CEMA IT Systemhaus AG
Mannheim
Sehr geehrte Aktionäre,
wir, der Vorstand der CEMA IT Systemhaus AG, laden zu der am
Dienstag, den 18. Mai 2021, 9.00 Uhr,
in Mannheim, Harrlachweg 5, 69163 Mannheim, Konferenzbereich, Räume C64, Watson, FloppyDisk, stattfindenden
außerordentlichen Hauptversammlung
der
CEMA IT Systemhaus AG
mit Sitz in Mannheim
ein.
Tagesordnung
| 1. |
Beschlussfassung über die Erteilung der Zustimmung zu Aktienübertragungen in der Zeit seit 1. Januar 2004 Aus Gründen äußerster Vorsicht soll die Hauptversammlung ihre Zustimmung zu sämtlichen Aktienübertragungen in der Vergangenheit erteilen, welche darauf gerichtet waren, dass die zum heutigen Zeitpunkt im Aktienregister eingetragenen Personen und Gesellschaften die sämtlichen Aktionäre der Gesellschaft sind. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
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| 2. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95 S. 1, 96 Abs. 1 AktG i.V.m. § 9 Abs. 1 der Satzung aus mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden, soweit von dem in § 9 Abs. 2 der Satzung geregelten Entsendungsrecht kein Gebrauch gemacht wird. Von dem Entsenderecht gemäß § 9 Abs. 2 der Satzung wurde kein Gebrauch gemacht. Die von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats Frauke Heistermann, Peter Koch und Henning Fromme haben gegenüber dem Vorstandsvorsitzenden erklärt, dass sie ihre Ämter jeweils mit Wirkung zum Ablauf des 18. Mai 2021 niederlegen. Die Wahl eines Nachfolgers eines vor Ablauf der Amtszeit ausgeschiedenen Mitglieds erfolgt gemäß § 9 Abs. 5 der Satzung für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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| 3. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 und für die bereits vollendeten Tage des laufenden Geschäftsjahres Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 und für die bereits vollendeten Tage des laufenden Geschäftsjahres Entlastung zu erteilen. |
Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 13 Abs. 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienbuch (Aktienregister) der Gesellschaft eingetragen sind und die sich nicht später als am dritten Werktag vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet haben. Der Samstag gilt nicht als Werktag. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 12. Mai 2021, 24:00 Uhr unter der Anschrift CEMA IT Systemhaus AG, Harrlachweg 5, 68163 Mannheim, per Post oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse vorstandssekretariat@cema.de zugegangen sein.
Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine sonstige Person, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist für die rechtzeitige Anmeldung (wie oben angegeben) durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten Sorge zu tragen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126, 127 AktG
Etwaige Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung nach § 126 AktG sind der Gesellschaft von den Aktionären mit Begründung unter der Anschrift CEMA IT Systemhaus AG, Harrlachweg 5, 68163 Mannheim, per Post oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse vorstandssekretariat@cema.de zu übersenden. Entsprechendes gilt für Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG mit der Maßgabe, dass Wahlvorschläge nicht begründet werden müssen. Etwaige Gegenanträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und ihre Begründung sowie Wahlvorschläge von Aktionären brauchen den anderen Aktionären nur dann zugänglich gemacht zu werden, wenn diese mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am 3. Mai 2021, 24:00 Uhr, der Gesellschaft zugehen.
Datenschutzrechtliche Informationen
Die CEMA IT Systemhaus AG, Harrlachweg 5, 68163 Mannheim, verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der CEMA IT Systemhaus AG sind Namensaktien. Die Gesellschaft ist zur Führung eines Aktienregisters verpflichtet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung der CEMA IT Systemhaus AG und die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) S. 1 lit. c) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i.V.m. §§ 67, 67e, 118 ff. AktG. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO). Die CEMA IT Systemhaus AG erhält die personenbezogenen Daten in der Regel unmittelbar von den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern.
Etwaige von der CEMA IT Systemhaus AG für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der CEMA IT Systemhaus AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der CEMA IT Systemhaus AG und die Mitarbeiter etwaiger beauftragter Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Übrigen werden personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt. Personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern werden ferner bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträgen, Wahlvorschlägen oder eingereichten Widersprüchen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlicht oder anderen Aktionären und Aktionärsvertretern zugänglich gemacht oder zur Verfügung gestellt. Die CEMA IT Systemhaus AG kann weiterhin verpflichtet sein, personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
Die CEMA IT Systemhaus AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 (1) S. 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der CEMA IT Systemhaus AG unter:
2B Advice GmbH,
Herr Clemens Dorner
Joseph Schumpeter Allee 25, 53227 Bonn
cema@2b-advice.com
Mannheim, im März 2021
CEMA IT Systemhaus AG
Der Vorstand