identity Trust Management AG

Düsseldorf

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Wir berufen hiermit unsere

ordentliche Hauptversammlung

der identity Trust Management AG in Düsseldorf am Mittwoch, dem 12.08.2020, 12:00 Uhr, als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ein.

Tagesordnung

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre; Nachweis des Aktienbesitzes

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben. Die Hauptversammlung findet unter persönlicher Anwesenheit von Mitgliedern des Vorstands und Aufsichtsrats, namentlich des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Düsseldorf, Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet unter

https://identity.tm/jhv

übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre (Briefwahl) sowie die Vollmachtserteilung wird über elektronische Kommunikation ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts (inklusive der Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl oder durch einen Bevollmächtigten) sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft zuvor in geeigneter Weise ihren Aktienbesitz an der Gesellschaft nachgewiesen haben. Um ihren Aktionären diesen Nachweis zu erleichtern, geht die Gesellschaft davon aus, dass ein Aktionär über denselben Aktienbesitz verfügt, mit dem er ausweislich des Teilnehmerverzeichnisses der letzten ordentlichen Hauptversammlung 2019 erschienen bzw. vertreten war, sofern sich der Aktionär gegenüber der Gesellschaft zu Nachweiszwecken auf das Teilnehmerverzeichnis der ordentlichen Hauptversammlung 2019 beruft und der Gesellschaft keine Anhaltspunkte bekannt sind, die dieser Vermutung entgegenstehen könnten.

Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem vor der virtuellen Hauptversammlung nachgewiesenen Aktienbesitz des Aktionärs.

Damit Aktionäre über das Online-Portal unter

https://identity.tm/jhv

die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen können, sind der vorherige Nachweis des Aktienbesitzes und die vorherige Onlineanmeldung erforderlich.

Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung wird über das passwortgeschützte Online-Portal unter

https://identity.tm/jhv

übertragen. Diejenigen Aktionäre, die den Ablauf der Hauptversammlung verfolgen möchten, erhalten die für ihre Online-Anmeldung benötigten Zugangsdaten und ein Passwort, nachdem sie ihren Aktienbesitz der Gesellschaft rechtzeitig vor der Hauptversammlung nachgewiesen haben, per E-Mail an diejenige E-Mail-Adresse, die sie der Gesellschaft dafür im Zuge des Nachweises ihres Anteilsbesitzes mitgeteilt haben.

Die Hauptversammlung findet in Anwesenheit des Aufsichtsratsvorsitzenden als Versammlungsleiter in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung statt. Bitte beachten Sie, dass Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort in den Geschäftsräumen der Gesellschaft verfolgen können.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dies setzt den Nachweis des Aktienbesitzes voraus. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf der Textform (auch De-Mail).

Die Vollmacht, ihr Widerruf bzw. ihr Nachweis können gegenüber der Gesellschaft unter der Post-Anschrift: identity Trust Management AG, „ordentliche Hauptversammlung 2020“, Lierenfelder Straße 51, 40231 Düsseldorf, oder der E-Mail-Adresse

vorstand@identity.tm

erklärt bzw. erbracht werden. Bevollmächtigungen bzw. Vollmachtsnachweise können nur bis spätestens zur Schließung der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung erteilt werden.

Stimmrechtsausübung durch elektronische Briefwahl

Die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht nur durch elektronische Briefwahl ausüben. Voraussetzung dafür ist, dass der Gesellschaft zuvor der Aktienbesitz des betreffenden Aktionärs nachgewiesen wurde. Die Briefwahlstimmen können ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse abgegeben werden:

vorstand@identity.tm

Sie können auf diesem Wege bis zur Schließung der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt oder geändert bzw. widerrufen werden.

Wir weisen darauf hin, dass in der virtuellen Hauptversammlung mangels persönlicher Teilnahme der Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden können. Dies hat zur Folge, dass in der virtuellen Hauptversammlung nicht über Gegenanträge oder Wahlvorschläge abgestimmt werden wird.

Fragemöglichkeit der Aktionäre

Für die diesjährige virtuelle Hauptversammlung richtet sich das Fragerecht der Aktionäre nach den Vorschriften des COVID-19-Gesetzes. Den Aktionären wird daher nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Demgemäß hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung ausschließlich per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse

vorstand@identity.tm

einzureichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für Aktionäre, die den Nachweis ihres Anteilsbesitzes erbracht haben.

Der Vorstand wird gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19- Gesetzes nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

Widerspruch gegen Hauptversammlungsbeschlüsse

Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des COVID-19-Gesetzes die Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt. Ein Widerspruch kann ausschließlich per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse

vorstand@identity.tm

und nur durch diejenigen Aktionäre erklärt werden, die ihr Stimmrecht selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Wege der Briefwahl ausgeübt haben; ein Widerspruch ist ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.

Hinweise zum Datenschutz

Im Rahmen der Hauptversammlung der identity Trust Management AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen im Online-Portal der Gesellschaft unter

https://identity.tm/jhv

entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigten, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.