HINWEIS: In diesem Jahr findet die Hauptversammlung als virtuelle Versammlung ohne physische Präsenz gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie statt. Bitte beachten Sie die besonderen Bedingungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung Ihres Stimmrechts.
SUMIDA AG
Erlau
ISIN DE 0007659302
ISIN DE 0007659336
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am
Donnerstag, den 12. November 2020, um 10:00 Uhr
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des
Stimmrechtsbevollmächtigten der Gesellschaft)
stattfinden wird.
Die virtuelle Hauptversammlung wird aus den Räumen der SUMIDA AG, Dr. Hans-Vogt-Platz 1, 94130 Obernzell übertragen und ist für die angemeldeten Aktionäre unter
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
zu verfolgen. Nähere Einzelheiten sind unter Ziffer II. dieser Einladung erläutert.
I. TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 können in den Geschäftsräumen der
eingesehen werden. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 22. April 2020 gemäß § 172 AktG gebilligt und damit den Jahresabschluss festgestellt. Der Bericht des Aufsichtsrats ist nach den aktienrechtlichen Bestimmungen der Hauptversammlung zugänglich zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung bedarf. Zu Tagesordnungspunkt 1 ist daher kein Beschluss zu fassen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG Bayerische Treuhandgesellschaft Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 01. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2020 zu wählen. |
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| 5. |
Satzungsänderungen Die Satzung, das wesentliche Organisationsstatut der Gesellschaft, soll überarbeitet werden. Zunächst ist die Satzung an die Änderungen durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie („ARUG II“) anzupassen. Außerdem ist sie aus Gründen der Modernisierung, vor allem was die Nutzung moderner Kommunikationsmittel im Zuge der Durchführung der Hauptversammlung angeht, zu überarbeiten.
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II. WEITERE ANGABEN ZUR EINBERUFUNG
1. Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020 und im Hinblick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.
Die Hauptversammlung findet damit nur unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, Mitgliedern des Vorstands, des Aufsichtsrats und des mit der Niederschrift beauftragten Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Dr. Hans-Vogt-Platz 1, D-94130 Obernzell statt. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die gesamte Hauptversammlung wird jedoch im Wege der Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal der Gesellschaft im Internet übertragen und den Aktionären nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen die Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung, zur Stellung von Fragen und zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung eingeräumt. Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten auf der Grundlage des COVID- 19-Gesetzes zu einigen wesentlichen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung und bei der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton und zur Ausübung des Stimmrechts, des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.
2. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 7.344.027,00 und ist eingeteilt in 7.344.027 auf den Inhaber lautende Stückaktien (Aktien ohne Nennbetrag) und zwar in 6.084.027 Stammaktien und 1.260.000 Vorzugsaktien. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.
3. Stimmberechtigung der Vorzugsaktionäre
Die Vorzugsaktionäre sind nach § 140 Abs. 2 AktG in der Hauptversammlung am 12. November 2020 stimmberechtigt, da der Vorzugsbetrag seit dem Geschäftsjahr 2001 / 2002 nicht mehr ausbezahlt wurde.
4. Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung
Die gesamte Hauptversammlung kann von den Aktionären, die sich rechtzeitig unter Nachweis ihrer Berechtigung angemeldet haben (dazu nachfolgend Ziffer II.6), über die Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal der Gesellschaft verfolgt werden. Diese Übertragung im Internet stellt jedoch keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG dar.
5. Internetgestütztes Aktionärsportal
Unter der Internetadresse
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 22. Oktober 2020 ein internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben und Vollmachten erteilen. Die Einreichung von Fragen und die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars ist nur im Wege der elektronischen Kommunikation über die von der Gesellschaft bereitgestellten Email-Adressen möglich. Aktionäre erhalten ihre Zugangsdaten zum Aktionärsportal über ihre Onlinezugangskarte, die ihnen bei rechtzeitiger Anmeldung zur Hauptversammlung auf dem Postweg zugeht. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre dort mithilfe ihrer Onlinezugangskarten-Nummer und dem dort aufgedruckten Zugangscode einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.
Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.
6. Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte sowie Nachweisstichtag
Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre).
Zum Nachweis des Anteilsbesitzes ist gemäß § 16 Abs. 8 der Satzung der Gesellschaft ein in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tags vor der Hauptversammlung (also auf den Beginn des 22. Oktober 2020, sog. Nachweisstichtag oder Record Date) beziehen und der Gesellschaft bis spätestens Donnerstag, 5. November 2020, 24:00 Uhr, unter der nachstehend genannten Adresse, Fax-Nummer oder Email-Adresse zugehen:
SUMIDA AG
c/o DZ BANK AG
vertreten durch dwpbank
DSHVG
Landsberger Str. 187
80687 München
Fax: +49 (0) 69/5099 1110
Email: hv-eintrittskarten@dwpbank.de
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach der Anmeldung weiterhin frei verfügen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, mit diesen Aktien nicht im eigenen Namen an der Hauptversammlung teilnehmen können. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts des angemeldeten Aktionärs keine Bedeutung.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes unter der zuvor genannten Adresse, Fax-Nummer oder Email-Adresse werden den Aktionären anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des genannten Nachweises zu sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die Onlinezugangskarte enthält unter anderem Zugangscode und Passwort, mit denen die Aktionäre das unter der Internetadresse
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
zugängliche internetgestützte Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.
7. Ausübung des Stimmrechts und Vollmachtserteilung
Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausüben (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 COVID-19-Gesetz). Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die ordnungsgemäße Anmeldung nebst ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung erforderlich.
7.1 Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben (Briefwahl). Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist ab dem 22. Oktober 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen während der Hauptversammlung möglich. Über das Aktionärsportal können die stimmberechtigten Aktionäre auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung etwaige zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen.
Vor der Hauptversammlung steht den Aktionären zur Stimmrechtsausübung darüber hinaus das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur Verfügung. Soweit ein Aktionär das Briefwahlformular verwendet, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift, Faxnummer oder Email-Adresse zu übermitteln und muss dort bis spätestens zum Ablauf des Mittwoch, 11. November 2020 (Datum des Eingangs), zugehen:
SUMIDA AG
c/o Computershare Operations Center
D-80249 München
Fax: +49 89 30903 74675
Email: anmeldestelle@computershare.de
Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 11. November 2020 zugehen, können bei der Abstimmung aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden. Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt. Weitere Hinweise zur Briefwahl erhalten Sie mit der Onlinezugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen.
7.2 Vollmachtserteilung an Dritte
Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben und nicht selbst die virtuelle Hauptversammlung verfolgen oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei der Ausübung des Stimmrechts sowie sonstiger Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, auch z.B. Kreditinstitute, Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder Stimmrechtsberater vertreten lassen. Handelt es sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder einen anderen in § 135 AktG genannten Aktionärsvertreter gelten für die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle übrigen Bevollmächtigten gelten die nachfolgenden Regelungen.
Die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten durch den Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode erhält. Die Nutzung des Zugangscodes durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung. Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte den Nachweis (z. B. die Vollmacht im Original oder in Kopie bzw. als Scan) wahlweise an die nachfolgende Postanschrift, Faxnummer oder Email-Adresse übermittelt, wobei die Übermittlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 11. November 2020 erfolgen soll:
SUMIDA AG
c/o Computershare Operations Center
D-80249 München
Fax: +49 89 30903 74675
Email: anmeldestelle@computershare.de
Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden. Erteilung, Widerruf, Änderung und Nachweis einer Vollmacht nach Ablauf des 11. November 2020 kann aus organisatorischen Gründen nur via Email an
anmeldestelle@computershare.de
oder über das Aktionärsportal erfolgen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt. Vollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt. Soweit für die Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht elektronisch über das Aktionärsportal erteilt wird, müssen zusammen mit der Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat, Nummer der Onlinezugangskarte oder Name und Anschrift mit übermittelt werden.
7.3 Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Zu Anträgen, zu denen es keine mit dieser Einladung bekannt gemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und / oder Aufsichtsrat gibt, nehmen die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Weisungen entgegen. Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert und widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung. Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten Vollmachtsformulars erteilt werden. Ausgefüllte Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus organisatorischen Gründen aber spätestens bis zum Ablauf des 11. November 2020 bei der Gesellschaft unter der folgenden Postanschrift, Faxnummer oder Email-Adresse eingegangen sein, damit sie vom Stimmrechtsvertreter berücksichtigt werden können:
SUMIDA AG
c/o Computershare Operations Center
D-80249 München
Fax: +49 89 30903 74675
Email: anmeldestelle@computershare.de
Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugehen.
8. Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt oder bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich per Post (Dr. Hans-Vogt-Platz 1, 94130 Obernzell) an den Vorstand der SUMIDA AG zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens zum 18. Oktober 2020, 24:00 Uhr, zugehen.
9. Gegenanträge / Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG
Aktionäre der Gesellschaft können gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen einen Beschlussvorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie gemäß § 127 AktG Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern übersenden.
Gegenanträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse, Fax-Nummer oder Email-Adresse zu richten:
SUMIDA AG
Investor Relations
Dr. Hans-Vogt-Platz 1
94130 Obernzell
Fax: +49 8591 937-9711
Email: ir@eu.sumida.com
Nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft werden zugänglich zu machende Gegenanträge einschließlich des Namens des Aktionärs sowie einer zugänglich zu machenden Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
zugänglich gemacht. Dabei werden die bis 28. Oktober 2020, 24:00 Uhr bei der oben genannten Adresse, Fax-Nummer oder Email-Adresse eingehenden Gegenanträge berücksichtigt.
Für Wahlvorschläge von Aktionären gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG).
Wir müssen unsere Aktionäre aber auf Folgendes hinweisen:
Da diese Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung nur über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung, aber ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt wird, können Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären mangels physischer Anwesenheit in der Hauptversammlung nicht gestellt werden. Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag wird im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung aber als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Die Aktionäre der Gesellschaft werden deshalb aufgefordert, auch wenn sie ihre Stimmen bereits bis zum Ablauf des 28. Oktober 2020 im Wege der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal oder der Briefwahl abgegeben haben, sich ab dem 01. November 2020, 14:00 Uhr im Aktionärsportal der Gesellschaft zu informieren, ob aufgrund von solchen als gestellt zu berücksichtigenden Anträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären weitere Abstimmungsmöglichkeiten (weitere Anträge oder Wahlvorschläge) hinzugekommen sind, zu denen sie über die vorstehend Ziffer II.6 dargestellten Möglichkeiten ebenfalls ihr Stimmrecht ausüben oder Vollmachten erteilen können.
10. Auskunftsrecht/Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege elektronischer Kommunikation
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aber aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft einreichen müssen. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 1 COVID-19-Gesetz). Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen einreichen. Die Fragen müssen der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den 09. November 2020, 24:00 Uhr ausschließlich über folgende Email-Adresse
SUMIDAHVFragen@eu.sumida.com
zugehen. Nach Ablauf dieser Frist können eingereichte Fragen nicht mehr berücksichtigt werden. Fragen können nur berücksichtigt werden, wenn mit der Frage bzw. den Fragen auch ein Nachweis der Aktionärseigenschaft mitgeteilt wird, indem entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs oder die Nummer der Onlinezugangskarte angegeben werden. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung. Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt hat.
11. Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation) oder über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notar zu erklären. Die Widerspruchseinlegung ist dem Notar elektronisch über die Email-Adresse
SUMIDAHVWiderspruch@eu.sumida.com
zu übermitteln und ist ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung ist ein Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder die Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs angegeben werden.
12. Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät sowie gegebenenfalls einen Email-Zugang. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.
Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den Zugang zum internetgestützten Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Onlinezugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung übersendet bekommen. Auf dieser Onlinezugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts ab dem 22. Oktober 2020 möglich.
13. Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung
Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung über das Aktionärsportal per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen.
Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.
14. Unterlagen und Informationen
Diese Einberufung der Hauptversammlung ist über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.sumida.com/investor-relations/sumida-ag/hauptversammlungen/de/
zugänglich.
Der Geschäftsbericht für das Geschäftsjahr 2019 kann ebenfalls über diesen Link abgerufen werden.
15. Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die SUMIDA AG verarbeitet personenbezogene Daten (u.a. Name, Anschrift, Email-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Onlinezugangskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Darüber hinaus werden Ihre Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Nähere Informationen zum Datenschutz sind unter
www.sumida.com/privacy-policy
abrufbar. Die SUMIDA AG sendet Ihnen diese Informationen auf Anforderung auch in gedruckter Form zu.
Obernzell, im September 2020
Der Vorstand