U.C.A. Aktiengesellschaft
München
Wertpapier-Kenn-Nr.: A12UK5
ISIN: DE 000A12UK57
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Donnerstag, den 1. Juli 2021 um 11.00 Uhr
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Im Hinblick auf die anhaltende COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats und gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Mietrecht und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, beschlossen, die Hauptversammlung erneut als rein virtuelle Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) durchzuführen.
| I. |
Tagesordnung: |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses sowie des Lageberichtes für die Gesellschaft zum 31. Dezember 2020 mit dem Bericht des Aufsichtsrats. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
wie folgt zu verwenden:
Dieser Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die zum Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen 38.719 eigenen Aktien, die nicht dividendenberechtigt sind. Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 3,20 je dividendenberechtigter Stückaktie sowie einen entsprechenden angepassten Betrag zum Vortrag auf neue Rechnung vorsehen wird. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das zum 31. Dezember 2021 endende Geschäftsjahr die
zu bestellen. |
| II. |
Berichte an die Hauptversammlung Bericht des Vorstandes über die Ausnutzung der erteilten Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien und über die Ausnutzung der Ermächtigung zur Einziehung der erworbenen eigenen Aktien Aufgrund früher erteilter Ermächtigungen hat die Gesellschaft insgesamt 38.719 Stück eigene Aktien erworben. Die Gesellschaft hat aufgrund der in der Hauptversammlung vom 02. Juli 2015 erteilten Ermächtigung im Jahr 2020 keine weiteren eigenen Aktien erworben. Aufgrund der allgemeinen Lage an den Finanzmärkten und der restriktiven Tendenz insbesondere des Risikokapitalmarkts ergab sich keine Gelegenheit, die erworbenen Aktien bei der Übernahme anderer Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen sinnvoll einzusetzen. Die so erworbenen eigenen Aktien wurden nicht eingezogen. |
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| III. |
Auslage von Unterlagen, Veröffentlichung im Internet Der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2020, der Lagebericht und der Bericht des Aufsichtsrats über den Jahresabschluss, der Vorschlag des Vorstandes zur Verwendung des Bilanzgewinns sowie der Bericht zur Ausnutzung der Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien sind ab dem Tag der Einberufung zu dieser Hauptversammlung gemäß § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft
zugänglich. Auch die Tagesordnung ist im Internet unter
veröffentlicht. |
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| IV. |
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Versammlungsleiters und des Vorstands, der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie des mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars statt. Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das Satellite Office München Alte Hopfenpost, Hopfenstraße 8, 80335 München. Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte Online-Portal, das unter
unter dem Punkt Hauptversammlung zugänglich sein wird. Diese Bild- und Tonübertragung ermöglicht keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 2. Alt. des Covid-19-Gesetzes bzw. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle HV-Ticktes mit Zugangsdaten zum passwortgeschützten Online-Portal zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird darin vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird ein Fragerecht im Vorfeld der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben. Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 16 Abs. 1 der Satzung der diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 10. Juni 2021, 0.00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Aktienbesitz zu erbringen. Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 24. Juni 2021, 24.00 Uhr, unter folgender Anschrift: U.C.A. Aktiengesellschaft zugegangen sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens am 24. Juni 2021, 24.00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sein. Stimmrechtsausübung
Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Diese werden dann die Briefwahl oder den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nutzen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Formerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen. Die Vollmacht, ihr Widerruf und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft bedürfen in Fällen, in denen nicht ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden, der Textform. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular verwenden, welches sie mit dem HV-Ticket nach der Anmeldung zugeschickt bekommen, benutzen. Möglich ist aber auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform. Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 30. Juni 2021, 24.00 Uhr, an die folgende Adresse zu übermitteln: U.C.A. Aktiengesellschaft Der Nachweis der Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des Online-Portals vorgenommen werden.
Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachts-/Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit dem HV-Ticket zugesandt wird. Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis spätestens zum 30. Juni 2021, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen: U.C.A. Aktiengesellschaft Über das Online-Portal sind die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung jeweils bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 01. Juli 2021 möglich.
Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht nicht durch Bevollmächtigte ausüben wollen, können ihre Stimmen schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder elektronisch über das Online-Portal durch Briefwahl abgeben, sofern sie rechtzeitig angemeldet sind; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich. Hierzu steht das mit dem HV-Ticket zugesandte Briefwahlformular zur Verfügung. Wir bitten unsere Aktionäre zu beachten, dass im Wege der Briefwahl eine Abstimmung nur über Anträge möglich ist, zu denen es zusammen mit der Einberufung oder später bekanntgemachte Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Abs. 3 AktG oder von Aktionären nach § 124 Abs. 1 AktG gibt. Stimmabgaben per Briefwahl, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft spätestens bis zum 30. Juni 2021, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen: U.C.A. Aktiengesellschaft Über das Online-Portal sind die Stimmabgabe per Briefwahl, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 01. Juli 2021 möglich. Auch nach einer Stimmabgabe per Briefwahl sind Aktionäre weiter berechtigt, durch einen Bevollmächtigten an der Abstimmung teilzunehmen, wobei in diesem Fall erteilte Briefwahlstimmen automatisch als widerrufen gelten. Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen. Fragerecht Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er die Fragen beantwortet. Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis Dienstag, 29. Juni 2021, 24.00 Uhr, der Gesellschaft über das Online-Portal übermitteln. Mit der Frage ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation (also als Briefwahl oder über das Online-Portal) oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft ausschließlich über die E-Mail-Adresse
zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden. |
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| V. |
Gesamtzahl der Aktien Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Euro 7.910.000,00 und ist eingeteilt in 662.000 Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von je Euro 11,94. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 38.719 eigene Aktien, aus denen ihr gemäß § 71 b AktG keine Rechte zustehen. Die Gesamtzahl der Stimmrechte in der Hauptversammlung beträgt somit 623.281. |
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| VI. |
Anträge von Aktionären Da die Hauptversammlung ohne persönliche Teilnahme der Aktionäre, das heißt als virtuelle Hauptversammlung nur mit Ausübung des Stimmrechts über (auch elektronische) Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung durchgeführt wird, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge i.S.d. §§ 126, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt werden. Die Aktionäre haben aber die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln. Gegenanträge zu Vorschlägen des Aufsichtsrats und Vorstands zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers und Aufsichtsrats sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten: U.C.A. Aktiengesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers und des Aufsichtsrats einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung, die rechtzeitig bei der oben genannten Anschrift eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse
veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. |
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| VII. |
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre a) Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten Die U.C.A. Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und ihren Vertretern die Ausübung ihrer Rechte gemäß Aktiengesetz und Satzung der U.C.A. Aktiengesellschaft im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die U.C.A. Aktiengesellschaft verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) der Datenschutz-Grundverordnung. b) Speicherung der personenbezogenen Daten Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die U.C.A. Aktiengesellschaft ein berechtigtes Interesse zum Beispiel aufgrund von Haftungsrisiken aus der anwendbaren Gesetzgebung an der Speicherung hat. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht. c) Weitergabe Ihrer Daten Die Dienstleister der U.C.A. Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der U.C.A. Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der U.C.A. Aktiengesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens, die Ihre Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dies können zum Beispiel öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften sein. d) Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der U.C.A. Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: U.C.A. Aktiengesellschaft Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der U.C.A. Aktiengesellschaft
unter Investor Relations zu finden. e) Datenschutzbeauftragter Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung: U.C.A. Aktiengesellschaft |
München, im Mai 2021
Der Vorstand