PAUL HARTMANN AG

Heidenheim an der Brenz

WKN 747 404
ISIN DE0007474041

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hierdurch zu der am

Freitag, 30. April 2021, um 10:00 Uhr MESZ

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden

107. ordentlichen Hauptversammlung

der PAUL HARTMANN AG

eingeladen.

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, erhalten die Einladung zur Hauptversammlung und die Tagesordnung direkt von uns zugesandt.

Die Hauptversammlung wird für Aktionäre der PAUL HARTMANN AG live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Paul-Hartmann-Straße 16, 89522 Heidenheim an der Brenz.

Tagesordnung

Weitere Angaben und Hinweise

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand der PAUL HARTMANN AG hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Rechtliche Grundlage hierfür ist das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (Art. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, BGBl. I 2020, S. 569, „COVID-19-Gesetz“), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I 2020, S. 3328).

Für Aktionäre der PAUL HARTMANN AG wird die gesamte Hauptversammlung am Freitag, 30. April 2021, ab 10:00 Uhr MESZ live im Internet übertragen. Die Übertragung ist über das Aktionärsportal unter folgendem Link

hartmann.de/​hv

im Bereich „Hauptversammlung“ zugänglich. Den Zugang zum Aktionärsportal erhalten Aktionäre durch Eingabe eines individuellen Zugangscodes, den die Aktionäre zusammen mit den Anmeldeunterlagen erhalten, sofern sie sich nicht bereits für unseren Online-Service registriert haben.

Die Möglichkeit, dass Aktionäre gemäß § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben, besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Liveübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Teilnahme- und Stimmrechtsvoraussetzungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die im Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss spätestens bis

Freitag, 23. April 2021, 24:00 Uhr MESZ,

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) in deutscher oder englischer Sprache eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiterhin die Möglichkeit an, sich innerhalb der vorgenannten Frist online über das Aktionärsportal anzumelden, das sie unter dem Link

hartmann.de/​hv

im Bereich „Hauptversammlung“ erreichen. Die hierfür benötigten Zugangsdaten werden den Aktionären mit der Einladung zugesandt. Aktionäre, die sich bereits für unseren Online-Service registriert haben, können sich direkt über das Aktionärsportal anmelden.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandten Anmeldeformular, das auch für die Vollmachtserteilung und die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Abgabe von Briefwahlstimmen genutzt werden kann, sowie online im Aktionärsportal.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Aktionäre, die sich per E-Mail anmelden wollen, werden gebeten, ihren vollständigen Namen, ihre Adresse und ihren in das Aktienregister eingetragenen Bestand an Aktien der PAUL HARTMANN AG anzugeben.

Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts setzen voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung besteht. Auch hinsichtlich der Anzahl der Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit von Samstag, 24. April 2021, 0:00 Uhr MESZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am Freitag, 30. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am Freitag, 23. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben. Die Gesellschaft bietet für die Stimmabgabe per Briefwahl unter

hartmann.de/​hv

mit dem Aktionärsportal ein elektronisches System an. Die Briefwahl per Internet sowie deren Widerruf beziehungsweise deren Änderungen können vor und auch noch während der Hauptversammlung über das Aktionärsportal vorgenommen werden, müssen jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmung vorliegen. Daneben können Briefwahlstimmen der Gesellschaft schriftlich, in Textform bzw. per Telefax bis Donnerstag, 29. April 2021, 12:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Anschrift übermittelt werden:

Für die Stimmabgabe per Briefwahl kann der entsprechende Abschnitt des den Aktionären mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwendet werden. Wird das Stimmrecht durch Briefwahl für denselben Aktienbestand – jeweils fristgemäß – sowohl mittels des Briefwahlformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) ausgeübt, wird unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Stimmabgabe als verbindlich angesehen.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Nutzung des Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die Zugangsdaten zum Aktionärsportal erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch oder per Telefax) erfolgen; § 135 AktG bleibt unberührt. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Unbeschadet eines anderen nach dem Gesetz oder der Satzung vorgegebenen Wegs zur Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann der Nachweis per E-Mail an die Gesellschaft (E-Mail: anmeldestelle@computershare.de) übermittelt werden. Eine Vollmacht kann auch online im Rahmen der Anmeldung über das Aktionärsportal erteilt und dadurch nachgewiesen werden.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als kostenlosen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Aktionäre können für die Vollmachts- und Weisungserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens oder das Aktionärsportal verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen), ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch per E-Mail oder per Telefax) erfolgen. Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen erteilt werden und – sofern die Vollmachten und Weisungen nicht über das Aktionärsportal erteilt werden – der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 29. April 2021, 12:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Aktionärsportal ist auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung möglich. Erhalten die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand bis Donnerstag, 29. April 2021, 12:00 Uhr MESZ, sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) Vollmacht und Weisungen, werden unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Vollmacht und erteilten Weisungen als verbindlich angesehen. Wird nach dieser Frist bis zum Beginn der Abstimmung noch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Internet (Aktionärsportal) vorgenommen, wird diese Vollmachts- und Weisungserteilung gegenüber einer zuvor vorgenommenen Vollmachts- und Weisungserteilung für denselben Aktienbestand ebenso als vorrangig angesehen.

Soweit neben Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand auch Briefwahlstimmen vorliegen, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; die Stimmrechtsvertreter werden insoweit von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zur Einreichung von Fragen oder zum Stellen von Anträgen entgegen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG müssen der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 15. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Sie sind ausschließlich zu richten an:

PAUL HARTMANN AG
Investor Relations
Paul-Hartmann-Str. 12
89522 Heidenheim
bzw.
Postfach 13 60
89504 Heidenheim
oder per Telefax: +49 7321 36-3606
oder per E-Mail: hauptversammlung@hartmann.info

Anderweitig adressierte oder verspätet zugegangene Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Anträge und Wahlvorschläge, die bis Donnerstag, 15. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, ordnungsgemäß zugehen, werden in der Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragen von Aktionären

Fragen der Aktionäre sind bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens Mittwoch, 28. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, im Wege elektronischer Kommunikation über das unter dem Link

hartmann.de/​hv

im Bereich „Hauptversammlung“ zugängliche Aktionärsportal in deutscher Sprache einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Während der Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Zu fristgemäß eingereichten Fragen über Angelegenheiten der Gesellschaft ist vom Vorstand Auskunft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen.

Widerspruch zur Niederschrift

Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung können von Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, bis zum Ende der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal zu Protokoll erklärt werden. Das Aktionärsportal steht unter dem Link

hartmann.de/​hv

im Bereich „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

Hinweise zum Datenschutz

Die PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, verarbeitet als Verantwortlicher i. S. v. Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Aktionärsnummer) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf der Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Führung des Aktienregisters und die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. §§ 67, 118 ff. AktG sowie § 1 COVID-19-Gesetz. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die PAUL HARTMANN AG diese in der Regel von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (Depotbank bzw. Letztintermediär). Die PAUL HARTMANN AG überträgt die virtuelle Hauptversammlung (§ 1 Abs. 2 Satz 1 COVID-19-Gesetz) für ihre Aktionäre im Internet (Aktionärsportal).

Die von der PAUL HARTMANN AG zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der PAUL HARTMANN AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der PAUL HARTMANN AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/​oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG). Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz). Die Gesellschaft behält sich vor, Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich zu nennen.

Die PAUL HARTMANN AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der PAUL HARTMANN AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

ir@hartmann.info

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen erreichen die Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der PAUL HARTMANN AG unter:

datenschutz@hartmann.info

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der PAUL HARTMANN AG unter

https:/​/​www.hartmann.info/​de-de/​datenschutz

zu finden.