Heidelberg Pharma AGLadenburgWertpapier-Kenn-Nummer: A11QVV
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1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Heidelberg Pharma AG und des gebilligten Die in Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen können im Internet unter
eingesehen werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss |
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2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das zum |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das |
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4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers Der Empfehlung des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats folgend schlägt der Aufsichtsrat Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt, wird zum Abschlussprüfer |
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5. |
Erhöhung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder; Satzungsänderung Die Gesellschaft hat am 27. Februar 2022 per Ad-hoc Mitteilung öffentlich bekannt Im Hinblick auf § 95 Satz 3 AktG kann die Hauptversammlung der Gesellschaft einen Dies vorausgeschickt schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor zu beschließen:
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6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1 AktG und § 10 Abs. Die von der Hauptversammlung vom 22. Juli 2020 unter Tagesordnungspunkt 7 gewählten Die Gesellschaft hat am 27. Februar 2022 per Ad-hoc Mitteilung öffentlich bekannt Der Aufsichtsrat schlägt nun vor, die nachfolgend unter lit. a) und b) genannten Personen
Mandate: Die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind bei den nachfolgend unter (i) aufgeführten
Weitergehende Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten stehen im Internet unter
zur Ansicht zur Verfügung. Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Wahlvorschläge einzeln abstimmen Gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex werden die vorgeschlagenen Kandidaten Nach Einschätzung des Aufsichtsrats stehen die Kandidaten in keiner nach dem Deutschen Der Wahlvorschlag berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben sowie die vom Aufsichtsrat Die zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft Das Aufsichtsratsmitglied Dr. Georg F. Baur verfügt über Sachverstand auf dem Gebiet |
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7. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2020/I sowie die Schaffung Die Gesellschaft hat am 27. Februar 2022 per Ad-hoc Mitteilung öffentlich bekannt Die Gesellschaft verfügt über das Genehmigte Kapital 2020/I gemäß § 5 Abs. 5 der Satzung Um der Verwaltung auch weiterhin einen angemessenen Handlungsspielraum zu geben, soll Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, Folgendes zu beschließen:
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8. |
Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2022/II für die Motivierte Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder sind eine der wesentlichen Voraussetzungen Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Beteiligungsaktien auszugeben, soll Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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9. |
Herabsetzung des Bedingten Kapital 2011/I; Satzungsänderung Die Gesellschaft verfügt über das Bedingte Kapital 2011/I. Das Bedingte Kapital 2011/I Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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10. |
Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Die Hauptversammlung der Gesellschaft beschließt gemäß § 113 Abs. 3 S. 1 AktG mindestens Vor dem Hintergrund der unter Tagesordnungspunkt 6 dieser Hauptversammlung vorgesehenen Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, das geänderte und unter „Anlage zu Punkt |
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11. |
Satzungsänderung in Bezug auf die Aufsichtsratsvergütung Vor dem Hintergrund des unter Tagesordnungspunkt 10 zu beschließenden geänderten Vergütungssystem Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
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12. |
Vergütungsbericht Nach der Änderung des Aktiengesetzes durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten Vergütungsbericht Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an die Tagesordnung „Anlage zu Punkt 12 der
zugänglich. Ferner wird der Vergütungsbericht dort auch während der Hauptversammlung |
Schriftlicher Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 7 gemäß §§ 203 Abs. 2 Satz
2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands zum Bezugsrechtsausschluss:
1. |
Gegenwärtiges Genehmigtes Kapital 2020/I, Anlass für die Änderung und Bericht über Gemäß § 5 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft in der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung Im Rahmen der Kapitalerhöhung 2021 wurde beschlossen, das Grundkapital der Gesellschaft Die Gesellschaft hat am 27. Februar 2022 per Ad-hoc Mitteilung öffentlich bekannt Im Rahmen der Bezugsrechtskapitalerhöhung soll das Genehmigte Kapital 2020/I möglichst Um der Verwaltung auch weiterhin einen angemessenen Handlungsspielraum zu geben, soll |
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2. |
Neues Genehmigtes Kapital 2022/I und damit verbundene Vorteile für die Gesellschaft: Insgesamt soll ein neues Genehmigtes Kapital 2022/I bis zu einer Höhe von EUR 20.992.228,00 Die vorgeschlagene Ermächtigung zur Ausgabe neuer Aktien aus dem Genehmigten Kapital Zur Höhe des vorgeschlagenen Genehmigten Kapitals 2022/I (ca. 45 % des in das Handelsregister |
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3. |
Ausschluss des Bezugsrechts: Der Beschlussvorschlag sieht eine Ermächtigung zum Ausschluss des bei Ausnutzung von
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4. |
Bericht über die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/I Der Vorstand wird der Hauptversammlung über jede Ausnutzung des Genehmigten Kapitals |
Schriftlicher Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 8 gemäß § 203 Abs. 1 S.
1 AktG i.V.m. § 186 Abs. 4 S. 2 AktG
Unter Tagesordnungspunkt 8 wird der Hauptversammlung vorgeschlagen, den Vorstand zu
ermächtigen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft um
bis zu EUR 2.300.000,00 durch ein- oder mehrmalige Ausgabe von neuen, auf den Inhaber
lautenden Stückaktien gegen Bareinlage zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2022/II). Das
neue Genehmigte Kapital 2022/II soll erst dann zum Handelsregister angemeldet und
durch Eintragung wirksam werden, wenn die derzeit laufende Bezugsrechtskapitalerhöhung
aus dem Genehmigten Kapital 2020/I im Handelsregister eingetragen und somit wirksam
geworden ist. Die Ermächtigung soll für die gesetzlich zulässige Dauer von fünf Jahren,
also bis zum Ablauf des 27. Juni 2027, erteilt werden.
Das Genehmigte Kapital 2022/II dient ausschließlich dazu, den Mitarbeitern der Gesellschaft
und der mit ihr verbundenen Unternehmen, Vorstandsmitgliedern der Gesellschaft sowie
Beratern der Gesellschaft, welche weitgehend Vorstandsmitgliedern gleichgestellt sind,
(zusammen „Berechtigte“) im Rahmen von Beteiligungsmodellen eine Beteiligung am Aktienkapital
der Gesellschaft zu ermöglichen („Beteiligungsaktien“). Dabei ist neben der direkten
Zeichnung der Beteiligungsaktien durch die Berechtigten auch eine Ausgabe der Beteiligungsaktien
über Kreditinstitute möglich. Die Beteiligungsaktien werden gegen Bareinlagen ausgegeben.
Die Festlegung des Ausgabebetrags soll auf Basis des Marktpreises der Aktie erfolgen.
Dabei kann eine bei Beteiligungsaktien übliche Vergünstigung sofort oder später durch
Darlehenskonstruktionen gewährt werden. Hier kann, insbesondere aufgrund gesetzlicher
Vorgaben, auch zwischen den Mitarbeitern, Vorstandsmitgliedern und diesen gleichgestellten
Beratern unterschieden werden.
Die Ausgabe von Beteiligungsaktien liegt im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre,
da hierdurch die Identifikation der Berechtigten mit dem Unternehmen und die Übernahme
von Mitverantwortung gefördert werden. Die Berechtigten können so an der Entwicklung
der Gesellschaft beteiligt werden. Auch werden dadurch die Interessen von Gesellschaft
und den Berechtigten angeglichen.
Durch mehrjährige, angemessene Sperr- bzw. Haltefristen ermöglichen die Beteiligungsaktien
auch Gestaltungen mit langfristiger Anreizwirkung, bei denen positive wie auch negative
Entwicklungen Berücksichtigung finden können. Die Beteiligungsaktien sollen so einen
Anreiz geben, auf eine dauerhafte Wertsteigerung für die Gesellschaft zu achten. Zusätzlich
können so die Berechtigten an die Gesellschaft gebunden werden, was im Hinblick auf
den Fachkräftemangel ebenfalls im Interesse der Gesellschaft ist.
Angesichts der positiven Effekte für Unternehmen ist die Ausgabe insbesondere von
Beteiligungsaktien an Mitarbeiter auch vom Gesetzgeber gewünscht und wird vom Gesetz
in verschiedener Weise erleichtert. So können nach den Regelungen des Aktiengesetzes
die benötigten Beteiligungsaktien aus genehmigtem Kapital bereitgestellt werden. Hierzu
ist es erforderlich, das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen. Aufgrund der oben
geschilderten positiven Wirkungen ist der Bezugsrechtsausschluss bei der Ausgabe von
Beteiligungsaktien im Interesse der Gesellschaft sowie ihrer Aktionäre und daher auch
sachlich gerechtfertigt.
Im Übrigen hält sich das Volumen der Ermächtigung zur Ausgabe von Beteiligungsaktien
im Verhältnis zum Grundkapital der Gesellschaft in engen Grenzen (ca. 5 % des in das
Handelsregister eingetragenen Grundkapitals nach Durchführung der Bezugsrechtskapitalerhöhung),
so dass die Beteiligungsrechte der Aktionäre durch den Bezugsrechtsausschluss nur
geringfügig beeinträchtigt werden. Damit liegt der Umfang der Ermächtigung zur Ausgabe
von Beteiligungsaktien deutlich unter dem gesetzlich vorgegebenen Maximalbetrag von
50 % des im Zeitpunkt der Ermächtigung vorhandenen Grundkapitals.
Der Vorstand bzw. der Aufsichtsrat werden jeweils im Einzelfall sorgfältig prüfen,
ob die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/II und der Ausschluss des Bezugsrechts
der Aktionäre im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre liegen. Dabei kann
ggfs. die Ausgabe der Beteiligungsaktien an weitere Voraussetzungen, bspw. Erreichung
von Unternehmenszielen bzw. individuellen Zielen geknüpft werden. Der Vorstand wird
der Hauptversammlung über die etwaige Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/II
berichten.
Anlage zu Tagesordnungspunkt 10 – Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten gemäß Satzung der Gesellschaft für jedes
volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung in Höhe
von EUR 15.000,00. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats bekommt eine feste Vergütung
von EUR 35.000,00, der stellvertretende Vorsitzende eine feste Vergütung von EUR 25.000,00.
Die Aufsichtsratsvergütung wird in vier Raten gleicher Höhe, und zwar jeweils am letzten
Kalendertag des Monats Februar sowie am 31. Mai, 31. August und 30. November eines
jeden Geschäftsjahres, fällig.
Für eine Mitgliedschaft in einem Ausschuss des Aufsichtsrats wird eine pauschale Vergütung
in Höhe von EUR 3.000,00, für den Vorsitz eine pauschale Vergütung von EUR 7.000,00
pro Geschäftsjahr und Ausschuss gewährt – dies jeweils mit einer Beschränkung der
Vergütung auf Tätigkeiten in höchstens zwei Ausschüssen. Über diese individuelle Beschränkung
hinaus ist die Höchstsumme, die Heidelberg Pharma AG für Ausschusstätigkeiten aller
Aufsichtsratsmitglieder gewährt, auf insgesamt EUR 54.600,00 je Geschäftsjahr begrenzt.
Sollte dieser Maximalbetrag nicht zur Vergütung aller Mitgliedschaften und Vorsitze
in Aufsichtsratsausschüssen ausreichen, wird er unter Berücksichtigung der vorstehenden
Vorschriften proportional auf alle Ausschussmitglieder und -vorsitzenden verteilt,
sofern nicht der Aufsichtsrat einstimmig eine abweichende Regelung beschließt.
Für die Teilnahme an maximal sechs Aufsichtsratssitzungen pro Geschäftsjahr wird ein
zusätzliches Sitzungsgeld gezahlt, das sich für den Sitzungsleiter auf EUR 3.000,00
und für jedes sonstige Mitglied auf EUR 1.500,00 je Sitzung beläuft. Im Falle einer
telefonischen bzw. virtuellen Sitzungsteilnahme wird nur die Hälfte des Sitzungsgeldes
gewährt. Das Sitzungsgeld ist zusammen mit der festen Aufsichtsratsvergütung fällig.
Für Sitzungen von Ausschüssen des Aufsichtsrats wird kein Sitzungsgeld gezahlt.
Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat nicht während eines vollen Geschäftsjahres
angehört haben, wird die Vergütung pro rata temporis entsprechend der Dauer ihrer
Aufsichtsratszugehörigkeit bezahlt.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten keine variable Vergütung. Ebenso wenig werden
ihnen Aktienoptionen oder ähnliche Rechte gewährt. Bei Mandatsbeendigung besteht kein
Anspruch auf eine Abfindung.
Anlage zu Tagesordnungspunkt 12 – Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021/2022
Vergütungsbericht
Die Festlegung der Vergütung der Vorstandsmitglieder der Heidelberg Pharma AG unterliegt
der Zuständigkeit des Aufsichtsratsplenums und wird regelmäßig unter Berücksichtigung
der Vorgaben der §§ 87 Abs. 1 und 2, 87a AktG sowie der Empfehlungen des Deutschen
Corporate Governance Kodex (DCGK) überprüft. Auf der ordentlichen Hauptversammlung
am 18. Mai 2021 unter Tagesordnungspunkt 7 haben Vorstand und Aufsichtsrat das geltende
System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands vorgestellt. Dieses wurde entsprechend
§ 120a Absatz 1 AktG gebilligt.
Der Vergütungsbericht fasst die Grundsätze zusammen, die auf die Festsetzung der Gesamtvergütung
des Vorstands der Heidelberg Pharma AG Anwendung finden, und erläutert die Struktur
sowie die Höhe der Vergütung der Vorstandsmitglieder. Ferner werden die Grundsätze
und die Höhe der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats beschrieben. Der Vergütungsbericht
erfüllt wie vom DCGK empfohlen die Anforderungen nach den anwendbaren Vorschriften
der §§ 314 Abs. 1 Nr. 6, 315a Abs. 2 und 289a Abs. 2 HGB inklusive des Vorstandsvergütungs-Offenlegungsgesetzes
(VorstOG).
Vergütung des Vorstands
Die Vergütung des Vorstands wird vom Aufsichtsrat beschlossen. Die Vergütung besteht
aus den folgenden Komponenten: einer festen Vergütung, sonstigen geldwerten Vorteilen
(Sachbezügen), einem variablen Vergütungsteil sowie einem Beteiligungsprogramm mit
langfristiger Anreizwirkung und Risikocharakter.
Für den Fall der Beendigung einer Vorstandstätigkeit hat kein Vorstandsmitglied einen
vertraglichen Anspruch auf Abfindungszahlungen.
Feste Vergütung und Sachbezüge
Das jährliche Festgehalt der Vorstandsmitglieder wird für die Laufzeit des Anstellungsvertrages
festgelegt und in zwölf gleichen Monatsraten gezahlt. Es orientiert sich an der wirtschaftlichen
Lage der Heidelberg Pharma AG sowie am Vergütungsniveau im Wettbewerbsumfeld.
Zusätzlich zu der festen Vergütung in Höhe von EUR 263.000,00 im Berichtszeitraum
erhält Dr. Schmidt-Brand, dessen Vorstandsdienstvertrag unterjährig mit Wirkung zum
September 2021 bis Ende August 2024 verlängert wurde, folgende Sachbezüge: Im Rahmen
des Geschäftsführervertrages zahlt die Heidelberg Pharma Research GmbH zum einen in
eine beitragsorientierte rückgedeckte Versorgungszusage ein. 2021 betrug der Beitrag
EUR 11.000,00 (Vorjahr: EUR 11.000,00). Zum anderen wurde in eine Pensionskasse eingezahlt,
wofür wie im Vorjahr EUR 3.000,00 Aufwand erfasst wurden.
Prof. Dr. Pahl wurden im abgelaufenen Geschäftsjahr neben der festen Vergütung in
Höhe von EUR 240.000,00 keine Sachbezüge im Kontext einer Altersversorgung gewährt.
Zusätzlich wurden beiden Vorstandsmitgliedern im gesamten Geschäftsjahr jeweils ein
Firmenwagen zur Verfügung gestellt. Der Wert dieses Sachbezuges summiert sich 2021
bei Dr. Schmidt-Brand auf EUR 8.000,00 (Vorjahr: EUR 8.000,00), bei Prof. Dr. Pahl
auf EUR 13.000,00 (Vorjahr: EUR 13.000,00).
Darüber hinaus bestehen gegenüber den Mitgliedern des Vorstands keine Sachbezugsverpflichtungen
der Gesellschaft.
Variable Vergütung
Die variable Vergütung ist davon abhängig, in welchem Umfang persönliche Ziele und
Erfolgsziele der Heidelberg Pharma erreicht wurden. Diese erfolgsabhängige Vorstandsvergütung
orientiert sich vor allem an langfristigen, nachhaltigen, strategischen und finanziellen
Unternehmenszielen und bezieht sich auf das Erreichen definierter Meilensteine, welche
zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres festgelegt werden. Der Grad der Zielerreichung
und die damit verbundene Höhe der variablen Vergütung werden durch den Aufsichtsrat
beurteilt und festgestellt.
Dr. Schmidt-Brand erhält nach unterjährig erfolgter Vorstandsvertragsverlängerung
und Anpassung der Vergütung einen maximalen jährlichen Bonus in Höhe von insgesamt
EUR 110.000,00 (vormals EUR 100.000,00). Seine maximale jährliche Vergütung aus fester
und variabler Vergütung beträgt damit EUR 373.000,00. Für das Geschäftsjahr 2020 wurden
Dr. Schmidt-Brand im abgelaufenen Geschäftsjahr EUR 71.000,00 als Bonus ausgezahlt.
Prof. Dr. Pahls jährlicher Bonus ist auf maximal EUR 100.000,00 begrenzt. Seine maximale
jährliche Vergütung aus fester und variabler Vergütung beträgt damit EUR 340.000,00.
Für das Geschäftsjahr 2020 wurden Prof. Dr. Pahl im abgelaufenen Geschäftsjahr ebenfalls
EUR 71.000,00 als Bonus ausgezahlt.
Vergütungskomponente mit Anreizwirkung und Risikocharakter
Diese Vergütungskomponente basiert auf den Aktienoptionsplänen 2011, 2017 und 2018,
welche von den jeweiligen Hauptversammlungen beschlossen wurden und frühestens nach
vier Jahren ausübbar sind.
Durch diese Wartezeit wird ein langfristiger Anreiz zur Unternehmenswertsteigerung
erreicht. Weitere Voraussetzungen über die Haltedauer hinaus sind nicht zu erfüllen.
Die Gewährung von Aktienoptionen wird vom Aufsichtsrat im Hinblick auf die jeweiligen
Aufgaben des betreffenden Vorstandsmitglieds, seine persönliche Leistung, die wirtschaftliche
Lage, den Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens als auch der Üblichkeit
der Vergütung unter Berücksichtigung des Vergleichsumfelds und der Vergütungsstruktur
vorgenommen.
Im Geschäftsjahr 2021 wurden neue Aktienoptionen aus dem Aktienoptionsplan 2018 ausgegeben,
jedem Vorstandsmitglied wurden 37.000 Aktienoptionen zugesprochen. Als Vergütungskomponente
daraus sind EUR 227.000,00 als beizulegender Zeitwert im Zeitpunkt der Gewährung anzusetzen,
davon EUR 114.000,00 für Dr. Schmidt-Brand und EUR 114.000,00 für Prof. Dr. Pahl.
Zum Bilanzstichtag 30. November 2021 hielten die aktiven Mitglieder des Vorstands
somit folgende Optionsrechte:
Drei weitere ehemalige Vorstandsmitglieder halten zum Bilanzstichtag 30. November
2021 insgesamt 25.500 Optionsrechte aus dem Aktienoptionsplan 2011.
Zusammenfassend wurden für die Mitglieder des Vorstands im Geschäftsjahr 2021 im Einzelnen
folgende feste und variable Vergütungsbestandteile sowie Sachbezüge und beizulegender
Zeitwert im Zeitpunkt der Gewährung von Bezugsrechten (bzw. der Ausgabe von Aktienoptionen)
aufwandswirksam erfasst:
Die nachfolgenden Übersichten zeigen die vom Vorstand im Verlauf des Berichtsjahres
gehaltenen Aktienoptionen und deren Veränderungen sowie den darauf entfallenden Anteil
des Personalaufwandes pro Begünstigten:
Für ehemalige Vorstandsmitglieder wurde, wie schon im Vorjahr, kein Aufwand mehr erfasst.
Folgende Werte ergeben sich für die vorangegangene Periode:
Vergütung des Aufsichtsrats
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten gemäß Satzung der Gesellschaft für jedes
volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung in Höhe
von EUR 15.000,00. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats bekommt eine feste Vergütung
von EUR 35.000,00, die stellvertretenden Vorsitzenden eine feste Vergütung von EUR
25.000,00. Die Aufsichtsratsvergütung wird in vier Raten gleicher Höhe, und zwar jeweils
am letzten Kalendertag des Monats Februar sowie am 31. Mai, 31. August und 30. November
eines jeden Geschäftsjahres, fällig.
Für eine Mitgliedschaft in einem Ausschuss des Aufsichtsrats wird eine pauschale Vergütung
in Höhe von EUR 3.000,00, für den Vorsitz eine pauschale Vergütung von EUR 7.000,00
pro Geschäftsjahr und Ausschuss gewährt – dies jeweils mit einer Beschränkung der
Vergütung auf Tätigkeiten in höchstens zwei Ausschüssen. Über diese individuelle Beschränkung
hinaus ist die Höchstsumme, die Heidelberg Pharma AG für Ausschusstätigkeiten aller
Aufsichtsratsmitglieder gewährt, auf insgesamt EUR 39.000,00 je Geschäftsjahr begrenzt.
Sollte dieser Maximalbetrag nicht zur Vergütung aller Mitgliedschaften und Vorsitze
in Aufsichtsratsausschüssen ausreichen, wird er unter Berücksichtigung der vorstehenden
Vorschriften proportional auf alle Ausschussmitglieder und -vorsitzenden verteilt,
sofern nicht der Aufsichtsrat einstimmig eine abweichende Regelung beschließt.
Für die Teilnahme an maximal sechs Aufsichtsratssitzungen pro Geschäftsjahr wird ein
zusätzliches Sitzungsgeld gezahlt, das sich für den Sitzungsleiter auf EUR 3.000,00
und für jedes sonstige Mitglied auf EUR 1.500,00 je Sitzung beläuft. Im Falle einer
telefonischen bzw. virtuellen Sitzungsteilnahme wird nur die Hälfte des Sitzungsgeldes
gewährt. Das Sitzungsgeld ist zusammen mit der festen Aufsichtsratsvergütung fällig.
Für Sitzungen von Ausschüssen des Aufsichtsrats wird kein Sitzungsgeld gezahlt.
Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat nicht während eines vollen Geschäftsjahres
angehört haben, wird die Vergütung pro rata temporis entsprechend der Dauer ihrer
Aufsichtsratszugehörigkeit bezahlt.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten keine variable Vergütung. Ebenso wenig werden
ihnen Aktienoptionen oder ähnliche Rechte gewährt. Bei Mandatsbeendigung besteht kein
Anspruch auf eine Abfindung.
Im Geschäftsjahr 2021 erhielten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine Vergütung in
Höhe von EUR 180.833,00 (Vorjahr: EUR 166.500,00) zuzüglich einer Erstattung von Reisekosten.
Die Vergütung ist in nachstehender Tabelle individualisiert ausgewiesen:
Internetseite der Gesellschaft und dort zugängliche Unterlagen und Informationen
Diese Einladung zur virtuellen Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich
zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
sind ab der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Heidelberg
Pharma AG unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
abrufbar.
Etwaige bei der Heidelberg Pharma AG eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge,
Wahlvorschläge und/oder Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die
oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden. Dort werden nach der Hauptversammlung
auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.
Über die Internetseite ist auch der passwortgeschützte Internetservice zur virtuellen
Hauptversammlung erreichbar, der für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder
deren Bevollmächtigte u.a. eine Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen
Briefwahl vorsieht und während der Hauptversammlung ermöglicht. Über den passwortgeschützten
Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte
die Hauptversammlung am 28. Juni 2022 ab 11:00 Uhr MESZ in voller Länge live in Bild
und Ton im Wege elektronischer Zuschaltung (keine elektronische Teilnahme) verfolgen.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 34.175.809,00 ist zum Zeitpunkt
der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 34.175.809 auf den Inhaber lautende
Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme, sodass zum Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung 34.175.809 Stimmrechte bestehen. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt
der Einberufung dieser Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung in Bild
und Ton
Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung
am 28. Juni 2022 auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (Bundesgesetzblatt I Nr. 14 2020, S. 570) in seiner
aktuellen Fassung (nachfolgend „COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten,
jedoch mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung (Zuschaltung), durchgeführt.
Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft) können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie
können die gesamte Hauptversammlung jedoch per Bild- und Tonübertragung auf der Internetseite
der Heidelberg Pharma AG unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
über den passwortgeschützten Internetservice verfolgen; diese Bild- und Tonübertragung
ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz
2 AktG und keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, 2.
Alt. COVID-19-Gesetz. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden anstelle der
herkömmlichen Eintrittskarte individuelle Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice
zugeschickt („HV-Ticket“), mit denen die Aktionäre den auf der Internetseite der Heidelberg
Pharma AG unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice nutzen können.
Passwortgeschützter Internetservice zur Hauptversammlung
Auf der Internetseite der Heidelberg Pharma AG unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
steht ab dem 7. Juni 2022, 0:00 Uhr MESZ, ein passwortgeschützter Internetservice
zur Verfügung. Über diesen können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf.
deren Bevollmächtigte) unter anderem gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren die Hauptversammlung
in Bild und Ton verfolgen, ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen
oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um den passwortgeschützten Internetservice
nutzen zu können, müssen sie sich mit den individuellen Zugangsdaten, die sie nach
erfolgter Anmeldung und dem Nachweis des Anteilsbesitzes erhalten, einloggen.
Die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices
unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
werden nach der fristgerechten Anmeldung einschließlich des Eingangs des Nachweises
des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft (siehe dazu nachfolgenden Abschnitt „Voraussetzungen
für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte,
insbesondere des Stimmrechts“) übersandt („HV-Ticket“).
Voraussetzungen für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung
und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts
Zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere
des Stimmrechts, sind nach § 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt,
die sich zur Hauptversammlung anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachweisen
(ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre). Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens
bis zum Ablauf des
21. Juni 2022
(24:00 Uhr MESZ)
unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen (z.B. als eingescannte
Datei im pdf-Format):
Heidelberg Pharma AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 / 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform
durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss sich auf
den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den
7. Juni 2022
(0:00 Uhr MESZ (Nachweisstichtag)),
beziehen.
Die Better Orange IR & HV AG ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes
die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.
Nach fristgerechter Anmeldung einschließlich des Eingangs des Nachweises des Anteilsbesitzes
bei der Gesellschaft werden den Aktionären individuelle Zugangsdaten für die Nutzung
des passwortgeschützten Internetservices übersandt („HV-Ticket“). Wir bitten die Aktionäre,
frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes
an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)
Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und
die Ausübung des Zuschaltungs- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis
zur Gesellschaft gilt für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung oder die Ausübung
des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record
Date erbracht hat. Personen, die zum Record Date noch keine Aktien besitzen und erst
danach Aktionär werden, sind nicht zuschaltungs- und stimmberechtigt, es sei denn,
sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen (siehe dazu unten
den Abschnitt „Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger
Rechte“). Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes
erbracht haben, sind auch dann zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Mit
dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes
einher. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen, auch ohne an der Hauptversammlung
teilzunehmen, im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben.
Briefwahlstimmen können unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Diese Möglichkeit der elektronischen Briefwahl steht ab dem 7. Juni 2022, 0:00 Uhr
MESZ, bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 28. Juni
2022 zur Verfügung. Entsprechendes gilt für einen Widerruf oder eine Änderung der
Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl.
Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären an, einen von der
Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Ein Vollmachts- und Weisungsformular wird diesen Aktionären zusammen mit den Zugangsdaten
zu dem unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice übersandt und steht dort auch zum
Download zur Verfügung.
Vollmachten mit Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
können bis zum
27. Juni 2022
(24:00 Uhr MESZ (Datum des Eingangs))
an die nachfolgende Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse übersandt, geändert
oder widerrufen werden
Heidelberg Pharma AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 / 889 690 655
E-Mail: hdpharma@better-orange.de
oder ab dem 7. Juni 2022, 0:00 Uhr MESZ, unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs
bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten mit Weisungen an die von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch noch bis zum Beginn der Abstimmung
über den passwortgeschützten Internetservice unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen
diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die
Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne solche ausdrücklichen
Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.
Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch
durch Bevollmächtigte, z.B. durch einen Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären,
einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch
dann ist eine fristgemäße Anmeldung des jeweiligen Anteilsbesitzes mit dem entsprechenden
Nachweis erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch
elektronische Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person,
kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen
zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135
AktG erteilt wird.
Ein Vollmachtsformular wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit
den Zugangsdaten zu dem unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice übersandt und steht dort auch zum
Download zur Verfügung.
Bei Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern
oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen gelten
die besonderen Vorschriften des § 135 AktG, die unter anderem verlangen, dass die
Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist. Hier können daher Ausnahmen von dem allgemeinen
Textformerfordernis gelten. Die betreffenden Vollmachtsempfänger setzen jedoch unter
Umständen besondere Regelungen für ihre eigene Bevollmächtigung fest. Die Aktionäre
werden deshalb gebeten, sich ggf. mit den betreffenden Vollmachtsempfängern rechtzeitig
über die jeweilige Form und das Verfahren der Bevollmächtigung abzustimmen.
Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der
Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft
bis zum
27. Juni 2022
(24:00 Uhr MESZ (Datum des Eingangs))
an die nachfolgende Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse übersandt, geändert
oder widerrufen werden:
Heidelberg Pharma AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 / 889 690 655
E-Mail: hdpharma@better-orange.de
oder ab dem 7. Juni 2022, 0:00 Uhr MESZ, unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs
bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung
des unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch den Bevollmächtigten setzt
voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz/
Fragerecht der Aktionäre
Das Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist im Falle einer virtuellen
Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre
lediglich das Recht, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§
1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen
spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind (§ 1 Abs. 2 Satz 2
COVID-19-Gesetz, 2. Halbsatz). Hiervon hat der Vorstand der Heidelberg Pharma AG mit
Zustimmung des Aufsichtsrats wie folgt Gebrauch gemacht.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben ab dem 7. Juni 2022, 0:00 Uhr MESZ, die
Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. § 1
Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz). Etwaige Fragen sind bis einem Tag vor der Hauptversammlung,
also bis zum
26. Juni 2022 um 24.00 Uhr MESZ,
über den unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
einzureichen.
Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist oder nicht in deutscher Sprache eingereichte
Fragen werden nicht berücksichtigt. Es ist möglich, die Fragensteller im Rahmen der
Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen.
Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz, 1. Halbsatz nach
pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
Briefwahl oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, können vom Beginn bis zum
Ende der Hauptversammlung über den unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren
auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll
des Notars erklären.
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs.
2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht
1.708.791 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital
der Gesellschaft (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen
Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft
mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des
28. Mai 2022
(24:00 Uhr MESZ)
unter folgender Adresse zugehen:
Vorstand der Heidelberg Pharma AG
Gregor-Mendel-Str. 22
68526 Ladenburg
Deutschland
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten, wobei § 70 AktG bei der Berechnung
der Aktienbesitzzeit Anwendung findet. Der Tag des Zugangs des Verlangens ist nicht
mitzurechnen. Eine Verlegung von einem Sonntag, einem Sonnabend oder einem Feiertag
auf einen zeitlich vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag kommt nicht in Betracht.
Die §§ 187 bis 193 BGB sind nicht entsprechend anzuwenden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits
mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens
im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet,
bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten
Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem im Internet unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
veröffentlicht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge gemäß § 126 Abs. 1 AktG und
Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 S. 3 COVID-19-Gesetz
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von
Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge
zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge
(nebst einer etwaigen Begründung), Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären
zur Hauptversammlung sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten:
Heidelberg Pharma AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 / 889 690 655
E-Mail: antraege@better-orange.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Die Better Orange IR & HV AG ist für Gegenanträge und Wahlvorschläge die Empfangsbevollmächtigte
der Gesellschaft.
Bis 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des
13. Juni 2022
(24:00 Uhr MESZ)
bei vorstehender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft
eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs
sowie zugänglich zu machender Begründungen werden nach ihrem Eingang den anderen Aktionären
im Internet unter
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung
gemäß § 126 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls
unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Nur bis zum Ablauf des 13. Juni
2022 (24:00 Uhr MESZ) eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen
Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, verspätete Gegenanträge und Wahlvorschläge
bleiben unberücksichtigt.
Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen
Wahlvorschlag unter anderem auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag
nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl
von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn
ihnen keine Angaben zu der Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten
in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5
AktG beigefügt sind.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu
machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 S. 3 COVID-19-Gesetz als in der Hauptversammlung
gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär
ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126
Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz sind auf der Internetseite
der Heidelberg Pharma AG unter der Internetadresse
https://heidelberg-pharma.com/de/hv
zugänglich gemacht.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die Heidelberg Pharma AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse,
Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer und Zugangsdaten des
HV-Tickets; gegebenenfalls Name, Anschrift und E-Mail-Adresse sowie Nummer und Zugangsdaten
des HV-Tickets des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage
der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen
der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen und die gesetzlichen Bestimmungen einer
Hauptversammlung einzuhalten, einschließlich der Bestimmungen des COVID-19-Gesetzes
zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für ihre Zuschaltung
zu der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist
die Heidelberg Pharma AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
ist Art. 6 (1) lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Dienstleister der Heidelberg Pharma AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der
virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden (insbesondere Hauptversammlungs-, IT-,
Druck- und Versanddienstleister), erhalten von der Heidelberg Pharma AG nur solche
personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung
erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Heidelberg
Pharma AG. Darüber hinaus können die Daten der Aktionäre an auskunftsberechtigte Behörden
übermittelt werden. Ihre Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt.
Sofern Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
Fragen einzureichen und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies gegebenenfalls
unter Nennung ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung
zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung durch Nennung des Namens des
jeweiligen Aktionärs ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der
virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen,
erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten der Aktionäre gelöscht oder anonymisiert,
sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht
gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Die Aktionäre haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-,
Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen
Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach den Art. 15 ff. DSGVO. Diese Rechte
können sie gegenüber der Heidelberg Pharma AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
datenschutz@hdpharma.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Heidelberg Pharma AG
Gregor-Mendel-Str. 22
68526 Ladenburg, Deutschland
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art.
77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Heidelberg Pharma AG
Datenschutzbeauftragter
Gregor-Mendel-Str. 22
68526 Ladenburg, Deutschland
Fax: +49 6203 1009 19
E-Mail: datenschutz@hdpharma.com
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Heidelberg Pharma
AG unter
https://heidelberg-pharma.com/de/datenschutzerklaerung
zu finden.
Ladenburg, im Mai 2022
Heidelberg Pharma AG
Der Vorstand