Weissmainkraftwerk Röhrenhof Aktiengesellschaft

Berneck

WKN 776 530

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

Dienstag, dem 27. Juli 2021 um 11:00 Uhr (MESZ)

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung des Unternehmens ein.

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft gestellten Stimmrechtsvertreters) aus den Räumlichkeiten der Bayernwerk AG, Luitpoldplatz 5, 95444 Bayreuth, online übertragen.

Unsere Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die Hauptversammlung ausschließlich über das von uns zur Verfügung gestellte Videoportal verfolgen. Für das Fragerecht und die Stimmabgabe gelten besondere Regelungen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung ist ausgeschlossen. Bitte beachten Sie hierzu die untenstehenden allgemeinen Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung.

Tagesordnung

Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die ordentliche Hauptversammlung 2021 gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (‚COVID-19-Gesetz‘), als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.

Unsere Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können durch Nutzung der von uns zur Verfügung gestellten Anmeldeunterlagen die Hauptversammlung ausschließlich über Bild- und Tonübertragung verfolgen, ihr Stimmrecht mittels elektronischer Kommunikation bzw. Briefwahl ausüben, Vollmacht an Dritte sowie Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Die Wahrnehmung des Fragerechts und die Möglichkeit, Widerspruch zu Protokoll zu erklären, kann über die in nachstehendem Abschnitt genannte E-Mail-Adresse erfolgen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts – Anmeldung zur Hauptversammlung

Zur stimmberechtigten Teilnahme an der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) mit dem von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Anmelde- und Stimmrechtsbogen rechtzeitig angemeldet haben und für die die angemeldeten Aktien zum Ende des 22. Juli 2021 im Aktienregister eingetragen sind.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens am 22. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Adresse zugehen:

Wir bitten die Aktionäre, unter Berücksichtigung der Postlaufzeiten, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre erhalten auf elektronischem Weg eine Anmeldebestätigung an die registrierte E-Mail-Adresse des Aktionärs.

Verfügungen über Aktien und Umschreibungen im Aktienregister

Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen.

Für die Ausübung des Stimmrechts ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Aus abwicklungstechnischen Gründen gilt für Umschreibungsanträge, die der Gesellschaft nach dem 22. Juli 2021, 24:00 Uhr mesz, (sog. Technical Record Date) bis zum Tag der Hauptversammlung am 27. Juli 2021 (einschließlich) zugehen, ein Umschreibungsstopp, d. h. es werden keine Ein- und Austragungen im Aktienregister vorgenommen. Aktionäre, deren Umschreibungsanträge für erworbene Aktien während des Umschreibungsstopps eingehen, können daher aus eigenem Recht keine Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien in der Hauptversammlung ausüben.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung 2021 wird am 27. Juli 2021 ab 11:00 Uhr (mesz) in voller Länge in Bild und Ton live frei verfügbar im Internet übertragen. Die Zugangsdaten werden mit den Anmeldeunterlagen versandt. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet stellt keine Teilnahme i.S.d. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG dar.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmen im Wege der elektronischen Kommunikation oder schriftlich abzugeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl sind die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung bis zum 22. Juli 2021, 24:00 Uhr (mesz).

Die schriftlich abzugebenden Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 22. Juli 2021, 24.00 Uhr (mesz), bei der Gesellschaft unter der oben genannten Anschrift oder E-Mail-Adresse eingehen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Stimmabgaben sind darüber hinaus auf elektronischem Wege unter Verwendung der im Zuge der Anmeldung registrierten E-Mail-Adresse des Aktionärs bis zur Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der Hauptversammlung an folgende E-Mail-Adresse möglich:

weissmainkraftwerk@t-online.de

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten sind die form- und fristgerechte Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung. Dies schließt eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Hierzu sollte das mit der Einladung übersandte Anmeldeformular verwendet werden.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft ausüben.

Wird ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Person bevollmächtigt, bestehen weder nach dem Gesetz noch nach der Satzung der Gesellschaft besondere Formerfordernisse. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen möglicherweise die Institution oder Person, die bevollmächtigt werden soll, eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil die Vollmacht von ihr gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG nachprüfbar festzuhalten ist. Die Aktionäre sollten sich daher rechtzeitig mit der Institution oder Person, die sie bevollmächtigen möchten, über eine mögliche Form der Vollmacht abstimmen.

Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht sowie die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 22. Juli 2021, 24.00 Uhr (mesz), bei der Gesellschaft unter der oben genannten Anschrift eingehen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sollte über den Anmeldebogen erfolgen und muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 22. Juli 2021, 24.00 Uhr (mesz), bei der Gesellschaft unter der oben genannten Anschrift oder E-Mail-Adresse eingehen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.

Bei Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters müssen diesem Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten Weisungen abzustimmen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Weisungen sind darüber hinaus auf elektronischem Wege unter Verwendung der im Zuge der Anmeldung registrierten E-Mail-Adresse des Aktionärs bis zur Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der Hauptversammlung an folgende E-Mail-Adresse möglich:

weissmainkraftwerk@t-online.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre der Gesellschaft können Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers und zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

Ordnungsgemäße Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die spätestens am 12. Juli 2021, 24.00 Uhr (mesz), unter dieser Adresse eingegangen sind und etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden unter der Internetadresse

www.weissmainkraftwerk.de

veröffentlicht.

Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Das Fragerecht besteht nur für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben. Fragen können bis zum 25. Juli 2021, 24.00 Uhr (mesz), unter Nutzung der E-Mail-Adresse

weissmainkraftwerk@t-online.de

eingereicht werden. Später oder auf anderem Wege bei der Gesellschaft eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Der Aktionär hat das Recht der namentlichen Nennung des Fragestellers in der Hauptversammlung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSVGO zu widersprechen.

In Einklang mit § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Der Vorstand behält sich insofern insbesondere vor, eingereichte Fragen einzeln oder mehrere Fragen zusammengefasst zu beantworten. Unter den in § 131 Abs. 3 AktG näher ausgeführten Voraussetzungen ist der Vorstand berechtigt, die Auskunft zu verweigern.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre, die ihre Stimme im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachterteilung wie vorstehend beschrieben abgegeben haben, haben die Möglichkeit, mittels einer E-Mail an den am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.

Die Erklärung des Widerspruchs ist von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende unter Nutzung folgender E-Mail-Adresse möglich:

weissmainkraftwerk@t-online.de

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Weißmainkraftwerk Röhrenhof AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Weißmainkraftwerk Röhrenhof AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Die Betroffenen haben das jederzeitige Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat.

Diese Rechte können die Betroffenen gegenüber der Weißmainkraftwerk Röhrenhof AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Zudem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Artikel 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

Im Zuge der Ausübung des Fragerechts hat der Aktionär das Recht der namentlichen Nennung des Fragestellers in der Hauptversammlung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO zu widersprechen.