publity AG
Frankfurt am Main
ISIN: DE0006972508
WKN: 697250
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der
am Mittwoch, den 16. August 2023, um 11:00 Uhr (MESZ)
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung
im Pentahotel Leipzig, Großer Brockhaus 3, 04103 Leipzig,
ein.
I.
Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der publity AG und des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Zu Punkt 1 der Tagesordnung wird kein Beschluss gefasst, da sich dieser auf die Zugänglichmachung und Erläuterung der vorbezeichneten Unterlagen beschränkt und eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über den festgestellten Jahresabschluss und die weiteren Unterlagen gesetzlich nicht vorgesehen ist. Der Vorstand und, soweit der Bericht des Aufsichtsrats betroffen ist, der Aufsichtsrat werden die zugänglich gemachten Unterlagen im Rahmen der Hauptversammlung erläutern. Die Aktionäre haben auf der Hauptversammlung im Rahmen ihres Auskunftsrechts Gelegenheit, Fragen hierzu zu stellen. |
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 in Höhe von EUR 126.497.135,92 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen. |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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5. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, wie folgt zu beschließen:
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6. |
Wahl zum Aufsichtsrat Herr Frank Vennemann, dessen Amtszeit nach dem Bestellungsbeschluss der Hauptversammlung vom 26. Mai 2020 bis zum Ablauf der Hauptversammlung befristet war, die über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2024 entscheidet, hat sein Aufsichtsratsmandat mit Schreiben vom 8. Dezember 2022 mit Wirkung zum Ablauf des 5. Januar 2023 niedergelegt. Vor dem Hintergrund der dadurch entstandenen Vakanz hat das Amtsgericht Frankfurt am Main – auf Antrag des Vorstands und unter Zustimmung der weiteren Aufsichtsratsmitglieder – mit Beschluss vom 9. Januar 2023 Herrn Thomas Olek nach § 104 Absatz 1 AktG zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Die Bestellung ist befristet bis zum Schluss der nächsten (also dieser) ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft. Herr Olek soll daher nun von der Hauptversammlung zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt werden. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95 Satz 1, 96 Absatz 1 letzter Fall, 101 Absatz 1 AktG in Verbindung mit § 6 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. An Wahlvorschläge ist die Hauptversammlung nicht gebunden. Die Aufsichtsratsmitglieder werden nach § 6 Absatz 2 Satz 1 der Satzung für die Zeit bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung gewählt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet (§ 6 Absatz 2 Satz 2 der Satzung). Die Hauptversammlung kann nach § 6 Absatz 2 Satz 3 der Satzung für einzelne Aufsichtsratsmitglieder bei der Wahl eine kürzere Amtszeit bestimmen. Wird ein Aufsichtsratsmitglied anstelle eines vorzeitig ausscheidenden Mitglieds gewählt, so besteht sein Amt nach § 6 Absatz 4 Satz 1 der Satzung für den Rest der Amtsdauer des ausscheidenden Mitglieds. Der Aufsichtsrat schlägt daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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7. |
Beschlussfassung über die Erhöhung des Grundkapitals aus Gesellschaftsmitteln (Ausgabe von Gratisaktien) und die entsprechende Satzungsänderung Die Kapitalrücklage der Gesellschaft beträgt ausweislich des festgestellten und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehenen Jahresabschlusses der Gesellschaft zum 31. Dezember 2022 EUR 230.816.206,95. Sie übersteigt den gesetzlich erforderlichen Mindestbetrag der Kapitalrücklage von 10 % des Grundkapitals der Gesellschaft (das sind EUR 1.487.645,60) um einen Betrag in Höhe von EUR 229.328.561,35. Von diesem Betrag soll ein anteiliger Betrag in Höhe von EUR 1.859.557,00 in Grundkapital umgewandelt werden. Die Kapitalerhöhung soll im Wege der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§§ 207 ff. Aktiengesetz) durch Ausgabe von sogenannten Gratisaktien im Verhältnis 8:1 an die bestehenden Aktionäre der Gesellschaft durchgeführt werden. Die neuen Aktien sollen rückwirkend ab dem 1. Januar 2023 gewinnberechtigt sein. Durch diese Maßnahme soll die Aktie der Gesellschaft liquider und für die Aktionäre attraktiver werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: |
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8. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2020 und die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2023 mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre sowie über die entsprechende Änderung der Satzung Der Vorstand wurde durch satzungsändernden Beschluss der Hauptversammlung vom 26. Mai 2020 unter dem Tagesordnungspunkt 7 ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 25. Mai 2025 einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 7.438.228,00 durch Ausgabe von bis zu insgesamt Stück 7.438.228 neuen, auf den Namen lautenden Stammaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien) gegen Bar- und/oder Sacheinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020). Das in § 3 Absatz 3 der Satzung enthaltene Genehmigte Kapital 2020 ist zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung noch nicht ausgenutzt worden. Genehmigtes Kapital bleibt von der unter dem Tagesordnungspunkt 7 dieser Hauptversammlung 2023 vorgeschlagenen Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln unberührt. Um der Verwaltung dennoch weiterhin ein genehmigtes Kapital in Höhe des gesetzlich zulässigen Höchstvolumens von 50 % des Grundkapitals der Gesellschaft zur Verfügung zu stellen, soll das Genehmigte Kapital 2020, soweit es bis dahin nicht bereits durch Beschlussfassung des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats ausgenutzt worden ist, aufgehoben und durch ein neues Genehmigtes Kapital 2023 in Höhe von 50 % des nach Eintragung der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln gemäß Tagesordnungspunkt 7 im Handelsregister der Gesellschaft bestehenden Grundkapitals ersetzt werden. Damit soll die Verwaltung weiterhin in die Lage versetzt werden, das Grundkapital kurzfristig ohne weiteren Beschluss der Hauptversammlung zu erhöhen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: |
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9. |
Beschlussfassung über die Aufhebung der durch Beschluss der Hauptversammlung vom 16. Mai 2019 erteilten Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts und über die Erteilung einer neuen Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) und zum Ausschluss des Bezugsrechts Durch Beschluss der Hauptversammlung vom 16. Mai 2019 unter Tagesordnungspunkt 9 wurde der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 15. Mai 2024 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber oder auf den Namen lautende Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechte und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) mit oder ohne Laufzeitbegrenzung im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 300.000.000,00 zu begeben und deren Inhabern bzw. Gläubigern Wandlungs- bzw. Optionsrechte und Wandlungs- bzw. Optionspflichten auf insgesamt bis zu 10.000.000 auf den Namen lautende Stückaktien der Gesellschaft mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt bis zu EUR 10.000.000,00 nach näherer Maßgabe der jeweiligen Anleihebedingungen zu gewähren oder aufzuerlegen. Die vorgenannte Ermächtigung ist zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung noch nicht ausgenutzt worden. Sie soll vor dem Hintergrund des bereits neun Monate nach dieser ordentlichen Hauptversammlung ablaufenden Ermächtigungszeitraums aufgehoben und durch eine neue Ermächtigung zur Ausgabe von auf den Inhaber oder auf den Namen lautenden Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) ersetzt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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10. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Bedingten Kapitals 2019/II und des Bedingten Kapitals 2020 und die Schaffung eines neuen bedingten Kapitals (Bedingtes Kapital 2023) sowie entsprechende Änderung der Satzung Sowohl das in § 3 Absatz 5 der Satzung enthaltene Bedingte Kapital 2019/II als auch das in § 3 Absatz 6 der Satzung enthaltene Bedingte Kapital 2020 dient der Gewährung von auf den Namen lautenden Stückaktien an die Inhaber bzw. Gläubiger von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombination dieser Instrumente), die (i) aufgrund der von der Hauptversammlung vom 30. März 2015 unter Tagesordnungspunkt 6 beschlossenen Ermächtigung zur Gewährung von Wandelschuldverschreibungen oder (ii) aufgrund der von der Hauptversammlung vom 16. Mai 2019 unter Tagesordnungspunkt 9 beschlossenen Ermächtigung zur Gewährung von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) von der Gesellschaft oder deren unmittelbaren oder mittelbaren Beteiligungsgesellschaften begeben wurden oder noch begeben werden und ein Wandlungs- bzw. Optionsrecht auf neue auf den Namen lautende Stückaktien der Gesellschaft gewähren bzw. eine Wandlungs- oder Optionspflicht begründen. Das ursprünglich in Höhe von EUR 5.129.034,00 bestehende Bedingte Kapital 2019/II beträgt nach Ausgabe von insgesamt 114.580 Bezugsaktien im Jahr 2019 und insgesamt 1.969 Bezugsaktien im Jahr 2020 noch EUR 5.012.485,00. Das Bedingte Kapital 2020 in Höhe von EUR 2.425.743,00 wurde bislang nicht in Anspruch genommen. Vor dem Hintergrund der unter Tagesordnungspunkt 9 vorgeschlagenen neuen Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, Genussrechten und/oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts sollen beide vorgenannten bedingten Kapitale, soweit sie bis dahin nicht durch Ausgabe neuer Aktien (weiter) in Anspruch genommen worden sind, aufgehoben und durch ein neues Bedingtes Kapital 2023 ersetzt werden. (Siehe in diesem Zusammenhang auch die einleitenden Ausführungen zu Tagesordnungspunkt 9.) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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II.
Weitere Angaben zur Einberufung, Teilnahme und Ausübung des Stimmrechts
1. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind gemäß § 13 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich rechtzeitig bei der Gesellschaft angemeldet haben. Die Anmeldung zur Hauptversammlung bedarf der Textform (§ 126b BGB), muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 9. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Adresse oder E-Mail-Adresse zugehen: |
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Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Absatz 2 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) nur als Aktionär, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Das Teilnahme- und Stimmrecht in der Hauptversammlung setzt damit auch voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister noch am Tag der Hauptversammlung besteht. Hinsichtlich der Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit von Donnerstag, den 10. August 2023, bis zum Tag der Hauptversammlung, also Mittwoch, den 16. August 2023 (jeweils einschließlich), keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Daher entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am Mittwoch, den 9. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ). |
2. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären ausüben lassen. Bevollmächtigte haben sich durch Vorlage einer Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) auszuweisen; ausgenommen davon sind Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und die übrigen in § 135 AktG genannten Bevollmächtigten, für die die gesetzlichen Regelungen des § 135 AktG gelten. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. |
3. |
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals (dies entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können nach § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Samstag, den 22. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen: |
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Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Der § 70 AktG findet Anwendung. Im Übrigen ist § 121 Absatz 7 AktG entsprechend anzuwenden. |
4. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge (§ 126 Absatz 1 AktG und § 127 AktG) Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds oder des Abschlussprüfers übersenden. Gegenanträge (nebst etwaiger Begründung) und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an die nachstehende Adresse oder E-Mail-Adresse zu richten: |
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Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis zum Dienstag, den 1. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingehen, werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter |
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unter der Rubrik „Investor Relations“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlungen 2023“ bzw. unter dem Link |
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zugänglich gemacht. Der Name des Aktionärs und eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf der genannten Internetseite veröffentlicht. |
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Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft insbesondere absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 Nr. 1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Absatz 2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Kandidaten zur Aufsichtsrats- oder Prüferwahl) enthalten. |
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Auch nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge finden in der Hauptversammlung grundsätzlich nur dann Beachtung, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. |
5. |
Auskunftsrecht nach § 131 Absatz 1 AktG Jedem Aktionär ist nach § 131 Absatz 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. |
6. |
Unterlagen Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der folgenden zugänglich zu machenden Unterlagen übersandt, die von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft ausliegen: |
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Diese Unterlagen sind bis zum Ende der Hauptversammlung auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter |
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in der Rubrik „Investor Relations“ im Abschnitt „Hauptversammlungen 2023“ bzw. unter dem Link |
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verfügbar. Des Weiteren werden sie in der Hauptversammlung am Mittwoch, den 16. August 2023, ausliegen. |
III.
Informationen zum Datenschutz nach Artikel 13, 14 und 21
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Aktionäre
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sowie deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Deshalb möchten wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die publity AG im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) zustehenden Rechte informieren. |
1. |
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden? |
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die publity AG mit Sitz in Frankfurt am Main, vertreten durch ihre Vorstandsmitglieder Frank Schneider und Stephan Kunath. Sie erreichen die publity AG und ihren Vorstand unter: |
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Die Datenschutzbeauftragte der publity AG erreichen Sie unter: |
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2. |
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese? |
Wenn Sie als Aktionär oder Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung teilnehmen oder wenn wir mit Ihnen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir als Verantwortliche die folgenden von Ihnen oder Dritten (z.B. Kreditinstituten) erhaltenen personenbezogenen Daten: |
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Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Internetseite gilt die dort unter dem Link |
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jeweils zum Tag des Abrufs gültige Datenschutzerklärung. |
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Schließlich verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen, Widersprüchen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten. |
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Die Verarbeitung der Daten von (zugelassenen) Gästen zur Hauptversammlung erfolgt entsprechend. |
3. |
Zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Maßgeblich sind hierbei die Regelungen der DS-GVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften. Wir verarbeiten die unter Ziffer 2. beschriebenen personenbezogenen Daten, um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) abzuwickeln und den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen. Die publity AG ist nach § 121 AktG zur Durchführung einer Hauptversammlung verpflichtet. Zur Durchführung der Hauptversammlung ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten erforderlich. Ohne entsprechende Angaben sind Ihre Anmeldung zur Hauptversammlung, eine Teilnahme daran und eine Ausübung von Aktionärsrechten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist folglich Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) der DS-GVO. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen. |
4. |
An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben? Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragen wir einen externen Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungsunterlagen sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen die Überprüfung der Teilnahme, technische Infrastruktur für die Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlung). Der beauftragte Dienstleister erhält von uns ausschließlich solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und er verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO ausschließlich nach unserer Weisung. Konkret handelt es sich um folgenden Dienstleister: |
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Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten einsehen, dies auch noch bis zu zwei Jahre nach der Versammlung. |
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Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Sofern ein Aktionär ferner von seinem Auskunftsrecht nach § 131 AktG Gebrauch macht und von ihm gestellte Fragen in der Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung des Namens des Aktionärs. Der Name kann daher von anderen, die Hauptversammlung verfolgenden Personen zur Kenntnis genommen werden, damit diese sich auch unter Einbeziehung personenbezogener Interessenlagen eine sachgerechte Meinung bilden können. Die Datenverarbeitung in Form der Datenweitergabe ist dementsprechend zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO geboten. Der Nennung Ihres Namens können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Nähere Informationen hierzu finden Sie nachstehend unter Ziffern 9. f. |
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Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Aktiengesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden). Rechtsgrundlage sind Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) und lit. f) DS-GVO. |
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Im Übrigen geben wir Informationen nur weiter, sofern gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder Sie eingewilligt haben, wobei eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Unter diesen Voraussetzungen können auch z.B. Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte Empfänger sein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a) oder lit. f) DS-GVO. Im Übrigen geben wir Sie betreffende personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter. |
5. |
Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten? Wir speichern Ihre oben genannten Daten grundsätzlich bis zu zwei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung, sofern wir nicht aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer darüber hinausgehenden Speicherung der Daten verpflichtet sind oder im Einzelfall die Verarbeitung zu anderen Zwecken erforderlich ist. Solche Zwecke können etwa die Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung sein. |
6. |
Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? Ihre Daten werden von uns nicht in Drittländer, also solche Länder, die weder Mitglied der Europäischen Union noch des Europäischen Wirtschaftsraums sind, oder an eine internationale Organisation übermittelt. |
7. |
Werden Ihre Daten für eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall oder Profiling verwendet? Wir nutzen weder Verfahren zur automatisierten Entscheidung im Einzelfall noch Profiling. |
8. |
Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten? Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen. |
9. |
Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu? Ihnen stehenden nach dem Datenschutzrecht die folgenden Rechte zu: |
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Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG). |
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Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Im Einzelfall können auch weitere gesetzliche Ausnahmen einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen. |
10. |
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: |
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Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr im vorgenannten Sinne verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. |
Frankfurt am Main, im Juli 2023
publity AG
Der Vorstand