alphazoo AGDortmundEinladung zur HauptversammlungHiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der amFreitag, den 28. Mai 2020, um 12:00 Uhr (MESZ)alsvirtuelle Hauptversammlungohne physische Präsenzder Aktionäre und deren Bevollmächtigten stattfindendenordentlichen Hauptversammlungein.Die ordentliche Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) in den Tagungsräumen des Business Hub Marburg, Zu den Sandbeeten 5, 35043 Marburg, (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes) abgehalten. Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben und Hinweisen, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind. Tagesordnung
WEITERE ANGABEN UND HINWEISE Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung Der Vorstand der alphazoo AG hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 28. Mai 2021 nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der alphazoo AG sowie deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 28. Mai 2021 ab 12:00 Uhr (MESZ) live über das Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationsim dort zugänglichen passwortgeschützten HV-Portal („HV-Portal“) in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen im Aktienregister gemäß §§ 10 Abs. 1 Satz 3, 67 AktG eingetragenen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung schriftlich angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse bis spätestens Freitag, den 21. Mai 2021, 24:00 Uhr MESZ, zugehen: alphazoo AG Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Berechtigungsnachweises einen geeigneten weiteren Nachweis der Berechtigung zu verlangen. Besteht auch an diesem Zweifel, kann die Gesellschaft die Berechtigung des Aktionärs zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zurückweisen. Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens am 21. Mai 2021, 24:00 Uhr MESZ, werden den Aktionären Zugangskarten mit den individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationszugesandt. Details zum HV-Portal Ab dem 07. Mai 2021, 0:00 Uhr, steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationsdas passwortgeschützte HV-Portal zur Verfügung. Über dieses HV-Portal können angemeldete Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen, in den nachfolgenden Abschnitten näher beschriebenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben sowie elektronisch Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen. Für die Nutzung des HV-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) werden nach Zugang einer ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes zugesandt. Verfahren für die Stimmabgabe Bevollmächtigung Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Sofern weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Ein Formular, das zur Vollmachtserteilung verwendet werden kann, wird den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter: https://www.alphazoo.de/de/investor-relationszum Download zur Verfügung. Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 27. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden: alphazoo AG Die Möglichkeit der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises einer Vollmacht durch Übermittlung per E-Mail an die E-Mail-Adresse alphazoo-hv@gfei.desteht darüber hinaus auch noch am Tag der Hauptversammlung zur Verfügung. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. § 135 AktG sieht unter anderem vor, dass die Vollmacht einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten wird. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über das Verfahren der Vollmachtserteilung und die möglicherweise geforderte Form der Vollmacht rechtzeitig abzustimmen. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft ausüben. Stimmrechtsvertretung durch den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Aktionäre können für die Ausübung des Stimmrechts auch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) bevollmächtigen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“). Die Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und ihr Widerruf bedürfen der Textform. Soweit der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ein Formular, das für die Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationszum Download zur Verfügung. Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 27. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden: alphazoo AG Zudem können Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter: https://www.alphazoo.de/de/investor-relationshier unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung 2021“erteilt werden. Diese Möglichkeit der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal steht bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 28. Mai 2021 zur Verfügung. Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Stimmabgabe im Wege der Briefwahl Aktionäre können ihr Stimmrecht auch per Briefwahl schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“) erforderlich. Ein Formular, das für die Briefwahl verwendet werden kann, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung zusammen mit den Zugangskarten zugesandt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter: https://www.alphazoo.de/de/investor-relationszum Download zur Verfügung. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 27. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen: Alphazoo AG Briefwahlstimmen können zudem elektronisch über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationsabgegeben werden. Diese Möglichkeit der Briefwahl über das HV-Portal steht bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 28. Mai 2021 zur Verfügung. Für einen Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der Briefwahl bedienen. Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 28. Mai 2021 ab 12:00 Uhr (MESZ) live über das Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter: https://www.alphazoo.de/de/investor-relationshier unter dem weiterführenden Link „Hauptversammlung 2021“ im passwortgeschützten HV-Portal in Bild und Ton verfolgen. Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“) werden den Aktionären Zugangskarten mit den individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals zugesandt. Anfragen und Anträge von Aktionären Aktionäre können gemäß den §§ 126, 127 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen des Vorstands und des Aufsichtsrates stellen und Wahlvorschläge machen. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten: alphazoo AG Ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 03. Mai 2021, 24:00 MESZ, der Gesellschaft zugehen, werden von der Gesellschaft auf ihrer Internetseite unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationsim Bereich „Investor Relations“ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der Hauptversammlung zugänglich gemacht wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist. Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz Abweichend von § 131 AktG haben Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 28. Mai 2021 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre die Möglichkeit, selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Fragen sind bis spätestens 27. Mai 2021, 12:00 Uhr (MESZ), an die E-Mail-Adresse: alphazoo-hv@gfei.dezu übermitteln. Mit der Frage bzw. den Fragen ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name und die Adresse des Aktionärs oder die Zugangskartennummer angegeben werden. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, von Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 28. Mai 2021 gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz per E-Mail über die E-Mail-Adresse: alphazoo-hv-widerspruch@gfei.deWiderspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Mit der Erklärung ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name und die Adresse des Aktionärs oder die Zugangskartennummer angegeben werden. Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Ab Einberufung der Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.alphazoo.de/de/investor-relationsdie folgenden Unterlagen zugänglich:
Information zum Datenschutz für Aktionäre Die alphazoo AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die alphazoo AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. §§ 118 ff. AktG. Die Aktionäre haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können sie gegenüber der alphazoo AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: alphazoo AG Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.
Dortmund, im April 2021 alphazoo AG Der Vorstand |
alphazoo AG: Einladung zur Hauptversammlung
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