BEST-RMG Reisen Management AG
Filderstadt
Einladung zur ordentlichen hybriden Hauptversammlung
Sehr geehrte Aktionäre,
hiermit laden wir Sie zur ordentlichen hybriden Hauptversammlung der BEST-RMG Reisen Management AG mit Sitz in Filderstadt am
Donnerstag, den 11. Mai 2023 um 09:30 Uhr (Ende ca. 12:30 Uhr)
in das Mövenpick Hotel Stuttgart Airport
Flughafenstraße 50, 70629 Stuttgart
ein.
Die Teilnahme ist in Präsenz oder virtuell möglich.
Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte auch im Internet unter der Internetadresse
https://best-reisen.genolive.de/
im passwortgeschützten Internetservice (fortan: HV-Online-Portal), in Bild und Ton übertragen.
Sollten Sie sich für eine virtuelle Teilnahme entscheiden, beachten Sie bitte auch die besonderen Hinweise für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung am Ende dieser Einladung.
TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der BEST-RMG Reisen Management AG zum 31. Oktober 2022, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des Berichts des Beirats |
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| 2. |
Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2021/2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021/2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den in der Bilanz zum 31. Oktober 2022 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EURO 1.663.384,50 wie folgt zu verwenden:
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| 5. |
Beschlussfassung über die Aufwandsentschädigung der Aufsichtsräte In der Hauptversammlung vom 11. Mai 2022 wurde ein Beschluss über die Aufwandsentschädigung der Aufsichtsratsmitglieder und Beiräte gefasst. Aufgrund eines redaktionellen Versehens wurde in dem dann angenommenen Beschlussvorschlag übersehen, die bisher geltende Aufwandsentschädigung für die Reisezeit in den neuen Beschlussvorschlag zu übertragen. Dies hat zur Folge, dass Aufsichtsräte mit einer weiten Anreise deutlich benachteiligt werden, da der hohe zeitliche Aufwand keine Berücksichtigung mehr findet. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den folgenden Beschluss zu fassen:
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| 6. |
Aufsichtsratswahlen Der Aufsichtsrat schlägt die Wahl folgender Personen für die abgelaufene Amtszeit zweier Aufsichtsratsmitglieder in alphabetischer Reihenfolge vor:
Der Aufsichtsrat setzt sich nach den §§ 96 Abs. 1 und 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1, Abs. 4 der Satzung aus sechs von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. |
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| 7. |
Beiratswahlen Ein Wahlvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat für die Besetzung des vakant gewordenen Beiratsmandats 03 (PLZ 34-36, 54-56, 60-65) für die restliche Amtszeit von einem Jahr und für das nicht besetzte Beiratsmandat 05 (PLZ 77-79, CH) unterbleibt, da sich im Vorfeld niemand zur Kandidatur bereit erklärt hat. |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen und rechtzeitig angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt.
Bitte beachten Sie, dass juristische Personen (z. B. GmbHs) hinsichtlich des Teilnahme- und Stimmrechtes von deren Geschäftsführern vertreten werden, eine rechtsgeschäftliche Bevollmächtigung also nicht notwendig ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Vertretung durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten (z. B. Prokuristen) auszuüben.
Rechtsgemeinschaften – z. B. Gesellschaftsformen wie die GbR – werden durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten vertreten.
Einzelfirmen werden durch den Inhaber vertreten. Es besteht die Möglichkeit, die Vertretung des Inhabers durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten auszuüben.
Die Aktionäre melden sich mit ihrem personalisierten Zugangscode und dem Link zum HV-Online-Anmeldeportal an, den sie per E-Mail-Einladung erhalten.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Für alle Fälle der rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigung gilt:
Der Bevollmächtigte muss der Gesellschaft seine Vertretungsmacht durch Vorlage einer Vollmacht nachweisen. Dies gilt auch für Prokuristen.
Gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Aktionäre können ihre Vollmacht mit dem unverbindlichen Vollmachtsvorschlag auf dem HV-Online-Anmeldeportal bis 04. Mai 2023 (24:00 Uhr MESZ) erteilen.
Stimmrechtsausübung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Versammlung sind gemäß § 14 Abs.1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich im HV-Online-Anmeldeportal bis spätestens Donnerstag, 04. Mai 2023 (24:00 Uhr MESZ), anmelden.
Nur rechtzeitig angemeldeten Aktionären und Vertretern darf die Teilnahme und das Stimmrecht gewährt werden. Der Aktionär hat den Nachweis der ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Anmeldung zu erbringen.
Die Abstimmung für alle Teilnehmer (virtuell und in Präsenz) erfolgt ausschließlich über das HV-Online-Portal bzw. HV-App, welche wir bereits in den letzten Jahren genutzt haben. Der Zugang erfolgt über den personalisierten Link aus Ihrer Teilnahmebestätigung.
Die Stimmrechtsausübung ist für präsente Teilnehmer also nur möglich, soweit diesen ein elektronisches Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet) zur Verfügung steht, auf welchem die HV-App heruntergeladen ist. Wir bitten unsere Aktionäre, die Funktionalität der elektronischen Endgeräte mit der HV-App vor Beginn der Abstimmungen selbständig zu prüfen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind über das HV-Online-Anmeldeportal zu richten oder schriftlich unter:
BEST-RMG Reisen Management AG, Rita-Maiburg-Str. 6, 70794 Filderstadt
Die bis zum Ablauf des 26. April 2023 (24:00 Uhr MESZ) auf dem HV-Online-Anmeldeportal eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären auf dem HV-Online-Anmeldeportal zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf HV-Online-Anmeldeportal veröffentlicht.
Ein Gegenantrag und seine Begründung sowie ein Wahlvorschlag brauchen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG nicht zugänglich gemacht zu werden, die Begründung eines Gegenantrags gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Wahlkandidatur
Anlässlich dieser Hauptversammlung werden turnusmäßig zwei Mitglieder des Aufsichtsrates sowie zwei Beiräte für die vakanten Beiratsmandate der Region 3 für die restliche Amtszeit von einem Jahr und der Region 5 für 3 Jahre gewählt. Sie würden uns die Vorbereitung der Wahlen erleichtern, wenn Sie uns auf dem im HV-Online-Anmeldeportal vorgesehenen Feld Ihre Kandidatur mitteilen würden.
Virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung
Wir bitten unsere Aktionäre, die virtuell an der Hauptversammlung 2023 teilnehmen um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Teilnahme und Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Die Aktionäre können über das HV-Online-Portal der Gesellschaft die Hauptversammlung über Bild- und Tonübertragung verfolgen und ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung ausüben. Auch das Fragerecht sowie weitere Rechte lassen sich elektronisch im HV-Online-Portal ausüben.
Das HV-Online-Portal ist allen angemeldeten Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://best-reisen.genolive.de/
zugänglich. Die Aktionäre erhalten nach ihrer Anmeldung ihre persönliche Teilnahmebestätigung mit dem Link „Zur Versammlung“, mit dem Sie am 11. Mai 2023 um 09:30 Uhr direkt zur Hauptversammlung 2023 gelangen sowie einen QR-Code, den Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet einscannen, um von dem Gerät aus an der Veranstaltung teilzunehmen.
Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation
Es besteht die Möglichkeit, Fragen am Tag der Hauptversammlung beim Reiter „Wortmeldungen“ kurz vor den Abstimmungen über das HV-Online-Portal mittels Livestream (Bild und Tonübertragung) oder per Chat-Nachricht unter dem Reiter „Wortmeldungen“ zu stellen.
Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
Angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung am 11. Mai 2023 ab 09:30 Uhr (MESZ) live im Internet in Bild und Ton im passwortgeschützten HV-Online-Portal unter
https://best-reisen.genolive.de/
unter „Zur Versammlung“, „jetzt eintreten“ verfolgen.
Für die Freischaltung der Internetübertragung über das passwortgeschützten HV-Online-Portal ist die fristgemäße Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung spätestens am 04. Mai 2023 (24:00 Uhr MESZ) über das HV-Online-Anmeldeportal erforderlich.
Hinweis zum Datenschutz
Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden, an der Veranstaltung vor Ort teilnehmen, Ihr Stimmrecht ausüben, Fragen stellen oder Widerspruch einlegen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die BEST-RMG Reisen Management AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung 2023 und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im HV-Online-Anmeldeportal oder auf der Webseite der Gesellschaft unter
https://www.best-reisen.de/datenschutz.html
Stuttgart, im März 2023
BEST-RMG Reisen Management AG
– Die Vorstände –