AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft

München

ISIN: DE000 764 7000

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der am

Mittwoch, 24. Februar 2021, 10:00 Uhr (MEZ),

stattfindenden

außerordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Die Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Brienner Straße 25 (Erdgeschoss), 80333 München.

Die Hauptversammlung wird für Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz ordnungsgemäß nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.amira-ag.de

über einen Link im Bereich „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ live in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie nachstehend unter „Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung“.

Tagesordnung

Einziger Tagesordnungspunkt:

Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) der AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft mit Sitz in München auf die Blitz 11-263 SE mit Sitz in München (Hauptaktionär) gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß § 62 Absatz 1 und 5 Umwandlungsgesetz in Verbindung mit §§ 327a ff. Aktiengesetz (verschmelzungsrechtlicher Squeeze-out)

Gemäß § 62 Absatz 5 Satz 1 in Verbindung mit Absatz 1 Umwandlungsgesetz (UmwG) kann im Zusammenhang mit der Verschmelzung einer Aktiengesellschaft durch Aufnahme auf eine andere Aktiengesellschaft (§§ 2 Nr. 1, 60 ff. UmwG) ein Verfahren zum Ausschluss der Minderheitsaktionäre nach den §§ 327a bis 327f Aktiengesetz (AktG) (sog. verschmelzungsrechtlicher Squeeze-out) durchgeführt werden, wenn der übernehmenden Aktiengesellschaft (Hauptaktionär) mindestens 90 % des Grundkapitals der übertragenden Aktiengesellschaft gehören und die Hauptversammlung der übertragenden Aktiengesellschaft innerhalb von drei Monaten nach Abschluss des Verschmelzungsvertrags die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) auf den Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließt.

Die Regelungen des verschmelzungsrechtlichen Squeeze-out gelten dabei nach Artikel 10 der Verordnung (EG) Nr. 2157/​2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) (SE-VO) auch, wenn der Hauptaktionär, wie vorliegend, eine inländische Europäische Gesellschaft (Societas Europaea, SE) ist.

Das Grundkapital der AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft mit Sitz in München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 41170 (nachfolgend auch „AMIRA Verwaltungs AG“), beträgt EUR 79.800,00 und ist eingeteilt in 79.800 auf den Inhaber lautende Stückaktien (nachfolgend auch „AMIRA-Aktien“).

Die Blitz 11-263 SE mit Sitz in München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 194352 (nachfolgend auch „Blitz SE“), hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung unmittelbar 72.540 der auf den Inhaber lautenden Stückaktien der AMIRA Verwaltungs AG. Die AMIRA Verwaltungs AG hält zu diesem Zeitpunkt keine eigenen Aktien. Damit gehören der Blitz SE AMIRA-Aktien im Umfang von rund 90,90 % des gesamten Grundkapitals der AMIRA Verwaltungs AG. Die Blitz SE ist damit Hauptaktionär der AMIRA Verwaltungs AG im Sinne von § 62 Absatz 5 Satz 1 UmwG.

Die Blitz SE beabsichtigt, von der Möglichkeit des verschmelzungsrechtlichen Squeeze-out Gebrauch zu machen. Zu diesem Zweck hat sie mit Schreiben vom 7. Oktober 2020 dem Vorstand der AMIRA Verwaltungs AG mitgeteilt, dass sie eine Verschmelzung der AMIRA Verwaltungs AG als übertragender Rechtsträger auf die Blitz SE als übernehmender Rechtsträger anstrebt, und vorgeschlagen, in Verhandlungen über den Abschluss eines Verschmelzungsvertrags einzutreten. Zugleich hat die Blitz SE ein Verlangen im Sinne von § 62 Absatz 5 Satz 1 UmwG in Verbindung mit § 327a Absatz 1 Satz 1 AktG an die AMIRA Verwaltungs AG gerichtet, die Hauptversammlung der AMIRA Verwaltungs AG über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Blitz SE gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß dem Verfahren zum Ausschluss von Minderheitsaktionären nach § 62 Absatz 1 und Absatz 5 UmwG in Verbindung mit §§ 327a ff. AktG beschließen zu lassen. In dem Schreiben vom 7. Oktober 2020 erklärte die Blitz SE, dass sie unmittelbar 72.540 der auf den Inhaber lautenden Stückaktien der AMIRA Verwaltungs AG hält und sie damit mit rund 90,90 % am Grundkapital der AMIRA Verwaltungs AG beteiligt ist. Ihren Aktienbesitz hat die Blitz SE durch eine Depotbestätigung der UniCredit Bank AG nachgewiesen. Die AMIRA Verwaltungs AG hat den Erhalt dieses Schreibens mit Mitteilung vom 8. Oktober 2020 bekannt gemacht.

Auf der Grundlage einer Unternehmensbewertung der AMIRA Verwaltungs AG, durchgeführt von der Kleeberg Valuation Services GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, als neutralem Gutachter, hat die Blitz SE eine angemessene Barabfindung für die Minderheitsaktionäre der AMIRA Verwaltungs AG in Höhe von EUR 1.632,00 je auf den Inhaber lautender Stückaktie der AMIRA Verwaltungs AG festgelegt.

Nach Festlegung der Höhe der angemessenen Barabfindung hat die Blitz SE ihr Verlangen vom 7. Oktober 2020 mit Schreiben vom 14. Dezember 2020 unter Angabe der Höhe der Barabfindung bestätigt und konkretisiert. In dem Schreiben vom 14. Dezember 2020 erklärte die Blitz SE, dass sie unverändert 72.540 AMIRA-Aktien hält und sie damit mit rund 90,90 % am Grundkapital der AMIRA Verwaltungs AG beteiligt ist, da die AMIRA Verwaltungs AG keine eigenen Aktien hält, die abzusetzen wären. Ihren Aktienbesitz von mehr als 90 % des Grundkapitals der AMIRA Verwaltungs AG hat die Blitz SE durch eine Depotbestätigung der UniCredit Bank AG erneut nachgewiesen. Dieses konkretisierte Übertragungsverlangen ist der AMIRA Verwaltungs AG am 14. Dezember 2020 zugegangen. Die AMIRA Verwaltungs AG hat den Erhalt dieses Schreibens mit Mitteilung vom 15. Dezember 2020 bekannt gemacht.

Der vom Landgericht München I mit Beschluss vom 12. Oktober 2020 gemäß § 62 Absatz 5 Satz 8 UmwG in Verbindung mit §§ 327c Absatz 2 Satz 2, 3, 293c Absatz 1 Satz 3 bis 5 AktG ausgewählte und bestellte sachverständige Prüfer IVA Valuation & Advisory AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, hat die Angemessenheit der Barabfindung geprüft und bestätigt.

Am 16. Dezember 2020 hat die AMIRA Verwaltungs AG ferner eine Gewährleistungserklärung der UniCredit Bank AG im Sinne des § 62 Absatz 5 Satz 8 UmwG in Verbindung mit § 327b Absatz 3 AktG erhalten. Die UniCredit Bank AG hat damit die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung der Blitz SE übernommen, den Minderheitsaktionären der AMIRA Verwaltungs AG unverzüglich, nachdem sowohl der Übertragungsbeschluss der Hauptversammlung der AMIRA Verwaltungs AG gemäß § 327a Absatz 1 AktG in das Handelsregister des Sitzes der AMIRA Verwaltungs AG als auch die Verschmelzung in das Handelsregister des Sitzes der Blitz SE eingetragen sind und damit der Übertragungsbeschluss wirksam geworden ist, die festgelegte Barabfindung für die übergegangenen Aktien nach § 62 Absatz 5 Satz 8 UmwG in Verbindung mit § 327b Absatz 2 AktG zu zahlen.

Die Barabfindung ist nach § 62 Absatz 5 Satz 8 UmwG in Verbindung mit § 327b Absatz 2 AktG mit jährlich 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu verzinsen.

Die Blitz SE hat für die Hauptversammlung der AMIRA Verwaltungs AG in einem schriftlichen Bericht die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre dargelegt und die Angemessenheit der Barabfindung erläutert und begründet.

Die AMIRA Verwaltungs AG und die Blitz SE haben am 27. November 2020 zur Niederschrift des Notars Dr. Sebastian Franck mit Amtssitz in München (Urkundenrolle Nr. F 6199/​2020) einen Verschmelzungsvertrag geschlossen, mit dem die AMIRA Verwaltungs AG ihr Vermögen als Ganzes unter Auflösung ohne Abwicklung nach §§ 2 Nr. 1, 60 ff. UmwG auf die Blitz SE überträgt. Die Verschmelzung erfolgt als Konzernverschmelzung ohne Anteilsgewährung. Der Verschmelzungsvertrag enthält die Angabe gemäß § 62 Absatz 5 Satz 2 UmwG, dass im Zusammenhang mit der Verschmelzung ein Ausschluss der Minderheitsaktionäre der AMIRA Verwaltungs AG erfolgen soll. Der Verschmelzungsvertrag steht unter der aufschiebenden Bedingung, dass der Beschluss der Hauptversammlung der AMIRA Verwaltungs AG über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Blitz SE als Hauptaktionär mit dem Vermerk nach § 62 Absatz 5 Satz 7 UmwG in das Handelsregister des Sitzes der AMIRA Verwaltungs AG eingetragen wird.

Nach § 62 Absatz 5 Satz 7 UmwG ist die Eintragung des Übertragungsbeschlusses in das Handelsregister des Sitzes der AMIRA Verwaltungs AG mit dem Vermerk zu versehen, dass der Übertragungsbeschluss erst gleichzeitig mit der Eintragung der Verschmelzung im Register des Sitzes der Blitz SE wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß dem Verlangen der Blitz SE folgenden Beschluss zu fassen:

Von der Einberufung der Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der AMIRA Verwaltungs AG folgende Unterlagen zur Einsicht der Aktionäre aus:

Die vorgenannten Unterlagen sind auch während der virtuellen Hauptversammlung der AMIRA Verwaltungs AG am 24. Februar 2021 im Aktionärsportal der Gesellschaft zugänglich. Jeder Aktionär erhält auf Verlangen unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt.

Entsprechende Anfragen richten Sie bitte an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten:

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
Promenadeplatz 12
80333 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 29 00 30 79
oder per E-Mail: info@amira-ag.de

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die ordentliche Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt 2020 I Nr. 14, S. 569 ff.; nachfolgend auch „COVID-19-G“) in Verbindung mit der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020, Bundesgesetzblatt 2020 I Nr. 48, S. 2258, abgehalten.

Die gesamte, in 80333 München, Brienner Straße 25 (Erdgeschoss), stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 24. Februar 2021 ab 10:00 Uhr (MEZ) über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.amira-ag.de

über einen Link im Bereich „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ live in Bild und Ton übertragen.

Es können nur diejenigen Aktionäre, die sich wie nachstehend (siehe „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“) beschrieben ordnungsgemäß angemeldet haben, oder ihre Bevollmächtigten die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das Aktionärsportal der Gesellschaft verfolgen. Darüber hinaus können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über das Aktionärsportal der Gesellschaft Fragen stellen und einen Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts sowie der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme).

Das Aktionärsportal ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ ab dem 3. Februar 2021, 0:00 Uhr (MEZ), für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zugänglich. Um das Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit den Zugangsdaten anmelden, die sie nach form- und fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft erhalten. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im Aktionärsportal der Gesellschaft. Auch Bevollmächtigte der Aktionäre erhalten Zugang zum Aktionärsportal der Gesellschaft durch Verwendung der Zugangsdaten des von ihnen jeweils vertretenen Aktionärs. Im Übrigen bleiben die Regelungen zu Erteilung, Änderung, Widerruf und Nachweis der Vollmacht (siehe dazu nachstehend „Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte“) unberührt.

Hinweise zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Nach § 121 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktG sind nicht börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung grundsätzlich nur zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft sowie Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung verpflichtet.

Nachfolgende Hinweise erfolgen, um den Aktionären die Ausübung ihrer Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu erleichtern. Die Angaben erläutern zusammenfassend und ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit die aus Sicht der Gesellschaft wesentlichen Teilnahmebedingungen.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Aktionärsportal der Gesellschaft sowie zur Ausübung der weiteren Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung rechtzeitig angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes ist durch Vorlage eines in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut erteilten besonderen Nachweises über den Anteilsbesitz an der Gesellschaft zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 3. Februar 2021, 0:00 Uhr (MEZ), („Nachweisstichtag“) zu beziehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenso wie die Anmeldung zur Hauptversammlung bis spätestens zum Ablauf des 17. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Nach dem form- und fristgerechten Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären – anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten – Zugangskarten mit persönlichen Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Internet-Zugangscode) für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises über den Anteilsbesitz einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis über den Anteilsbesitz nicht erbracht oder bestehen auch an diesem schwerwiegende Zweifel, kann die Gesellschaft die Berechtigung des Aktionärs zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zurückweisen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht hat. Die Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere der Umfang des Stimmrechts, bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, können somit ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung nur ausüben, soweit sie sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben („Briefwahl“). Hierzu sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich (siehe hierzu „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“). Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ oder unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Briefwahlformulars vorgenommen werden. Das Briefwahlformular ist auf der Zugangskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zur Hauptversammlung übermittelt wird, abgedruckt. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ erhältlich.

Die mittels des Briefwahlformulars vorgenommene Stimmabgabe muss der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 23. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Stimmabgabe über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ ist vor und während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Februar 2021 möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Februar 2021 kann im Aktionärsportal der Gesellschaft eine zuvor in Textform (§ 126b BGB) durch Verwendung des Briefwahlformulars oder über das Aktionärsportal vorgenommene Stimmabgabe auch geändert oder widerrufen werden.

Gehen bei der Gesellschaft auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Stimmabgaben ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche Stimmabgabe zuletzt erfolgt ist, werden diese Stimmabgaben in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) Aktionärsportal der Gesellschaft, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.

Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können sich bei der Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung oder Änderung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) oder haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter

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über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ zu erfolgen.

Wird ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannten Erfordernisse für die Bevollmächtigung eines Intermediärs im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer sonstigen Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus und haben das Recht, Untervollmacht zu erteilen. Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB) oder ist unter Verwendung der Eingabemaske in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter

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über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ zu erteilen. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu dem betreffenden Beschlussgegenstand der Stimme enthalten; dies gilt immer auch für sonstige Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen einen Hauptversammlungsbeschluss entgegen.

Ein Formular für die Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Zugangskarte übersandt. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ zugänglich. Möglich ist es aber auch, eine Vollmacht in anderer Weise zu erteilen; diese muss aber, sofern sie nicht unter Verwendung der Eingabemaske in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter

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über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ erteilt wird, ebenfalls der Textform (§ 126b BGB) genügen, wenn weder ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt wird.

Die Erteilung oder Änderung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege aus organisatorischen Gründen bis zum 23. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft zugehen:

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten aus organisatorischen Gründen ebenfalls bis zum 23. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.

Die Erteilung oder Änderung der Vollmacht, einschließlich der Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ vor und während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Februar 2021 möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 24. Februar 2021 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übermittelten oder im Aktionärsportal der Gesellschaft erteilten Vollmacht möglich.

Wenn der Gesellschaft sowohl eine Stimmabgabe per Briefwahl als auch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vorliegt und nicht erkennbar ist, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, wird die Stimmabgabe per Briefwahl als verbindlich berücksichtigt. Gehen bei der Gesellschaft darüber hinaus im Zusammenhang mit der Erteilung, der Änderung und dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) Aktionärsportal der Gesellschaft, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.

Auch im Fall einer Vollmachtserteilung sind Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes form- und fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies schließt – vorbehaltlich der vorgenannten Bedingungen für die Erteilung einer Vollmacht – eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-G

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und ordnungsgemäß ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-G).

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 2. Halbsatz COVID-19-G hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen entschieden, dass Fragen spätestens bis zum Ablauf des 21. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), über die dafür vorgesehene Eingabemaske im Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

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über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ in deutscher Sprache einzureichen sind. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach freiem, pflichtgemäßem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind ausgeschlossen.

Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Vorschläge zu Wahlen gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten zu richten:

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
Promenadeplatz 12
80333 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 29 00 30 79
oder per E-Mail: info@amira-ag.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Rechtzeitig, d. h. bis zum 9. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter einer der vorgenannten Kontaktmöglichkeiten eingegangene und zugänglich zu machende Gegenanträge gegen einen Beschlussvorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und eventueller Stellungnahmen der Verwaltung im Internet unter

www.amira-ag.de

über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ veröffentlicht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 9. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist und ordnungsgemäß den Nachweis über seinen Anteilsbesitz erbracht hat.

Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-G

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ordnungsgemäß ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende über das Aktionärsportal der Gesellschaft in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung unter der Internetadresse

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über den Link „Investor Relations /​ Hauptversammlung“ Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten

Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte, den dem Aktionär zugeteilten Internet-Zugangscode zum Aktionärsportal, die IP-Adresse, von der aus der Aktionär das Aktionärsportal nutzt sowie bei Zugriff auf Aktionärsportal darüber hinaus anfallende Protokolldaten (Datum und Zeit des Zugriffs, abgerufene Protokolldaten, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners), die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl, soweit der Aktionär auch Mitglied des Aufsichtsrats ist, die Teilnahme dieses Aktionärs als Mitglied des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung, den Inhalt der vom Aktionär eingereichten Fragen und den Inhalt ihrer Beantwortung sowie ein gegebenenfalls erhobener Widerspruch; gegebenenfalls Name und Vorname des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn und dessen IP-Adresse) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DS-GVO und des Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“). Sofern ein Aktionär oder ein Vertreter mit der Gesellschaft in Kontakt tritt, verarbeitet die Gesellschaft zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die von Aktionären oder ihren Vertretern angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel die Telefonnummern).

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist die

AMIRA Verwaltungs Aktiengesellschaft
vertreten durch ihre Vorstände Werner Schätzler und Wolfgang Lazik
Promenadeplatz 12
80333 München
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Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist nach den §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich und erfolgt zu dem Zwecke, die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten sowie um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung der Aktionärsrechte hinsichtlich der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten ist die Ausübung der Aktionärsrechte hinsichtlich der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, nicht möglich.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die ihr Depot führende Bank deren personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der oben bezeichneten personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO.

Die Verarbeitung der oben beschriebenen Protokolldaten erfolgt ferner zum Zwecke der Sicherstellung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Aktionärsportals, einschließlich der Aufklärung erfolgter oder versuchter Funktionsbeeinträchtigungen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (f) DS-GVO. Das dabei verfolgte berechtigte Interesse entspricht dem vorstehend beschriebenen Zweck der Verarbeitung.

Der Dienstleister der Gesellschaft, die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, Deutschland, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung als Auftragsverarbeiter beauftragt wurde, erhält von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären werden der Name des Aktionärs und eine gegebenenfalls abgegebene Begründung gemäß den gesetzlichen Vorschriften zugänglich gemacht. Insbesondere werden Aktionäre und Aktionärsvertreter, wenn sie in der virtuellen Hauptversammlung durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Offenlegung ihres Namens vertreten werden sollten, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung eingetragen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. (c) DS-GVO.

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre, soweit nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften die Gesellschaft zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Nach Ablauf des entsprechenden Zeitraums werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO verlangen.

Darüber hinaus besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Protokolldaten zur Wahrung des berechtigten Interesses.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über eine der obenstehenden Kontaktmöglichkeiten geltend machen.

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Bayern, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, zu.