Hamburger Getreide-Lagerhaus AG
Hamburg
AG Hamburg, HRB 3244
ISIN: DE 0006011505
ISIN: DE 0006011539
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 16.11.2020
Wir laden unsere Aktionäre ein zu der ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft
am Montag, den 16. November 2020 – 10:00 Uhr
im Bürgerhaus Wilhelmsburg – Mengestraße 20 in 21107 Hamburg
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage und Erläuterung des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2019 und des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrates Der Jahresabschluss und der Brief des Vorstands an die Aktionäre können in den Räumen der Gesellschaft eingesehen werden oder auf der Internetseite der Gesellschaft unter hgl-ag.de |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem amtierenden Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nichtbörsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der o.g. Adressen verpflichtet.
Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Auch dann ist eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilbesitzes erforderlich.
Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig. Zur Vollmachtserteilung kommen Erklärungen sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht für die Hauptversammlung wird mit den Eintrittskarten (Rückseite) übersandt.
Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht bei der Ein- und Ausgangskontrolle am Tag der Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises per Post, Telefax oder E-Mail an folgende Kontaktdaten der Gesellschaft:
Hamburger Getreide-Lagerhaus AG
Neuer Wall 18, 201354 Hamburg – Telefax: 040 / 34 03 72 – E-Mail: hgl@web.de
Teilnahme an der Hauptversammlung
Sämtliche ausgegebenen 323.000 Stamm-Stückaktien und 51.000 Vorzugs-Stückaktien der Gesellschaft sind zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sowohl teilnahme- als auch stimmberechtigt.
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachweisen.
Die Anmeldung und der Nachweis müssen bis zum 09.11.2020 – 24.00 Uhr (MEZ) bei der Gesellschaft unter der nachstehenden Anschrift in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) eingehen:
Hamburger Getreide-Lagerhaus AG, c/o Otto M. Schröder Bank AG
Axel-Springer-Platz 3 in 20355 Hamburg
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist durch einen ebenfalls in Textform (§ 126b BGB) erstellten und in deutscher oder englischer Sprache abgefassten besonderen Nachweis des Anteilbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen.
Der Nachweis des Anteilbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 26.10.2020, 0.00 Uhr (MEZ), beziehen (sog. Nachweisstichtag) und ist in deutscher oder englischer Sprache in Textform zu erbringen (§ 126b BGB).
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Anträge von Aktionären, insbesondere Gegenanträge von Aktionären zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Wahlvorschläge nach § 127 AktG einschließlich Begründung sind unter Nachweis der Aktionärseigenschaft bis zum 01.11.2020, 24.00 Uhr (MEZ), schriftlich, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an die Gesellschaft zu richten.
Hinweise für alle Aktionäre:
Pro Depot wird nur eine Eintrittskarte ausgestellt. Der Geschäftsbericht kann nach vorheriger Anmeldung in unseren Geschäftsräumen eingesehen werden. Ein Versand in gedruckter Form erfolgt nicht.
Hamburg, im Oktober 2020
Hamburger Getreide-Lagerhaus AG
Der Vorstand
Datenschutzrechtliche Informationen
Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Namen und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart und Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name und Vorname sowie Anschrift des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, werden sie von der depotführenden Bank im Zuge der Anmeldung an die Gesellschaft übermittelt. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme an der Hauptversammlung abzuwickeln und den Aktionären ihre Rechte zu ermöglichen.
Aktionäre können von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Übertragung verlangen.
Besondere Bestimmungen zur Tagesordnung für die Hauptversammlung der HGL AG am 16.11.2020
Liebe Aktionäre und Aktionärinnen,
wir wollen unsere Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung durchführen. Es ist uns ein Anliegen, die Hauptversammlung mit Präsenz unserer Aktionäre durchzuführen, um Ihnen Gelegenheit zu geben, die Fragen direkt zu stellen, die sich aus den Ausführungen von Aufsichtsrat und Vorstand ergeben.
Wegen der leider immer noch herrschenden Pandemie müssen daher zum Schutz aller Anwesenden die nachstehenden besonderen Bestimmungen vereinbart werden, die von den teilnehmenden Aktionären, Organen und Mitarbeitern bei Teilnahme als anerkannt gelten.
Sollte eine oder mehrere Bestimmungen nicht eingehalten werden oder eingehalten werden können, behält sich die Verwaltung vor, diese Hauptversammlung – auch kurzfristig – abzusagen und als spätere virtuelle Hauptversammlung neu einzuberufen.
Es gelten folgende Bestimmungen:
Der Versand der Tagesordnung und Bilanz erfolgt ausschließlich elektronisch.
Pro Depot wird nur eine Eintrittskarte ausgestellt.
Aktionäre mit Symptomen einer akuten Erkrankung bleiben der Versammlung fern.
Es ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen. Der Zutritt zur Hauptversammlung wird trotz Anmeldung ohne diesen Schutz nicht gewährt.
Der Mindestabstand (1,5 bis 2 m) muss eingehalten werden, daher feste Plätze (Bestuhlungsplan – keine Tische).
Die Daten der teilnehmenden Personen werden separat erfasst und für die Dauer von 4 Wochen aufbewahrt. Diese Daten werden auf Verlangen dem Gesundheitsamt übermittelt.
Gäste sind nicht zugelassen.
Verpflichtung der Teilnehmer*innen, bei Anzeichen einer Erkrankung der Veranstaltung fernzubleiben.
Aus hygienischen Gründen wird es keine Bewirtung und/oder Getränke geben. Die Aktionäre können sich aber Getränke selbst mitbringen.
Es wird gebeten, die Stimmrechte möglichst dem Stimmrechtsvertreter/der Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft zu übertragen.
Hamburg im Oktober 2020
Hamburger Getreide-Lagerhaus AG
Der Vorstand