EFC AG

Mannheim

Ordentliche Hauptversammlung

am 04. Juli 2023, 13:00 Uhr,

in den Räumen der Gesellschaft in 68163 Mannheim, Harrlachweg 1

 

Tagesordnung

Unterlagen

Vom Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Einladung zur Hauptversammlung der Gesellschaft an, liegen folgende Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, EFC AG, Harrlachweg 1, 68163 Mannheim, aus und können dort zu den üblichen Geschäftszeiten eingesehen werden. Auch in der Hauptversammlung werden die folgenden Unterlagen zur Einsichtnahme ausliegen:

Festgestellter Jahresabschluss, Lagebericht und Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Teilnahme an der Hauptversammlung, Umschreibestopp, Stimmrechtsvertretung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre der Gesellschaft oder deren satzungsgemäß schriftlich oder per Fax bevollmächtigten Vertreter berechtigt. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Aktiengesetz als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Umschreibungen im Aktienregister finden satzungsgemäß in den letzten drei Tagen vor der Hauptversammlung, d.h. vom 01. Juli 2023 bis einschließlich 04. Juli 2023 (Tag der Hauptversammlung) nicht mehr statt.

Die Aktien werden durch den Umschreibestopp nicht gesperrt; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch weiterhin frei verfügen. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 30. Juni 2023 bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien nicht ausüben, soweit sie nicht ordnungsgemäß zur Ausübung von Stimmrechten oder sonstigen Teilnahmerechten bevollmächtigt sind. In diesen Fällen bleiben Teilnahme- und Stimmrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.

Ein Anmeldeerfordernis besteht nicht. Aus organisatorischen Gründen bitten wir unsere Aktionäre dennoch, uns bis zum Ablauf des 30. Juni 2023 (24:00 Uhr) auf dem Formular „Teilnahmebestätigung/​ Stimmrechtsvollmacht“ mitzuteilen, ob Sie an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen. Das Formular wird den Aktionären zusammen mit dieser Einladung übermittelt. Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular ausschließlich an folgende Anschrift /​ Faxnummer:

EFC AG
Rechtsabteilung
Harrlachweg 1
68163 Mannheim
Telefax: 0621 – 39 99 1 300

Zum Nachweis Ihrer Teilnahme- und Stimmabgabeberechtigung halten Sie bitte beim Einlass zur Hauptversammlung einen Lichtbildausweis (z.B. Personalausweis oder Führerschein) bereit.

Sie können Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch Bevollmächtigte ausüben lassen (Stimmrechtsvertretung), allerdings ist in diesem Zusammenhang auf § 15 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft, in der Fassung vom 6. Oktober 2015, hinzuweisen. Hiernach ist die Stimmrechtsvertretung nur durch andere Aktionäre der Gesellschaft oder durch eine zur Berufsverschwiegenheit verpflichteten Person der rechts- und steuerberatenden Berufe (Rechtsanwalt, Notar, Wirtschaftsprüfer, vereidigter Buchprüfer oder Steuerberater) wirksam. Ist der Aktionär eine juristische Person so kann die Vollmacht zur Vertretung der eigenen und/​oder fremden Aktien auf Organmitglieder oder einen Mitarbeiter der juristischen Person lauten.

Aus diesem Grund kann auch eine Bevollmächtigung von Mitarbeitern unserer Gesellschaft lediglich insoweit angeboten werden, als diese auch Aktionäre der Gesellschaft sind. Die Erteilung der Vollmacht an die zulässigen Personengruppen sowie die Maßgabe Ihrer Weisungen haben schriftlich zu erfolgen. Wir möchten Sie bitten, hierzu das Formular „Teilnahmebestätigung /​ Stimmrechtsvollmacht“ zu verwenden, welches den Aktionären zusammen mit dieser Einladung übermittelt wird.

Rechte der Aktionäre,
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG,
Gegenanträge, Auskunftsrecht

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000,00 € erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft unter nachfolgender Anschrift

EFC AG
Vorstand (Rechtsabteilung)
Harrlachweg 1
68163 Mannheim

zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 09. Juni 2023 (24:00 Uhr) zugehen. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Im Übrigen wird auf die Voraussetzungen des § 122 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 1 und §§ 142 Abs. 2 Satz 2 und 70 AktG verwiesen.

Gegenanträge von Aktionären zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sind ausschließlich an folgende Anschrift /​ Faxnummer zu richten

EFC AG
Vorstand (Rechtsabteilung)
Harrlachweg 1
68163 Mannheim
Telefax: 0621 – 39 99 1 300

Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge und deren Begründung einschließlich des Namens des Aktionärs, die spätestens bis zum 19. Juni 2023 (24:00 Uhr) eingegangen sind nebst einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären per Post zusenden.

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen, etwa, weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist, zu geben. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Generaldebatte zu stellen.

Informationen zum Datenschutz

Die EFC AG (nachfolgend auch die “Gesellschaft“) verarbeitet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung folgende Kategorien

Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name, Anschrift oder die E-Mail-Adresse) und Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre nach einem geregelten und geordneten Verfahren vorzubereiten, das jedem Aktionär grundsätzlich die Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglicht. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich, vorausgesetzt, diese personenbezogenen Daten liegen uns vor und Sie lassen sich nicht von einem Dritten vertreten, der Ihre personenbezogenen Daten nicht offenlegt. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten könnten Sie weder zur Hauptversammlung eingeladen werden, noch an dieser teilnehmen.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

EFC AG, Harrlachweg 1, 68163 Mannheim
Telefon: 0621 – 39 99 10
Fax: 0621 – 39 991 300
E-Mail: info@efc.ag

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister (wie etwa Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer /​ Steuerberater oder Notare). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung oder aber für die Vorbereitung und Durchführung zukünftiger Hauptversammlungen der Gesellschaft erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

info@efc.ag

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter folgender Adresse:

DataCo GmbH, Dachauer Str. 65, 80335 München
E-Mail: mrowe@consulting.dataguard.de

Mannheim, im Mai 2023

EFC AG

Der Vorstand

 

 

 

Teilnahmebestätigung /​ Stimmrechtsvollmacht

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Name, Vorname

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Anschrift (in Druckbuchstaben)

An der am Dienstag, den 04. Juli 2023 um 13:00 Uhr in den Geschäftsräumen der EFC AG, Harrlachweg 1, 68163 Mannheim, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung nehme ich voraussichtlich

О persönlich teil.

О nicht persönlich teil und bevollmächtige _​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​_​

Der /​ die Bevollmächtigte gehört der in § 15 Abs. 1 der Satzung der EFC AG, in der Fassung vom 6.10.2015, genannte Personengruppe an und ist berechtigt, im Falle seiner /​ ihrer Verhinderung Untervollmacht an eine ebenfalls zu dieser Personengruppe gehörenden Person zu erteilen.

О Der /​ die Bevollmächtigte übt die Vollmacht nach pflichtgemäßem Ermessen aus.

Ich erteile dem Bevollmächtigten /​ der Bevollmächtigten folgende Abstimmungsanweisung zu den vorgenannten Beschlussfassungen:

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Datum und Abschluss der Erklärung /​ Unterschrift der Aktionärin /​ des Aktionärs