HÖVELRAT Holding AG

Hamburg

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Die HÖVELRAT Holding AG mit Sitz in Hamburg
ISIN DE0005430300 /​ WKN 543030

lädt hiermit ihre Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Montag, 14. August 2023, um 10 Uhr

in unseren Geschäftsräumen, Konferenzraum Speicherstadt,
Valentinskamp 88-90 (Eingang Nr. 90) /​ 5. OG, 20355 Hamburg,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Tagesordnung

Der festgestellte Jahresabschluss zum 31.12.2022 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022 sowie der Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 der HÖVELRAT Holding AG sowie der Jahresabschluss zum 31.12.2022 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022 der Tochtergesellschaft PROAKTIVA GmbH stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

https:/​/​www.hoevelrat.de/​hoevelrat/​hauptversammlung/​

zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.

Des Weiteren werden diese Unterlagen während der Hauptversammlung ausliegen.

Allgemeine Kontaktdaten:

HÖVELRAT Holding AG
Valentinskamp 88-90
(Eingang Nr. 90) /​ 5. OG
20355 Hamburg

Telefon: 040-413261-40
Telefax: 040-413261-32
E-Mail: mail@hoevelrat.de
www.hoevelrat.de

Die vorstehende Anschrift gilt auch für die Einsendung von Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen. Aktionäre können der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat oder gemäß § 127 AktG Wahlvorschläge übersenden.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, deren Anmeldung und Berechtigungsnachweis der Gesellschaft spätestens bis Montag, den 07. August 2023, 24.00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugeht:

HÖVELRAT Holding AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Als Berechtigungsnachweis reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf Montag, den 24. Juli 2023, 0.00 Uhr, beziehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer diesen Nachweis erbracht hat.

Maßgeblich für die Teilnahmeberechtigung und den Umfang des Stimmrechts ist ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zu diesem Nachweisstichtag. Erwerb oder Veräußerungen von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts des angemeldeten Aktionärs keine Bedeutung. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Stimmrechtsvertretung

Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. Die Ausübung des Stimmrechts bedarf des Nachweises der Vollmacht durch schriftliche Vollmachtsurkunde gegenüber der Gesellschaft. Die Übermittlung per Telefax sowie ein nachträglicher Nachweis der Vollmacht sind nicht ausreichend. Die Vollmacht ist einer bestimmten Person zu erteilen. Für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder anderen diesen in § 135 AktG gleichgestellten Personen gelten abweichend die gesetzlichen Bestimmungen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und einen Nachweis des Anteilsbesitzes erbringen. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte übersandt und steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​www.hoevelrat.de

zur Verfügung.

Ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter darf nur gemäß einer ihm vom Aktionär zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt erteilten Weisung abstimmen; auch bei nicht eindeutiger Weisung muss sich ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zu dem betroffenen Tagesordnungspunkt enthalten. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform. Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens 11. August 2023, 17.00 Uhr, (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an der nachfolgenden Adresse eingehen:

HÖVELRAT Holding AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg

Alternativ ist eine Übergabe an den Stimmrechtsvertreter während der Hauptversammlung möglich. Zudem bieten wir ordnungsgemäß angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft besteht nicht.

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die HÖVELRAT Holding AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

HÖVELRAT Holding AG
Valentinskamp 88-90
20355 Hamburg
Telefon: 040-413261-40
Telefax: 040-413261-32
E-Mail: mail@hoevelrat.de

Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter

HÖVELRAT Holding AG
Valentinskamp 88-90
20355 Hamburg
Telefon: 040-413261-40

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die HÖVELRAT Holding AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Die Verarbeitung umfasst Vorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten bzw. den von der HÖVELRAT Holding AG benannten Stimmrechtsvertreter, dem Teilnehmerverzeichnis sowie Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der HÖVELRAT Holding AG zu erfüllen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/​oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die HÖVELRAT Holding AG oder seitens der HÖVELRAT Holding AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person

– Recht auf Auskunft über die seitens der HÖVELRAT Holding AG über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

– Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO)

– Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO)

– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO)

– Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

Die Einladung wird im vollständigen Wortlaut im Bundesanzeiger veröffentlicht, sie wird über die Intermediäre an alle Aktionäre versandt und kann von allen Interessierteren direkt bei der Gesellschaft kostenlos elektronisch angefordert werden.