| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| ÖKOWORLD AG Hilden |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Ordentliche Hauptversammlung | 15.05.2020 |
ÖKOWORLD AGHildenWKN 540 868 / ISIN DE0005408686
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ÖKOWORLD AG zum 31. Dezember 2019 nebst Lagebericht und Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Die zu diesem Punkt 1 der Tagesordnung vorgelegten Unterlagen nebst dem Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns können von der Einberufung der Hauptversammlung an bei der Gesellschaft eingesehen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter
abgerufen werden und werden den Aktionären auch während der Hauptversammlung auf diesem Weg zur Verfügung stehen sowie mündlich erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist daher eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Punkt 1 der Tagesordnung nicht vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2019 in Höhe von EUR 16.102.149,36 wie folgt zu verwenden:
Eigene Aktien sind nicht dividendenberechtigt. Der aus dem Bilanzgewinn auf die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung gehaltenen eigenen Aktien entfallende Betrag der Dividende wird auf neue Rechnung vorgetragen. Da sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung ändern kann, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,62 je dividendenberechtigter Vorzugsaktie und EUR 0,61 je dividendenberechtigter Stammaktie bei entsprechender Anpassung des auf neue Rechnung vorzutragenden Betrags vorsieht. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG in der seit dem 1. Januar 2017 geltenden Fassung ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am Mittwoch, den 1. Juli 2020, fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen. |
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| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit der beiden von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrates, namentlich Frau Angelika Grote und Herr Detlef Tank, endet mit Ablauf der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung, so dass eine Neuwahl erforderlich ist. Gemäß § 7 Abs. 1 der Satzung und § 95 AktG besteht der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern. Der Aufsichtsrat setzt sich nicht nach § 96 Abs. 1 AktG nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionärinnen und Aktionäre zusammen. Denn gemäß § 7 Abs. 2 S. 4 ff. der Satzung der Gesellschaft steht den Herren Alfred Platow und Klaus Odenthal ein Entsenderecht für 1/3 der Aufsichtsratsmitglieder zu, solange sie selbst und/oder ihnen ausschließlich gehörenden Gesellschaften Eigentümer von zusammen mehr als 10 % der Aktien der Gesellschaft sind. Diese Voraussetzung ist gegeben. Die weiteren Mitglieder des Aufsichtsrates werden von der Hauptversammlung gewählt. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Die Herren Platow und Odenthal haben von ihrem Entsenderecht innerhalb der Frist des § 7 Abs. 2 Unterabs. 5 der Satzung der Gesellschaft Gebrauch gemacht durch von beiden unterzeichnete Erklärungen, in welchen sie Herrn Prof. Dr. Heinz J. Hockmann, Diplom-Ökonom, Non-Executive Chairman bei der Silk Invest Ltd., wohnhaft: Dreieich-Götzenhain, erneut als die von ihnen zu entsendende Person für eine weitere Amtszeit benannt haben. Unter diesem Tagesordnungspunkt soll die Hauptversammlung Beschlüsse zur Wahl der beiden von der Hauptversammlung zu wählenden Mitglieder des Aufsichtsrats fassen.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
b) Wahl von Frau Angelika Grote Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Frau Angelika Grote ist nicht-geschäftsführendes Mitglied des Verwaltungsrats der ÖkoWorld Lux S.A., Wasserbillig, Luxemburg. Darüber hinaus bekleiden die beiden vorgenannten, zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen keine Ämter in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen. Der von den Herren Platow und Odenthal erneut in den Aufsichtsrat entsandte Prof. Dr. Heinz J. Hockmann ist in den nachfolgend unter a) aufgeführten Gesellschaften Mitglied eines gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrates und in den unter b) aufgeführten Wirtschaftsunternehmen Mitglied eines vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremiums:
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| 7. |
Änderungen zu § 9 der Satzung Gemäß § 118 Abs. 1 und 2 AktG ist es möglich, den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation zu ermöglichen, sofern eine entsprechende Satzungsermächtigung besteht. Um diese Möglichkeit auch bei der ÖKOWORLD AG zu schaffen, grundsätzlich und unabhängig von den Möglichkeiten, welche das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 vorsieht, soll die nachfolgende Ergänzung von § 9 der Satzung um neue Absätze 5 bis 7 beschlossen werden. Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 1 AktG sollen die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung teilnehmen. Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung jedoch bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Die ÖKOWORLD AG hält es für ratsam, von der Möglichkeit des § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG Gebrauch zu machen und in der Satzung Fälle vorzusehen, in denen die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Hierzu soll § 9 der Satzung um einen neuen Absatz 8 erweitert werden. Ferner soll im Zusammenhang mit den vorgenannten Ergänzungen zu § 9 auch eine Neufassung von § 9 Abs. 3 und Abs. 4 der Satzung betreffend die Einberufung und Anmeldung zur Hauptversammlung beschlossen werden. Dabei handelt es sich um redaktionelle Änderungen zum Zwecke der Klarstellung im Wege der Angleichung an die gesetzlichen Formulierungen sowie die Eröffnung der Möglichkeit, in der Einladung gegebenenfalls auch kürzere als die gesetzlichen Fristen vorzusehen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
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II. Weitere Angaben zur Einberufung der Hauptversammlung
Virtuelle Hauptversammlung
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, dass die diesjährige Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates, der Mitglieder des Vorstands, der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der weiteren Mitglieder des Aufsichtsrates teils unter Hinzuschaltung durch Videokonferenz in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Itterpark 1, 40724 Hilden, statt. Ein mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragter Notar wird dort ebenfalls anwesend sein. Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ist eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Ort der Versammlung nicht möglich.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen insbesondere in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre wird über elektronische Kommunikation (Briefwahl), Vollmachtserteilung und Stellung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen durch entsprechende Bevollmächtigung und Weisung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in dem nachfolgend angegebenen Umfang ermöglicht. Den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.
Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (Stamm- und Vorzugsaktien) und zur Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktien) berechtigt sind nach § 9 Abs. 4 Satz 1 und 2 der Satzung alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre, die sich in Textform in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der Adresse
ÖKOWORLD AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Str. 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711 234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
bis spätestens zum Ablauf des Freitag, den 19. Juni 2020, zugehen. Umschreibungen im Aktienregister finden nach § 9 Abs. 4 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft ab dem sechsten Tag vor der Hauptversammlung, d.h. ab Montag, den 22. Juni 2020, bis zum Ablauf der Versammlung nicht statt („Umschreibungsstopp“).
Die Unterlagen zur Anmeldung sowie die Tagesordnung zur Hauptversammlung wird die Gesellschaft an die zu Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, d.h. Freitag, den 5. Juni 2020 (0:00 Uhr MESZ), im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre unter den dort verzeichneten Versandadressen übermitteln. Auch neue Aktionäre, die nach Freitag, den 5. Juni 2020 (0:00 Uhr MESZ), in das Aktienregister eingetragen werden, können sich gemäß den o.g. Möglichkeiten anmelden.
Nach Eingang der Anmeldung bei der Gesellschaft unter der o.g. Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse erhalten die angemeldeten Aktionäre sog. Zugangskarten, auf denen die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) für das internetbasierte Aktionärsportal („HV-Aktionärsportal“) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die folgende Internetseite:
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
Erwerber von Aktien, bei denen die Umschreibung im Aktienregister nicht bis zum Umschreibungsstopp erfolgt ist, können Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte aus diesen Aktien nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.
Ferner wird darauf hingewiesen, dass der Handel mit Aktien durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert wird, so dass Aktionäre auch nach einer erfolgten Anmeldung über ihre Aktien weiter frei verfügen können. Da im Verhältnis zur Gesellschaft als Aktionär allerdings nur gilt, wer als solcher am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist, kann eine Verfügung über die Aktien im Zeitraum zwischen einer erfolgten Anmeldung bis zum Umschreibungsstopp jedoch Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen Aktionärsrechte haben.
Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der vorgenannten Internetseite.
Stimmabgabe durch Briefwahl
In der ordentlichen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 sind nur die Aktionäre stimmberechtigt, die Stammaktien halten („Stammaktionäre“), nicht dagegen die Aktionäre, die ausschließlich Vorzugsaktien halten („Vorzugsaktionäre“).
Stammaktionäre können ihr Stimmrecht in diesem Jahr erstmals im Wege der Briefwahl ausüben. Auch in diesem Fall ist eine fristgemäße Anmeldung erforderlich.
Per Briefwahl abzugebende Stimmen können über das HV-Aktionärsportal über das Internet oder unter Verwendung des hierfür auf den Anmeldebögen sowie auch auf den Zugangskarten vorgesehenen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
zur Verfügung gestellten Briefwahlformulars abgegeben werden.
Die Stimmabgabe mittels Briefwahl über das internetbasierte HV-Aktionärsportal muss spätestens bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe möglich. Um die Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es der Zugangskarte, auf der die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die folgende Internetseite:
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
Die unter Verwendung des mit der Anmeldebestätigung übersandten Briefwahlformulars im Wege der Post, Fax oder E-Mail abgegebenen Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des Donnerstag, den 25. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse eingegangen sein:
ÖKOWORLD AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711 234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung der Stimmabgabe und zu den Fristen entsprechend.
Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a Aktiengesetz sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellte Personen, können sich der Briefwahl bedienen.
Vertretung durch Dritte; Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung
Stammaktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung nach entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch im Falle der Vertretung des Stammaktionärs sind die fristgerechte Anmeldung des Stammaktionärs und darüber hinaus der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes wie vorstehend beschrieben erforderlich. Der Bevollmächtigte darf die Rechte des Stammaktionärs jedoch ebenfalls nur im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) wie in diesen Teilnahmebedingungen angegeben ausüben.
Bevollmächtigt der Stammaktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Ein Vollmachtsformular, das hierfür verwendet werden kann, findet sich auf den den Stammaktionären zugesandten Anmeldebögen sowie auch auf den Zugangskarten und steht unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
zum Download zur Verfügung. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Stammaktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.
Der Nachweis der Bevollmächtigung sollte durch den Stammaktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten aus organisatorischen Gründen möglichst bis spätestens zum Ablauf des Donnerstag, den 25. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), im internetbasierten HV-Aktionärsportal hochgeladen worden oder bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:
ÖKOWORLD AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711 234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Erfolgt der Nachweis der Bevollmächtigung nicht fristgemäß wie vorstehend beschrieben, gilt das Folgende:
Durch Verwendung des HV-Aktionärsportals und Eingabe von Vor- und Nachnamen und Wohnort des Bevollmächtigten erklärt der Bevollmächtigte, dass er ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. In diesem Fall ist der Gesellschaft jedoch zusätzlich ein Nachweis der Bevollmächtigung bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung zu übermitteln. Für die Übermittlung dieses Nachweises bitten wir darum, die Möglichkeit des Uploads über das HV-Aktionärsportal zu nutzen oder die vorstehend genannte E-Mail-Adresse zu verwenden.
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Daneben bieten wir unseren Stammaktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen.
Die Vollmachten können schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder sonst in Textform erteilt werden (siehe Adressdaten unten). Im Falle der Übermittlung per E-Mail muss das der Zugangskarte beigefügte und entsprechend ausgefüllte Vollmachts- und Weisungsformular in elektronischer Form als Anlage (vorzugsweise als „PDF“- oder „TIF“-Datei) übermittelt werden. Auch im Fall einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen nur für die Stimmrechtsvertretung (der Stammaktionäre), die Stellung von Gegenanträgen im Sinne von § 126 Abs. 1 Aktiengesetz (sowohl der Stammaktionäre als auch der Vorzugsaktionäre) und von Wahlvorschlägen gemäß § 127 Aktiengesetz (sowohl der Stammaktionäre als auch der Vorzugsaktionäre), darüber hinaus jedoch nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs (nur Stammaktionäre) auszuüben sowie die Anträge und Wahlvorschläge gemäß den Weisungen des Aktionärs (Stamm- und Vorzugsaktionäre) zu stellen. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme.
Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, findet sich auf den den Aktionären übersandten Anmeldebögen sowie auch auf den Zugangskarten und steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
zum Download zur Verfügung.
Die Vollmacht und die Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des Donnerstag, den 25. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:
ÖKOWORLD AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Straße 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711 234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, die von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter über das HV-Aktionärsportal, wie nachstehend beschrieben, auch noch während der laufenden Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Alternativ können die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch über das internetbasierte HV-Aktionärsportal bevollmächtigt werden. Über das Aktionärsportal erteilte Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf der Vollmachten oder eine Änderung von Weisungen möglich. Um das HV-Aktionärsportal zu nutzen, bedarf es der auf der Zugangskarte abgedruckten erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN). Den Zugang erhalten die Aktionäre über die folgende Internetseite:
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
Des Weiteren können Informationen zur Hauptversammlung und zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch im Internet unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
eingesehen werden.
Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation; Erklärung Widerspruch
Fragemöglichkeit
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre ihre Fragen bis spätestens Dienstag, den 23. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Aktionärsportal übermitteln können.
Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.
Erklärung Widerspruch
Gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-G haben Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert per Briefwahl oder über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, abweichend von § 245 Nr. 1 Aktiengesetz die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt neben dem Erfordernis der Stimmabgabe voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung per E-Mail an den die Hauptversammlung protokollierenden Notar versendet. Die hierfür zu verwendende E-Mail-Adresse des Notars wird den Aktionären zusammen mit der Anmeldungsbestätigung mitgeteilt.
Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft die entsprechende Zugangskartennummer anzugeben.
Anträge von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 Aktiengesetz
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 Aktiengesetz verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Ein solches Ergänzungsverlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also Montag, der 1. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.
Die betreffenden Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstandes über das Ergänzungsverlangen halten, wobei § 70 Aktiengesetz für die Berechnung der Aktienbesitzzeit Anwendung findet. Dabei ist § 121 Abs. 7 Aktiengesetz entsprechend anzuwenden.
Etwaige Ergänzungsverlangen sind bis zu dem vorstehend genannten Termin schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln:
ÖKOWORLD AG
Vorstand
z. Hd. Frau Rechtsanwältin Katrin Hammerich
Itterpark 1
40724 Hilden
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unverzüglich im Internet unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
zugänglich gemacht.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 Aktiengesetz
Jeder Aktionär hat das Recht, einen Gegenantrag gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers (Tagesordnungspunkt 5) und zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (Tagesordnungspunkt 6) zu machen. Gegenanträge und Wahlvorschläge brauchen nicht begründet zu werden.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am Donnerstag, den 11. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sind, werden unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
zugänglich gemacht. Informationen zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126, 127 Aktiengesetz sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung können ebenfalls unter
https://www.oekoworld.com/miteigentuemer/investor-relations
eingesehen werden. Gegenanträge werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung zugänglich gemacht.
In § 126 Absatz 2 Aktiengesetz bzw. § 127 Satz 1 in Verbindung mit § 126 Absatz 2 Aktiengesetz nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung bzw. ein Wahlvorschlag nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Eine Begründung für einen Gegenantrag braucht insbesondere nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen überdies nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten.
Für die Übermittlung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen ist folgende Adresse maßgeblich:
ÖKOWORLD AG
z.Hd. Frau Rechtsanwältin Katrin Hammerich
Itterpark 1
40724 Hilden
Telefax: (02103) 929 4134
E-Mail: Katrin.Hammerich@oekoworld.com
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht zugänglich gemacht.
Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung von den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft gestellt werden. Hierzu sind die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft im Rahmen der Stellung des Gegenantrags und/oder des Wahlvorschlags zu bevollmächtigen und anzuweisen.
Informationen zum Datenschutz
Die ÖKOWORLD AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer sowie Stimmabgaben und im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. C Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die ÖKOWORLD AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die ÖKOWORLD AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
ÖKOWORLD AG
c/o Datenschutz-Experten UG (haftungsbeschränkt) & Co.KG
Hügelstraße 21
47447 Moers
mail@datenschutz-experten.nrw
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der ÖKOWORLD AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist beispielsweise darauf hinzuweisen, dass nach § 129 Abs. 4 AktG in der Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis ausgelegt und nach dem Ablauf der Hauptversammlung für mindestens zwei Jahre bei der Gesellschaft zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aufzubewahren ist. Ferner ist eine Vollmachtserklärung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG drei Jahre nachprüfbar festzuhalten.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
ÖKOWORLD AG
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Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der ÖKOWORLD AG erreichen Sie unter folgender Adresse:
ÖKOWORLD AG
c/o Datenschutz-Experten UG (haftungsbeschränkt) & Co.KG
Hügelstraße 21
47447 Moers
mail@datenschutz-experten.nrw
Hilden, im Mai 2020
ÖKOWORLD AG
Der Vorstand