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Abs. 7 AktG zu beachten. Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum 9. Mai 2020, 24.00 Uhr, zugehen. Richten Sie entsprechende Verlangen ausschließlich an den Vorstand unter:
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/bekannt gemacht. Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter, zulässiger Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als sei er in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Gegenanträge und Wahlvorschläge Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:
Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang unter der Internetadresse https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/veröffentlichen. Dabei werden die bis zum 19. Mai 2020, 24.00 Uhr, bei der oben genannten Adresse, bzw. per Telefax oder E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Fragemöglichkeiten der Aktionäre Nach dem COVID-19-Gesetz genügt es im Fall einer virtuellen Hauptversammlung, den Aktionären und ihren Bevollmächtigten eine Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation einzuräumen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Entsprechend diesen gesetzlichen Vorgaben hat der Vorstand entschieden, dass ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte bis zum 1. Juni 2020, 10.00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), Fragen ausschließlich über das Aktionärsportal unter https://www.gag-koeln.de/investor-relations/hauptversammlung/gemäß des von der Gesellschaft festgelegten Verfahrens bei der Gesellschaft einreichen können. Entscheidend für die Fristeinhaltung ist der Eingang der Frage(n) bei der Gesellschaft. Ein Fragerecht während der virtuellen Hauptversammlung besteht nicht. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten. Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der GAG Immobilien AG, Köln Seit dem 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung neue datenschutzrechtliche Vorschriften. Eines der Kernanliegen ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie schon jetzt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die GAG Immobilien AG in Köln und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? GAG Immobilien AG Telefon: +49 02 21/20 11 – 193 Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz Datenschutzbeauftragter oder per E-Mail an datenschutz@gag-koeln.dezu erreichen. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. GAG Aktien sind vinkulierte Namensaktien. Bei (vinkulierten) Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer GAG Immobilien AG mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z. B. eben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Daneben verwenden wir Ihre Daten zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz i. V. mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um den aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Erhebung von Daten kann sich aus den Wertpapiervorschriften außereuropäischer Länder ergeben, dies ist der Fall, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren. An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter? Externe Dienstleister: Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservicegesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren). Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland? Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau betätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln in der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter unserer auf der Seite 1 genannten Adresse anfordern. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt (einschließlich Profiling)? Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder Profiling ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren. Welche Datenschutzrechte haben Sie? Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen: • Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten. • Recht auf Berichtigung: Jeder Aktionär kann gemäß § 67 Abs. 6 AktG Auskunft über die zu seiner Person in das Aktienregister eingetragenen Daten verlangen. Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind. • Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken. • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben. • Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren? Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die GAG Immobilien AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Telefon 02 11/3 84 24 – 0 Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: datenschutz@gag-koeln.de
Köln, im April 2020 GAG Immobilien AG Der Vorstand |