 HOFTEX GROUP AGHofISIN DE 000 676 000 2
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses einschließlich des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen folgende Verwendung des Bilanzgewinns in Höhe von € 949.147,31 vor:
Die Dividende ist am 14. Juli 2021 fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, allen Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2020 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2020 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Neuwahl eines Aufsichtsratsmitgliedes Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 1 DrittelbG und §§ 4, 5 DrittelbG sowie § 10 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus neun Mitgliedern zusammen, von denen sechs durch die Hauptversammlung zu wählen sind. Das von der Hauptversammlung am 10. Juli 2020 gewählte Aufsichtsratsmitglied Herr York Riedel hat sein Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zum Ablauf der am 9. Juli 2021 stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft niedergelegt. Es ist daher ein Aufsichtsratsmitglied nachzuwählen. Die Nachwahl erfolgt gemäß § 10 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft für den Rest der Amtsdauer des ausscheidenden Mitglieds. Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Joseph Kronfli, Hilden, Geschäftsführer der Nürnberger Baugruppe Verwaltungsgesellschaft mbH, mit Wirkung zum Ablauf der am 9. Juli 2021 stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, neu in den Aufsichtsrat zu wählen. |
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen. |
Die Aktien der Gesellschaft werden im Freiverkehrssegment m:access der Börse München notiert. Damit sind sie nicht an einem organisierten Markt im Sinne des WpHG notiert und gelten nicht als „börsennotiert“.
Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nicht börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung verpflichtet.
Nachfolgende Hinweise zu den Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, zur Stimmrechtsvertretung und zu weiteren Aktionärsrechten erfolgen, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht (Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020), verlängert und zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, (COVID-19-Gesetz) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten. Die Stimmrechtsausübung erfolgt daher ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das unter der Internetadresse
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auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung befindliche HV-Portal, über das sich die Aktionäre mit einem Zugangspasswort, das sie mit ihrer Stimmrechtskarte erhalten, einloggen können. Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung über das Aktionärsportal im Internet verfolgen und das Stimmrecht ausüben, die sich spätestens bis zum Ablauf des 2. Juli 2021, 24.00 Uhr MESZ, in Textform (s. § 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben.
Die Aktionäre haben bis zum 2. Juli 2021, 24.00 Uhr MESZ, auch ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Dazu müssen sie einen in Textform (s. § 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis über den Anteilsbesitz durch das depotführende Institut bei der Anmeldestelle der Gesellschaft einreichen. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 18. Juni 2021, 0.00 Uhr MESZ, zu beziehen (Record Date).
Anmeldestelle:
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c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären Stimmrechtskarten mit weiteren Informationen zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Stimmrechtskarte enthält unter anderem das Zugangspasswort, mit dem die Aktionäre das HV-Portal nutzen können.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre beziehungsweise Aktionärsvertreter können ihre Stimmen durch Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation abgeben.
Vor und auch während der Hauptversammlung steht für die Ausübung des Stimmrechts mittels elektronischer Briefwahl das unter der Internetadresse
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auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung erreichbare HV-Portal zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl ist ab dem 18. Juni 2021 bis spätestens zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Briefwahl“ vorgesehen. Über das HV-Portal können auch während der Hauptversammlung, jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmungen, zuvor im Wege der elektronischen Briefwahl erfolgte Stimmabgaben geändert oder widerrufen werden.
Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in der Stimmrechtskarte, welche die Aktionäre nach Anmeldung zugesandt bekommen, enthalten.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Zur Erleichterung der Ausübung des Stimmrechts bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch bei einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter können weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen. Ebenso wenig nehmen die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in Textform durch Übermittlung an die folgende Anschrift bzw. E-Mail-Adresse erteilt werden. Hierfür kann insbesondere das von der Gesellschaft dafür vorgesehene Vollmachtsformular verwendet werden. Die Aktionäre erhalten dieses Vollmachtsformular mit der Stimmrechtskarte. Bei Verwendung des Vollmachtsformulares bitten wir, dieses ausgefüllt und unterschrieben bis zum Ablauf des 7. Juli 2021, 24.00 Uhr MESZ, eingehend an folgende Adresse zu übermitteln:
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c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Wir bitten auch sonstige postalisch oder per E-Mail erteilte Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zu dem vorgenannten Zeitpunkt zu übermitteln.
Alternativ steht den Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft das unter der Internetadresse
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auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das HV-Portal ist ab dem 18. Juni 2021 bis spätestens zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht und Weisungen“ vorgesehen. Über das HV-Portal können auch während der Hauptversammlung, jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmungen, zuvor im Wege des HV-Portals erteilte Vollmachten oder Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft geändert oder widerrufen werden.
Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Stimmrechtskarte, welche die Aktionäre nach Anmeldung zugesandt bekommen, enthalten.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigung Dritter
Wir weisen unsere Aktionäre auf die Möglichkeit hin, ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch Bevollmächtigte, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben zu lassen.
Auch bei einer Bevollmächtigung in diesen Fällen sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Wir weisen darauf hin, dass Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen können. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht der von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder, sofern das nach der erteilten Vollmacht möglich ist, durch Erteilung von Untervollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Wenn weder ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG (z.B. eine Depotbank) (“Intermediär’’) noch eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigt werden, ist die Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. Die gleiche Form gilt für den Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft.
Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Institution oder Person gelten die speziellen Regelungen des § 135 AktG, die u.a. verlangen, dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist (§ 135 Abs. 1 Satz 2 AktG). Wir bitten daher die Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen, die insoweit zu beachtenden Besonderheiten bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen.
Die Erteilung der Vollmacht hat gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem Bevollmächtigten zu erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte spätestens am Tag der Hauptversammlung (Zugang bei der Gesellschaft wie unten näher beschrieben) den Nachweis (z.B. die Vollmacht im Original oder als Scan) per Post oder E-Mail an die nachstehende Adresse übermittelt:
HOFTEX GROUP AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll. Ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.
Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis zum 7. Juli 2021, 24.00 Uhr MESZ, (Tag des Posteingangs) zugehen. Der Nachweis einer während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z.B. das Original der Vollmacht) per E-Mail an die oben genannte Adresse übermittelt wird.
Mit der Stimmrechtskarte erhalten die Aktionäre ein Vollmachtsformular und weitere Hinweise zur Bevollmächtigung.
Vollmachten können bis zum Tag der Hauptversammlung auch elektronisch über das HV-Portal erteilt werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht an Dritte“ vorgesehen. Die Möglichkeit zur Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Zuschaltung über das HV-Portal erfordert, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber das mit der Stimmrechtskarte versendete Zugangspasswort erhält.
Unterlagen
Ab Einberufung der Hauptversammlung sind die unter Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen und der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.hoftexgroup.com/Investor Relations/Finanzberichte
verfügbar und werden in der Hauptversammlung näher erläutert.
Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von € 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.
Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis zum 14. Juni 2021, 24.00 MESZ, zugehen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der HOFTEX GROUP AG zu richten. Das Verlangen kann an die folgende Adresse gerichtet werden:
HOFTEX GROUP AG
Vorstand
Fabrikzeile 21
95028 Hof
Fax: +49 (0) 9281/49313
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Die Gesellschaft wird Anträge von Aktionären, einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 24. Juni 2021, 24.00 Uhr MESZ, der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag des Vorstands und Aufsichtsrats oder einen Vorschlag des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an nachfolgende Adresse übersandt hat:
HOFTEX GROUP AG
HV-Stelle
Fabrikzeile 21
95028 Hof
Fax: +49 (0) 9281/49313
E-Mail: hauptversammlung@hoftexgroup.com
Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Diese Regelungen gelten für Wahlvorschläge der Aktionäre sinngemäß. Wahlvorschläge müssen allerdings nicht begründet werden. Wahlvorschläge müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf oder den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält.
Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag wird im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge unterbreitet werden.
Fragerecht
Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben, können Fragen an den Vorstand richten zu Angelegenheiten der Gesellschaft, den rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit die erbetene Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Die Fragen der Aktionäre können bis spätestens 7. Juli 2021, 24.00 Uhr MESZ, über das unter der Internetadresse
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung zugängliche HV-Portal der Gesellschaft eingereicht werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Frage einreichen“ vorgesehen. Nach Ablauf der genannten Frist können keine weiteren Fragen gestellt werden.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung unter Angabe der Stimmrechtskartennummer und des Zugangspassworts im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse:
notar.hoftexgroup@linkmarketservices.de
erklärt werden.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die HOFTEX GROUP AG verarbeitet personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten sowie den Aktionären und Aktionärsvertretern zustehenden Rechten sind im Internet unter
www.hoftexgroup.com / Datenschutz
verfügbar.
Hof, den 28. Mai 2021
HOFTEX GROUP AG
Der Vorstand