Hasen-Immobilien Aktiengesellschaft

Augsburg

WKN A1X3RR
ISIN DE000A1X3RR8

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am

Mittwoch, 25. August 2021, um 11:00 Uhr MESZ

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, erhalten die Einladung zur Hauptversammlung und die Tagesordnung direkt zugesandt.

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) abgehalten.

Die virtuelle Hauptversammlung wird in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft in 86150 Augsburg, Fuggerstraße 1, stattfinden und im Wege der Bild- und Tonübertragung live im Internet zugänglich sein. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Tagesordnung

Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung, zum Verfahren und der Durchführung der Hauptversammlung, zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Ausübung des Stimmrechts

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand der Hasen-Immobilien AG hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Rechtliche Grundlage hierfür ist das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (Art. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, BGBl. I 2020, S. 569, „COVID-19-Gesetz“), zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I 2020, S. 3328).

Für Aktionäre der Hasen-Immobilien AG wird die gesamte Hauptversammlung am Mittwoch, 25. August 2021, ab 11:00 Uhr MESZ live im Internet übertragen. Die Übertragung ist über das Aktionärsportal unter folgendem Link

https:/​/​www.hasen-ag.de/​investor-relations

im Bereich „Hauptversammlung“ zugänglich. Den Zugang zum Aktionärsportal erhalten Aktionäre durch Eingabe eines individuellen Zugangscodes, den die Aktionäre zusammen mit den Anmeldeunterlagen erhalten.

Die Möglichkeit, dass Aktionäre gemäß § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben, besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Liveübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Teilnahme- und Stimmrechtsvoraussetzungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die im Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss spätestens bis

Mittwoch, 18. August 2021, 24:00 Uhr MESZ,

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

Hasen-Immobilien AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: 089 /​ 30 90 37 46 75
oder per E-Mail an: anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiterhin die Möglichkeit an, sich innerhalb der vorgenannten Frist online über das Aktionärsportal anzumelden, das sie unter dem Link

https:/​/​www.hasen-ag.de/​investor-relations

im Bereich „Hauptversammlung“ erreichen. Die hierfür benötigten Zugangsdaten werden den Aktionären mit der Einladung zugesandt.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandten Anmeldeformular, das auch für die Vollmachtserteilung und die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Abgabe von Briefwahlstimmen genutzt werden kann.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Aktionäre, die sich per E-Mail anmelden wollen, werden gebeten, ihren vollständigen Namen, ihre Adresse, ihre Aktionärsnummer und ihren in das Aktienregister eingetragenen Bestand an Aktien der Hasen-Immobilien AG anzugeben.

Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts setzen voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung besteht. Auch hinsichtlich der Anzahl der Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Dieser wird dem Bestand zum Anmeldeschluss am Mittwoch, 18. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, entsprechen, da nach § 19 S. 4 der Satzung mit Wirkung vom Ablauf des Anmeldeschlusses bis zum Ende des Tages der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (Umschreibungsstopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf des Mittwochs, 18. August 2021. Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Angemeldete Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben. Die Gesellschaft bietet für die Stimmabgabe per Briefwahl unter

https:/​/​www.hasen-ag.de/​investor-relations

mit dem Aktionärsportal ein elektronisches System an. Die Briefwahl per Internet sowie deren Widerruf beziehungsweise deren Änderungen können vor und auch noch während der Hauptversammlung über das Aktionärsportal vorgenommen werden, müssen jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmung vorliegen. Daneben können Briefwahlstimmen der Gesellschaft schriftlich, in Textform bzw. per Telefax bis Dienstag, 24. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Anschrift übermittelt werden:

Hasen-Immobilien AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: 089 /​ 30 90 37 46 75
oder per E-Mail an: anmeldestelle@computershare.de

Für die Stimmabgabe per Briefwahl kann der entsprechende Abschnitt des den Aktionären mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwendet werden. Wird das Stimmrecht durch Briefwahl für denselben Aktienbestand – jeweils fristgemäß – sowohl mittels des Briefwahlformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) ausgeübt, wird unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Stimmabgabe als verbindlich angesehen.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte über die für den Zugang erforderlichen Angaben verfügt. Diese kann er auf zwei Wege erhalten. Zum einen kann der Aktionär dem Bevollmächtigten seine Aktionärsnummer und sein Zugangspasswort übergeben. Die Nutzung der Aktionärsnummer und des Zugangspassworts durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung. Zum anderen erhält der Bevollmächtigte, wenn die Vollmachtserteilung an ihn gegenüber der Gesellschaft erfolgt, eigene Zugangsdaten zum Aktionärsportal zugesendet, die ihm die Teilnahme für den Aktionär erlaubt.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch oder per Telefax) erfolgen; § 135 AktG bleibt unberührt. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Unbeschadet eines anderen nach dem Gesetz oder der Satzung vorgegebenen Wegs zur Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann der Nachweis per E-Mail an die Gesellschaft (E-Mail: anmeldestelle@computershare.de) übermittelt werden. Eine Vollmacht kann auch online im Rahmen der Anmeldung über das Aktionärsportal erteilt und dadurch nachgewiesen werden.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Vollmachten können bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung erteilt werden.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als Service bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Aktionäre können für die Vollmachts- und Weisungserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder das Aktionärsportal nutzen oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen), ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch per E-Mail oder per Telefax) erfolgen. Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen erteilt werden und – sofern die Vollmachten und Weisungen nicht über das Aktionärsportal erteilt werden – der Gesellschaft spätestens bis Dienstag, 24. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

Hasen-Immobilien AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: 089 /​ 30 90 37 46 75
oder per E-Mail an: anmeldestelle@computershare.de

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Aktionärsportal ist auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung möglich. Erhalten die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand bis Dienstag, 24. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) Vollmacht und Weisungen, werden unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Vollmacht und erteilten Weisungen als verbindlich angesehen. Wird nach dieser Frist bis zum Beginn der Abstimmung noch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Internet (Aktionärsportal) vorgenommen, wird diese Vollmachts- und Weisungserteilung gegenüber einer zuvor vorgenommenen Vollmachts- und Weisungserteilung für denselben Aktienbestand ebenso als vorrangig angesehen.

Soweit neben Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand auch Briefwahlstimmen vorliegen, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; die Stimmrechtsvertreter werden insoweit von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zur Einreichung von Fragen oder zum Stellen von Anträgen entgegen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG müssen der Gesellschaft spätestens bis Dienstag, 10. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Sie sind ausschließlich zu richten an:

Hasen-Immobilien AG
Fuggerstr. 1
86150 Augsburg
Telefax: 0821 /​ 319590 20
oder per E-Mail an: info@hasen-ag.de

Anderweitig adressierte oder verspätet zugegangene Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Anträge und Wahlvorschläge, die bis Dienstag, 10. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, ordnungsgemäß zugehen, werden in der Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragen von Aktionären

Fragen der Aktionäre sind bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens Montag, 23. August 2021, 24:00 Uhr MESZ, im Wege elektronischer Kommunikation über das unter dem Link

https:/​/​www.hasen-ag.de/​investor-relations

im Bereich „Hauptversammlung“ zugängliche Aktionärsportal in deutscher Sprache einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Während der Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Zu fristgemäß eingereichten Fragen über Angelegenheiten der Gesellschaft ist vom Vorstand Auskunft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen.

Widerspruch zur Niederschrift

Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung können von Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal zu Protokoll erklärt werden. Das Aktionärsportal steht unter dem Link

https:/​/​www.hasen-ag.de/​investor-relations

im Bereich „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie vorstehend näher bestimmt auszuüben. Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen. Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 haben verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).

Hinweise zum Datenschutz

Die Hasen-Immobilien AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) auf der Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt im Wege der Auftragsvergabe nach Art 28 f. DSGVO. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten

Hasen-Immobilien AG
Fuggerstr. 1
86150 Augsburg
Telefax: 0821 /​ 319590 20

geltend gemacht werden.

Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Hasen-Immobilien AG

https:/​/​www.hasen-ag.de

zu finden.